Accord d'entreprise "Accord groupe relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez TEREGA (Siège)

ACCORD GROUPE RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre la Direction du Groupe Teréga représentée par:

• Président et Directeur Général de la société Teréga SA et Président des sociétés Teréga SAS et Teréga Solutions, agissant en qualité de mandataire conformément à l’article L.2232-31 du Code du travail

• Directeur des Ressources Humaines Groupe, agissant en qualité de mandataire conformément à l’article L.2232-31 du Code du travail,

d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au niveau du Groupe ci-après désignées:

• C.F.D.T
• C.G.T
• C.G.T-F.O
• UNSA TEREGA

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. L’article R.2314-5 du Code du travail dispose que “l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique peut être réalisée par voie électronique sur le lieu de travail ou à distance. Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants est établi” dans le cadre de l’accord mettant en place le vote électronique.

Ainsi, afin de simplifier le processus d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique et de favoriser la participation des salariés à ces élections, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Les parties ont décidé de recourir au vote électronique et d’établir des règles communes pour les élections qui se dérouleront dans les sociétés parties au présent accord postérieurement à son entrée en vigueur. Ce système de vote devra être mentionné dans les protocoles d’accord préélectoraux des sociétés membres du Groupe.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales. Il constitue le cahier des charges requis par le Code du travail.

Les parties insistent sur le caractère substantiel du respect des différentes dispositions du présent accord qui, par les garanties qu’elles apportent en termes de sécurité et de confidentialité, sont à même d’assurer la sincérité du scrutin opéré par voie électronique.

SOMMAIRE

CHAPITRE 1 - MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux sociétés suivantes:

• Teréga SA
• Teréga Solutions
• Teréga SAS

ARTICLE 2 - CHOIX DU VOTE ÉLECTRONIQUE ET DU PRESTATAIRE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Le recours au vote électronique exclut le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Sur proposition de la Direction acceptée par les organisations syndicales, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après dénommé “le prestataire”). Le système de vote mise en oeuvre par le prestataire doit être conforme aux prescriptions légales et réglementaires, notamment:

• aux dispositions de la Délibération CNIL N° 2019-053 du 25 avril 2019;
• aux dispositions des articles R.2314-5 à R.2314-17 du Code du travail
• aux exigences du Règlement général pour la protection des données.

ARTICLE 3 - PRINCIPES GÉNÉRAUX ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME

ARTICLE 3.1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système de vote qui sera retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• la confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
• la sécurité de la transmission des moyens d'authentification ;
• la sécurité de l’émargement ;
• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

ARTICLE 3.2 - RESPECT DU RÈGLEMENT EUROPÉEN DE PROTECTION DES DONNÉES

Pour les seules nécessités des opérations électorales, la Direction des Ressources Humaines sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel.

Ces fichiers sont gérés conformément aux dispositions du Règlement européen de protection des données.

ARTICLE 3.3 - CARACTÉRISTIQUE DU SYSTÈME

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés “fichier des électeurs” et “contenu de l’urne électronique.

ARTICLE 3.4 - LOCALISATION DU SYSTÈME

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé dans l’entreprise. Il doit se situer physiquement en France, au sein des locaux du prestataire ou dans un local extérieur sous le contrôle de ce dernier. Le prestataire prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique des locaux hébergeant le système informatique et protéger ce système des intrusions extérieures.

ARTICLE 3.5 - ETABLISSEMENT DU FICHIER DES ÉLECTEURS

Le traitement “fichier des électeurs” est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

ARTICLE 3.6 - URNE ÉLECTRONIQUE

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

ARTICLE 4 - SECURITE DU SYSTEME

ARTICLE 4.1 - EXPERTISE DU SYSTÈME

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote répondant aux exigences de la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

ARTICLE 4.2 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 4.3 - DISPOSITIF EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 5 - PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des logos, conformes à ceux présentés par leurs auteurs, et des bulletins de vote.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des logos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les listes de candidats sont présentées sur les écrans dans un ordre défini après tirage au sort.

ARTICLE 6 -FORMATION ET INFORMATION

Avant les élections professionnelles, les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Le prestataire établit une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

CHAPITRE 2 - ORGANISATION DU SCRUTIN

ARTICLE 7 - DUREE ET MODALITES DU SCRUTIN

ARTICLE 7.1 - DURÉE

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période à définir dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 7.2 - MODALITÉS D’ACCÈS AU SITE DE VOTE

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet de vote et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 7.3 - MODALITÉS DE VOTE

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter pour chaque tour de scrutin.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran. Il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le taux de participation peut être révélé au cours du scrutin.

ARTICLE 7.4 - SCÉNARIO DE VOTE

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes:

• une étape d’identification de l’électeur
• une étape de présentation des listes de candidats en présence;
• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées ou bien le choix de voter “blanc”;
• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie;
• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés;
• la confirmation par l’électeur du choix effectué;
• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote;
• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un “accusé de réception” confirmant l’enregistrement de son vote.

ARTICLE 8 - DÉROULEMENT DU SCRUTIN

ARTICLE 8.1 -SURVEILLANCE EFFECTIVE DU SCRUTIN

La mise en œuvre du système de vote électronique doit être opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux, que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote ou d’experts désignés par lui. Dès lors, il importe que toutes les mesures soient prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote et, en particulier, les mesures prises pour:

• garantir la confidentialité du fichier des électeurs comportant les éléments d’authentification;

• garantir le chiffrement ininterrompu des bulletins de vote et leur conservation dans un traitement distinct de celui mis en oeuvre pour assurer la tenue du fichier des électeurs;

• assurer la conservation des différents supports d’information pendant et après le déroulement du scrutin.

Toutes les facilités doivent être accordées aux membres du bureau de vote et le cas échéant aux délégués des candidats, s’ils le souhaitent, pour pouvoir assurer une surveillance effective de l’ensemble des opérations électorales.

ARTICLE 8.2 - SCELLEMENT DES URNES

Le scellement des urnes interviendra à l’ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

ARTICLE 8.3 - ÉMARGEMENT

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargement sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des ressources humaines.

L’émargement doit se faire dès la validation du vote de façon à ce qu’un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d’authentification de l’électeur déjà utilisés.

ARTICLE 8.4 - DÉPOUILLEMENT

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est

publique lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 8.5 - DÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

CHAPITRE 3 - DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 9 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans à compter de la date d’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.

ARTICLE 10 - REVISION

Chaque partie signataire peut, jusqu’à la fin du cycle électoral en cours au jour de la signature du présent accord, déposer une demande de révision de tout ou partie des dispositions du présent accord conformément aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail. A l’issue de cette période, cette faculté concernera toute organisation syndicale représentative dans le champ d’application de l’accord conformément à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande devra être portée à la connaissance des autres parties par écrit. Les discussions relatives à cette révision devront être engagées dans les 3 mois suivant la date de notification aux parties. Cette demande de révision devra préciser les points dont la révision est demandée.

ARTICLE 11 - DEPOT ET PUBLICITE

Conformément aux dispositions des articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis à la DREETS Nouvelle Aquitaine (DDETS des Pyrénées-Atlantiques) ainsi qu'au Secrétariat greffe du Conseil des prud’hommes de Pau.

Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne.

Fait à Pau le 2 mars 2023

Pour les sociétés du Groupe	Pour les organisations syndicales représentatives
Président et Directeur Général de la société Teréga SA et Président des société Teréga SAS et Teréga Solutions	Pour la C.F.D.T
Directeur des Ressources Humaines Groupe	Pour la C.G.T
	Pour la C.G.T-F.O
	Pour l’UNSA Teréga