Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’Association « FLEURS DES CHAMPS »,

Association à but non lucratif de loi 1901,

Domiciliée au 22 rue de la Paix, 44 140 LA PLANCHE,

Ayant pour représentant légal Monsieur ……………………Directeur, dûment habilité à l’effet des présentes.

d'une part,

ET :

La Délégué Syndicale de l’Association FLEURS DES CHAMPS,

Madame …………………………………………

d'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles pour la mise en place du Comité Economique et Social (CSE) par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

Article 1^er : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, hormis pour les salariés qui seraient dans l’impossibilité de voter par voie électronique.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L’employeur se charge de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification ;

• l’émargement ;

• l’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans, date de naissance, collège électoral ;

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant ;

• listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

  1. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée pour chaque collège, des deux électeurs les plus anciens et du plus jeune électeur, présents et acceptant cette fonction.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  1. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote.

Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Conformément aux règles du RGPD, l’Association FLEURS DES CHAMPS élabore une fiche de traitement des données personnelles. Elle est tenue à la disposition de la CNIL.

Les représentants du personnel en sont tenus informés.

Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Révision et dénonciation

Chaque partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord.

Dans ce cas, un avenant sera conclu entre les parties signataires dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles le présent accord a été négocié et conclu, tel que prévu par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Par ailleurs, les parties signataires conviennent de se réunir en cas de modification des dispositions légales et réglementaires applicables afin d’examiner les aménagements nécessaires ou utiles à apporter au présent accord.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord est conclu en 3 exemplaires originaux sur support papier et signé des parties.

Un exemplaire du présent accord sera remis à chacun des signataires :

• les Délégués du Personnel ;

• le représentant de l’Association FLEURS DES CHAMPS.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’Association.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes de NANTES.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale

Une copie du présent accord, certifiée conforme par le Président de l’Association, sera affichée au sein de l’établissement.

Fait en 3 exemplaires originaux

A LA PLANCHE,

Le 27 mai 2019

Pour l’Association FLEURS DES CHAMPS

Monsieur……………………..

La Délégué Syndicale

Madame ………………………………..