Accord collectif d’entreprise du 30 juillet 2019 relatif au dialogue social et au fonctionnement des instances représentatives du personnel au sein du Service de Santé au Travail de la Région Nantaise (SSTRN)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Le Service de Santé au Travail de la Région Nantaise (ci dénommée « le Service »), dont le siège social est situé 2 rue Linné – BP 38549 – 44185 NANTES CEDEX 4, inscrit à l’Urssaf de Loire Atlantique immatriculée sous le numéro 527 201 994 896 représenté par XXXX pour la direction générale,

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives de salariés représentées par :

• XXXX, pour le syndicat CGT FO,

• XXXX, pour le syndicat UNSA,

• XXXX, pour le syndicat CFE CGC,

D’autre part,

Désignées ensemble « les parties »

Il a été négocié ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

1 OBJET de l’ACCORD 6

2 Dispositions relatives aux représentants syndicaux et aux délégués syndicaux 6

2.1 Délégués syndicaux 6

2.2 Représentants de section syndicale (RSS) 6

2.3 Information et communication syndicales 6

2.4 Congé de formation économique, social et syndical 8

2.5 Déplacements des représentants des organisations syndicales 8

2.6 Négociation collective 8

3 Dispositions relatives au Comité social et économique 9

3.1 Mise en place 9

3.2 Attribution et composition du comité social et économique 10

3.3 Fonctionnement du comité social et économique 12

3.4 Moyens de fonctionnement 16

3.5 Les commissions du comité social et économique 21

3.6 La formation des membres du comité social et économique 24

3.7 Modalités relatives aux informations et consultations du comité social et économique 25

4 Dispositions finales 29

4.1 Suivi de l’accord – clause de rendez vous 29

4.2 Durée, modification et dénonciation de l’accord 29

4.3 Formalités de dépôt et de publicité 29

5 Annexes 31

5.1 calendrier 2019 des informations et consultations récurrentes du comité social et économique 31

5.2 calendrier indicatif des réunions de la commission santé sécurité et conditions de travail 32

5.3 Calendrier indicatif des réunions de la commission formation 33

5.4 Mémo pratique : « Comment valider ou refuser une invitation à une réunion via Outlook ? » 34

PREAMBULE

Le présent accord s’inscrit dans le cadre des ordonnances du 23 septembre et du 20 décembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, précisées par le décret du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique (comité social et économique), ces textes prévoyant la disparition des trois instances représentatives du personnel actuellement en place : le Comité d’Entreprise, les Délégués du Personnel et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail au profit d’une instance unique : le Comité Social et Economique.

Soucieux d’établir un dialogue social efficace et constructif, la Direction et les partenaires sociaux ont décidé de se réunir afin de convenir par voie d’accord collectif :

• Des grands principes qui doivent guider le dialogue social au sein du service et notamment dans le cadre des réunions de négociation ou des réunions avec le comité social et économique,

• de l’organisation, des moyens et du fonctionnement de la nouvelle instance comité social et économique, notamment en cadrant les réunions et les consultations récurrentes et ponctuelles obligatoires,

Les parties réaffirment par le présent accord leur volonté de donner un sens et un encrage au dialogue social dans toutes les étapes de la vie du service, dialogue social. Le dialogue social est, selon la définition retenue par l’organisation internationale du travail, au sein de l’entreprise, la désignation des relations formelles entre l’entreprise et les salariés, c’est-à-dire entre le dirigeant (direct ou représenté) et les représentants du personnel au sein des différentes instances représentatives du personnel. La principale mission du dialogue social est de favoriser la mise en place de consensus entre les différentes parties qui participent au débat. La direction du service souhaite que ce principe soit appliqué, respecté, dans le cadre de ses relations avec les instances représentatives du personnel au sens large, à savoir les élus du comité social et économique, les délégués syndicaux et toutes personnes amenées à intervenir au titre de la représentation du personnel.

Concrètement, le dialogue social permet une résolution efficace sinon efficiente des problématiques économiques et sociales majeures en entreprise, la promotion d’une bonne gouvernance, la stabilisation sociale et le développement économique de l’entreprise.

La qualité du dialogue social se doit d’être constructif, pragmatique et efficient et reposera à ces fins sur les principes directeurs suivants :

• Le respect des périmètres d’intervention respectifs des représentants du personnel et de la direction,

• Le respect des rôles et prérogatives de chacun

• Les échanges tant oraux qu’écrits se feront avec bienveillance, dans un climat de confiance, et seront constructifs,

• La priorisation du dialogue, de la transparence et du respect pour tous de la confidentialité des informations présentées comme telles par l’employeur ayant par nature le caractère d’information confidentielle

Chacun des échanges entre les représentants du personnel et la direction mais également entre représentants du personnel et entre membres de la direction, doit être guidé des valeurs suivantes :

• L’écoute

• Le respect

• La collaboration

• L’absence de jugement dans la défense des idées

• L’acceptation que le salarié, qui est au cœur du dialogue social, peut remonter ses problématiques auprès des représentants du personnel ou directement auprès de la direction

Considérant que ces valeurs sont partagées et respectées, le dialogue social s’appuie sur le bon fonctionnement des instances représentatives du personnel, et sur l'implication des partenaires au sein du SSTRN à travers notamment l’établissement de règles claires et partagées et un cadrage des réunions pour rendre efficient le dialogue social.

Il s’appuie également sur la professionnalisation des représentants du personnel avec une attention portée sur la formation de la délégation du personnel au comité social et économique. Il s’agit ainsi de permettre à chacun de partager la compréhension des enjeux, participer à des échanges riches, comprendre, anticiper et préparer les transformations.

Les évolutions engagées s’accompagnent aussi d’une vigilance renforcée pour la santé, la sécurité et la préservation de bonnes conditions de travail, partie intégrante du socle de valeurs du SSTRN.

La direction souhaite affirmer sa position de promoteur du dialogue social. En effet, l’employeur détermine, avec les instances propres au secteur associatif duquel dépend le SSTRN, la stratégie de l’entreprise, les processus et le niveau de circulation de l’information en interne mais également il est celui qui met en place les moyens et infrastructures nécessaires au dialogue social. A cet effet, la direction s’engage à favoriser la circulation de l’information, à consulter le plus largement possible les personnes et/ou instances intéressées et à prendre en compte de manière décloisonnée les idées de tous. Ceci étant gage d’un dialogue social épanoui.

Cela étant précisé, le présent accord relatif au fonctionnement du comité social et économique et plus largement, au dialogue social, constitue le cadre général d’organisation des moyens dédiés au Comité Social et Economique, aux représentants et aux délégués syndicaux du service.

Les parties conviennent que toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et/ou encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales et réglementaires.

OBJET de l’ACCORD

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre applicable en matière de dialogue social au sein du service.

Les thèmes négociés dans cet accord sont les suivants :

• La mise en place, le fonctionnement, les moyens et les règles de consultations relative au comité social et économique

• Les dispositions relatives au mandat des représentants et délégués syndicaux

• Les mesures communes aux institutions représentatives du personnel.

Dispositions relatives aux représentants syndicaux et aux délégués syndicaux

Délégués syndicaux

Désignés par les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les délégués syndicaux ont notamment pour mission de représenter leur organisation syndicale auprès de la Direction. Ils ont également vocation à négocier et conclure des accords collectifs et ainsi exprimer les revendications des salariés.

Les délégués syndicaux assurent un rôle d’animation de leur section syndicale. Ils ne peuvent se substituer aux représentants élus du personnel.

Les délégués syndicaux disposent d’un crédit d’heures fixé dans les conditions légales, à savoir pour information, de 18 heures pour un effectif de 151 à 499 salariés.

Représentants de section syndicale (RSS)

Chaque syndicat, constituant une section syndicale au sein de l’entreprise d’au moins cinquante salariés, peut, s’il n’est pas représentatif dans l’entreprise, désigner un Représentant de la Section Syndicale (RSS) pour le représenter au sein de l’entreprise.

Le mandat du Représentant de la Section Syndicale prend fin, à l’issue des premières élections professionnelles suivant sa désignation, dès lors que le syndicat qui l’a désigné n’est pas reconnu représentatif dans l’entreprise. Le salarié qui perd ainsi son mandat de représentant syndical ne peut pas être désigné à nouveau comme représentant syndical au titre d’une section jusqu’aux six mois précédant la date des élections professionnelles suivantes dans l’entreprise.

Chaque représentant de la section syndicale dispose d'un temps, légal, nécessaire à l'exercice de ses fonctions. Ce temps est au moins égal à 4 heures par mois.

Information et communication syndicales

Les dispositions qui suivent annulent et remplacent les dispositions existantes au sein du Service et notamment celles de l’accord d’entreprise relative au local syndical du 25 novembre 2004 et de l’accord d’entreprise relatif à l’usage d’intranet par les organisations syndicales et les représentants du personnel du 23 novembre 2004.

Communications syndicales, utilisation de l’adresse de messagerie électronique

Conformément aux dispositions légales, l’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet usage et mis à disposition de chaque section syndicale. Ces derniers sont distincts de ceux affectés aux communications du Comité Social et Economique.

Des panneaux sont mis à disposition des sections syndicales au rez de chaussé de la rue linné.

Les communications syndicales s'effectuent également via l'intranet du service de santé au travail interentreprises dans un espace dédié (voir partie « intranet » ci-dessous).

Une adresse de messagerie électronique est attribuée par le Service à chaque organisation syndicale représentative au sein du service :

• unsa@sstrn.fr

• cgtfo@sstrn.fr

• cfecgc@sstrn.fr

Les organisations syndicales représentatives peuvent utiliser raisonnablement cette messagerie électronique dans leurs échanges entre elles et avec la Direction.

En ce qui concerne les échanges avec les salariés, et afin de généraliser la pratique instaurée au sein du Service, les organisations syndicales utiliseront l’intranet pour communiquer des informations en lien avec leur mandat de délégué syndical, sur les pages dédiées à cet effet. L’utilisation du mail est autorisée pour annoncer aux salariés concernés la mise en ligne de l’actualité de manière à laisser la liberté de chacun de consulter la publication. Le mail contiendra l’information selon laquelle une actualité syndicale est en ligne, son objet et référenceront le lien vers la publication.

Simultanément à la publication d’une communication syndicale, le président du comité social et économique en sera informé par tout moyen.

Cette diffusion et plus largement l’utilisation de la messagerie et de l’intranet dans le cadre des missions des délégués syndicaux est obligatoirement faite pendant le temps de délégation ou en dehors des horaires de travail.

Intranet

Une page Intranet intitulée « Représentation syndicale » est créée par l’employeur et mise à disposition des délégués syndicaux.

Elle comprend :

• Des informations sur les dispositions légales et réglementaire des représentants syndicaux

• Une page dédiée à chaque syndicat représentatif au sein du Service, dédié à leur communication syndicale ;

La direction générale est informée par tout moyen de la publication d’information syndicale dans les mêmes temps que les salariés.

Diffusion de publications et tracts de nature syndicale

Les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux salariés de l'entreprise dans l'enceinte de celle-ci (siège et centres extérieurs) aux heures d'entrée et de sortie du travail.

Le contenu des affiches, publications et tracts est librement déterminé par l'organisation syndicale, sous réserve de l'application des dispositions relatives à la presse.

Simultanément à la distribution d’un tract auprès du personnel, une copie est adressée pour information à la direction du service.

Réunions syndicales

Les organisations syndicales représentatives peuvent tenir des réunions syndicales, en présence de leurs adhérents, au moins une fois par mois. Ces temps de réunions se font en dehors du temps de travail.

Pour des raisons de sécurité, les organisations syndicales s’engagent à prévenir la direction des dates et heures de ces réunions.

Un local pourra être mis à la disposition des organisations syndicales pour la durée de la réunion, à la condition que celles-ci en fassent la demande au moins 10 jours avant la date de la réunion et sous réserve de disponibilité.

Local syndical

Un local commun aux organisations syndicales représentatives dans le service est mis à leur disposition.

Ce local n’est pas définitif et pourra être revu en fonction notamment des contraintes d’aménagements des locaux du Service et du siège au départ des équipes pluridisciplinaires

Les organisations syndicales s’engagent à s’organiser entre elles pour gérer les temps d’occupation du local.

Le local comprend le matériel nécessaire (chaises, bureaux, armoire, téléphone) pour l’accueil des représentants des organisations syndicales représentatives.

Ce local est dédié aux activités des sections syndicales. Les délégués syndicaux y ont accès dans l’exercice de leur attribution. Les salariés peuvent y accéder librement en dehors de leur temps de travail.

L’accès à ce local par des personnes extérieures au service est soumis à l’accord préalable de la direction.

Congé de formation économique, social et syndical

Les parties signataires rappellent que le droit au congé de formation économique, sociale et syndicale est un droit individuel ouvert à tout salarié.

La rémunération des salariés bénéficiant de ce congé est maintenue et le temps passé en formation est considéré comme du temps de travail effectif.

La durée totale des congés de formation économique, sociale et syndicale pris dans l’année civile par un salarié ne peut excéder 12 jours.

Déplacements des représentants des organisations syndicales

Les frais de déplacements réellement engagés par les Délégués Syndicaux pour assister aux réunions de négociation dans le cadre de leur mandat sont pris en charge par le SSTRN.

Négociation collective

La délégation de chacune des organisations syndicales représentatives à des négociations dans l'entreprise comprend le délégué syndical de l'organisation dans l'entreprise.

Chaque organisation peut compléter sa délégation par des salariés de l'entreprise, élu au comité social et économique ou non, dont le nombre est fixé par le présent accord à 2 salariés maximum.

Chaque délégué syndical fera connaitre, par écrit, 15 jours avant la tenue de la réunion de négociations, à l’employeur ou à son représentant, les noms des salariés qui complètent sa délégation.

Dispositions relatives au Comité social et économique

Mise en place

Périmètre

Avant l’entrée en vigueur des dispositions relatives au comité social et économique, les institutions représentatives du personnel du Service étaient constituées du comité d’entreprise, des délégués du personnel et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Le Service n’étant pas organisé en établissement distinct mais en sites non dotés de l’autonomie juridique, les parties confirment par le présent accord la mise en place du comité social et économique pour l’ensemble des sites du Service actuels et à venir, notamment en application du protocole d’accord du 11 septembre 2018.

Durée des mandats

Les membres du comité social et économique sont élus pour une durée de quatre ans à compter du lendemain du jour de la proclamation définitive des résultats.

Vote électronique

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Le présent accord instaure le système de vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Il est expressément indiqué que le système retenu par le service repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système retenu assurant la confidentialité des données transmises :

• celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• l’émargement,

• l’enregistrement

• le dépouillement des votes.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique, les parties conviennent que celles-ci sont confiées à un prestataire extérieur.

Attribution et composition du comité social et économique

Attributions générales et spécifiques du Comité Social et Economique

Compte tenu de l’effectif du service au jour de la mise en place du comité social et économique, ce dernier est doté d’attributions générales et spécifiques :

Attributions économiques et sociales

En application des dispositions de l’article L. 2312-8 et suivants du Code du travail, le Comité Social et Economique « a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production ».

Il est par ailleurs notamment « informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise (…) ».

Attributions spécifiques de santé, sécurité et conditions de travail

Le comité social et économique dispose également de prérogatives relevant du champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et peut, à ce titre procéder « à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 (…) », contribuer « notamment à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l'adaptation et à l'aménagement des postes de travail afin de faciliter l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle », « susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l'article l. 1142-2-1.»

le comité social et économique contribue à la protection de la santé physique et mentale et à la sécurité des collaborateurs de l’entreprise ainsi que ceux mis à disposition par une entreprise extérieure.

Le comité social et économique veille également à l’amélioration des conditions de travail et à l’analyse des risques professionnels, contribue à faciliter l’accès des femmes, des hommes et des personnes handicapées à tous les emplois et le cas échéant, à les aménager.

Le comité social et économique est compétent :

• pour prévenir et signaler tous comportements de type harcèlement ou discriminatoire.

• pour préconiser des mesures en vue de faciliter la mise, la remise, ou le maintien au travail des accidentés du travail, des personnes invalides et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail ou toute personne ayant nécessité d’un aménagement de poste.

Attributions spécifiques liées aux réclamations du personnel

Le comité social et économique dispose également, le cas échéant, des prérogatives anciennement dévolues aux délégués du personnel. A ce titre le comité social et économique a pour mission :

• de présenter les réclamations collectives ou individuelles des salariés à l’employeur,

• de veiller à l’application de la réglementation du travail dans l’entreprise,

• de promouvoir l’amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et

• réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles. À cet effet, les membres de la délégation du personnel du comité peuvent saisir l’inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l’application des dispositions légales dont elle est chargée d’assurer le contrôle (art. L. 2312-5).

Composition du Comité Social et Economique

Présidence du Comité Social et Economique

Le comité social et économique est présidé par l'employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet. Il peut se faire assister de trois personnes de son choix qui ont une voix consultative.

La Délégation au comité social et économique

La délégation du personnel au comité social et économique est, conformément à la loi, composée d’un nombre égal de titulaires et de suppléants. L’article R. 2314-1 du Code du travail définit le nombre de titulaires à élire en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Le nombre de titulaires et de suppléants a été défini et aménagé conjointement dans le Protocole d’Accord Préélectoral du 11 septembre 2018.

Délégation salariale

La délégation est composée, pour information, de 9 titulaires et de 9 suppléants.

Délégation patronale

L’employeur ou son représentant préside le comité social et économique. Le président peut être accompagné d’une délégation de trois personnes au maximum.

Les assistants ont voix consultative, peuvent s’exprimer et donner leur point de vue lors des réunions. Ils ne votent pas.

La direction peut également inviter un ou plusieurs collaborateur(s) ayant la connaissance d’un sujet abordé lors de la réunion afin de permettre aux élus d’avoir une meilleure compréhension du projet ou sujet traité.

Membres de droit

Lors des réunions portant sur des thématiques santé, sécurité et conditions de travail, sont membres de droit du comité social et économique :

• L’inspecteur du travail

• Le référent de la CARSAT

• Le médecin du travail

• Le responsable sécurité du service.

Ces membres n’ont vocation à être présents que durant le temps où les questions de santé, sécurité et conditions de travail sont abordées. Ils ont une voix consultative et ne votent pas.

Bureau du comité social et économique

Secrétaire et secrétaire adjoint(e)

Le secrétaire est obligatoirement désigné parmi les membres titulaires du comité social et économique.

le comité social et économique a la possibilité de désigner un secrétaire adjoint qui a pour mission d’assister le secrétaire dans ses missions et qui le remplace automatiquement en cas d’empêchement, pour l’ensemble de ses missions, notamment pour l’élaboration de l’ordre du jour et la rédaction du PV. Le secrétaire adjoint peut être désigné parmi les membres titulaires ou suppléants élus du comité social et économique. Si le secrétaire adjoint est un membre suppléant, il sera systématiquement convoqué aux réunions et pourra y assister.

Trésorier(e) et trésorier(e) adjoint(e)

Le trésorier est obligatoirement désigné parmi les membres élus titulaires du comité social et économique. Le trésorier est responsable de la tenue des comptes du comité social et économique. Il procède aux opérations financières décidées par celui-ci, perçoit les sommes dues au comité social et économique et est responsable des fonds ainsi perçus.

Le comité social et économique a la possibilité de désigner un trésorier adjoint qui a pour mission d’assister le trésorier dans ses missions et qui le remplace automatiquement en cas d’empêchement, pour l’ensemble de ses missions et est donc au même titre que le Trésorier, responsable des fonds perçus. Le trésorier adjoint peut être désigné parmi les membres élus titulaires ou suppléants élus du comité social et économique. Si le trésorier adjoint est un membre suppléant, il sera systématiquement convoqué aux réunions et pourra y assister.

Modalités de désignation des membres du Bureau

Les désignations précitées se font à la majorité simple des voix des membres titulaires présents dans les conditions prévues par le code du travail. Ils sont désignés par les élus du comité social et économique, tous collèges confondus, au cours de la première réunion suivant les élections professionnelles.

Les Représentants Syndicaux au comité social et économique

Afin de tenir compte des évolutions de l’effectif du Service et notamment du franchissement du seuil de 300 salariés, les présentes dispositions sont adoptées :

• A ce jour le Service compte un effectif de plus de 50 salariés et de moins de 300 salariés. A ce titre, en application des textes législatifs, le délégué syndical est de droit, représentant syndical au comité social et économique.

• Lorsque le Service disposera d’un effectif de 300 salariés et plus, sur 12 mois consécutifs, chaque organisation syndicale représentative au sein du Service pourra désigner un Représentant Syndical au comité social et économique selon les conditions légales. Ces représentants sont invités au comité social et économique et disposent d’une voix consultative.

Fonctionnement du comité social et économique

Les modalités de fonctionnement du comité social et économique sont déterminées dans un règlement intérieur conformément aux dispositions légales applicables et des dispositions du présent accord.

Réunions du comité social et économique

Considérant que le Service est légalement tenu, à minima, à tenir une réunion tous les deux mois au regard de son effectif, les parties s’accordent toutefois pour adopter et conserver un rythme d’une réunion par mois, sauf au mois d’août, portant ainsi le nombre de réunions ordinaires du comité social et économique à 11 par an.

Le président et le secrétaire se réservent la possibilité conjointe, constatée par tout moyen, d’annuler une ou plusieurs réunions si les points portés à l’ordre du jour ne revêtent pas un caractère d’urgence.

Assistent aux réunions :

• La délégation salariale, comprenant les titulaires et les suppléants

• La délégation patronale

• Les invités, le cas échéant.

Les réunions ordinaires ont en principe lieu tous les 2^èmes mardis ouvrés de chaque mois. Cependant ces réunions pourront être décalées dans certaines circonstances et notamment :

• D’un commun accord, à la majorité des élus titulaires du comité social et économique et du président,

• L’absence du président du comité social et économique (de droit ou par délégation du président de droit) et ne pouvant se faire remplacer.

Un calendrier annuel des réunions est établi conjointement en début d’année par le président du comité social et économique et du secrétaire. Ce calendrier reprend également les thématiques récurrentes à aborder et les informations consultations. Il est transmis pour information à l’inspection du travail, la CARSAT et au médecin du travail.

Au moins quatre réunions ordinaires du comité social et économique portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires à la demande de la direction ou de la majorité des membres élus titulaires du comité social et économique peuvent être organisées, dans les conditions légales.

De même, le comité social et économique est réuni :

• A la suite de tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves

• Ainsi qu’en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Les parties conviennent que les membres suppléants sont systématiquement convoqués aux réunions plénières du comité social et économique, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, tout en précisant que leur présence n’est obligatoire que s’ils sont amenés à remplacer un membre titulaire absent.

En dehors du cas où ils remplaceraient un membre titulaire absent, la présence des élus suppléants aux réunions plénières du comité social et économique ne leur permet pas de prendre part au vote.

Durée des réunions

Par principe, les réunions du comité social et économique sont programmées sur une demi-journée, sauf si l’importance de l’ordre du jour nécessite de le prolonger sur une deuxième demi-journée.

Néanmoins, conformément aux dispositions légales, la durée des réunions doit permettre l’épuisement de l’ensemble des points portés à l’ordre du jour.

Ainsi, à défaut de pouvoir épuiser tous les points sur la durée initialement prévue lors de la convocation, la réunion est suspendue, les points restants seront traités lors d’une prochaine reprise de la réunion, de préférence le jour même si la réunion a eu lieu le matin ou le lendemain si la réunion a eu lieu l’après-midi.

De manière exceptionnelle, les points restant non traités pourront être reportés, sur décision de la majorité des membres présents et du Président, à l’ordre du jour de la réunion suivante.

Dans la mesure du possible, les parties s’engagent à limiter les ordres du jour à 11 points.

Recours à la visioconférence

Les réunions du comité social et économique peuvent avoir lieu pour toute ou partie de ses membres, à distance par le biais de moyens mis à disposition par le service (conf call, web ex, skype, teams, …).

Convocation du comité social et économique

Les participants aux réunions du comité social et économique sont convoqués aux réunions plénières par le président du comité social et économique ou son représentant 15 jours calendaires avant la tenue de la réunion.

Sont convoqués aux réunions plénières :

• Les membres élus du comité social et économique

• Les membres de la direction participant au comité social et économique

• Le médecin du travail, le responsable sécurité, l’inspection du travail et l’agent de la CARSAT.

Le calendrier des réunions consacrées aux thématique de santé, sécurité et conditions de travail est communiqué annuellement à l’agent de contrôle de l’inspection du travail, de l’agent de la Carsat et du médecin du travail. L’employeur confirme à ces mêmes personnes la tenue de ces réunions par tout moyen 15 jours au moins avant leur tenue.

La convocation comprend à minima la date, l’heure, le lieu de la réunion.

Ordre du jour

L’ordre du jour des réunions du comité social et économique est arrêté conjointement par le président du comité social et économique et le secrétaire du comité social et économique ou, en son absence, par le secrétaire adjoint.

L’ordre du jour sera structuré de la façon suivante :

1. Questions relevant des compétences anciennement dévolues au CHSCT, intitulées « Les questions santé, sécurité et conditions de travail »

2. Questions relevant des compétences anciennement dévolues aux délégués du personnel intitulé « les réclamations du personnel »

3. Questions relevant des compétences anciennement dévolues au comité d’entreprise, intitulées « Les questions économiques et/ou sociales » auquel cas deux niveaux pourront être distingués :

   • Les informations,

   • Les consultations,

L’ordre du jour est communiqué à la délégation salariée du comité social et économique, à la délégation patronale ainsi qu’à l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de la Carsat, minimum trois jours avant la réunion.

Lorsque des questions relevant de la santé, la sécurité et les conditions de travail sont portées à l’ordre du jour, ce dernier est également communiqué au médecin du travail.

Ainsi, le médecin du travail, le responsable sécurité, l’inspection du travail et l’agent de la CARSAT, recevront l’ordre du jour au mieux en même temps que la convocation, et a minima 3 jours avant la réunion.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou conventionnelle sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire. Les autres points de l’ordre du jour doivent faire l’objet d’un consensus. En l’absence de consensus le point ne sera pas porté à l’ordre du jour.

L’ordre du jour, une fois validé, est diffusé sans délai par le comité social et économique au moyen de l’adresse mail « CSE@sstrn.fr » à tous les salariés en utilisant la liste de diffusion « g_tous ».

Dans le cadre des informations en vue d’une consultation rendue obligatoire par la loi, l’information nécessaire au comité est remise 1 mois avant la réunion au cours de laquelle un avis est requis. Cette information est soit constituée par la mise à disposition dans la BDES soit transmise par tous moyens au comité.
En dehors de ce cas, les documents nécessaires au traitement des points portés à l’ordre du jour sont transmis au mieux en même temps que la convocation et a minima 3 jours avant la réunion s’ils sont disponibles, à l’exception des documents utiles figurant dans la BDES.

Modalités de vote du comité social et économique

Une résolution votée en réunion doit présenter un lien avec un point de l’ordre du jour.

A défaut les décisions sont réputées nulles et non opposables.

Lorsqu’un sujet amène le comité social et économique à prendre une délibération, seuls peuvent voter les membres disposant d’une voix délibérative (titulaire ou suppléant remplaçant un titulaire). En conséquence, les personnes qui assistent avec voix consultative sont exclues du vote ; il en est ainsi notamment des éventuels représentants syndicaux, des suppléants lorsque leurs titulaires sont présents, et des invités. De même la Direction ne peut pas prendre part au vote lorsqu’elle consulte le comité social et économique en tant que délégation du personnel.

Le comité social et économique détermine dans son règlement intérieur le mode de scrutin selon lequel les votes seront effectués, à l’exception des cas dans lesquels le vote à bulletin secret est obligatoire (ex : licenciement du médecin du travail, licenciement d’un salarié protégé).

Confidentialité des documents et informations transmises

Les membres suppléants sont, au même titre que les membres titulaires et les éventuels autres participants aux réunions, de fait soumis aux mêmes règles de confidentialité concernant les informations et documents dont ils sont destinataires.

L’employeur informe les élus lors de la mise à disposition des documents de leur nature confidentielle et de la durée de cette confidentialité.

L’information est objectivement confidentielle notamment lorsqu’elle n’est pas connue du grand public et que sa divulgation est susceptible de porter préjudice de quelque manière que ce soit à l’association, à ses membres (salariés ou non), à son image, sa réputation, etc.

Sauf mention particulière, les documents présentés en CSE sont annexés au PV de la réunion adressée aux salariés

Procès-verbaux et compte rendu des réunions

Procès-verbal

Chaque réunion plénière fait l’objet d’un procès-verbal établi par le secrétaire du comité social et économique (ou le secrétaire adjoint en son absence), à l’exception des questions/réponses de la rubrique « Réclamations du personnel », lesquelles sont rédigées par la direction, et mentionnée comme tel sur le pv.

Le comité social et économique peut décider de recourir à un prestataire et/ou par l’emploi d’un salarié pour l’aider dans la rédaction de ses procès-verbaux.

Le projet de procès-verbal est établi dans un délai maximum de deux semaines à compter de la date à laquelle s’est tenue la réunion.

Le procès-verbal consigne les débats, les délibérations du comité social et économique ainsi que les éventuels documents non confidentiels utiles à la compréhension des débats et des points inscrits à l’ordre du jour.

Le projet de procès-verbal, une fois rédigé, est transmis au président du comité social et économique ainsi qu’aux membres composant la délégation patronale, par tout moyen, maximum 10 jours avant la prochaine réunion plénière ordinaire.

Des modifications au projet de procès-verbal peuvent être apportées. Ces modifications seront soit intégrées dans le corps du procès-verbal, soit, en cas d’opposition du secrétaire, annexées au procès-verbal.

Le procès-verbal est adopté au cours de la réunion suivante.

Le procès-verbal validé et amputé des informations confidentielles, est communiqué par le comité social et économique au moyen de la messagerie électronique CSE@sstrn.fr, à l’ensemble des collaborateurs (utilisation de la liste de diffusion « g_tous ») et publié sur l’espace Intranet dédié.

Les réunions du comité social et économique sont enregistrées au moyen d’un magnétophone afin d’aider le secrétaire du comité social et économique dans la rédaction des procès-verbaux.

Les enregistrements sont supprimés au maximum 1 mois après l’adoption du procès-verbal concerné. Le comité social et économique veillera à respecter ses obligations réglementaires et notamment en application de la règlementation européenne relative à la protection des données (dite « RGPD ») dans le cadre de ses traitements de données nominatives qu’il pourrait être amené à effectuer, dont les enregistrements audios des réunions.

Le président du comité social et économique ou son représentant par délégation, ainsi que toute personne concernée par l’enregistrement audio, dispose du droit de se voir communiquer, à sa demande et sans délai, l’enregistrement audio de la réunion afin, notamment, de vérifier les éventuels propos qui lui seraient attribués dans le cadre du projet de procès-verbal.

Compte rendu de la réunion

Le comité social et économique peut établir, au sortir de la réunion, un compte rendu succinct de la réunion plénière. Ce compte rendu ne se substitue pas au procès-verbal prévu par la loi qui doit être établi.

Ce compte rendu est diffusé aux salariés du service par le secrétaire du comité social et économique.

L’objet de ce compte rendu est de permettre d’informer rapidement les salariés des échanges et délibérations qui ont pu avoir lieu.

S’il est établi, le compte rendu devra respecter les conditions suivantes :

• le compte rendu reprend uniquement les points figurant à l’ordre du jour ainsi que les informations substantielles, le cas échéant les délibérations en lien avec cette question.

• Il ne reprendra pas les informations confidentielles, soit qu’elles le soient par nature soient qu’elles aient été présentées par la direction comme telles, ni les débats entre les parties.

• Concernant les réclamations du personnel : le compte rendu mentionnera seulement l’information que la question est traitée par la direction et qu’une réponse sera apportée au cours de la prochaine réunion du comité social et économique.

Moyens de fonctionnement

Les heures de délégation

Nombre d’heures de délégation

Les membres titulaires du comité social et économique bénéficient d’un nombre d’heures de délégation fixé par le protocole d’accord préélectoral.

Le temps passé par les membres du comité social et économique en réunions plénières ainsi qu’en commissions du comité social et économique instituées par la loi, le temps de formation des élus dans le cadre de la formation économique et de la formation santé, sécurité et conditions de travail, n’est pas décompté des heures de délégations et payé comme temps de travail effectif.

Les membres suppléants du comité social et économique ne bénéficient pas d’heures de délégation en propre, étant entendu que les heures de réunions plénières auxquelles ils seraient conviés et de commissions légalement obligatoires auxquelles ils pourraient participer seront considérées comme temps de travail effectif et payées comme telles.

Cependant ils peuvent bénéficier d’une mutualisation des heures de délégation des élus titulaires conformément aux dispositions légales.

Modalités d’utilisation des heures de délégation

Modalités spécifiques à la délégation des mardis matin

La délégation salariée du comité social et économique se réunit tous les mardis matin, sauf exception (réunion plénière notamment).

Le temps de délégation du mardi matin est déduit des heures de délégations des élus titulaires.

Les parties se sont accordées sur la participation des suppléants à ces délégations nonobstant l’absence de crédit d’heure spécifique aux suppléants. Par conséquent, il est convenu que, sauf information contraire, tous les élus titulaires et suppléants sont considérés comme participant à ces délégations, de telle sorte que 4 heures de délégation seront de facto décomptées du crédit d’heure des élus titulaires et suppléant (par l’effet de la mutualisation du crédit d’heure – voir infra) chaque mardi de délégation (hors réunion plénière).

Les modalités spécifiques, notamment, d’information sont prévues à l’article 3.4.1.3.

Mutualisation des heures de délégation entre les élus

Les membres titulaires ont la possibilité de mutualiser le crédit d’heure individuel mensuel dont ils disposent, soit entre élus titulaires soit entre élus titulaires et suppléants.

Cette mutualisation ne peut pas conduire un élu à bénéficier de plus d’une fois et demie le crédit d’heure individuel dont il bénéficie en application de l’article R. 2314-1 du code du travail, soit à titre d’information, 33 heures par mois.

Les élus titulaires informent la responsable des relations sociales du service de cette mutualisation au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue de l’utilisation de ces heures de délégation, par mail, en précisant l’identité du ou des élus concernés par cette mutualisation ainsi que du nombre d’heures mutualisées pour chacun d’entre eux.

Report des heures de délégation non utilisées

Lorsque le crédit d’heure mensuel individuel de l’élu titulaire n’a pas été intégralement consommé sur un mois, le nombre d’heures non consommées peut être reporté d’un mois à l’autre, dans la limite de 12 mois (à compter du mois générant le report).

Ce report ne peut conduire l’élu titulaire à disposer, au cours d’un mois, de plus d’une fois et demie son crédit d’heure mensuel individuel dont il bénéficie, soit à titre d’information, 39 heures par mois.

L’élu titulaire informe l’employeur, dans les mêmes conditions que pour la mutualisation des heures de délégation, de l’utilisation de ses heures de délégation ainsi reportées au plus tard 8 jours calendaires avant la date prévue de leur utilisation.

Utilisation & comptabilisation des heures de délégation

Toute personne étant amenée à prendre des heures de délégation (depuis son quota individuel ou par mutualisation ou par l’effet du report ci-dessus visés) doit les notifier par une saisie via l’outil SIRH réservé mis en place par le Service.

Si l’outil n’était pas mis en place à la date de signature de l’accord ou venait ultérieurement à rencontrer des problèmes techniques, ou pour toute autre contrainte technique, il est convenu entre les parties que les élus ou les délégués syndicaux informeront le service de la prise de leurs heures de délégation selon la note de service du jeudi 20 décembre 2018, à savoir à titre informatif :

• Pour les permanences du comité social et économique du mardi matin : ce temps s’impute sur les heures de délégation. Les membres du comité social et économique transmettront à la responsable des relations sociales, en fin de chaque mois, un fichier Excel listant les participants à ces permanences ainsi que la durée de leur participation.

• Pour les autres temps de délégation (réunion préparatoire de CSE, déplacements liés au mandat, délégués syndicaux, etc) : chaque représentant du personnel informera préalablement à son départ de son poste de travail de son absence, par mail à son responsable hiérarchique direct ainsi qu’à la responsable des relations sociales copie à l’assistante RH et chargée de l’administration du personnel. Seront précisées les informations suivantes :

  • la date et l’heure de départ,

  • l’heure prévisionnelle de retour si elle est connue,

  • ainsi que le lieu de la délégation en précisant uniquement s’il s’agit d’une délégation sur le lieu de travail (SSTRN) ou en dehors du lieu de travail.

  • Au retour de délégation, le représentant du personnel notifiera dans les mêmes conditions l’heure réelle de retour.

La modification de ces règles d’information n’entraine pas la nécessité de réviser le présent accord. Une nouvelle note de service sera établie.

L’outil SIRH ne permettant pas l’information de la mutualisation et du cumul des heures de délégation ci-dessus évoqué, il est convenu que les élus transmettront par mail à la responsable des relations sociales une information relative aux conditions de la mutualisation/cumul envisagée, 8 jours au plus tard avant la date prévue de leur utilisation.

Ce système permet au Service un décompte et un suivi des heures de délégation. Il est rappelé qu’il ne s’agit en aucun cas d’une demande d’autorisation.

Le cas échéant, pour les salariés en forfait jours, les heures de délégation sont comptabilisées comme suit :

• le crédit d’heures est regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés dans la convention individuelle du salarié.

• Une demi-journée correspond à quatre heures de mandat.

Moyens financiers

Temps de trajet

L’ensemble des temps de trajet effectué par les élus pour se rendre en réunions commandées par l’employeur ne sont pas déduits des éventuelles heures de délégation et sont considérés comme du temps de travail effectif et rémunérés comme tels.

Les temps de trajet dépassant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail sont traités de la même manière que pour les salariés du service non investis de fonctions représentatives.

Frais de déplacement

Les éventuels frais de déplacement des élus occasionnés par leur déplacement pour se rendre à une réunion commandée par l’employeur, ainsi que les heures de délégations du mardi matin sont à la charge de ce dernier.

Les frais de déplacements des élus mandatés par le comité social et économique dans le cadre de l’exercice d’une mission pour le comité social et économique, sont, quant à eux, à la charge du comité social et économique et sont remboursés, sur justificatifs, par le trésorier du comité. Ils seront imputés sur le budget de fonctionnement sous réserve que la mission ait été diligentée par le comité social et économique.

Budgets

Budget de fonctionnement

L’employeur verse au comité social et économique une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,205 % de la masse salariale brute telle que définie ci-dessous.

Cette subvention est versée en trois acomptes.

Budget activités sociales et culturelles

L’employeur verse au comité social et économique une subvention annuelle au titre du financement des activités sociales et culturelles à destination des salariés du service, d’un montant fixé à 0,68 % de la masse salariale brute telle que définie ci-dessous.

Cette subvention est versée en trois acomptes.

Assiette des budgets

L’assiette servant de calcul aux budgets de fonctionnement et activités sociales et culturelles est l’assiette légale, c’est-à-dire, au jour de rédaction de l’accord, la masse salariale résultant de l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale.

Transfert de budgets

Le comité social et économique peut décider par une délibération, de transférer l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles, dans la limite de 10 % de cet excédent :

• Soit au budget de fonctionnement,

• Soit à des associations conformément à l’article L. 2312-84 du Code du travail, si les comptes du comité social et économique présentent un reliquat budgétaire.

Transfert des biens du Comité d’Entreprise au comité social et économique

Vote de dévolution

Lors de sa dernière réunion, le Comité d’Entreprise décide l’affectation des biens de toute nature dont il dispose à destination du futur Comité Social et Economique et, le cas échéant, les conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées.

Vote d’acceptation

Lors de sa première réunion, le Comité Social et Economique décide, à la majorité des membres, soit d’accepter les affectations prévues par le Comité d’Entreprise lors de sa dernière réunion, soit de décider d’affectations différentes.

Moyens matériels

Local

Le Service met à la disposition du comité social et économique :

• un local aménagé, chauffé, éclairé,

• une table et des chaises en nombre suffisant,

• une ou plusieurs armoires fermant à clé,

• du matériel informatique connecté au réseau du Service.

Ce local est distinct de celui des organisations syndicales.

Le comité social et économique souhaite conserver le système actuel (ligne téléphonique, boite de messagerie et accès internet non déconnectés du réseau du Service) ; dans ces conditions, il est conscient que la confidentialité requise par la loi ne peut être garantit par le Service.

Panneaux d’affichage

Le comité social et économique dispose d’un panneau d’affichage situé au rez de chaussé de la rue Linné. Il dispose en outre d’une page dédiée sur l’intranet du Service.

Messagerie et intranet

Les dispositions de l’accord du 23/11/2004 relatif à l’usage de l’intranet au sein du service sont annulées et remplacées par les dispositions suivantes.

Messagerie

Deux adresses de messagerie électroniques sont mises à la disposition du comité social et économique par le Service :

• L’adresse mail  g_sstrn_cse@sstrn.fr, comprenant uniquement l’adresse mail des membres du comité social et économique (titulaires et suppléants). Il s‘agit de l’adresse mail à utiliser dans les échanges entre la direction et le comité social et économique.

• L’adresse mail CSE@sstrn.fr pour la gestion des activités sociales et culturelles.

Le secrétaire du comité social et économique se voit confier la gestion de ces adresses de messageries électroniques pendant toute la durée du mandat.

Afin de généraliser la pratique instaurée au sein du Service, les représentants du personnel utiliseront l’intranet pour communiquer auprès des salariés des informations en lien avec leur mandat d’élu au comité social et économique, l’intranet sur les pages dédiées à cet effet. L’utilisation du mail est autorisée pour annoncer la mise en ligne de l’actualité de manière à laisser la liberté de chacun de consulter la publication. Le mail contiendra l’information selon laquelle une actualité CSE est en ligne et son objet (thématique activités sociales et culturelles, actualité en lien avec le rôle économique du CSE, etc) et référenceront le lien vers la publication.

Simultanément à la publication d’une communication du comité social et économique, le président du comité social et économique en sera informé par tout moyen.

Cette diffusion et plus largement l’utilisation de la messagerie et de l’intranet dans le cadre des missions des élus du comité social et économique est obligatoirement faite pendant le temps de délégation ou en dehors des horaires de travail.

Les parties se sont accordées pour que la messagerie électronique soit également utilisée pour les formalités liées aux réunions plénières (convocations, ordre du jour, etc).

Intranet

Une page Intranet intitulée « Instances du personnel » est créée par l’employeur depuis 2017 et mise à disposition auprès des représentants du personnel.

Elle comprend :

• Des informations relatives aux membres du Comité Social et Economique ainsi que leurs coordonnées,

• un rappel des missions du Comité Social et Economique, de ses commissions

• un espace pour les procès-verbaux des sessions du Comité Social et Economique, et des pv des anciennes instances, des comptes rendu des commissions rédigés par ses rapporteurs,

• un espace dédiée aux prestations sociales

• un espace dédié à la communication du comité social et économique dans le cadre de ses activités économiques.

Les commissions du comité social et économique

Compte tenu de l’effectif du service au jour de rédaction du présent accord, aucune commission n’est légalement obligatoire.

Cependant, et conscient de l’évolution de l’effectif du service à venir ainsi que de la nécessité de créer ces commissions, les parties se sont mises d’accord afin de mettre en place, dans les conditions ici négociées, les commissions suivantes.

Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail

La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail se voit confier, par délégation du comité social et économique, les attributions de ce dernier, relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert prévu par le Code du travail et des attributions consultatives du comité, dans les limites et conditions suivantes :

Attributions

• Analyse des risques professionnels :

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est chargée de procéder à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés de l’entreprise.

• Prévention des risques professionnels :

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est chargée de contribuer à la promotion de la prévention des risques professionnels dans l’entreprise et de susciter toute initiative qu'elle estime utile dans cette perspective. Elle peut proposer, à cet effet, des actions de prévention.

• Accidents du travail et maladies professionnelles

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail a la responsabilité de réaliser les enquêtes prévues par l’article L.2312-13 du Code du travail en cas d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Ces enquêtes sont réalisées par une délégation de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail comprenant au moins :

• L'employeur ou un représentant désigné par celui-ci ;

• Un membre de la commission santé, sécurité et conditions de travail ou à défaut un membre du comité social et économique en cas d’indisponibilité d’un membre de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail.

L’enquête fait l’objet d’un compte rendu écrit et transmis au comité social et économique.

Composition

La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est composée de représentants de la direction et des salariés. Le nombre de représentants de la direction ne peut être supérieur, en nombre, à celui des représentants des salariés.

Représentation des salariés

La commission est composée au plus de six membres représentant les salariés, à raison d’un représentant minimum pour chaque collège.

Ses membres sont choisis, pour trois d’entre eux, parmi les membres élus du comité social et économique et, pour les trois autres restants, parmi les salariés du service.

La liste nominative des membres composant la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est validée par une résolution adoptée à la majorité des présents, après avoir été inscrite à l’ordre du jour d’une réunion plénière du comité social et économique.

Les membres de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail sont désignés pour une durée qui coïncide avec la durée du mandat d’élu au comité social et économique.

Un rapporteur, désigné parmi les membres salariés de la commission, est chargé de prendre en note les discussions de la commission, d’établir le compte rendu et de remonter au comité social et économique ces informations en vue de la réunion plénière à venir.

Représentation de la direction

La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail est présidée par l’employeur ou son représentant. L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisi en dehors du comité, lesquels sont soumis à l’obligation de discrétion et de secret professionnel au même titre que les membres de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail et du comité social et économique.

En tout état de cause la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail comprend notamment le directeur des ressources humaines, le responsable des relations sociales.

Autres participants à la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Participent également à la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, en tant que membres de droits avec voix consultative :

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou à défaut l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail,

• Le médecin du travail ou, par délégation, un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail au sein duquel il exerce ses fonctions

Sont invités à la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail, avec voix consultative :

• L’agent de contrôle de la CARSAT

• L’agent de contrôle de l’inspection du travail (visé à l’article L8112-1 du code du travail).

Fonctionnement

Compte tenu de l’obligation légale de tenir au moins quatre réunions du comité social et économique par an portant en tout ou partie sur des thématiques de santé, sécurité et conditions de travail, les parties considèrent que la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail devrait se réunir au moins une fois par trimestre, minimum 3 semaines avant le comité social et économique portant sur la thématique santé, sécurité et conditions de travail.

Le calendrier des réunions de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail figure pour information en annexe au présent accord et sans que sa modification n’entraine modification du présent accord.

D’autres réunions de la commission peuvent avoir lieu en fonction des nécessités.

Il revient à la direction de convoquer les membres et participants de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail ainsi que de transmettre l’ordre du jour de cette réunion au préalable aux participants et invités.

Formation

La formation des membres de la commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (ainsi que celle des membres comité social et économique au titre de la santé, sécurité et condition de travail) est organisée selon les conditions légales et notamment celles visées à l’article L2315-40 CT.

L’effectif à prendre en compte est celui du jour où la formation débute.

Commission formation

La commission a pour rôle d’échanger sur les pratiques de formation et de mise en place des plans, de consulter les salariés sur les propositions émanant de la direction, et d’accompagner le comité social et économique quant aux avis qu’il devra émettre en matière de formation professionnelle.

La Commission Formation se voit confier, par délégation du Comité Social et Economique, les attributions de cette dernière relative à la formation, et selon les conditions suivantes :

Composition

La commission est composée d’une représentation salariée des principaux métiers du service.

Elle est en outre composée de représentants de la direction. Le nombre de représentants de la direction ne peut être supérieur, en nombre, à celui des représentants des salariés.

Représentation des salariés

La commission est composée de 6 et 8 membres représentant les salariés, à raison :

• Pour 4 de ses membres, ils sont choisis par et parmi les membres titulaires du comité social et économique afin de représenter les principaux métiers du Service,

• Pour le reste des sièges restants, les représentants peuvent être choisis parmi le personnel du Service même non élu au comité social et économique.

Un rapporteur, désigné parmi les membres de la direction, est chargé de prendre en note les discussions de la commission, d’établir le compte rendu et de remonter au comité social et économique ces informations en vue de la réunion plénière à venir.

Représentation de la direction

La commission est présidée par l’employeur, son représentant. L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisi en dehors du comité, lesquels sont soumis à l’obligation de discrétion et de secret professionnel au même titre que les membres de la commission et du comité social et économique.

Participent également à la commission formation, en tant que membres de droits avec voix consultative :

• le responsable formation du service

Fonctionnement

Elle se réunit au minimum autant de fois que le calendrier d’information et consultation fixé en début d’année l’exige.

A minima elle se réunira une fois en vue de la consultation du comité social et économique sur la politique sociale du service ayant trait à la politique de formation.

Des réunions exceptionnelles peuvent intervenir dans le cadre de thématiques particulières à traiter en dehors des périodes de réunions habituelles.

Commission de suivi des accords

Objet

La commission de suivi des accords a pour objet :

• De suivre l’application des accords collectifs négociés au niveau du service

• D’émettre des propositions de révision des accords collectifs

• D’émettre des suggestions d’ouverture de négociation sur des thématiques encore non négociées

Le travail de la commission est paritaire et s’effectue dans le respect des prérogatives de chacune des instances éventuellement impactées au sein du service (conseil d’administration, commission de contrôle, comité social et économique, commission médico technique, etc) et de leur rôle et périmètre respectif (négociations annuelles obligatoires, avis, consultation, etc).

Composition

La commission de suivi des accords est composée :

• Pour les représentants des salariés et syndicats

  • Des délégués syndicaux du service

  • Des éventuels représentants syndicaux au comité social et économique

  • Des représentants de section syndicale le cas échéant

• Pour les représentants de la direction

  • De la directrice des relations humaines

  • De la responsable des relations sociales

Un rapporteur, désigné parmi les membres de la direction, est chargé de prendre en note les discussions de la commission, d’établir le compte rendu et de remonter au comité social et économique ces informations en vue de la réunion plénière à venir.

Fonctionnement

La commission se réunira a minima une fois par an.

La direction est chargée de convoquer les participants et de fixer l’ordre du jour de la réunion.

La formation des membres du comité social et économique

Formation économique

Les membres titulaires du comité social et économique bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours. Son financement sera pris en charge par le comité social et économique sur son budget de fonctionnement et sa durée sera imputée sur la durée de formation économique sociale et syndicale.

A titre exceptionnel, dans le cadre de la mise en place initiale du comité social et économique et compte tenu de l’attention portée par la direction à la professionnalisation des membres du comité social et économique en vu d’un dialogue social constructif, l’employeur accepte la participation des élus suppléants à la formation économique.

Formation santé sécurité et conditions de travail

Les membres du comité social et économique bénéficient d’un stage de formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, d’une durée de 3 jours.

La formation et ses éventuels frais annexes sont pris en charge par l’employeur, dans le respect des dispositions légales.

Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est donc rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Modalités relatives aux informations et consultations du comité social et économique

Les relations sociales du Service sont cadencées par des obligations d’informations ou d’informations & consultations récurrentes/ponctuelles.

A cette fin, les parties ont convenues :

• D’une part, de négocier dans le présent accord, les modalités selon lesquelles se dérouleront les informations et/ou consultations récurrentes et notamment les modalités relatives aux trois grandes consultations fixées à l’article L. 2312-7 du code du travail (partie 1)

• D’autre part, de négocier dans le présent accord les modalités d’informations ou d’informations et de consultations ponctuelles (partie 2)

Adaptation des dispositions relatives aux informations et consultations récurrentes

Contenu, périodicité, modalités et informations nécessaires en vue des consultations récurrentes du comité social et économique

Pour chacune des consultations ci-après, il est convenu que le comité social et économique donnera un avis unique sur l’ensemble des thèmes listés dans le contenu de la consultation, quelque soit le nombre de phases de consultations nécessaires.

Politique sociale, conditions de travail et d’emploi

La consultation sur la politique sociale se déroule en deux phases :

• Phase 1 : la consultation porte sur la thématique de la politique sociale, des conditions de travail et d’emploi hors dispositions visées à la phase 2.

• Phase 2 : la consultation porte sur :

  • La formation professionnelle

  • Les orientations de la formation professionnelle

  • Le logement

  • La prévoyance

Cette consultation aura lieu tous les ans, à titre indicatif, en juin pour la phase 1 et en décembre pour la phase 2. L’avis définitif et global sur le sujet de la politique sociale sera rendu lors de la consultation sur la phase 2.

Les informations nécessaires à cette consultation figureront dans la BDES ou seront transmises, le cas échéant, par tout moyen.

Situation économique et financière

La consultation relative à la situation économique et financière du service a lieu en juin de chaque année.

Cette consultation est réalisée à travers la présentation des comptes du service, à la lueur de ce qui est présenté en conseil d’administration et en commission de contrôle.

Les informations nécessaires à cette consultation figureront dans la BDES ou seront transmises, le cas échéant, par tout moyen.

Orientations stratégiques

La consultation sur les orientations stratégiques aura lieu tous les ans, en décembre de l’année considérée afin de tenir compte du projet associatif établi.

Les informations nécessaires à cette consultation figureront dans la BDES ou seront transmises, le cas échéant, par tout moyen.

Modalités relatives aux avis du comité social et économique

Délai de principe

Pour chacune des trois consultations récurrentes, il est convenu que le délai d’examen accordé au comité social et économique pour rendre son avis est un délai raisonnable d’étude des documents courant à compter de la remise des informations au comité social et économique. Ce délai ne peut dépasser 1 mois.

La remise des informations nécessaires pour que le comité social et économique prononce un avis éclairé s’entend :

• Soit de la date de mise à disposition de celles-ci dans la BDES,

• Soit de la date de remise de celles-ci aux élus par tout autre moyen (mails, courriers, etc).

Si les deux moyens de remise sont utilisés, la date de la première re/mise à disposition est retenue.

Si le comité social et économique ne rend pas d'avis dans le délai précité, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Allongement du délai en cas de recours à un expert

En cas de recours par le comité social et économique à un expert pour l'assister dans le cadre de l’une des trois consultations précitées, le délai pour émettre son avis est porté à deux mois.

Adaptations des modalités relatives aux informations et consultations ponctuelles du comité social et économique

Outre les thèmes prévus à l'article L. 2312-8 du code du travail et pour lesquels les modalités d’adaptations des informations et consultations ont été ci-dessus aménagées, le comité social et économique est informé et/ou consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,

• La modification de son organisation économique ou juridique,

• Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle,

• L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,

• Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail.

Contenu des informations et consultations ponctuelles du comité social et économique

Les informations, documents, dossiers techniques utiles au comité social et économique dans le cadre des ces informations/consultations seront portés à la connaissance du comité social et économique, soit par leur mise à disposition dans la BDES, soit remis aux élus par tous moyens, dans les délais suivants :

• au plus tôt 1 mois avant la réunion portant sur le sujet, si les documents sont prêts.

• au plus tard lors de l’envoi de l’ordre du jour aux membres du comité social et économique.

Lorsqu’il s’agit d’informations confidentielles, les documents en font référence ou sont présentés comme telles par l’employeur le jour de la réunion.

En tout état de cause, si les informations ne pouvaient être remises dans ces délais au comité social et économique, le sujet serait reporté à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Modalités relatives aux avis du comité social et économique

Les délais sont ceux applicables aux avis prévus à l’article 3.7.1.2.1.

Les expertises du comité social et économique

Modalités applicables dans le cadre des consultations récurrentes

Le comité social et économique peut recourir à une expertise sur chacune des consultations récurrentes obligatoires (orientations stratégiques, politique sociale, situation économique et financière) selon la même fréquence que celle de la consultation :

Objet de la consultation récurrente obligatoire	Fréquence de la consultation au SSTRN	Fréquence du recours à un expert pour cette consultation et ce thème
Orientations stratégiques	1 an
Politique sociale
Situation économique et financière

Modalités relatives aux délais maximum de remise du rapport de l’expert comité social et économique

Les délais relatifs aux rapports des experts du comité social et économique sont régis par les dispositions légales en vigueur au jour de la rédaction de l’accord :

• Expertises sollicitées dans le cadre d’une consultation du comité social et économique : remise du rapport par l’expert au plus tard 15 jours avant l’expiration des délais de consultation ;

• Expertises relatives à une opération de concentration : remise du rapport dans un délai de 8 jours à compter de la notification de décision de l’autorité de concurrence ou de la commission européenne saisie du dossier ;

• Pour toute autre expertise : le rapport est remis par l’expert dans un délai de 2 mois à compter de sa désignation.

Dispositions finales

Suivi de l’accord – clause de rendez vous

Les parties se sont entendues sur la nécessité de se réunir sans délai en cas d’évolution légale ou réglementaire nécessitant la révision du présent accord.

Conformément aux dispositions de l’article L2222-5-1 du Code du travail, le présent accord sera suivi dans le cadre de la commission de suivi qui se réunit annuellement.

En cas de difficulté d’interprétation sur la portée de l’accord ou sur l’une ou l’autre de ses clauses, elles devront d’abord se réunir pour tenter de trouver une solution amiable au litige.

Ce n’est qu’en cas d’échec à trouver une solution commune et en cas de poursuite du différend sur les modalités d’interprétation et/ou d’application de l’accord que la partie qui se prétend lésée saisira les juridictions compétentes.

En tout état de cause, les parties reconnaissent qu’en cas de décision qui déclarerait nulle l’une des clauses au présent accord, cela n’entraînera pas la remise en cause des autres dispositions dudit accord.

Durée, modification et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L2261-7-1 du Code du travail.

Dans l’hypothèse d’une évolution des dispositions légales ou réglementaires mettant en cause l’application ou la pertinence des dispositions du présent accord, des discussions devront s’ouvrir sans délais.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L2261-9 du Code du travail.

Formalités de dépôt et de publicité

Il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité, conformément aux dispositions des articles D2231-2 et suivants du Code du Travail dans les conditions suivantes :

• Pour la DIRECCTE du lieu du siège social du Service : en application du décret 2018-362 du 15 mai 2018 (JO du 17), la procédure de dépôt est effectuée intégralement en ligne, via le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/

• Pour le greffe du conseil de Prud’hommes de Nantes : un exemplaire papier est transmis au greffe dans les 15 jours suivant sa date limite de conclusion prévue à l’article L. 3314-4 du code du travail

Il sera également publié en version anonymée sur la base de données nationale conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et consultable via l’Intranet de l’entreprise dans la rubrique « CONVENTIONS ET ACCORDS COLLECTIFS ».

Un exemplaire sera remis à chaque organisation syndicale par voie électronique, sauf demande expresse de leur part de recevoir un exemplaire papier.

Fait à Nantes,
Le 30/07/2019

Pour la direction du SSTRN :

XXXX

Pour la direction générale

Pour les organisations syndicales représentatives de salariés :

XXXX pour le syndicat CFE CGC
XXXX pour le syndicat UNSA
XXXX pour le syndicat CGT FO

Annexes

calendrier 2019 des informations et consultations récurrentes du comité social et économique

calendrier indicatif des réunions de la commission santé sécurité et conditions de travail

Trimestre	Périodes mensuelles concernées	Date	Thématique à aborder
1er trimestre	Janvier à mars	3 semaines avant le comité social et économique	information sur le rapport annuel du mt information sur le bilan général hygiène sécurité et ct information de l'analyse at information du suivi programme annuel de prévention
2ème trimestre	Avril à juin	3 semaines avant le comité social et économique	information de l'analyse at information du suivi programme annuel de prévention
3ème trimestre	Juillet à septembre	3 semaines avant le comité social et économique	information de l'analyse at information du suivi programme annuel de prévention analyse de l’absentéisme
4ème trimestre	Octobre à décembre	3 semaines avant le comité social et économique	information de l'analyse at information du suivi programme annuel de prévention bilan des visites sur centres.

Calendrier indicatif des réunions de la commission formation

Trimestre	Date réunion CSE	Date	Thématique à aborder
1er trimestre	Juin	3 semaines avant le comité social et économique	Point d’étape
4ème trimestre	Décembre	3 semaines avant le comité social et économique	Consultation politique de formation (phase 2 de la politique sociale et des conditions de travail)

Mémo pratique : « Comment valider ou refuser une invitation à une réunion via Outlook ? »

1. Ouvrez votre boite mail Outlook

2. Rendez-vous dans votre boite de réception : vous avez reçu un mail d’invitation à participer à une réunion (ici « convocation à une réunion du CSE »). Le mail d’invitation se matérialise par la présence de l’icône suivante (devant le mail) :

3. Ouvrez le mail d’invitation (double clic)

4. La fenêtre suivante apparait :

5. Vous pouvez donner votre réponse quant à votre présence ou non à cette réunion en utilisant les boutons suivants figurant en haut à gauche du mail (au-dessus de la photo et du nom de l’expéditeur, zone entourée en rouge).

6. Sous chaque icone de réponse, vous avez la possibilité (via la petite flèche noire) de préciser votre choix :

   1. Accepter :

2. Provisoire (vous n’êtes pas sur encore de votre présence ou absence, vous pouvez vouloir donner un commentaire à votre interlocuteur) :

4. Refuser 

:

7. Une fois votre choix effectué, votre interlocuteur recevra un mail de notification quant à votre choix :

8. Selon la réponse apportée, l’événement s’affichera dans votre calendrier Outlook :

9. En cas de changement, vous pouvez revenir sur cet évènement en double cliquant et modifier votre réponse :

10. Selon le paramétrage réalisé par l’auteur de l’invitation, vous recevrez un rappel quelques temps avant le début de votre réunion (par défaut ce rappel est fixé à 15 minutes avant la réunion) via un message pop-up (votre boite mail Outlook doit être ouverte) :

Bonne réunion !