Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au Droit à la Déconnexion" chez OPH 94 - VALOPHIS HABITAT OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DU VAL DE MARNE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION AU SEIN DE L’UES DU GROUPE VALOPHIS

Entre

L’Unité Economique et Sociale du Groupe Valophis, composée des entités suivantes :

 Valophis Habitat, OPH du Val de Marne, dont le siège social est situé 9 route de Choisy Créteil 94000

 Expansiel, Groupe Valophis (GIE), dont le siège social est situé 9 route de Choisy Créteil 94000

 Valophis Sarepa, dont le siège social est situé 9 route de Choisy Créteil 94000

Représentée par

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives représentées par :

 Le syndicat CFDT de l’U.E.S. du Groupe Valophis,

 Le syndicat CGT de l’U.E.S. du Groupe Valophis

 Le syndicat UNSA de l’U.E.S. du Groupe Valophis

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion et d’y associer des dispositifs de régulation des outils numériques ainsi que des actions de sensibilisation.

L’utilisation des technologies de l’information, messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphonie mobile et smartphones est une nécessité pour l’entreprise, mais elle ne doit pas avoir pour effet, par suite d’une utilisation non contrôlée, d’empiéter sur le temps de repos et de congé des salariés.

Pour autant, il convient de préciser que la mise à disposition de certains outils numériques a permis de faire évoluer les méthodes de travail et de les rendre ainsi plus collaboratives et plus participatives.

Le bon usage des outils numériques professionnels doit garantir le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

TITRE I – CADRE ET DEFINITION

Article 1 – Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des salariés présents au moment de sa signature ainsi qu’à ceux qui intégreront les entités du Groupe Valophis à compter de sa signature.

Article 2 – Définitions

Le droit à la déconnexion peut être défini comme la possibilité reconnue pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel ; ce, y compris sur ses outils de communication personnels, sauf sur autorisation écrite et expresse du salarié et sur une thématique précise.

Toutefois, les parties conviennent qu’en cas d’astreinte, de situations exceptionnelles, d’urgence ou de gravité particulière, le salarié pourra être sollicité en dehors du temps de travail.

Les situations d’urgence ou de gravité particulière peuvent être caractérisées par la survenance de risques majeurs comme les risques environnementaux, écologiques (inondations, éboulements…), terroristes, sanitaires, liés à des piratages informatiques, des cambriolages ou tout évènement mettant en jeu la sécurité des biens ou des personnes.

De plus, un imprévu de dernière minute (annulation d'une formation ou d'un chantier...) pourra justifier de contacter le salarié afin de l’informer du report d’un déplacement ou de la réception d’un ordre de mission.

Pour rappel, le temps de travail est la période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l'employeur, exécute sa prestation de travail et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Enfin, les outils numériques visés dans le présent accord sont notamment :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables … 

• Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, Link ...

Article 3 – Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Les salariés ne sont pas tenus de lire ou de répondre aux courriels et aux appels adressés en dehors de leur journée de travail et pendant toute période de suspension du contrat de travail. Ils disposent ainsi d’un droit à la déconnexion en dehors de leur temps de travail (congés, RTT, ponts ou arrêts de travail).

Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, veillera à se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriels en dehors des heures habituelles de travail, dans le respect des accords relatifs au temps de travail.

En cas d’usage excessif des outils numériques ou d’un manquement aux dispositions du présent accord à l’exercice du droit à la déconnexion, la Direction pourra revenir sur la mise à disposition des outils détenus par l’intéressé.

L’exercice du droit à la déconnexion ne doit entraîner aucune conséquence négative sur la situation du salarié dans l’entreprise et notamment sur son évaluation et son évolution professionnelles.

Article 4 – Les règles de déconnexion et les bonnes pratiques dans l’usage des outils numériques

L’entreprise demande au salarié de mettre en place, dans sa messagerie professionnelle, une réponse automatique informant de son absence lorsqu’il est en congés. Le salarié veillera à indiquer à quel interlocuteur il convient de s’adresser pendant son absence, ou à inviter l’émetteur du message à réexpédier son message à son retour.

Les mails peuvent comporter une mention sous la signature électronique du salarié, rappelant l’absence d’obligation de répondre aux courriels hors temps de travail. Par exemple : « En respect des principes sur l’équilibre vie privée / vie professionnelle, les mails envoyés le soir et le week-end n’appellent pas de réponse immédiate. »

Les salariés, ainsi que toute personne témoin d’agissements allant à l’encontre du présent accord, disposent d’un droit d’alerte auprès de leur hiérarchie en cas de sollicitations excessives et/ou abusives (cf. Annexe 1 : Guide du droit à la déconnexion, § sur le droit d’alerte).

L’usage des outils numériques doit se faire en principe sur le temps de travail, dans le respect des accords relatifs au temps de travail.

Afin de limiter le risque de diffusion excessive d’informations et le stress que cela peut engendrer, il est demandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• Encourager le moyen de communication adapté au contexte en favorisant les échanges directs (face à face/téléphone) plutôt que l’usage des outils numériques ;

• Ne solliciter de réponse immédiate qu’en cas de nécessité ;

• S’interroger sur le choix des destinataires du courriel et sur la pertinence de l’utilisation des fonctions « copie » et « répondre à tous » ;

• Prendre le temps de la réflexion lors de la rédaction d’un message et le relire avant l’envoi, afin de s’assurer de sa clarté, de l’indication d’un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel, et de la présence des formules de politesse, notamment ;

• Réfléchir à la possibilité de réserver des plages horaires chaque jour pour le traitement des messages ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ou utiliser l’outil adéquat (outil de partage par exemple) ;

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/sms ou appeler un salarié sur son téléphone professionnel ;

• Recourir aux fonctions spécifiques des serveurs de messagerie : envoi différé des messages, pop-up rappelant le « droit à la déconnexion » en dehors des horaires de travail ;

• Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie : gérer les priorités, se déconnecter pour pouvoir traiter les dossiers de fond ;

• Eviter de regarder ses messages pendant les réunions ;

• Possibilité de programmer l’allumage et l’extinction du téléphone portable professionnel automatiquement, sur les téléphones ayant cette fonctionnalité.

L’ensemble de ces bonnes pratiques vise à responsabiliser chacun dans son utilisation des outils numériques.

Par ailleurs, les parties conviennent de mettre en place, sous réserve de la faisabilité du développement par la DNSI, des fenêtres pop-up destinées à apparaître lors de l’envoi d’un email en dehors des heures habituelles de travail. Ainsi, une première fenêtre pop-up pourrait signaler au salarié qu’il s’apprête à envoyer un message pendant ses heures de repos, ce qu’il n’est pas tenu de faire. Une autre fenêtre pop-up pourrait apparaitre lorsque le salarié reçoit un email pendant sa période de repos, pour lui rappeler qu’il n’est pas tenu d’y répondre.

Les parties au présent accord rappellent qu’une charte d’utilisation des ressources informatiques et de télécommunication, mise à jour le 10 mars 2014, définit les moyens d’utilisation des outils informatiques. Elle a pour objet de rappeler les obligations légales en la matière ainsi que de préciser les droits et les devoirs des salariés quant à l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques mises à leur disposition. La charte intègre également des dispositions relatives à la gestion et à la protection des données personnelles.

Ainsi, le salarié doit respecter un certain nombre de règles destinées à assurer un niveau optimum de sécurité, de confidentialité, de performance et d’une manière générale, le respect des dispositions légales et règlementaires applicables.

Article 5 – Les actions de sensibilisation et d’information

Un guide de rappel des bonnes pratiques du droit à la déconnexion énoncées ci-dessus est annexé au présent accord.

Il a pour objet de rappeler les règles visant à assurer le respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Il reprend notamment les recommandations énoncées à l’article 4.

Ce guide sera disponible sur l’intranet et transmis aux nouveaux salariés, de manière à les sensibiliser à l’utilisation des outils numériques professionnels et notamment, les dispositions relatives aux plages de déconnexion.

La Direction s’engage à mener des actions destinées à sensibiliser les managers au droit à la déconnexion.

La Direction s’engage également à mener des actions de formation et de sensibilisation à destination de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques. Cette sensibilisation peut prendre plusieurs formes : modules de formation pour les salariés concernés par l’introduction de nouveaux outils ou de nouveaux logiciels, présentations, réunions d’échanges, journées ou matinées consacrées au numérique, mise en place de modules numériques et ludiques.

Ces actions viseront l’ensemble des collaborateurs et plus particulièrement les personnes responsables hiérarchiques de collaborateurs ayant à utiliser un ordinateur ou un téléphone portable dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 6 – Calendrier des négociations

Les parties se sont rencontrées au cours de 3 réunions les :

• Vendredi 15 décembre 2018 ;

• Mardi 9 janvier 2018 ;

• Jeudi 8 mars 2018.

TITRE II – DISPOSITIONS FINALES

Article 1 – Commission de suivi

Afin de suivre l’application du présent accord, il est institué une Commission de suivi composée de deux membres par organisation syndicale représentative signataire ou adhérente et des représentants de la Direction.

Lors des réunions de la Commission, les indicateurs suivants seront analysés :

• Le nombre de responsables hiérarchiques ayant été sensibilisés au droit à la déconnexion et de quelle façon.

• Le volume de connexions et de messages envoyés sur une plage horaire à définir (le soir, le week-end et jours fériés), pour identifier les situations dans lesquelles les outils numériques sont utilisés de manière excessive et supposent d’envisager des mesures de prévention et d’accompagnement.

• Le nombre de personnes ayant un accès VDI, un smartphone et un ordinateur portable.

La Commission de suivi sera réunie tous les ans afin d’analyser l’ensemble du dispositif.

Article 2 – Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est applicable à compter de la date de la signature. Il est conclu pour une durée de quatre ans.

Article 3 – Notification et dépôt de l’accord

La Direction notifiera, sans délai, par courrier recommandé avec AR ou par remise en main propre contre décharge auprès des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, le présent accord.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la DIRECCTE et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Créteil.

Article 4 – Révision

Une demande de révision de tout ou partie de l’accord peut être présentée à l’initiative de l’une des parties signataires, par courrier recommandé avec accusé de réception adressé à l’ensemble des parties signataires, avec transmission d’un projet de texte portant sur les dispositions à réviser.

La première réunion de négociation devra se tenir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la demande de révision.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt.

Article 5 – Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du Conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Fait en cinq exemplaires originaux, dont un pour la DIRECCTE, un pour le Conseil de prud’hommes et trois pour chacune des entités du Groupe Valophis.

Créteil, le

Pour l’Unité Economique et Sociale du Groupe Valophis,

Pour le syndicat CFDT Pour le syndicat CGT

Pour le syndicat UNSA

Annexe 1

Guide du droit à la déconnexion

• Les règles de déconnexion

L’effectivité du droit à la déconnexion exige des salariés la mise en œuvre de comportements responsables quant à l’usage de la messagerie et des outils connectés. Cette démarche implique un respect mutuel des engagements quel que soit le niveau de classification du salarié.

Le Groupe Valophis demande aux salariés de mettre en place, dans leur messagerie professionnelle, une réponse automatique informant de leur absence lorsqu’ils sont en congés. Les salariés veilleront à indiquer à quel interlocuteur il convient de s’adresser pendant leur absence, ou à inviter l’émetteur du message à réexpédier son message à leur retour ;

Les mails peuvent comporter une mention sous la signature électronique du salarié, rappelant l’absence d’obligation de répondre aux courriels hors temps de travail.

Exemple : « En respect des principes sur l’équilibre vie privée / vie professionnelle, les mails envoyés le soir et le week-end n’appellent pas de réponse immédiate. »

• Les règles de la bonne utilisation des outils numériques par les salariés

Afin de limiter le risque de diffusion excessive d’informations et le stress que cela peut engendrer, il est demandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ; encourager le moyen de communication adapté au contexte en favorisant les échanges directs (face à face/téléphone) plutôt que l’usage des outils numériques ;

• Ne solliciter de réponse immédiate qu’en cas de nécessité ;

• S’interroger sur le choix des destinataires du courriel et sur la pertinence de l’utilisation des fonctions « copie » et « répondre à tous » ;

• Prendre le temps de la réflexion lors de la rédaction d’un message et le relire avant l’envoi, afin de s’assurer de sa clarté, de l’indication d’un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel, et de la présence des formules de politesse notamment ;

• Réfléchir à la possibilité de réserver des plages horaires chaque jour pour le traitement des messages ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ou utiliser l’outil adéquat (outil de partage par exemple) ;

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/sms ou appeler un salarié sur son téléphone professionnel ;

• Recourir aux fonctions spécifiques des serveurs de messagerie : envoi différé des messages, pop-up rappelant le « droit à la déconnexion » en dehors des horaires de travail ;

• Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie : gérer les priorités, se déconnecter pour pouvoir traiter les dossiers de fond ;

• Eviter de regarder ses messages pendant les réunions ;

• Programmer l’allumage et l’extinction du téléphone portable professionnel automatiquement, sur les téléphones ayant cette fonctionnalité.

• Des engagements réciproques

Un salarié responsable

Chaque salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, s’engage à veiller à sa santé et à sa sécurité en respectant ses temps de repos minimum et en usant de son droit à la déconnexion.

Tout message qu’il adresserait, pendant le temps de travail mais lors de l’absence temporaire d’un salarié (liée notamment à une prise de congés), sera présumé lu uniquement au retour effectif de celui-ci.

De même, un salarié absent ne pourra se voir reprocher de ne pas avoir immédiatement traité une demande adressée en dehors de son temps de travail.

Un management exemplaire

La hiérarchie, quel que soit son niveau, s’assurera par son exemplarité du respect du droit à la déconnexion des salariés. La réalité de la garantie accordée à chaque salarié de pouvoir se déconnecter de manière effective dépend en effet de la capacité du manager à user lui-même de son droit à la déconnexion et à s’assurer que chacun des membres de son équipe en use également.

Le manager doit faire respecter le droit à la déconnexion et veiller à en donner le sens, en s’inscrivant lui-même pleinement dans ce dispositif. Le manager devra ainsi éviter de solliciter, directement ou indirectement, tout ou partie de son équipe, en dehors du temps de travail.

Tout message qu’il adresserait, pendant le temps de travail mais lors de l’absence temporaire d’un salarié (liée notamment à une prise de congés), sera présumé lu uniquement au retour effectif de celui-ci.

Il ne pourra être reproché au salarié de ne pas avoir immédiatement traité une demande adressée en dehors de son temps de travail. Le manager devra tenir compte de la période de déconnexion de référence dans le temps de traitement imparti.

Par ailleurs, le manager, par sa maîtrise des exigences et des contraintes de l’environnement de travail, veillera à sensibiliser les différents acteurs avec lesquels il est en interaction.

• Le droit d’alerte

Le salarié, ainsi que toute personne témoin d’agissements allant à l’encontre de l’accord sur le droit à la déconnexion, disposent d’un droit d’alerte en cas de sollicitations excessives et /ou abusives.

Ainsi, le salarié peut émettre une alerte qui prendra la forme d’un message envoyé au manager, avec copie à la Direction des ressources humaines, relatif à la charge de travail et à son impact potentiel sur les temps de travail et de repos. Il a par ailleurs la possibilité de demander un entretien auprès de la DRH.

Le manager doit alors prendre en compte cette alerte en recevant l'intéressé dans les meilleurs délais, en fonction de l'urgence, avec un entretien sous 2 semaines au maximum et en apportant une réponse écrite dans un délai maximum de 4 semaines après l'alerte.

L’entretien doit permettre un examen détaillé de la situation, l’identification des causes probables et la mise en place d’un plan d’actions pour y remédier (allègement d’activités, aménagement de délais, nouvelles priorisations, adaptation des objectifs, prise de repos, mise en place d’une aide personnalisée, etc.). Le manager devra prendre des mesures pour garantir au salarié une charge de travail raisonnable ou une meilleure répartition de son temps de travail.