Accord collectif d’entreprise relatif au vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Le Service de Santé au Travail de la Région Nantaise dont le siège social est situé 2 rue Linné – BP 38549 – 44185 NANTES CEDEX 4, inscrit à l’Urssaf de Loire Atlantique immatriculée sous le numéro 527 201 994 896, représenté par xxxxxxx, en sa qualité de directrice générale,

Ci-après dénommé « le Service »,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

• Le syndicat CGT FO représenté par xxxxxxxx sa qualité de déléguée syndicale,

• Le syndicat UNSA représenté par xxxxxxx en sa qualité de délégué syndical,

• Le syndicat CFE CGC représenté par xxxxxx en sa qualité de délégué syndical,

D’autre part,

Ci-après dénommés ensemble « les parties ».

Il est convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

1 CHAMP D’APPLICATION 4

2 definition et choix du moyen de vote electronique 4

3 modalites de mise en œuvre du vote electronique 4

3.1 Recours à un prestataire extérieur 4

3.2 Expertise indépendante et formalités CNIL 5

3.3 Information et formation 5

3.4 Confidentialité des données 5

3.5 Etablissement des fichiers 5

3.6 Cellule d'assistance technique 6

3.7 Dispositif de secours 6

3.8 Conservation et archivages des données électorales 6

4 deroulement des operations de vote 6

4.1 Protocole d’accord préélectoral 6

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 7

4.3 Caractéristiques du site de vote 7

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote 7

4.5 Suivi des opérations de vote 7

4.6 Opérations de dépouillement 8

5 Dispositions finales 8

5.1 Durée 8

5.2 Révision 8

5.3 Dénonciation 8

5.4 Formalités de dépôt et de publicité 8

6 ANNEXE- CAHIER DES CHARGES 10

6.1 Nature des prestations attendues 10

6.2 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 10

Fonctionnalités générales. 10

Scénario de vote 10

6.3 Dépouillement des urnes électroniques 11

6.4 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 11

6.5 Liste des émargements 12

6.6 Assistance technique 12

6.7 Dispositifs de secours 12

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par vote électronique.

Le présent accord a pour objet d’instaurer le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, y compris en cas d’élections partielles.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées ci-après.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein du SSTRN relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote,

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• De pallier les aléas postaux,

• D’augmenter la participation des électeurs.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• S’assurer de l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs pour le même scrutin,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique : exercice du droit de vote sans pression extérieur,

• Permettre la publicité du scrutin.

Avec les organisations syndicales représentatives du SSTRN et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent :

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel du SSTRN.

definition et choix du moyen de vote electronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le présent accord exclut expressément tout autre mode de vote (et notamment le recours au vote par bulletin secret sous enveloppe).

modalites de mise en œuvre du vote electronique

Recours à un prestataire extérieur

Les signataires conviennent de confier à un prestataire extérieur l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, le prestataire externe est désigné sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges figurant en annexe.

La Direction du SSTRN veillera à ce que le prestataire choisi respecte les prescriptions réglementaires relatives au vote électronique, notamment énoncées aux articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le nom du prestataire retenu sera précisé dans le protocole d'accord préélectoral.

Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote, destinée à vérifier le respect des prescriptions posées par le code du travail et par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans le Service, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

Information et formation

Le Service met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel (membres du CSE en exercice, y compris les suppléants) et les membres du bureau de vote (président et assesseurs) bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Confidentialité des données

Le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes

Etablissement des fichiers

Les listes électorales sont établies par l’employeur.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises, le cas échéant, au prestataire chargé de la mise en place du vote électronique, est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, mention "titulaires" ou "suppléants", appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote (à des fins de contrôle de déroulement du scrutin), agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Conservation et archivages des données électorales

L’employeur ou le prestataire qu’il a retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

deroulement des operations de vote

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral sera initiée afin de définir notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant au site de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Dispositions finales

Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de sa signature.

Révision

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par les dispositions légales.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires selon les dispositions légales en vigueur, moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

Des négociations devront s’engager pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord.

Formalités de dépôt et de publicité

A l’issue de la procédure de signature, en application de l’article L 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par le Service par courrier électronique avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein du Service.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par le Service sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans la base de données nationale des accords collectifs.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des collaborateurs sur le lieu de travail et consultable via l’Intranet de l’entreprise dans la rubrique « CONVENTIONS ET ACCORDS COLLECTIFS ».

Fait à Nantes, le 12 juillet 2022,

En nombres d’exemplaires suffisants de 12 pages.

Pour la direction du SSTRN :

xxxxxxxxx

Directrice générale

Pour les organisations syndicales représentatives de salariés :

xxxxxxxx Délégué syndical CFE CGC
xxxxxxxxx Délégué syndical UNSA
xxxxxxx Déléguée syndicale CGT FO

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles du SSTRN.

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

Fonctionnalités générales.

1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, y compris les élections partielles.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit au SSTRN les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote

5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• Une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• La confirmation par l’électeur du choix effectué,

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

Dépouillement des urnes électroniques

8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

conservation des données

L’employeur ou le prestataire pourra être amené à conserver sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.