Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL" chez VYNEX (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL DES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE VYNEX
(SITES DE BLAGNY-DONCHERY ET THELONNE)

ENTRE :

La Société VYNEX

Société Anonyme, au capital de 1.000.000 €, immatriculée au RCS de SEDAN sous le numéro 785620725

Dont le siège social est situé 22, Grand rue – 08350 THELONNE

Représentée par Monsieur xxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Président Directeur Général

Ci-après dénommée « la Société »

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales de salariés, ci-après :

La CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail), représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxx dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical et accompagné par Madame xxxxxxxxxxxxxxxx,

La CSN/CFE-CGC (Chambre Syndicale Nationale des forces de vente), représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxx dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical,

La CGT (Confédération Générale du Travail), représentée par Madame xxxxxxxxxx dûment mandatée par le syndicat.

D’AUTRE PART,

Etant rappelé ce qui suit

Les Parties sont convenues de négocier le présent protocole dans le cadre des réunions qui se sont tenues le vendredi 8 avril 2022 à 9H et le mercredi 20 avril 2022 à 10H, en présence des organisations syndicales ayant répondu à l’invitation de négocier.

Ce protocole définit, conformément aux dispositions en vigueur et aux principes du droit électoral, les modalités d’organisation des élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité social et économique de la Société.

D’un commun accord entre les organisations syndicales représentatives au sein de la Société et la direction de la Société, il a été décidé de recourir exclusivement au vote électronique. Un accord collectif a été préalablement conclu entre les Parties, qui en définit les modalités.

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 – Objet

Un Comité social et économique unique est mis en place à l’échelle de la Société, qui forme un seul établissement, tel que cela a été préalablement défini par l’accord collectif conclu le 21 mars 2022 au sein de la Société.

Ses règles de fonctionnement et ses attributions seront celles applicables au sein des entreprises d’au moins 50 salariés, conformément aux dispositions des articles L. 2312-8 et suivants du Code du travail.

Article 2 – Effectif et nombre de sièges à pourvoir

En application de l’article L. 1111-2 du Code du travail, sont pris en compte dans les effectifs :

• Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise ;

• Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents. Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;

• Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Conformément aux dispositions légales, l’effectif à prendre en compte est de 199,05 salariés en « équivalent temps plein » (ETP) pour l’élection des élus du Comité social et économique.

Compte tenu de cet effectif, 9 sièges de titulaires et 9 sièges de suppléants sont à pourvoir.

Article 3 - Durée des mandats

Il est rappelé que la durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 4 - Collèges électoraux

Pour l’élection des élus du Comité social et économique, l’effectif de l’entreprise est réparti en trois collèges :

• Collège « ouvriers, employés, techniciens et agents de maîtrise » (coefficient entre 700 et 840)

• Collège « cadres » (coefficient supérieur ou égal à 900) ;

• Collège « représentants – VRP ».

Article 5 - Répartition des sièges entre les collèges électoraux

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif en « équivalent temps plein » (ETP) de chacun des collèges et est identique pour les sièges de titulaires et ceux de suppléants.

Collège	Effectif (ETP)	Nombre de sièges
	F	H	Cumul
n° 1	Ouvriers, employés techniciens et agents de maîtrise	79,32	45,43	124,75	6,00
n°2	Cadres	9,00	22,30	31,30	1,00
n° 3	Représentants	3,00	40,00	43,00	2,00
TOTAL	91,32	107,73	199,05	9,00

Article 6 – Electorat / Eligibilité / Listes électorales

6.1 – Electorat

Sont électeurs les salariés des deux sexes qui, à la date du premier tour du scrutin, sont âgés d’au moins 16 ans révolus, n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques et travaillent au moins depuis 3 mois dans la Société.

Ne sont pas électeurs les salariés assimilés au chef d’entreprise ou les salariés titulaires d’une délégation particulière d’autorité leur permettant d’exercer les prérogatives de l’employeur vis-à-vis des salariés.

Chaque salarié vote au sein de son collège d’appartenance.

6.2 – Cas particulier des salariés mis à disposition

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillant depuis au moins 12 mois continus sont électeurs, sous réserve qu’ils aient expressément fait part de leur choix d’exercer leur droit de vote au sein de la Société auprès de la direction de celle-ci ou auprès de leur employeur. Ils ne sont pas éligibles.

6.3 – Eligibilité

Sont éligibles les électeurs qui, à la date du scrutin, sont âgés de 18 ans révolus et travaillent depuis au moins un an dans l’entreprise, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré que le chef d’entreprise.

Les salariés éligibles peuvent se présenter au sein de leur collège d’appartenance.

6.4 – Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par la Société pour chaque collège électoral.

Elles comportent :

• les noms et prénoms des salariés,

• leur date de naissance,

• leur date d’entrée dans l’entreprise,

• leur catégorie professionnelle (ouvriers, employés, techniciens, agents de maîtrise, cadres ou VRP),

• leur appartenance à l’entreprise ou leur qualité de salarié mis à disposition,

• leur qualité d’électeur et d’éligible.

Toute organisation syndicale peut demander la communication des listes électorales.

Elles seront par ailleurs affichées sur les panneaux réservés au sein de la Société et transmises au prestataire organisant le vote électronique le lundi 9 mai 2022.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal judiciaire compétent au plus tard 3 jours après l’affichage des listes.

Article 7 - Candidatures

Pour des raisons tenant à l'organisation du vote, la période de dépôt des listes de candidatures est fixée :

• pour le premier tour : entre le lundi 2 mai 2022 et le mardi 24 mai 2022 à 12 heures au plus tard ;

• pour l’éventuel second tour : entre le vendredi 3 juin 2022 et le jeudi 9 juin 2022 à 12 heures au plus tard.

Le dépôt des candidatures s’entend :

• Soit de la remise en main propre contre récépissé à Monsieur xxxxxxxxxxxxxx (Responsable Ressources Humaines) présent à l’adresse de la Société (22, Grand rue – 08350 THELONNE) ;

• Soit de la réception d’un courrier envoyé par voie électronique contre accusé de réception à l’adresse suivante : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@vynex.fr ;

• Soit de la réception d’un courrier recommandé avec accusé de réception adressé à :

Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Responsable Ressources Humaines

Société VYNEX

22, Grand rue

08350 THELONNE

Les listes de candidatures seront affichées par la Direction de la Société le mardi 24 mai 2022 dans l’après-midi pour le premier tour et le jeudi 9 juin 2022 dans l’après-midi pour l’éventuel second tour.

Elles seront également déposées sur l’intranet de la société et adressées par courrier électronique à chaque salarié, à son adresse professionnelle ou, s’il l’a communiquée à la Société, à son adresse personnelle.

Les listes de candidatures doivent être établies de façon distincte par collège, en distinguant à l’intérieur de chaque collège les titulaires et les suppléants.

Elles doivent indiquer pour chaque liste :

• l’élection concernée ;

• le collège et le mandat (titulaire ou suppléant) ;

• les noms/prénoms des candidats ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les candidatures doubles (elles s’entendent d’une personne se présentant comme titulaire et suppléante) sont autorisées. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

• Au premier tour de scrutin, les seules habilitées à présenter des candidatures sont :

- les organisations syndicales reconnues représentatives au sein de la Société ;

- les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale au sein de la Société ;

- les organisations syndicales affiliées à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel ;

- toute organisation syndicale qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constituée depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Les listes de candidatures doivent être déposées par l’organisation syndicale ou par une personne expressément mandatée par celle-ci.

• En l’absence de candidature syndicale au premier tour, en cas de vacance partielle de sièges à pourvoir (c’est-à-dire si tous les sièges ne sont pas pourvus) ou si le quorum (c’est-à-dire si le nombre d’électeurs exprimant un vote valable au premier tour (après déduction des votes blancs et nuls) n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits) n’est pas atteint, un second tour sera organisé.

Ces situations sont appréciées distinctement au sein de chaque collège, pour l’élection du titulaire comme du suppléant.

Au second tour, les candidatures seront libres, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité visées à l’article 6.

Les candidatures déposées au premier tour sont maintenues pour le second tour. Toutefois :

• Tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés ;

• Le candidat déjà élu en qualité de titulaire est automatiquement retiré des listes pour le poste de suppléant ;

• Tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire de laisser le siège à pourvoir au second tour ;

• Toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne faut pour le siège à pourvoir est interdite ; l’organisation syndicale ayant présenté une telle liste au premier tour peut déposer une liste de candidats modifiée.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

• par affichage, en complément des listes concernées ;

• par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote.

Les listes communes doivent également préciser l’organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela ne signifie qu’ils en sont adhérents.

Article 8 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Les listes de candidatures des titulaires et des suppléants présentées doivent assurer une représentation équilibrée des femmes et des hommes.

Les règles suivantes s'appliquent aux élections des membres du Comité social et économique de la Société, aux listes de candidatures de titulaires et de suppléants établies par des organisations syndicales, pour les deux tours le cas échéant.

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Il est précisé qu’à ce jour, l’effectif femmes / hommes au sein de chaque collège s’établit comme suit (proportion calculée par tête) :

• 1^er collège « ouvriers, employés, techniciens et agents de maîtrise » : 68 femmes et 35 hommes ;

• 2^ème collège « cadres » : 9 femmes et 24 hommes ;

• 3^ème collège « représentants (VRP) : 3 femmes et 41 hommes.

Aussi, au jour de la conclusion du présent protocole, la proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège s’établit comme suit :

• 1^er collège « ouvriers, employés, techniciens et agents de maîtrise » : 66% de femmes et de 34% d’hommes,

• 2^nd collège « cadres » : 27% de femmes et 73% d’hommes

• 3^ème collège « représentants (VRP) » : 7% de femmes et 93% d’hommes.

Les listes sont également composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Si ce calcul n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à designer pour chacun des deux sexes, le partage se fera, conformément aux dispositions légales, de la manière suivante :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Si l’application de cette règle conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront par exception comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Ce candidat ne pourra toutefois pas être en première position sur la liste conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail.

Dans un collège considéré, les règles de parité ne s’appliqueront pas dès lors qu’un seul siège de titulaire et de suppléant est à pourvoir dans ce collège.

Article 9 - Vote électronique

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote électronique, conclu le 21 mars 2022, les parties conviennent que les élections des membres du Comité social et économique sont organisées exclusivement par voie électronique – sur le lieu de travail ou à distance – pour l’ensemble des électeurs, conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

La Société AKG Solutions SARL, sises La Jonchère 49670 VALANJOU

Une description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales sous la forme d’un vote électronique est annexée au présent protocole d’accord préélectoral.

Article 10 – Date, heures et lieu des élections

Les élections des membres du Comité social et économique se dérouleront :

• pour le premier tour : du mercredi 1er juin 2022 à 14 heures au vendredi 3 juin 2022 à 17 heures ;

• pour le second tour, s’il doit avoir lieu : du mercredi 15 juin 2022 à 14 heures au vendredi 17 juin 2022 à 17 heures.

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

• pour le premier tour : au vendredi 3 juin 2022 à 17 heures,

• pour le second tour, s’il doit avoir lieu : au vendredi 17 juin 2022 à 17 heures.

Les électeurs pourront voter à tout moment pendant les périodes d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Au sein des locaux de la Société, seront mis à disposition des électeurs 5 ordinateurs (1 à Blagny, 2 à Donchery et 2 à Thelonne) en libre-service, qui permettent à tout électeur de voter de manière électronique le jour du scrutin le vendredi 3 juin 2022 de 9 heures à 17 heures et, en cas de tenue d’un second tour, le vendredi 17 juin 2022 de 9 heures à 17 heures.

Il est à noter également que le vote pourra se faire via un smartphone.

Le site internet n'enregistrera plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu au présent article est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

Article 11 – Campagne et propagande électorale

Les organisations syndicales assurent leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, mailing etc.

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux organisations syndicales ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

Le cas échéant, la propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.

Les listes en présence (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées à l’article 7 de ce protocole.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur le site internet du prestataire.

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

• un logo au format JPG, hauteur de 50ko de préférence (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

• une profession de foi au format PDF. Idéalement, la taille du fichier ne doit pas dépasser 500 ko.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs, dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période du scrutin.

Article 12 – Bureau de vote

Un bureau de vote unique sera constitué pour tous les collèges.

Il sera chargé des opérations électorales dans l’ensemble des collèges pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Le bureau sera constitué d'un Président et de deux assesseurs ; seront ainsi désignés les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents qui acceptent cette tâche. La présidence appartient au plus âgé.

Le rôle du bureau de vote sera de :

• s’assurer de la régularité et du secret du vote électronique,

• s’assurer de l’ouverture et la fermeture du scrutin électronique,

• procéder aux opérations de dépouillement du vote (contrôle des résultats générés par le dispositif de vote électronique),

• superviser la restitution de clefs de vote prévue à l’article 9.5, pour les électeurs déclarant la perte, le vol, ou la non-réception de celles-ci,

• établir et signer le procès-verbal,

• proclamer les résultats.

Le président du bureau de vote assurera le dépouillement électronique des bulletins de vote et l’établissement des procès-verbaux emportant proclamation des résultats.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

De plus, trois membres des bureaux de vote dont le président constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :

• La recette et le scellement du système de vote,

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.

Article 13 – Dépouillement et proclamation des résultats

Le dépouillement du vote a lieu immédiatement après l'heure fixée pour la fin du scrutin.

Il est procédé au dépouillement de l’ensemble des votes, même si le quorum n’a pas été atteint pour le premier tour.

Il est rappelé que le scrutin est de liste et à deux tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

En cas d'égalité entre plusieurs candidats, l'attribution des sièges s’effectuera conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Chaque liste de candidats peut désigner parmi les électeurs un observateur assistant aux opérations de dépouillement et à la proclamation des résultats. La personne désignée ne subit aucune perte de salaire.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Les résultats du dépouillement sont immédiatement consignés dans un procès-verbal signé par les membres du Bureau de vote pour chacun des scrutins (chaque collège, membre titulaire et membre suppléant).

Le bureau de vote signe autant d’exemplaires du procès-verbal que nécessaire.

Ces résultats seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à l’entreprise dès la proclamation des résultats.

Ils seront également déposés sur l’intranet de la Société et adressés à chaque salarié par courrier électronique, à son adresse professionnelle ou, s’il l’a communiquée à la Société, à son adresse personnelle.

Une fois les élections terminées, l’employeur transmettra dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu’à celles qui ont participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Article 14 – Mesures dérogatoires applicables au fonctionnement du Comité social et économique élu

Après information préalable du président du Comité social et économique par le secrétaire, un seul membre élu suppléant ne remplaçant pas déjà un membre élu titulaire pourra participer à chaque réunion ordinaire bimensuelle, tout en respectant un principe d’alternance entre chaque collège.

L’élu suppléant amené à participer à la réunion bimensuelle ouverte au collège auquel il appartient sera désigné par consensus des élus titulaires et suppléants, qui échangeront au préalable entre eux. Ils s’efforceront d’alterner entre des élus appartenant à des listes différentes le cas échéant.

L’information du président du Comité social et économique par le secrétaire devra être effectuée par écrit au plus tard 7 jours calendaires avant la tenue de la réunion bimensuelle concernée. Si l’élu suppléant désigné doit finalement remplacer un élu titulaire absent, la désignation d’un autre élu suppléant sera possible, son nom étant communiqué au président du Comité social et économique dès que possible.

Si un désaccord existe entre les élus suppléants d’un même collège pour désigner un élu suppléant, le secrétaire en informera le président du Comité social et social par tous moyens en respectant le même délai. Le président du Comité social et économique désignera alors lui-même l’élu suppléant pouvant assister à la réunion concernée dans le respect des principes susvisés, avant l’envoi des convocations.

L’élu suppléant présent à une réunion en vertu du présent article participera aux discussions et débats. Il ne disposera pas d’une voix délibérative.

Une commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) sera mise en place après les élections professionnelles par accord collectif avec les partenaires sociaux pour traiter les sujets liés à la santé, la sécurité et aux conditions de travail.

Article 15 – Application et Publicité du protocole

Le présent protocole est valable exclusivement pour les élections des élus au Comité Social et Economique de la Société dont le premier tour est fixé les 1^er, 2 et 3 juin 2022 et le second tour éventuel aux 15, 16 et 17 juin 2022.

Il s’appliquera à d’éventuelles élections partielles organisées pendant le cours des mandats ainsi pourvus.

Un exemplaire du présent protocole sera remis à chaque signataire et sera affiché au sein des locaux de la Société sur les 3 sites, Blagny – Donchery – Thelonne.

Il sera également déposé sur l’intranet de la Société.

Annexe 1 : Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales

Annexe 2 : Cahier des charges relatif au vote électronique

Annexe 3 : Mode d’emploi vote par internet

Fait à Thelonne, le 20 avril 2022 en 6 exemplaires, dont un pour chaque partie.

Les organisations syndicales présentes Pour VYNEX S.A

Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Président Directeur Général

Pour la CFDT : Monieur xxxxxxxxxxxxx

Pour la CSN : Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Pour la CGT : Madame xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Annexe 1 : Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales

1 – Information sur le système de vote électronique

L'information et la formation relatives au système de vote électronique sont assurées :

• pour les délégués syndicaux, par la participation aux opérations de contrôle et de scellement du système précédant l'ouverture du site de vote,

• pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

Chaque électeur recevra également avant le premier tour des élections une notice d’information sur le déroulement du vote électronique, une clef de vote confidentielle. A noter également qu’un mode d’emploi utilisateur sera affiché sur les lieux du vote.

2 – Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, sans qu'il ne soit jamais nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes se fera de façon aléatoire à chaque connexion sans aucune photographie.

Dans l’éventualité d’un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des noms et prénoms des têtes de liste.

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction de la Société, qui les transmet au prestataire, en format JPEG taille maximum 50 ko. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran en respectant le même format.

3 – Communication des clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son nom et prénom communiqués par l'entreprise.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée avant le premier tour pour les 2 tours, par courrier à son adresse personnelle et par voie électronique.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

• si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

• si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

4 – Protocole de restitution de clef de vote

Pour les cas de perte, vol, d’oubli ou de retour tardif pour adresse erronée, le prestataire se charge de rééditer les clefs de vote ainsi recréées et de les envoyer sur l’adresse mail de l’électeur ou oralement au téléphone après vérification de son identité.

Les informations de vérification de l’identité de l’électeur seront données par le client à savoir : la date de naissance.

5 – Scellement du système

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour le dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• installer le logiciel de dépouillement sur la machine prévue à cet effet,

• tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• faire une démonstration aux délégués syndicaux du fonctionnement du logiciel,

• initialiser les urnes électroniques,

• constater que les urnes sont vides,

• créer trois exemplaires de la clef de scellement ainsi que les clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,

• remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole, ainsi que les représentants de listes éventuellement désignés sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement qui se dérouleront le 31 mai 2022 pour le 1^er tour et le 14 juin 2022 pour le second à 14 heures en salle de réunion sise 22 Grand rue 08350 THELONNE.

En cas de second tour, la clef de scellement et les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, et confiées de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle elles sont confiées au Président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

6 – Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, les représentants de l’employeur désignés et le prestataire peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

7 – Descellement et dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les procès- verbaux CERFA sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

8 – Cellule d'assistance technique

La cellule d'assistance technique est confiée au prestataire. Elle est chargée notamment de :

• veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

• procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote,

• assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance téléphonique 9h00-17h00)

• assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

9 – Assistance aux électeurs en difficulté

Le jour du dépouillement, le prestataire peut assister les malvoyants ou personnes en difficulté qui le souhaitent à voter de manière électronique en effectuant le vote selon leurs instructions.

Il s'engage à respecter la confidentialité de leur vote.