Accord d’Entreprise sur le vote électronique à l’occasion de l’élection du CSE

(avec cahier des charges)

17/05/2023

Entre

La Société IZICAP, Société par actions simplifiée au capital de 163 645,00 Euros immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro de Siren 791892953, dont le siège social est sis 4 Chemin de l’Arenas, Bâtiment Unity, 06 200 Nice.

Représentée par Monsieur R.E.M, Président,

d'une part,

et

Le Comité Social et Economique (CSE) consulté lors de la réunion du 17/05/2023 et ayant émis un avis favorable à l’unanimité.

d'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

La dispersion des sites de travail de l’entreprise ainsi que l’intervention de certains salariés en dehors des locaux de celle-ci, compte tenu des missions qui leur sont confiées, constituent des obstacles à la participation des salariés aux élections professionnelles lorsque le vote est effectué à bulletin secret sous enveloppe.

Face à ce constat, les parties signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin :

• de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;

• d’augmenter le taux de participation ;

• de sécuriser le processus électoral ;

• de faciliter le décompte final des résultats.

Le recours au vote électronique s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique ;

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;

• les modalités de contrôle du système ;

Partie 1 : Champ et cadre juridique de l’accord

Article 1 : Champ d’application :

Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise Izicap et concerne l’ensemble des salariés.

Article 2 : Cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

Article 3 : Elections concernées

Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin.

Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu

Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines.

Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 5 : Expertise préalable

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service des ressources humaines.

Partie 3 : Préparation du vote

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :

• 4 représentants choisis par l’entreprise ;

• 1 représentant du prestataire ;

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Etablissement des listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

Article 8 : Etablissement des listes de candidats

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Article 9 : Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 10 : Information des salariés

Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié.

La notice comporte :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

Partie 4 : Déroulement du vote

Article 11 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 12 : Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 13 : Mise à disposition du matériel de vote

Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder.

Ainsi, seront mis à disposition des salariés les éléments suivants :

• Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur ou par courrier à son domicile

• Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

• Les moyens d’authentification utilisés au 1 er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2 nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.

Article 14 : Bulletin de vote

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 15 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 16 : Participation en cours de scrutin

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 17 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Partie 5 : Clôture du scrutin

Article 18 : Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection.

Article 19 : Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Partie 6 : Dispositions générales

Article 22 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 1^er juin 2023.

Article 23 : Approbation par les salariés

La validité du présent accord est subordonnée à son approbation par les salariés dans les conditions et selon les modalités prévues aux articles L. 2232-12 et D. 2232-2 et suivants du code du travail.

Article 24 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 25 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 26 : Suivi de l’accord

Dans les 6 mois mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.

Article 27 : Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 3 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 28 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 3 ans suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique.

Article 29 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 30 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Article 31 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nice.

Article 32 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

Article 33 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Article 34 : action en nullité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :

• de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;

• de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.

Fait à Nice, le 17/05/2023

En 3 exemplaires originaux.

Pour l’entreprise, Monsieur R.E.M, Président,

Pour le CSE réuni le 17/05/2023 en réunion ordinaire

La secrétaire, L.A.

Annexe : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de l’entreprise IZICAP.

Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.