Accord autorisant le recours au vote électronique
pour les élections professionnelles

Entre les parties concernées,

Dans le cadre de l’Unité Economique Sociale (U.E.S.) Casden Banque Populaire, représentée par le Directeur Général de la Casden Banque Populaire (société mère), dont le siège social est situé 1 bis rue Jean Wiener 77447 Marne-La-Vallée Cedex 2 - SIRET 78427577802426

D’une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives,

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de l’UES Casden Banque populaire.

PREAMBULE

Les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique pour organiser les processus de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE).

Suite à une première expérience satisfaisante menée en 2016, les parties signataires y ont vu un moyen d’améliorer les processus de vote au sein de l’entreprise de manière pérenne, en permettant notamment :

• D’obtenir des résultats fiables et sécurisés ;

• De faciliter le vote pour les salariés des Délégations Départementales;

• De simplifier l’organisation du processus électoral ;

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Sur la base de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique permettant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, les parties conviennent d'autoriser la réalisation de ces dernières par voie électronique, au moyen d'un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

La mise en œuvre du vote électronique se fera dans le respect du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007, de l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion sociale et du logement pris en application du décret et de la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés qui formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

SOMMAIRE

Article 1. Principes généraux 2

1.1 Objet et champ d’application 2

1.2 Définition et choix du moyen de vote électronique 2

Article 2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique 2

2.1 Recours à un prestataire extérieur 2

2.2 Etablissement des fichiers 2

2.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 2

2.4 Cellule d’assistance technique 2

2.5 Expertise indépendante 2

Article 3. Déroulement des opérations de vote 2

3.1 Protocole d’accord préélectoral 2

3.2 Modalités des élections professionnelles 2

3.3 Caractéristiques du matériel de vote 2

3.4 Communication et information des salariés 2

3.5 Modalités d’accès au serveur de vote 2

3.6 Assistance du prestataire 2

3.7 Formation sur le système de vote électronique 2

3.8 Opérations de dépouillement 2

Article 4. Durée et modalités de renégociation 2

Article 5. Modalités de suivi 2

Article 6. Date d’entrée en vigueur et conditions de validité 2

Article 7. Notification 2

Article 8. Dépôt et Publicité 2

ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 2

Article 1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité électronique des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin,

• Permettre un accès égal à tous les électeurs.

  1. 1.1 Objet et champ d’application 

Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à voter à l’occasion des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’UES Casden Banque Populaire.

1.2 Définition et choix du moyen de vote électronique 

Les parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique à travers la mise en place d’une solution sécurisée par internet. La notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Les parties reconnaissent le vote par internet comme le moyen de vote exclusif dès lors qu’elles décident de recourir au vote électronique pour des élections professionnelles.

2. Article 2. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   3. 2.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sera confiée à une société prestataire (ci-après dénommé « prestataire »), mandatée pour ce faire par la Direction des Ressources Humaines.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges¹ respectant les dispositions règlementaires relatives au vote électronique.

Le prestataire qui sera retenu pour l’organisation matérielle du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

2.2 Etablissement des fichiers

Le vote électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi n°78-7 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire fera l’objet d’un enregistrement dans le registre des traitements de données à caractère personnel.

Pour les seules nécessités des opérations électorales, l’entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.

Pour ce faire, la Direction des Ressources Humaines établit les fichiers suivants :

Type de fichier	Contenu	Destinataire
Listes électorales	Elles comprennent les noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, l’ancienneté Groupe année de naissance, collèges.	« Fournisseur prestataire », électeurs pour les informations les concernant, membres de la cellule d’assistance technique, employeur ou son représentant, collaborateurs ressources humaines habilités.
Fichier des électeurs	Il comprend les noms, prénoms, collèges, moyen d’authentification (date de naissance), date d’entrée dans l’entreprise et coordonnées, (adresse postale personnelle).	« Fournisseur prestataire » et électeurs pour les informations les concernant.
Listes d’émargement	Elles comprennent le collège, noms et prénoms des électeurs, horodatage du vote.	« Fournisseur prestataire », membres de la cellule d’assistante technique, employeur ou son représentant, collaborateurs ressources humaines habilités.
Listes des candidats	Elles comprennent le collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant.	« Fournisseur prestataire », électeurs, membre de la cellule d’assistance technique, employeur ou son représentant, collaborateurs ressources humaines habilités.

Le traitement des fichiers des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement qui indique la date et l'heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote (voir cellule d’assistance) et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La première transmission au prestataire des listes électorales et des fichiers électeurs ainsi que les liste de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

2.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Ces supports sont scellés et non réinscriptibles, rendant leur contenu inaltérable et probant.

Afin de garantir la confidentialité du vote, les données contenues dans l’urne électronique font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

2.4 Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par l’employeur pendant la durée de la phase de recette et des opérations de vote.

Elle sera composée par les membres des bureaux de vote, les représentants des organisations syndicales et les représentants du prestataire le cas échéant.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé,

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, la cellule d’assistance technique aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote et celui des représentants de la Direction, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, la cellule d’assistance technique possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

2.5 Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception devra avoir été soumis à une expertise « indépendante » destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et l’inviolabilité du système.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenue à la disposition des organisations syndicales intéressées et du Délégué à la protection des données (DPO).

3. Article 3. Déroulement des opérations de vote

   8. 3.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution de la cellule d’assistance technique comprenant le bureau de vote, la détermination du nombre et de la composition des collèges électoraux, la répartition du personnel dans les collèges électoraux, la détermination du nombre et répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés, la limitation du nombre de mandats, la représentation équilibrée des femmes et des hommes et les modalités électorales.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que ce recours doit être pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le nom et coordonnées du prestataire ainsi que le présent accord seront mentionnés dans le protocole d'accord préélectoral auquel sera aussi annexée la description détaillée du fonctionnement du système retenu pour le déroulement des opérations électorales.

3.2 Modalités des élections professionnelles

Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote électronique, notamment sur leur lieu de travail, ou de tout autre lieu de leur choix à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sont mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ces postes assurant les conditions nécessaires à la confidentialité du vote.

3.3 Caractéristiques du matériel de vote

Chaque électeur aura accès aux professions de foi et aux listes de candidats de son collège.

Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Ces professions de foi devront être normées en lecture pour ne favoriser aucune des listes. En conséquence, les professions de foi seront limitées à deux pages maximum format A4 et dépourvues de tout lien hypertexte.

Elles devront être exclusivement au format PDF et avoir un poids maximum de 500
kilo-octets. Elles seront stockées sur le même serveur informatique, afin d’éviter des dysfonctionnements d’affichage.

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction des Ressources humaines le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Ces logos seront normés en taille de lecture pour ne pas favoriser visuellement aucune des listes. Les logos seront envoyés par les candidats au format image (JPG) pour une taille maximale de 200 kilo-octets.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats transférées par la Direction des Ressources Humaines dans l’ordre convenu au protocole d’accord pré-électoral après tirage au sort.

Pour chaque élection, le logo et le nom de la liste de candidats seront présentées sur une seule et même page.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les liste des candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont intégré dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le fournisseur prendra en charge la transmission aux électeurs du matériel de vote avant l’ouverture des élections.

Le fournisseur garantira la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification.

3.4 Communication et information des salariés

Les salariés sont informés par courrier « papier » par le prestataire des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du vote.

Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, pour rappeler la tenue des élections professionnelles et la procédure associée pendant la période de vote, le protocole d’accord pré-électoral peut prévoir d’adresser une communication à l’ensemble des électeurs par tout moyen (messagerie électronique, intranet, réseau social de l’entreprise …).

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée établie par l’employeur et/ou le prestataire et portant sur le déroulement des opérations électorales.

Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Après chaque vote, l’électeur verra s’afficher sur l’écran l’accusé de réception de son vote.

Il aura la possibilité de l’imprimer, le sauvegarder ou l’envoyer à l’adresse mail de son choix.

L’écran d’accusé de réception sera aussi accessible ultérieurement ; par reconnexion à l’application.

3.5 Modalités d’accès au serveur de vote 

Chaque électeur recevra de la part du prestataire à son domicile par courrier simple avant le premier tour et le second tour éventuel des élections :

• L’adresse du serveur de vote,

• Un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire et permettant l’accès au serveur de vote.

• Un code confidentiel personnel permettant de valider son vote une fois l’identification au serveur effectuée.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code d’identification et du code confidentiel personnel.

• Les dates et heures de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Une fois connecté :

• Pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

• L’électeur validera son vote en saisissant son code confidentiel personnel.

Chaque saisie de code confidentiel personnel pour confirmer le vote vaut signature de la liste d’émargement dès validation du vote.

Le prestataire garantit un accès régulier à la consultation du taux de participation par collège aux membres de la cellule d’assistance technique, aux organisations syndicales et à la direction.

3.6 Assistance du prestataire

Des représentants du prestataire veilleront au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique durant la phase de recette et toute la période ouvrée du scrutin. Ils assureront un rôle de conseil auprès de la cellule d’assistance technique.

Une assistance téléphonique pourra être proposée par le prestataire.

14. 3.7 Formation sur le système de vote électronique

La cellule d’assistance technique, les représentants du personnel élus et les représentants des organisations syndicales bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.8 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres de la cellule d’assistance technique contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par accord des membres de la cellule d’assistance technique.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

L’ensemble de ces opérations de dépouillement se fera avec l’accompagnement du prestataire.

Les PV (CERFA) seront automatiquement générés par la solution informatique et remis au bureau de vote, aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés, celles qui ont participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral et à la direction par le fournisseur.

Article 4. Durée et modalités de renégociation

Le présent accord est à durée indéterminée.

Le présent accord peut être révisé à tout moment conformément aux dispositions légales en vigueur. La révision est notifiée par lettre recommandée avec accusé réception par son auteur aux autres parties concernées. Elle comporte l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre recommandée, les parties concernées ouvriront une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte, et le cas échéant, la conclusion d’un avenant de révision. Cette négociation sera organisée à l’initiative de l‘employeur.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment conformément aux dispositions légales en vigueur par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres parties signataires du présent accord. Elle est déposée dans des conditions prévues par voie réglementaire. Un préavis d’une durée de trois mois précèdera la dénonciation du présent accord. Une nouvelle négociation sera engagée à l’initiative de l’employeur dans les trois mois suivant le début du préavis. 

Article 5. Modalités de suivi

Les Délégués syndicaux composeront la commission de suivi. Ces formalités ne dispenseront pas l’employeur d’informer par ailleurs les instances représentatives du personnel.

Article 6. Date d’entrée en vigueur et conditions de validité

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Dans le cas où des dispositions législatives, réglementaires, conventionnelles où décisions judiciaires viendraient à remettre en cause tout ou partie du présent avenant, les parties conviennent d’en examiner les conséquences et d’apporter au présent accord les modifications nécessaires.

7. Article 7. Notification
   

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Article 8. Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction des Ressources Humaines au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Meaux en un exemplaire.

Conformément aux dispositions prévues par les articles D. 2231-2 et suivants, le présent accord accompagné du document annexe seront déposés en 2 exemplaires (une version signée et l’autre anonymisée) sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail dénommée « Télé-accords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr dans les plus brefs délais.

Un exemplaire du présent accord sera également transmis à l’adresse numérique de la Branche professionnelle.

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des collaborateurs par publication sur l’Intranet. Tous les collaborateurs en seront informés.

Fait à Champs S/Marne, le 20 novembre 2018

Pour l’Unité Economique et Sociale CASDEN Banque Populaire, le Directeur Général de la Casden Banque Populaire,

Pour la C.F.D.T,

Pour la C.F.T.C,

Pour la C.G.T,

Pour l’U.N.S.A.

10. ANNEXE 1 - CAHIER DES CHARGES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

    SOMMAIRE

1. Présentation générale des besoins

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

   2. Nature des prestations attendues

   3. Assistance spéciale du « fournisseur prestataire » lors du déroulement du vote électronique

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

   1. Fonctionnalités générales

   2. Phase de paramétrage

   3. Phase de test

   4. Envoie du matériel de vote

   5. Ouverture et fermeture des élections

   6. Scénario de vote

   7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

   8. Remise des résultats

3. Prestations liées aux fichiers électroniques

   1. Prestations liées aux fichiers électeurs

   2. Prestations liées aux listes des candidats

   3. Prestations liées aux listes d’émargements

   4. Prestations liées aux listes électorales

4. Autres prestations attendues

4.1. Conservation des données

4.2. Conditions relatives aux prestations intellectuelles

4.3. Assurance

4.4. Déontologie et confidentialité

I) Présentation générale des besoins

1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de l’UES Casden Banque Populaire, les parties souhaitent mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique concernera tous les électeurs de l’UES Casden Banque Populaire, répartis en 2 collèges.

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007‐602 du 25 avril 2007, ainsi qu’aux articles R.2314-6 et suivants du code du travail relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Le principe du vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction et les organisations syndicales. Les parties reconnaissent le vote par internet comme le moyen de vote exclusif.

La conception et la mise en place du vote électronique seront confiées à un prestataire.

Le présent cahier des charges précise les exigences de la Casden vis-à-vis du prestataire choisi concernant la conception et la mise en œuvre du dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Ce cahier des charges est annexé à l’accord d’UES autorisant le vote électronique. La description détaillée du système de vote retenu sera annexée au protocole d’accord préélectoral.

2. Nature des prestations attendues

Le fournisseur prestataire aura en charge :

• La conception du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La fourniture d’une formation au système de vote ;

• Le conseil de la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique (rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs, présentation du système aux partenaires sociaux).

  3. Assistance spéciale du prestataire lors du déroulement du vote électronique

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres de la cellule d’assistance technique.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique pourra être proposé aux électeurs durant les jours ouvrés de la période de vote (du lundi au vendredi, de 8h00 à 18h00).

II) Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2. Fonctionnalités générales

2.1.1 Système de vote électronique hébergé à distance

Le système de vote électronique sera hébergé chez un prestataire externe.

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le réseau Internet.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

2.1.2 Période des élections professionnelles

La durée du 1er tour de scrutin sera délimitée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées.

En cas de 2^nd tour l’application de vote électronique sera accessible durant la même durée.

2.1.3 Nature des élections professionnelles

Les élections à organiser sont des élections des membres du comité social et économique. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

2.1.4 Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le fournisseur prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

• Le système doit assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes,

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »),

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres de la cellule d’assistance technique.

2.1.5 Expertise indépendante

Le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception pour s’assurer que les exigences ci-dessus sont bien remplies. L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites.

Le rapport d’expertise doit être remis au responsable de traitement.

2.1.6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

La clé de déchiffrement sera remise par le prestataire à la cellule d’assistance technique au début des élections afin de permettre le cas échéant l’arrêt du système de vote et le dépouillement de l’urne électronique.

2.1.7. Dispositif de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates‐formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

C’est au prestataire de prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections (stockage et accès).

Un système automatique doit être prévu pour informer les membres de la cellule d’assistance technique d’une intervention du fournisseur prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement.

Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue.

2.2. Phase de paramétrage

Cette phase permet de configurer le système au contexte particulier du scrutin. Il s’agit de paramétrer :

• Le système d’import des listes électorales, qui permet d’importer une liste d’électeurs et de vérifier sa cohérence via une interface Web.

• Le système de gestion des paramètres de l’élection, qui permet de configurer les paramètres d’une élection (création des listes et des candidats, import du découpage électoral, définition des sièges à pourvoir, des dates et heures de début et fin de scrutin).

2.3. Phase de test

La procédure de test permet de valider la mise en place et le lancement du vote, mais aussi de contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats et des professions de foi des candidats.

Elle comportera plusieurs étapes qui seront toutes effectuées sous la surveillance de la cellule d’assistance technique et en présence des représentants de listes de candidats.

A ce titre, la cellule d’assistante technique, les représentants du personnel élus et les représentants des organisations syndicales bénéficieront d’une formation préalable sur le système de vote électronique retenu dispensée par le prestataire.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections et déterminée d’un commun accord entre l’UES et le prestataire.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

2.3.1. Génération des clefs de scellement et de dépouillement

Elles permettront à leurs détenteurs de procéder au scellement et au dépouillement.

2.3.2. Vote à blanc

Il permet de procéder à un vote « public » durant la cérémonie puis à le dépouiller afin de pouvoir constater que les résultats obtenus sont conformes au(x) vote(s) réalisé(s) publiquement.

2.3.2.1. Objectifs

Le « vote à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres de la cellule d’assistance technique vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Le vote à blanc doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres de la cellule d’assistance technique de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

2.3.2.2. Étapes

Les membres de la cellule d’assistance technique ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres de la cellule d’assistance technique valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres de la cellule d’assistance technique de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• création des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,

• ouverture des élections,

• réalisation de plusieurs votes,

• fermeture des élections,

• remise au prestataire des clés secrètes permettant le déchiffrement des bulletins de vote,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• scellement de l’application de vote électronique.

Dès son scellement, l’application de vote est protégée et supervisée, plus aucune modification n’est alors possible sans qu’une alerte ne soit déclenchée.

• assistance auprès des collaborateurs.

Une fois le « scrutin à blanc » approuvé la cellule d’assistance technique validera la programmation préalablement effectuée par le « fournisseur prestataire » de l’ouverture et la fermeture automatique des élections.

2.4. Envoi du matériel de vote

Le matériel de vote courrier devra être envoyé au moins une semaine avant l’ouverture des élections professionnelles par le « fournisseur prestataire ».

Il contiendra :

• Une notice explicative

• L’adresse internet du site de vote

• Les codes d’accès au système de vote électronique

2.4.1. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code d’identification qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• un code confidentiel personnel qu’il sera seul à connaître lui permettant de valider son vote.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance pour accéder au serveur de vote.

2.4.2. Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Afin de respecter l’anonymat et le secret du vote des électeurs, le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code d’identification et du code confidentiel personnel, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

2.5. Ouverture et fermeture des élections.

L’ouverture et la fermeture du scrutin se fera automatiquement en fonction des dates et heures définies dans le protocole d’accord préélectoral et programmées par le prestataire.

2.6. Scénario de vote

2.6.1. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• Identification de l’électeur ; celui‐ci devra saisir le code d’identification personnel qu’il aura préalablement reçu dans un courrier papier envoyé à son domicile. Il devra aussi répondre à une question challenge en renseignant sa date de naissance.

• Présentation des élections, des listes de candidatures en présence et des professions de foi des candidats.

• Choix par l’électeur de sélectionner une seule liste parmi celles proposées, un certain nombre de candidats au sein d’une même liste ou bien de voter « blanc »,

• Présentation du récapitulatif de son vote.

• Confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie du code confidentiel personnel,

• Chiffrement du bulletin de vote et envoi au serveur,

• Affichage de l’écran d’accusé de réception du vote avec possibilité pour l’électeur de l’imprimer, le sauvegarder ou l’envoyer à l’adresse mail de son choix.

Cette possibilité doit lui être offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

L’accusé de réception devra mentionner les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Il comportera aussi une empreinte numérique d’émargement interdisant une édition frauduleuse.

2.6.2. Émargement électronique et unicité du vote

Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur qui ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote). Ainsi, le système retenu doit faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres de la cellule d’assistance technique à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

2.6.3. Enchaînement des élections

Si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.

2.7  Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

A la suite de la fermeture des élections il sera procédé au :

• Scellement et contrôle du scellement du système de vote électronique,

• Dépouillement du vote, qui permet aux personnes habilitées de déverrouiller les urnes puis de procéder au dépouillement du scrutin.

2.8. Remise des résultats

2.8.1. Résultats bruts

Il s’agit de la possibilité de visualiser les résultats sous forme de tableaux, de graphes le résultat du scrutin à l’issue de son dépouillement.

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres de la cellule d’assistance technique auront accès à ces résultats « en ligne ».

2.8.2. Proclamation des résultats et édition des Procès-Verbaux des élections

Il sera référé à l’article 3.8. de l’accord d’UES autorisant le recours au vote électronique.

III) Prestations liées aux fichiers électroniques

3.1. Prestations liées aux fichiers électeurs

3.1.1. Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par l’entreprise.

Il sera référé à l’article 2.2. de l’accord d’UES autorisant le recours au vote électronique concernant le contenu de ce fichier.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » et seront ensuite fournies au prestataire.

3.1.2. Objet du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé

• Contrôler les accès au système de vote électronique

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• Editer les listes d’émargement

3.1.3. Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers.

3.1.4 Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données à l’expiration du délai de recours et, le cas échéant si une action contentieuse a été engagée, à la suite d’une décision juridictionnelle devenue définitive.

3.1.5. Mise à jour du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’au scellement notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

3.1.6. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le fournisseur prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver leur caractère confidentiel durant toutes les étapes.

3.2 Prestations liées aux listes de candidats

3.2.1. Généralités

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel et seront transmises avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles‐ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales ou par des candidats non affiliés.

Il sera référé à l’article 2.2. de l’accord d’UES autorisant le recours au vote électronique concernant le contenu de cette liste

3.2.2. -Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

3.3. Prestations liées aux listes des émargements 

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les listes d’émargements définitives seront remises sur support numérique à l’issue des élections.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres de la cellule d’assistance technique et les agents habilités des services du personnel.

Il sera référé à l’article 2.2. de l’accord d’UES autorisant le recours au vote électronique concernant le contenu de ces listes.

3.4. Prestations liées aux listes électorales

Le prestataire fournira, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord dans le protocole d’accord préélectoral.

IV) Autres prestations attendues

4.1. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

4.2. Conditions relatives aux prestations intellectuelles 

La Casden Banque Populaire confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des livrables qui seront remis à l’UES dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le fournisseur prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

4.3. Assurance

Le fournisseur prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

4.4. Déontologie et confidentialité

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à la Casden devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite. Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.

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1. Cf. annexe 1- Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique↩