Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en oeuvre du vote électronique pour l'élection du comité social et économique" chez FONDATION NATIONALE SCIENCES POLITIQUES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE

DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre : 

La Fondation Nationale des Sciences Politiques représentée par ………………………….,

ci-après dénommée la « FNSP »

Et :

• Autonomes pour Sciences Po - FO représentés par ………………………………………,

• Le SGEN - CFDT représenté par ………………………………………………………………,

• La SNEPL - CFTC représentée par ……………………………………………………………,

Il a été conclu ce qui suit

Paris, le 5 juillet 2019

Préambule

Le renouvellement des instances représentatives du personnel et tout particulièrement la mise en place du Comité Social et Economique doit se dérouler avant le 31 décembre 2019.

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-5 du code du travail, l’élection du Comité Social et Economique peut avoir lieu par voie électronique.

Les parties ont convenu de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation de cette élection car le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, et permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les électeurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral et à renforcer la participation.

Article 1 — Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet de définir les conditions et les modalités de mise en œuvre du vote électronique lors de l’élection du Comité Social et Economique de la Fondation Nationale des Sciences Politiques, des Presses de Sciences Po, de la Librairie des Sciences Politiques et de la SAS Sciences Po services devant se dérouler avant le 31 décembre 2019.

Article 2 — Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire spécialisé, dans le respect des prescriptions énoncées par le code du travail.

Le prestataire retenu est la société ……….., spécialiste du vote électronique depuis de nombreuses années.

La société ………….. est spécialisée dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet ; elle est à même de réaliser la conception et la mise en place du système de vote électronique conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Dans un souci de clarté, les dispositions du cahier des charges techniques de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique par vote électronique sont intégrées dans le corps du texte de l’accord.

Article 3 — Cahier des charges

Article 3.1 : Principes généraux

Le système devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et le secret du vote.

Le système de vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs.

Article 3.2 : Caractéristiques du système

Le système de vote électronique permet d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Les données enregistrées sont :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, salariés de la Direction des Ressources Humaines participant à l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés de la Direction des Ressources Humaines participant à l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés de la Direction des Ressources Humaines participant à l’organisation des élections ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’Emploi, syndicats, employeurs ou salariés de la Direction des Ressources Humaines participant à l’organisation des élections.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le vote émis par chaque électeur est crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu de l’urne électronique est inaccessible jusqu’au dépouillement de celle-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il garantit l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 3.3 : Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire.

La cellule d’assistance technique procède, avant l’ouverture du vote :

• à un test du système de vote électronique ;

• à la vérification que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres du bureau de vote et de la cellule d’assistance technique par mail ou par téléphone afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 3.4 : Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.5 : Déroulement des opérations de vote

Article 3.5.1 : Moyens de vote électronique

Le vote électronique aura lieu par Internet uniquement. Les électeurs pourront voter à partir de n’importe quel terminal usuel, professionnel ou personnel, connecté à Internet.

Article 3.5.2 : Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections peuvent avoir lieu sur plusieurs jours, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, par voie électronique, sur leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Article 3.5.3 : Authentification des électeurs

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’adresse du site de vote (URL) sera communiquée aux électeurs en même temps que les codes d’accès.

Article 3.5.4 : Déroulement du vote

Le scellement du système de vote intervient avant l’ouverture du vote.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à l’instance ou aux instances pour laquelle/lesquelles il peut exercer son droit de vote.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page.

Les professions de foi et les vidéos de présentation des listes candidates seront accessibles sur le site dédié. Cependant, afin de ne favoriser aucune des listes, elles devront répondre aux caractéristiques définies dans le protocole préélectoral, être au format pdf pour les professions de foi et au format mp4 et ogv pour les vidéos, d’une taille inférieure à 200 Ko pour les professions de foi et de 32 Mo avec de préférence une définition de 854 par 480 pixels pour les vidéos.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. Les ratures seront accompagnées d’un Pop-up d’alerte et de confirmation.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

La validation le rend définitif et empêche toute modification.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Article 3.5.5 : Clôture et dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle le scellement de ce système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés, à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés après la décision de clôture du dépouillement jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.

Article 3.6 : Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement aux élections, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ; ses conclusions sont communiquées aux instances représentatives du personnel et aux organisations syndicales intéressées.

Article 4 — Information du personnel

Une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera mise à la disposition de chaque salarié.

Article 5 — Formation des syndicats et des IRP

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient, s’ils le souhaitent, d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 6 — Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de campagne, le nombre et la répartition des sièges.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et rappellera le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 7 — Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections des membres du comité social et économique.

Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité faisant suite à sa signature et prendra fin à l’expiration dudit processus soit à la proclamation des résultats des élections.

Article 8 — Dispositions diverses

Article 8.1 : Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés-e-s représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et à la Direccte.

Notification devra également en être faite aux parties signataires dans un délai de 8 jours par lettre recommandée.

Article 8.2 - Révision

Chaque signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord en application des articles L2222-5, L2261-7 et L2261-8 du Code du travail. Les négociations débuteront trois mois au plus tard après la date de réception de la demande de réunion. L’avenant portant révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 8.3 : Dépôt légal

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé, sous forme électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.