Accord d'entreprise "ACCORD DE TRANSITION SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE" chez CHORUM (Siège)

ACCORD DE TRANSITION SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE

- La mutuelle CHORUM, soumise au livre II du code de la mutualité, dont le siège est situé au 4-8 rue Gambetta 92240 MALAKOFF représentée par Madame, Directrice Générale,

- La mutuelle CHORUM, soumise au livre III du code de la mutualité, dont le siège est situé au 4-8 rue Gambetta 92240 MALAKOFF représentée par Madame,

- Le GIE de moyens CHORUM Gestion, dont le siège est situé au 4-8 rue Gambetta 92240 MALAKOFF représenté par Madame, Directrice Générale,

- La SAS CHORUM Conseil, dont le siège est situé au 4-8 rue Gambetta 92240 MALAKOFF représentée par Monsieur, Directeur Général,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales :

- CFDT représentée par, délégué syndical au sein de la mutuelle CHORUM,

- CFE-CGC représentée par, délégué syndical au sein de la mutuelle CHORUM,

- CGT-FO représentée par Madame, déléguée syndicale au sein de la mutuelle CHORUM,

Et

- la section syndicale CGT représentée par Monsieur, représentant de section syndicale au sein de la mutuelle CHORUM

D’autre part,

Exposé des motifs

Afin de donner plus de visibilité à ses différents domaines d’activités et de répondre aux obligations règlementaires liées à la reprise d’une activité assurantielle à partir du portefeuille actuellement substitué, la mutuelle Chorum du livre II a décidé de créer un nouvel Ensemble constitué d’elle-même, de la mutuelle CHORUM du livre III, de l’Union CHORUM du livre I, d’un GIE de moyens CHORUM et de la SAS CHORUM Conseil, (structure d’intermédiation de courtage en assurance).

Au 1er janvier 2018, les salariés de la mutuelle Chorum du livre II intègreront soit le GIE de moyens CHORUM Gestion, soit la SAS CHORUM Conseil, en fonction de leur activité, à l’exception de quelques cadres dont la fonction requiert leur maintien au sein de la mutuelle Chorum du livre II.

Les parties signataires sont attachées à ce que tous les salariés bénéficient d’un statut collectif unique, notamment en matière d’adoption du vote électronique.

La mutuelle CHORUM a négocié et signé le 14 juin 2017 un accord d’entreprise portant sur l’adoption du vote électronique avec les organisations syndicales de salariés.

Afin de garantir l’application de cet accord après le transfert, les parties signataires l’ont reconduit par le présent accord qui constitue un accord de transition au sens du nouvel article L.2261-14-2 du Code du travail. La volonté des parties est de pérenniser cet accord après le transfert, par la conclusion d’un accord de substitution au contenu similaire au présent accord.

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des représentants du personnel à la Délégation Unique du Personnel (DUP) nouvelle formule.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutuelle CHORUM du livre II, de la SAS et du GIE de moyens, (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition des entités) appelés à voter aux élections des représentants du personnel à la Délégation Unique du Personnel (DUP) nouvelle formule.

ARTICLE 2 – DÉFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Mutuelle CHORUM prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Mutuelle CHORUM..

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

3. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

ARTICLE 5 – DURÉE DE L’ACCORD ET REVISION

5.1. – Entrée en vigueur

Conformément à l’article L.2261-14-2 du Code du travail, le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 7 mois.

Il entrera en vigueur à la date de transfert des activités et des salariés au sein du GIE de moyens CHORUM Gestion et de la SAS CHORUM Conseil, soit le 1er janvier 2018.

Le présent accord sera réputé non écrit et dépourvu de tout effet si le personnel n’est pas transféré au sein du GIE de moyens CHORUM Gestion et de la SAS CHORUM Conseil le 1er janvier 2018.

Il cessera automatiquement de produire ses effets au terme de sa durée, soit le 30 juillet 2018 au soir

5.2. – Clause de suivi et de revoyure

Les parties s’engagent à ouvrir des négociations en vue de la conclusion d’un accord de substitution au sens de l’article L2261-14 du Code du travail, postérieurement au transfert des salariés au sein du GIE de moyens CHORUM Gestion et de la SAS CHORUM CONSEIL, et à l’organisation d’élections dans le cadre d’une future UES

5.3. – Révision

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord pourra être révisé ou modifié par avenant signé entre la Direction et une ou plusieurs organisations syndicales signataires.

Article 6 – dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité, dans les conditions prévues légalement.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à MALAKOFF, le 01/12/2017

Pour la mutuelle CHORUM  Pour le GIE de moyens CHORUM Gestion

Pour la mutuelle CHORUM du livre III

Pour la SAS CHORUM Conseil

Pour la Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) :

Pour la Confédération Française de l’Encadrement CGC (CFE-CGC) :

Pour la Confédération générale du Travail Force Ouvrière (CGT-FO) :

Pour la section syndicale CGT