Accord d'entreprise "Accès aux technologies de l'information et de la communication pour le comité social et économique et les organisations syndicales" chez CAF 06 - CAISSES D ALLOCATIONS FAMILIALES ALPES MARITIMES (Siège)

Entre, d'une part,

Monsieur ____________, Directeur de la Caisse d’Allocations Familiales des Alpes Maritimes,

Et d'autre part,

Les Organisations Syndicales représentatives du personnel,

Le syndicat Cfdt, représenté par messieurs ___________ et __________

Le syndicat Cgt, représenté par messieurs ___________ et __________

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Un protocole d’accord à durée indéterminée relatif à l’utilisation des ressources informatiques et des réseaux par les organisations syndicales représentatives du personnel a été signé en mars 2006.

Les parties signataires conviennent de remplacer ce protocole afin de prendre en compte les évolutions liées à la mise en place du Comité social et économique et aux outils.

Ce nouvel accord se substitue dans l’intégralité à l’ancien accord d’entreprise.

Le présent protocole a pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et aux informations du Cse.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

Article 1 : Champ d’application de l’accord

Le présent accord concerne :

• l’ensemble des salariés de la Caf des Alpes-Maritimes, quel que soit le lieu d’exercice de leur activité, dès lors qu’ils disposent d’un accès à la messagerie interne et à l’espace Cafcom. La Caf 06 permet ainsi à chaque salarié d’avoir librement accès, à partir de son poste de travail, à l’information des représentants du personnel de l’organisme ;

• les instances représentatives du personnel de l’organisme ;

• les organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

Article 2 : Périmètre d’utilisation

L’utilisation des nouvelles technologies doit être faite dans le respect du règlement intérieur de l’organisme incluant la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Elle doit également :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du système informatique de l’organisme ;

• Ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’organisme ;

• Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser une publication quel qu’en soit le support.

Article 3 : Outils numériques mis à disposition

Les outils numériques issus de l’offre collaborative nationale nécessitent une licence Office 365 dont le coût est financé par la Cnaf.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, et uniquement avec du matériel fourni par la Caf 06.

Le Cse et les organisations syndicales prennent en charge de façon autonome la gestion et la responsabilité des espaces numériques et de la boîte aux lettres partagée qui sont mis à leur disposition, en désignant au moins 2 gestionnaires par espace.

Le Cse et les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité du système d’information.

Il est rappelé que les membres du Cse sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis des informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu de la rubrique Cse doit donc respecter ces dispositions.

Tout autre outil numérique ou autre usage que ceux décrits dans cet accord sont soumis à l’autorisation expresse de la direction.

La création des outils et la formation à l’utilisation de ces outils seront assurés par les services internes de la Caf 06.

Un accès à la base de données économique et sociale (Bdes)

La Bdes est accessible aux membres du Cse, aux représentants syndicaux au Cse et aux délégués syndicaux (C. trav. art. L.2312-36) depuis leur session de travail. Elle est mise à jour régulièrement par le service ressources humaines.

Les éléments d’informations transmis de façon récurrentes (les 3 blocs de consultation) sont mis à disposition des membres du Cse dans la Bdes. Cette mise à disposition actualisée vaut communication et information au comité (art. R.2323-1-9 et L.2312-18). Une notification mail sera transmise aux membres afin de les informer du dépôt de document sur cette base.

Les membres du Cse, les représentants syndicaux au Cse et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations de la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (C. trav., art. L.2312-36 et R.2312-13).

Article 4 : Outils mis à disposition du Cse

4.1- Une messagerie partagée

Le Comité social et économique (Cse) dispose d’un accès à la messagerie grâce à une adresse électronique spécifique lui permettant de communiquer en interne et en externe pour les besoins liés notamment à la gestion des activités sociales et culturelles.

A cette fin, une boîte aux lettres partagée est ouverte au nom du Cse.

Le droit d’émettre et de recevoir est réservé aux membres titulaires et suppléants du Cse, ainsi qu’aux salariés du Cse, sous le contrôle des membres du Cse. Ils devront être personnellement identifiés en tant qu’émetteurs des messages qu’ils délivreront au nom du Cse, et seront les seuls à relever les messages destinés à cette instance, à partir de leur propre poste de travail.

Le Cse est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés et s’interdit toute communication du message vers un tiers.

La messagerie électronique ne devra être utilisée que pour la diffusion d’information correspondant aux activités du Cse. Les destinataires des messages devront être mis en copie cachée.

Les membres du bureau du Cse ont accès pour ces fins à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle acceptée par le logiciel, et de façon générale doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, le Cse s’engage à ne pas multiplier les envois en nombre.

Afin de respecter la liberté de choix, les communications de portée générale doivent renvoyer à un lien permettant de lire ou non la communication. Les contenus des communications ne peuvent être envoyées directement sur chaque adresse mail professionnelle.

4.2 – un espace d’échange numérique Teams

Une équipe Teams peut être créée pour tous les membres du Cse, et leurs salariés.

Cet espace ne peut pas être ouvert à d’autres salariés non-membres du Cse car il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.

Toute création d’espace doit passer par le référent TNI afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur. Son utilisation est limitée à :

• du partage entre les membres du Cse  ;

• du stockage de documents internes au Cse.

4.3 – un espace sharepoint accessible par tous les agents

Un espace sharepoint est mis à la disposition du Cse. Il a pour vocation d’accueillir toutes les informations et tous les documents que le Cse souhaite communiquer à l’ensemble du personnel.

Cette rubrique est réservée exclusivement à la communication relative aux attributions du Cse. Y sont notamment diffusés les procès-verbaux des réunions du Cse, ou les informations relatives aux activités sociales et culturelles.

Les membres du Cse et ses salariés seront habilités à administrer et alimenter ce sharepoint.

Les instances sont responsables des informations mises en ligne, de leur mise à jour et de leur archivage ou destruction.

Les publications sur le sharepoint pourront être portées à la connaissance des agents via l’envoi d’une notification par mail, qui renverra à un lien permettant de lire ou non la communication.

4.4 - Un site internet (non géré par la Caf 06)

Si le Cse souhaite utiliser un site internet externe, il devra demander l’autorisation expresse de la direction, et se conformer aux préconisations de sécurité du système d’information. Le CSE s’engage à gérer les habilitations relatives à son site internet.

Article 5 : Outils mis à disposition des organisations syndicales représentatives

5.1 - La messagerie partagée pour les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès à la messagerie grâce à une adresse électronique spécifique lui permettant de communiquer en interne et en externe.

A cette fin, une boîte aux lettres partagée est ouverte au nom de chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles de sécurité, de confidentialité et d’utilisation définies dans le présent protocole soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

La messagerie électronique ne devra être utilisée que pour la diffusion d’information correspondant aux activités de l’organisation syndicale. Les destinataires des messages devront être mis en copie cachée.

Les organisations syndicales ont accès pour ces fins à la liste de diffusion de l’ensemble du personnel.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est celle acceptée par le logiciel, et de façon générale doit être conforme à la charte nationale de sécurité du système d’information.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, le Cse s’engage à ne pas multiplier les envois en nombre.

Afin de respecter la liberté de choix, les communications de portée générale doivent renvoyer à un lien permettant de lire ou non la communication. Les contenus des communications ne peuvent être envoyées directement sur chaque adresse mail professionnelle.

5.2 – Des espaces d’échange numérique Teams

Un espace d’échange numérique peut être ouvert à chaque organisation syndicale.

Cet espace ne peut pas être ouvert à des salariés non désignés par l’organisation syndicale car il n’a pas vocation à être utilisé comme outil de communication avec les salariés.

Toute création d’espace doit passer par le référent TNI afin de s’assurer qu’il est créé dans le respect des règles en vigueur. Son utilisation est limitée à :

• du partage entre les responsables du syndicat ;

• du stockage de documents internes au syndicat.

5.3 - Mise à disposition d’un sharepoint accessible par tous les agents

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dispose d’un espace sharepoint utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

A chaque nouvelle actualité, l’organisation syndicale envoie à l’ensemble des agents un message précisant qu’une nouvelle actualité est parue. L’agent se rend sur le sharepoint pour en prendre connaissance s’il le souhaite.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l’origine du message, l’objet de chaque message devra commencer par la mention : « communication du Syndicat X du xx/xx/xx », garantissant le choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux.

Contenu de l’espace syndical

Le contenu des pages du sharepoint est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, la base ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, et doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

5.4 - Utilisation de l’outils Teams pour échanger avec les salariés

Compte tenu de la forte proportion d’agents en télétravail, les délégués syndicaux de chaque organisation syndicale représentative sont autorisés à organiser des échanges via Teams avec les salariés sous les conditions suivantes :

• informer la direction au moins 24h à l’avance,

• informer les managers des services concernés,

• limiter l’échange dans le temps pour ne pas perturber le bon fonctionnement du service.

Article 6 : Conditions d’utilisation des outils

6.1 - Matériel informatique

La Caf met à la disposition du CSE et des organisations syndicales représentatives des ordinateurs et l’accès au copieur multifonction (dispositif d’impression sécurisée).

Le matériel, est placé sous son l’entière responsabilité des utilisateurs et ils doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

S’agissant du matériel relié au réseau de l’organisme, il est interdit d’utiliser d’autres matériels et logiciels sauf accord donné par la Direction après avis des services concernés de l’organisme sur la compatibilité dudit matériel ou des logiciels avec le système de l’organisme.

6.2 - Accès internet

Le Cse et les organisations syndicales disposent d’un accès à Internet mis à disposition par la Caf, dans les locaux dédiés au sein du siège de la Caf.

L’accès à Internet doit être utilisé dans le respect des dispositions légales et réglementaires et de la charte nationale de la sécurité du système d’information applicables à tout utilisateur.

6.3 - Règles de maintenance

Le Cse et les organisations syndicales sont soumis comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information (service, délai de résolution des pannes…). En cas d’incident, ils bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

6.4 - Développement durable

Dans une démarche de développement durable et compte tenu des nouvelles technologies mises à leur disposition, le Cse et les organisations syndicales s’engagent à réduire au maximum leurs informations sous support papier. Dans ce cadre, ils veilleront à ce que les informations qui seront mises à disposition des salariés le soient dans un format non imprimable en dehors des formulaires dédiés aux œuvres sociales.

Le Cse et les organisations syndicales s’engagent également à respecter les règles de la sobriété numérique, notamment en veillant à supprimer les fichiers et messages obsolètes sur les espaces partagés, dans les messageries et sur les disques durs des ordinateurs.

Article 7 : Engagement de la direction et des instances représentatives

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, la direction de la Caf des Alpes-Maritimes, le Cse et les organisations syndicales s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces bases d’information par quelque moyen.

Le Cse est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’il entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

L'employeur n’a en aucun cas accès aux contenus des échanges, mais se réserve le droit de vérifier le respect des règles liées à l’accès et peut vérifier le volume des accès.

En cas de traitement nominatif des données, le responsable informatique et libertés évaluera la compatibilité entre le traitement envisagé et les exigences européennes et nationales.

La direction de l’organisme ne peut en aucun cas être tenue responsable de l’utilisation faite par le Cse de leur compte utilisateur d’accès aux outils informatiques et de communication électronique.

A travers les bases, rubriques et messageries mises à leur disposition, le Cse n’est pas autorisé à mettre en œuvre les techniques suivantes :

• la création de liens hypertextes vers des sites internet ou toute autre forme de renvoi vers des sources d’information non vérifiées ;

• la mise en place de forums de discussion ou de tchats ou toute autre forme de communication instantanée.

Article 8 - Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord et dans un premier temps, la Direction adresse au secrétaire du Cse ou de l’organisation syndicale une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si, à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme, le Cse, ou l’organisation syndicale peut décider de saisir la juridiction compétente. 

Article 9 - Durée, entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve l'agrément prévu à l’article L123-1 du code de la Sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l'employeur.

Conformément aux dispositions du code du travail, le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant plus de 50% des suffrages exprimés au 1^er tour des dernières élections des titulaires au Cse.

Le présent accord entre en vigueur le premier jour du mois civil qui suit son agrément.

Article 10 - Suivi, révision et dénonciation

Il pourra être révisé ou dénoncé, à l’initiative d’un ou plusieurs signataires.

La demande de révision est adressée par courrier en recommandé avec accusé de réception. La demande de révision est inscrite à l’ordre du jour de la réunion suivante de négociation avec les organisations syndicales, dans un délai maximum de deux mois.

Le suivi est réalisé, au moins une fois par an, dans le cadre des réunions régulières avec les délégués syndicaux.

Les conditions de dénonciation du présent accord sont celles prévues par les articles L.2222-6, L.2261-9 et L.2261-11 du code du travail ; la durée du préavis de dénonciation qui doit précéder la dénonciation est fixée à trois mois de la date de la signature.

Article 11 – Publicité, dépôt et communication

Dans le cadre de la procédure d’agrément, conformément aux articles L.123-1 et L.123-2 du code de la sécurité sociale, le présent accord sera transmis à la Dss, à l’Ucanss, à la Cnaf via le portail https://accordslocaux.ucanss.fr et à la Mnc par courrier électronique à l’adresse

antenne-marseille@mnc.sante.gouv.fr

Puis il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales à la Dreets (direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) via la plateforme TéléAccords https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/Teleprocedures/

Un exemplaire original sera déposé par courrier en Rar au greffe du Conseil des prud’hommes de Nice.

L’accord sera indexé dans l’outil documentaire pour l’ensemble du personnel lorsqu’il aura été agréé. 

Fait en 7 exemplaires originaux dont un exemplaire remis à chacune des parties.

Nice, le 29/09/2022

Le Directeur,

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Les Délégués Syndicaux Cfdt ___________ et __________

Les Délégués Syndicaux Cgt ___________ et __________