Accord pour l’utilisation du vote électronique comme moyen exclusif de vote aux élections 2022 des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de la CCI

ENTRE

La Chambre de Commerce Internationale située au 33-43 avenue du Président Wilson, 75116 Paris -

d'une part,

ET

L’organisation syndicale SMA-CFDT,

d'autre part,

il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur à la CCI, il apparaît nécessaire de mettre en place un système de vote électronique offrant les meilleures facilités et conditions de participation au scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, la direction a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen de vote, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique qui doit se dérouler au cours de l’année 2022. La Direction a présenté la solution de vote électronique retenue au CSE, le 25 janvier 2022.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• accès au nombre de votants pendant le scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée aux membres du bureau de vote avant le premier tour de scrutin avec la communication de guides utilisateurs ;

• information diffusée aux salariés utilisant le vote électronique par voie de notice et présentation lors d’un RH café (notice publiée sur l’intranet) ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès personnels et confidentiels pour chacun des votants ;

  • création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote (3 phrases clés) ;

  • existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, notamment ses articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD DE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CCI ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique prévue en 2022.

PORTEE DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

DUREE DE L’ACCORD ET EVENTUEL RENOUVELLEMENT

Le présent accord est à durée déterminée.

DUREE

L’accord est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2022, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire ses effets à l’échéance du terme précité.

RENOUVELLEMENT EVENTUEL

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de la CCI. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.

PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Conformément aux principes énoncés dans le préambule, un prestataire sera chargé de mettre en œuvre et de faire fonctionner le système de vote électronique objet du présent accord.

Le cahier des charges figurera en annexe du présent accord et du protocole d’accord pré-électoral ou, à défaut, de la décision unilatérale de l’employeur concernant l’organisation de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de 2022.

RESPECT DE LA LOI « INFORMATIQUE ET LIBERTES »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique seront réalisés en respectant la loi « Informatique et Libertés » et ses textes d’application.

Fait en 5 exemplaires, à Paris le 1 avril 2022

Pour la Chambre de Commerce Internationale

Directrice des Ressources Humaines

Pour le SMA-CFDT

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

En 2022, la Chambre de Commerce Internationale procèdera au renouvellement de son Comité Social et Economique (CSE). Compte tenu de l’organisation du travail hybride actuelle à la CCI, il a été décidé d’organiser les prochaines élections du CSE via le vote électronique.

Objectif du dispositif :

- Faciliter le vote des salariés travaillant à distance,

- Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

- Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

Calendrier :

Négociations protocole d’accord pré-électoral	Campagne électorale
Invitations aux Syndicats	Réunion 1	Réunion 2	Réunion 3	Communication formelle à tous les salariés (45 jours max avant 1er tour)	1er tour (15 jours max avant fin du mandat)	2eme tour	Proclamation des résultats / Fin de la précédente mandature
21 mars	11 avril	21 avril	X	3 mai	18 et 19 mai	1er et 2 juin	3 juin/ 21 juin

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de la CCI et entériné dans l’accord signé auquel ce cahier des charges est annexé. Aucune autre possibilité de vote ne sera proposée.

Ce cahier des charges précise les exigences de la Chambre de Commerce Internationale pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’organisation.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral, essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure,

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur son serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un deuxième tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Chambre de Commerce Internationale en concertation avec les membres du CSE sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,

- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 et 25/04/2019 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes.

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote.

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat, rayer un ou plusieurs candidats ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire, uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue.

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de la CCI veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas d’’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,

- La formation des représentants du CSE, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- En cas d’accord d’entreprise le permettant, l’accès (seulement) au nombre de votants pendant le scrutin,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir depuis leur localisation dans les cas précisés plus haut.

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant les 1^er tour et 2^ème tour des élections, par courriel, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^ème tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

CONTEXTE JURIDIQUE :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont, notamment, les suivantes :

• Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

La Chambre de Commerce Internationale confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la CCI dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra s’assurer de fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à la Chambre de Commerce Internationale devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.