Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles" chez OPHTALLIANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNES

La société OPHTALLIANCE immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 788 759 223

Dont le siège social est situé 88, rue des Hauts Pavés 44000 NANTES

D’UNE PART

• Déléguée syndicale FO, élisant domicile au siège social de l’entreprise

D’AUTRE PART

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :

Les parties signataires ont étudié et conviennent de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du CSE.

Dans ce cadre, les parties s’accordent à reconnaître que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés sur les différents établissements de la société,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les parties décident en conséquence de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du CSE.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser également le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

IL A ETE DONC CONVENU CE QUI SUIT

1. Objet et champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de la société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique en 2023.

2. Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société PEOPLE VOX (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

3. Respect de la confidentialité et du stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

4. Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et au second tour conformément aux dates et horaires précisés le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

5. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi doivent être en PDF, en couleur, sans lien hypertexte, sur une ou deux pages maximums, maximum du fichier : 2 Mo.

Le logo sera communiqué au format JPEG ou JPG ou PNG ou SVG (Poids max 500 Ko).

Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

6. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

7. Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

8. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se sera identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse électronique professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS, selon les modalités suivantes :

L’électeur pourra contacter les services soit par mail, par les tickets d'assistance ou la hotline.

Au niveau des tickets d'assistance, un nouvel identifiant pourra être communiqué par mail. Aucun identifiant ne sera communiqué par SMS. Seul le mot de passe temporaire sera communiqué via le SMS, après que les questions et l'identifiant soient entrés sur la plateforme.

Pour la hotline, un nouvel identifiant sera communiqué par téléphone, et un mot de passe sera à récupérer auprès des membres du bureau de vote ou du chargé de projet.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

9. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

10. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

11. Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système, et les assesseurs, les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

12. Durée de l’accord et modalités de révision

Le présent accord est applicable à la société OPHTALLIANCE pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

13. Procédure de dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé, par l’employeur, dans les conditions réglementaires en vigueur.

L’employeur déposera également un exemplaire de cet accord au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Fait à Nantes, le 18 septembre 2023

en 3 exemplaires originaux

Pour la délégation syndicale Pour la Société OPHTALLIANCE