ACCORD COLLECTIF AUTORISANT LE VOTE ELECTRONIQUE DANS L’ASSOCIATION UDAF33

Entre d’une part,

L’Union Départementale des Associations Familiales de la Gironde (UDAF 33), Association loi 1901,

Siège social : 25, rue Francis Martin – 33075 BORDEAUX Cedex

N° SIRET : 781 849 070 000 37

Code NAF : 9499Z

Relevant de la Convention Collective des Etablissements et Services pour Personnes Inadaptées et Handicapées du 15 mars 1966 – n° 3116 – IDCC 0413

Représentée par XXX

Et, d’autre part,

Les organisations syndicales soussignées,

XXX, représentée par XXX, délégué syndical,

XXX, représentée XXX, déléguée syndicale,

XXX, représentée par XXX, déléguée syndicale,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule 3

CHAPITRE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES 4

Article 1.1 : Dispositions générales 4

Article 1.2 : Modalité des élections 4

Article 1.3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 6

Article 1-4 : Choix du prestataire 6

Article 1-5 : Adaptation de la propagande syndicale 6

CHAPITRE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS 7

Article 2-1 : Information du personnel et de ses représentants 7

Article 2.2 : Modalités d’accès au serveur de vote 7

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 8

CHAPITRE 3 : DUREE, ENTREE EN VIGUEUR, DENONCIATION, REVISION, DEPOT ET PUBLICITE 9

Préambule

Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet, dans les conditions prévues par le décret et l’arrêté en date du 25 avril 2007 qui précisent et sécurisent le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables;

• à la confidentialité des données;

• au contrôle du fonctionnement du système.

C’est dans ce cadre que l’UDAF de la Gironde a décidé de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote électronique.

CHAPITRE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 1.1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet.

Article 1.2 : Modalité des élections

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établira un fichier des électeurs, sur la base de la liste électorale.

La liste électorale enregistrera les données suivantes : nom et prénom des inscrits, âge, date d’entrée dans l’entreprise.

Cette liste électorale pourra être actualisée jusqu’à 4 jours avant l’ouverture du 1er tour du scrutin.

Le fichier des électeurs aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir à son domicile.

Ce moyen d’authentification lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs seront enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur 1 jour. Ces dates seront précisées par le protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin, correspondant aux heures locales françaises, seront également indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Un poste en libre accès sera mis à la disposition des électeurs, dans une salle, dans des conditions permettant de respecter la confidentialité du vote (une personne à la fois dans la salle).

Les électeurs qui rencontreraient d’éventuelles difficultés avec la solution de vote électronique pourront bénéficier de l’aide de personnes désignées par les organisations syndicales et par le service des Ressources Humaines, tout en respectant la confidentialité du vote. Ces modalités seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, notamment le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Il est aussi convenu que la communication des organisations syndicales, quelle qu’en soit la forme, comme la pose d’affiches devra se terminer au plus tard la veille du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Le nombre de votants pourra être consulté au cours du scrutin par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales, comprenant le service des Ressources Humaines. A cet effet, les personnes habilitées auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement de chaque établissement enregistrera les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres des bureaux de vote et aux membres du service des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le pourcentage de représentativité des syndicats

A l’issue du premier tour du scrutin, et du deuxième tour s’il a lieu, le prestataire devra calculer le pourcentage de représentativité des syndicats, et le fournir par e-mail au service des Ressources Humaines, qui s’engage à communiquer cette information aux syndicats.

Article 1.3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1-4 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord.

Le protocole d’accord préélectoral doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les coordonnées du prestataire sélectionné par la direction sont :

Adresse : VOXTECH / GS Vote, 2 Allée du Niger, 31000 Toulouse

E-mail : info@voxtech.fr

Téléphone : 05 82 95 56 52

Article 1-5 : Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation, le slogan. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant les candidats.

Les organisations syndicales transmettront environ 14 jours avant le 1er tour du scrutin, en même temps que les listes de leurs candidats, les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire. Le prestataire contrôlera alors, que la parité soit bien respectée dans la constitution des différentes listes.

CHAPITRE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Article 2-1 : Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Notamment :

- Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ;

- Les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du Service des Ressources Humaines ;

- Une cellule d’assistance aux électeurs mise à disposition par le prestataire sera disponible par téléphone ;

- Après la connexion, chaque étape sera accompagnée d’un texte descriptif et explicatif sur la marche à suivre.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

De manière générale, l’UDAF de Gironde s’engage à communiquer auprès des salariés en amont des élections professionnelles sur les modalités du vote électronique, notamment par la diffusion de communiqués internes.

Article 2.2 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, dans un unique courrier simple, la carte électeur, constituée d’un code utilisateur, et d’un mot de passe, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Il est précisé qu’en cas de perte, d’oubli ou de non-réception des identifiants et codes confidentiels, la demande de réédition des codes d’accès se fait par le biais d’un formulaire en ligne, disponible 7J/7 et 24h/24, directement sur la page de connexion du site de vote.

Les nouveaux codes d’accès seront immédiatement renvoyés sur le moyen de réception renseigné.

De plus, en cas de besoin, l’électeur pourra se rapprocher du représentant de la Société en charge des élections afin que ce dernier procède personnellement à la vérification de sa demande.

Dans ces cas, les codes d’origine seront inactivés.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un mot de passe. Ensuite, le CAPTCHA devra être validé, le test de contrôle afin de se prémunir de connexions issues de robots « malveillants ». La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Dans le cas d’un ajout tardif d’un électeur à la liste, son code d’utilisateur et mot de passe seront envoyés en lettre prioritaire. Si, le salarié n’a pas reçu ses codes à l’ouverture du scrutin, alors il devra utiliser le formulaire de régénération de codes d’accès afin de les recevoir par SMS, en y mentionnant son nom, prénom, code postal de résidence, date de naissance, et un numéro de téléphone portable. L’envoi des codes sera immédiat.

Une fois connecté :

- Seules les listes correspondant au collège de l’électeur lui seront proposées ;

- Son choix de vote apparaitra clairement à l’écran ;

- Son vote devra être confirmé par la saisie de réponses à deux questions sur la vérification de l’identité du salarié (code postale de résidence et date de naissance) ;

- Un accusé de réception pourra être téléchargé par l’électeur qui aura la possibilité de le conserver.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettront de garantir l’unicité du vote.

Article 2.3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu devront être de nature à assurer la confidentialité des données.

Afin de répondre aux exigences posées par l’article L.2314-26 du Code du Travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Après le scrutin, le Service Ressources Humaines devra conserver ces données sous scellés et procéder, à l’issue des délais de recours, à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R.2314-17 du Code du Travail.

CHAPITRE 3 : DUREE, ENTREE EN VIGUEUR, DENONCIATION, REVISION, DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord est conclu pour la durée des prochaines élections professionnelles de 2019 et prend effet à compter du jour de sa signature.

Le texte du présent accord, une fois signé, et son annexe seront notifiés à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Conformément au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ en deux versions :

Une version intégrale signée des parties au format PDF;

Une version au format .docx ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire original de l’accord et son annexe seront également déposés auprès du secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Bordeaux.

Fait à Bordeaux, le 14/10/2019, en six exemplaires originaux

- un pour chaque représentant syndical

- un pour la Direction de l’association,

- un pour les salariés (affichage),

- un pour le Greffe du Conseil des Prud’hommes de Bordeaux.

Pour l’UDAF de la Gironde	XXX
Pour XXX	XXX
Pour XXX	XXX
Pour XXX	XXX

ANNEXE 1  A L’ACCORD DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

CAHIER DES CHARGES

En application de l’article R.2314-5 du Code du Travail

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-18 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des Délégués du Personnel et des représentants du personnel au Comité d'Entreprise et modifiant le Code du Travail.

A ces conditions obligatoires de mise en œuvre ont été ajoutées quelques précisions et conditions supplémentaires considérées comme indispensables par l’UDAF de Gironde pour apporter de véritables garanties quant à la confidentialité et la sécurité du système de vote.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Le prestataire s'engagera à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Article R.2314-16 du Code du Travail

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (1^er alinéa)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (2^ème alinéa)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (3^ème et 4^ème alinéas)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Déclaration

Conformément aux dispositions légales en vigueur, dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données, le prestataire a mis en place des procédures pour être en conformité avec les exigences réglementaires.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (2^ème au 4^ème alinéa)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (1^er alinéa)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (2^ème au 5^ème alinéa)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (5^ème alinéa)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (1^er alinéa)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (6^ème alinéa)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ANNEXE 2 a l’accord DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE : GS VOTE

Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’association UDAF33.

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail.

Article 1 – Caractéristiques du système de vote électronique

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – Expertise préalable du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Article 3 – Contrôle de la mise en œuvre du système

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Article 4 – Cellule d’assistance technique interne

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5 – Système de secours

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 6 – Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 9 – Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 10 – Données à enregistrer et destinataires de ces données

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

• Le pourcentage de représentativité des syndicats, calculé par le prestataire à la fin du scrutin

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités du service du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Article 11 – Formation spécifique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 12 – Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Article 13 – Information des électeurs

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 14 – Période de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 15 – Opérations de vote électronique par l’électeur

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 16 – Contrôle des heures du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 17 – Résultats en cours de vote électronique

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 18 – Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 19 – Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 20 – Clôture du scrutin et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 21 – Accès aux données

Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Article 22 – Conservation et archivage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.