Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles" chez GRT DE COOP SOCIALE ET MEDICO SOC (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre les soussignés,

Le Groupement de coopération sociale et médico-sociale EVADOPA situé 9, rue de Guebwiller 68 023 COLMAR Cedex,

D’une part,

Et

en qualité de Déléguée du personnel titulaire

D’autre part,

Préambule :

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social économique.

Outre le fait de faciliter et sécuriser le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le vote électronique favorise la participation des salariés puisqu’il ne nécessite aucun déplacement et s’inscrit également dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit la consommation de papiers.

Dès lors, il est convenu entre les parties que le recours au vote électronique doit respecter les principes généraux du droit électoral et que son recours devra être prévu, pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral.

En conséquent, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités ci-après décrites.

Article 1 : Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral suivants :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et le secret du vote 

Article 2 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés du GCSMS EVADOPA appelé à voter aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité social économique.

Article 3 : Exclusivité du vote électronique et recours à un prestataire extérieur

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet, aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte pour les élections des représentants du personnel susvisés.

Il est convenu qu’afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Direction sur la base des dispositions légales en la matière ainsi que des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui lui est annexé.

Le choix du prestataire sera présenté à la déléguée du personnel lors de la négociation du présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 4 : Modalités d’organisation aux opérations de vote par voie électronique

4.1 : Négociation du protocole d’accord préélectoral

Conformément à la loi, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

4.2 : Déclaration et expertise

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du Règlement Général sur la Protection des données et sont donc soumis à des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en œuvre ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions légales, les signataires du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement desdites formalités auprès de la CNIL.

4.3 : Information et formation au système de vote électronique

Il est convenu entre les parties, qu’en sus de la note d’information détaillant le déroulement des opérations électorales, la Direction établira une note explicative relative au vote électronique en précisant notamment les conditions et règles de fonctionnement du vote électronique.

En outre, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système du vote électronique.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote par voie électronique

Afin de favoriser la participation des salariés aux élections de leurs représentants, le vote électronique pourra s’effectuer sur le lieu de travail ou à distance. Il s’effectuera pendant une période délimitée qui sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour ce faire, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Il est convenu entre les parties, que le temps passé par les électeurs à voter sera considéré comme du temps de travail effectif et n’entrainera aucune réduction de salaire dès lors que l’opération de vote s’effectue sur le lieu de travail.

5.1 : Accès au serveur de vote électronique

En fonction du calendrier d’organisation des élections, et en tout état de cause avant le premier tour des élections professionnelles, chaque électeur recevra un code d’accès ainsi qu’un mot de passe générés par le prestataire, selon des modalités garantissant la confidentialité du vote.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social économique, titulaires et suppléants.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant « l’urne électronique », recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant la durée du scrutin.

5.2 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

En application des dispositions légales relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi décryptée et stockée dans une « urne électronique » dédiée sans lien avec « le fichier d’authentification » des électeurs.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur et explicitées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Article 6 : Cellule d’assistance technique

Il est convenu entre les parties, qu’à l’initiative de la Direction, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule sera composée des membres du bureau de vote, des représentants de la Direction, des Organisations syndicales intéressées au processus électoral ainsi qu’un représentant du prestataire.

Les membres de la cellule auront notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Dispositif de secours

Les parties signataires conviennent qu’en cas de panne du système principal, un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des représentants du personnel, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

En cas de perte du mot de passe, l’électeur aura la possibilité de solliciter un nouvel accès auprès du prestataire. Les aspects pratiques relatifs au déroulé du vote électronique feront l’objet d’une communication au sein de l’entreprise.

Article 8 : Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain des formalités de dépôts.

Article 9 : Révision

Le présent accord pourra faire l’objet de révision conformément aux dispositions légales en vigueur.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit par lettre remise contre main propre à chacune des autres parties signataires.

Les dispositions, objet de la demande de révision resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 10 : Dénonciation

Conformément aux dispositions légales, le présent accord pourra être dénoncé sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

Une nouvelle négociation devra alors s’engager dans les trois mois qui suivent la date de sa dénonciation.

Article 11 : Dépôt

Un exemplaire original du présent accord est adressé aux parties signataires.

Le présent accord fait l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues aux articles L.2231-5 et suivants du code du travail ainsi qu’aux articles R.2231-1 et suivants du code du travail.

Fait à Strasbourg, le 18 juin 2019

Déléguée Générale
Déléguée du personnel titulaire

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES - VOTE ELECTRONIQUE

I/ Présentation générale des besoins et fonctionnalités

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique les parties signataires du présent accord ont souhaité recourir au vote électronique par Internet.

Les électeurs devront donc pouvoir participer par le biais du vote électronique à l’ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent un droit de vote.

Le système de vote électronique sera hébergé chez un prestataire externe.

Il devra être accessible à tous les électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections telle que déterminée par le protocole d’accord préélectoral, via le web du réseau Internet.

Le système de vote électronique devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

In fine, le dispositif devra garantir que l’identité de l’électeur ne pourra pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Ainsi les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

II/ Missions principales du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections professionnelles sous le contrôle de la Direction,

• la mise en œuvre du système de vote électronique,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra être conforme en tous points aux prescriptions légales relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles ainsi qu’aux recommandations de la CNIL.

En sus, il devra avoir fait l’objet d’un rapport d’expertise, par un expert d’un organisme indépendant chargé de de vérifier et valider sa conformité vis-à-vis des prescriptions légales. Le prestataire fournira à la Direction, les conclusions dudit rapport.

III/ Scénario de vote

** Etapes

Pour chaque élection le vote électronique comportera les étapes suivantes :

• Une étape d’authentification des électeurs : celui-ci devra saisir un code d’identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote.

• Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix d’effectuer un vote « blanc ».

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie.

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés.

• La confirmation par l’électeur du choix effectué.

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.

** Emargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection en vue de garantir l’unicité de son vote.

** Enchaînement des élections

Si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.

** Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote. Seuls les membres du bureau de vote habilités, à savoir le président et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clefs.

La génération de ces clés avant l’ouverture du vote est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vite et deux de ses assesseurs ont connaissance de ses clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

1. Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections

La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein du GCSMS EVADOPA. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

La procédure comportera les étapes suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.

• Le contrôle du certificat serveur de l’application de vote.

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique.

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.

• Le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection.

• Le contrôle de la liste des émargements.

• La création par les membres du bureau de vote habilités d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.

• La programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

2. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comportera les étapes suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.

• La remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote.

• L’édition en ligne des résultats des élections : compteurs des voix par élection, par liste et par candidat.

• La remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles CERFA.

• La fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.

3. Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

4. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.

La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et assesseurs habilités de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

5. Liste des émargements

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• Les noms et prénoms des électeurs,

• Le collège de l’électeur

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.

6. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction, les représentants des Organisations syndicales.

Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.

7. Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, les membres du bureau de vote habilités possèdent les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

IV/ Préparation des élections

1. Prestations liées aux fichiers électeurs

** Constitution du fichier électeur

Les listes électorales sont constituées par la Direction du GCSMS EVADOPA.

Elles comporteront les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections professionnelles. Elles sont établies par établissement, par collège et par type d’élection.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs.

Le fichier électeurs contiendra, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur

• Les noms et prénoms de l’électeur

• La date de naissance de l’électeur

• Le matricule

• La date d’entrée dans l’entreprise

• Le site de rattachement de vote de l’électeur

• Le collège d’appartenance de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• Des informations d’authentification

** Objet du fichier électeur

Le fichier électeur sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de code d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé

• Contrôler les accès au système de vote électronique

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• Editer des listes d’émargement.

** Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

** Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire s’engage à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

** Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les indiquées ci-dessous.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

En cas de perte du mot de passe, l’électeur aura la possibilité de solliciter un nouveau mot de passe auprès du prestataire.

** Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• Un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l’électeur devra renseigner sa date de naissance.

** Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

** Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Direction, les représentants des Organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à la Direction, à l’issue de la génération et la fourniture des codes d’accès, un document de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

** Mise à jour du fichier électeurs

Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à la réunion de scellement prévue avec le prestataire en charge du vote électronique et au plus tard 4 jours avant la date du scrutin.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer des codes d’accès au vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

2. Prestations liées aux listes de candidats

** Généralités

Les listes de candidats sont établies par la Direction du GCSMS EVADOPA et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations syndicales ou par des candidats non affiliés.

Les listes des candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants)

• Le collège électoral concerné

• L’appartenance syndicale le cas échéant

• Le nom et prénom de chaque candidat

• L’ordre de présentations des candidats dans les listes

** Mise à jour des lises de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

** Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

3. Phase de test et de recette du système de vote électronique

** Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

** Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre la Direction et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

4. Scrutin à blanc

** Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

** Etapes du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.

Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par les Président et assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,

• Ouverture des élections par les Président et assesseurs du bureau de vote

• Réalisation de plusieurs votes

• Fermeture des élections par les Président et assesseurs du bureau de vote,

• Remise au prestataire de clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques, édition des résultats et génération des procès-verbaux

• Contrôles de la conformité des résultats et des états obtenus,

• Scellement de l’application de vote électronique.

5. Prestation de conseil et d’assistance de la Direction

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La réalisation de la déclaration CNIL

• La rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• La rédaction du protocole d’accord préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

6. Remise des résultats

** Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront téléchargeables en ligne à l’issue des élections.

** Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidats. Ils seront consultables en ligne dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats en ligne.

** Procès-verbaux des élections

Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles CERFA, seront mis à disposition de la Direction par le prestataire.

** Calcul de la représentativité syndicale

Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué.

7. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

** Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes le système sera disponible 24h/24h.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

** Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections du GCSMS EVADOPA.

** Ticket d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se connectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

** Conservations des données

Le prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou l’épuisement des voies de recours, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.