Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique" chez EVERGLASS (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

L'employeur

La société Everglass dont le siège social est situé au 31 Place des Corolles – Esplanade Nord – 92400 Courbevoie, enregistrée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 799 283 221

D'une part,

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leur déléguée syndicale respective

D'autre part,

Ci-après les « Parties »

Préambule :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique dans le cadre des scrutins professionnels.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise, applicable pour les élections du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique ainsi que pour le(s) consultation(s) des salariés.

Le dispositif exposé dans cet accord doit permettre de réduire les contraintes organisationnelles liées aux élections professionnelles et aux consultations au sein de la société EVERGLASS.

Cet outil doit permettre une appropriation complète par les organisations syndicales d’un moyen d’expression complémentaire. Elles disposent ainsi d’un nouveau canal permettant de communiquer par l’intermédiaire d’un outil intuitif et accessible à tous.

En complément des moyens de communication dont disposent les partenaires sociaux au sein de l’entreprise, le vote par voie électronique facilite notamment la prise de connaissance par les électeurs, des professions de foi, des listes de candidats.

De surcroît, compte tenu de l’organisation du temps de travail des salariés au sein de la société EVERGLASS qui interviennent tant sur des horaires de jour comme de nuit et de l’éclatement géographique des établissements d’EVERGLASS sur le territoire Français, il apparait aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote par voie électronique offre les meilleures conditions de participation aux élections professionnelles/consultations.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés absents de leur lieu de travail (déplacement, arrêt maladie, congés)

• de disposer de davantage de temps pour exprimer son vote,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• de diversifier les moyens de communication syndicale

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux :

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

- Vérifier l’identité des électeurs,

- S’assurer de l’intégrité du vote,

- S’assurer de l’unicité du vote,

- S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

- S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

- Permettre la publicité du scrutin.

Article I. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux salariés mis à disposition de l’Entreprise) ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour du scrutin, appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique de la société EVERGLASS, ainsi qu’aux salariés pouvant se prononcer dans le cadre d’une consultation.

Article II. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Les protocoles pourront prévoir éventuellement de recourir à une autre modalité de vote.

Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Section 3.01 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Le fournisseur prestataire garantie une solution de vote électronique respectant les impératifs de sécurité, de fiabilité, de simplicité, de sincérité et d’anonymat du vote. Le prestataire retenu (ci-après désigné le « Prestataire ») est en charge de la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R 2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Section 3.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et aux votants ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur ou votant sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ou votants et les clés de déchiffrement de sauvegarde seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section 3.05 Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Section 3.06 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Par ailleurs, des postes informatiques seront mis à la disposition des électeurs et votants leur permettant le cas échéant, l’expression de leur vote sur leur lieu de travail. Il est entendu que ces postes informatiques seront placés judicieusement, dans un lieu garantissant l’anonymat du vote de chaque salarié.

Article IV. Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du/des bureau(x) de vote, l’électorat etc.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Section 4.02 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs et votants auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Dans l’hypothèse d’une coupure nationale d’électricité ou d’un crash technique touchant l’ensemble des serveurs de vote et entrainant un empêchement pour les électeurs d’accéder à la plateforme de vote en ligne, les membres du bureau de vote seront sollicités pour décaler la date de clôture du vote le cas échéant.

Section 4.03 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié.

S’agissant des élections professionnelles, les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Seront reproduits sur le système de vote, les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Les logos des organisations syndicales figureront le cas échéant sur ces listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. Conformément au code électoral, les électeurs disposeront de la faculté de rayer un ou plusieurs noms de la liste de candidats sélectionnée.

Pour la consultation des salariés, les informations nécessaires aux salariés pour leur permettre de se prononcer, telles qu’un projet d’accord, seront accessibles sur le site de vote.

Section 4.04 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur/votant recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections ou avant la consultation :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour ou de la consultation.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur/votant accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée de connexion.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Section 4.05 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article V. Durée, dénonciation, révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, par LRAR à chacune des autres parties signataires, en respectant un préavis de 3 mois, durant lequel le présent accord demeurera applicable. A l’issue de ce préavis le présent accord cessera de produire tout effet.

Chacune des parties signataires pourra également demander sa révision, en le signifiant par LRAR aux autres parties signataires, en indiquant les points qu’elle souhaite réviser. Les parties conviennent de se réunir dans un délai n’excédant pas 3 mois après la demande de révision pour examiner les dispositions soumises à révision et qui pourront alors faire l’objet d’un avenant.

L’accord d’adhésion fera l’objet des formalités de dépôt prévues par les articles L. 2231-5 et suivants du code du travail et par l’article L. 3332-9 du code du travail.

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Courbevoie, le 18/09/2023

Pour EVERGLASS Pour la CGT Pour l’UNSA