Accord collectif relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles 2023 des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique

Entre les soussignés :

TRIGO France au capital de 1 031 785 €, identifiée sous le numéro 79968745400022, RCS 799687454 dont le siège est situé au 4 avenue Pablo Picasso CS70134– 92024 NANTERRE Cedex, représentée par xxxx, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « entreprise »,

d’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes, représentatives au niveau de l’entreprise :

• CFE/CGC, représentée par xxxxxxxxxx, en sa qualité de délégué syndical

• CFTC, représentée par xxxxxx, en sa qualité de délégué syndical

• FO, représentée par xxxxxx, et xxxxxxxxxx en en leur qualité de délégués syndicaux.

• CFDT, représentés par xxxxxxxx et xxxxxxxxx, en leur qualité de délégués syndicaux.

d’autre part,

Ci-ensemble dénommés « les parties»,

Il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

Préambule 4

Article 1 – Principe du recours à un prestataire 5

Article 2 - Objet et champs d’application 5

Article 3 : Conformité du système de vote 6

Article 4 – Modalité d’organisation du vote électronique 6

Article 5 - Déroulement des opérations de vote 7

Article 5.1 – Calendrier prévisionnel 7

Article 5.2 – Communication 8

Article 5.3 – Le vote 8

Article 6 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données 10

Article 7 – Dépouillement des bulletins de vote 10

Article 8 – Conservation des données 11

Article 9 – Négociation du protocole d’accord préélectoral 11

Article 10 – Dispositions Générales 11

ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE 14

1.1 Préambule 14

1.2 Missions du prestataire 14

1.3 Sécurité du système de vote 14

1.4 Confidentialité des données transmises 15

1.5 Cellule d’assistance technique 15

1.6 Les fichiers 16

1.7 Contenu des fichiers 16

1.8 Listes électorales 17

1.9 Bureaux de vote et pilotage centralisé 17

1.10 Test a blanc - Scellement du Paramétrage 17

1.11 Communication des Identifiants et mots de passe 18

1.12 Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant 18

1.13 Le vote 18

1.14 Clôture et dépouillement 19

1.15 Conservation des données 19

Préambule

Le présent accord est conclu en application de l’article R2314-5 du code du travail, et a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

La société TRIGO France réalise des prestations de contrôle qualité en milieu industriel.

A ce titre, les salariés de l’entreprise sont présents sur tout le territoire national, où ils réalisent des prestations directement sur les sites hébergeurs de nos différents clients.

Ce maillage territorial complique l’organisation des élections professionnelles par voie papier.

Ainsi, afin de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés et de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, en tenant compte de l’organisation, la Direction a souhaité ouvrir des négociations avec les délégués syndicaux de l’entreprise sur la mise en place d’un système de vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l’économique Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d’application, permettant d’organiser par voie électronique les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

L’expérience des élections professionnelles en 2019 avec Alpha Vote a été concluante, et les parties ont souhaité réitérer la mise en place de ce dispositif avec ce prestataire pour l’organisation des élections professionnelles à venir.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d’enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• De pallier les aléas postaux,

• D’augmenter la participation des électeurs.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

A ce titre, il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant le droit électoral, à savoir, le secret du scrutin, le caractère anonyme du vote, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle, ces aspects sont partagés avec les organisations syndicales au préalable et indépendamment du protocole d’accord préélectoral.

L’entreprise et les organisations syndicales définiront dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société KERCIA SOLUTIONS, société éditrice du logiciel ALPHAVOTE, dont le système de vote électronique a été audité et mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges en annexe respectant prescriptions réglementaires. Les Organisations Syndicales Représentatives participant à la négociation du présent accord reconnaissent avoir eu une présentation complète et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• La sincérité et l’intégralité du vote (conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique) ;

• Anonymat et secret du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;

• Unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin) ;

• La confidentialité et la liberté du vote (permettra d’exercer son droit de vote sans pression extérieur).

Article 2 - Objet et champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société TRIGO France, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Economique.

Il ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique qui se dérouleront en novembre et décembre 2023.

Article 3 : Conformité du système de vote

Comme le propose la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de TRIGO France.

La Direction en concertation avec les représentants du personnel a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique ALPHAVOTE.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote ALPHAVOTE engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

DEMEATER, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système ALPHAVOTE et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au référentiel Général de Sécurité (RGS).

Ainsi, plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Article 4 – Modalité d’organisation du vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, et pour répondre aux différentes modalités d’organisation du travail chez TRIGO France (travail le samedi, travail le dimanche, heures de nuit), les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout lieu disposant d’un accès internet en se connectant au site de vote.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, une connexion à internet (smartphone, ordinateur, tablette,) au site sécurisé de vote sera mise à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information au niveau local sera effectuée sur ces emplacements. Ces emplacements rappelleront le mode opératoire et le numéro vert d’assistance à contacter en cas de besoin.

Les salariés seront informés par note interne et affichage de l’ouverture du bureau de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes des candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des Ressources Humaines. Les modalités de communication des listes seront définies dans le Protocole pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, et sous réserve de disposer des adresses email un ou plusieurs mails de la part du prestataire pourront être adressés aux électeurs n’ayant pas encore voté pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 5 - Déroulement des opérations de vote

Article 5.1 – Calendrier prévisionnel

L’accord du 25 mai 2023 portant sur la prolongation des mandats a établi un calendrier prévisionnel qui sera susceptible d’évoluer en fonction des négociations du protocole préélectoral.

A titre prévisionnel et sous réserve des négociations du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), le calendrier des élections pourraient être le suivant :

Etapes	Date prévisionnelle
Négociation sur le vote électronique	Ouverture en juin
Information du personnel	14 septembre 2023 au plus tôt
Invitation les OS à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP)	14 octobre 2023 au plus tard
Négociation du PAP	15 jours après la réception de la convocation des OS à négocier
Scrutin 1er tour	Entre le 22 novembre et 29 novembre 2023
Scrutin 2ème tour	Entre le 7 et 14 décembre 2023

Article 5.2 – Communication

Afin de faciliter le recours au vote par voie électronique, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs.

Ce courrier (ou courriel) sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour se scrutin. Cette communication pourra se faire par tout moyen.

En outre, les membres de la direction, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5.3 – Le vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mail ou par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurité mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Article 6 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article 7 – Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent le scellement du système.

Dés la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote. Le président du bureau de vote dispose aussi d’une clé de chiffrement permettant le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux.

Le Président du bureau de vote proclame les résultats.

Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance à distance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 8 – Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, le matériel de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes, doit si nécessaire pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 9 – Négociation du protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des prochaines élections professionnelles, le Comité social et économique de Trigo France, les parties engageront des négociations en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges, …

Article 10 – Dispositions Générales

Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Le présent accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales Représentatives.

Il sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes de Nanterre et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DREETS.

Il sera ensuite porté à la connaissance de l’ensemble du personnel. Afin que tout membre du personnel puisse le consulter, l’accord sera accessible sur l’intranet de l’entreprise et sera affiché sur l’ensemble des panneaux d’affichages prévu à cet effet.

Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.

Pour être applicable, la révision devra intervenir avant la signature du protocole d’accord préélectoral.

Fait à Nanterre, le 10 juillet 2023,

Pour TRIGO France Représentée par xxxxxxx Directeur des Ressources Humaines
Pour CFE/CGC Représentée par xxxxxx Délégué Syndical
Pour CFDT Représentée par xxxxxx Déléguée Syndicale	Pour CFDT Représentée par xxxxxx Délégué Syndical
Pour FO Représentée par xxxxx Délégué Syndical	Pour FO Représentée par xxxxxx Délégué Syndical

Pour CFTC

Représentée par xxxxx

Délégué Syndical

ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureaux de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Un bureau de vote centralisateur sera alors constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Test a blanc - Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

Communication des Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales ou mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à définir)
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à TRIGO France ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.