ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Entre les soussignés :

L’agence CHOOSE PARIS REGION, Association Loi 1901, sise Parc du Pont de Flandres – Bâtiment 028 – 11, rue de Cambrai – 75019 Paris, représentée par son Directeur Général,

D’une part,

Ci-après dénommé « l’agence »,

ET

L’organisation syndicale SMA-CFDT, prise en la personne de son délégué syndical valablement désigné au sein de l’agence CHOOSE PARIS REGION,

D’autre part,

Table des matières

Préambule 3

Article 1 : Dispositions générales 3

Article 2 : Modalités relatives au système de vote électronique 4

2.1 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

2.2 Choix du prestataire 4

2.3 Adaptation de la propagande syndicale 4

2.4 Information des collaborateurs et formation de ses représentants 4

Article 3 : Entrée en vigueur, dépôt et publicité 4

3.1 Entrée en vigueur 4

3.2 Dépôt et publicité 5

ANNEXE 1 6

1. Caractéristiques du système de vote électronique 6

2. Contrôle de la mise en œuvre du système 6

3. Cellule d’assistance technique interne 6

4. Système de secours 7

5. Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique 7

6. Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral 7

7. Listes électorales 7

8. Séparation des données nominatives des électeurs et des votes 7

9. Données à enregistrer et destinataires de ces données 8

10. Formation spécifique 8

11. Clés de chiffrement 8

12. Information des électeurs 9

13. Période de vote électronique 9

14. Opérations de vote électronique par l’électeur 9

15. Contrôle des heures du scrutin 9

16. Résultats en cours de vote électronique 10

17. Liste d’émargement 10

18. Scellement du système 10

19. Clôture du scrutin et dépouillement des votes 10

20. Accès aux données 10

21. Conservation et archivage des données 10

Préambule

En raison de la situation sanitaire liée à COVID-19 et afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion des élections partielles des membres du comité social et économique de 2021, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet à la suite de la réunion de négociation qui s’est tenue le 08 février 2021.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de :

- la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique, dite loi Fontaine, Loi n°2004-575 du 21 juin 2004,

- la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016,

- leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des nouveaux membres du Comité Social et Économique (CSE).

A cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• Aux conditions et aux modalités de vote du système électronique ;

• À la confidentialité des données ;

• Au contrôle du fonctionnement du système de vote électronique.

Les membres du CSE ont également été informés du présent accord lors de la réunion ordinaire du 16 février 2021.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail pour les collaborateurs ou à distance conformément au plan de reprise d’activité lié à la situation sanitaire COVID-19. Pour ce faire, le collaborateur doit être munis d'un accès internet.

Article 2 : Modalités relatives au système de vote électronique

2.1 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe dans le cadre des élections partielles des nouveaux membres du Comité Social et Economique de 2021.

2.2 Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Direction et dont le cahier des charges figure en annexe 1 du présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.3 Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que l’organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’agence le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract de l’organisation syndicale présentant des candidats.

Elle transmettra en même temps que la listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. L’organisation syndicale est tenue de respecter le format et la taille de fichier qui lui sera précisée par le prestataire.

2.4 Information des collaborateurs et formation de ses représentants

La Direction communiquera auprès des collaborateurs sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, délégué syndical et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3 : Entrée en vigueur, dépôt et publicité

3.1 Entrée en vigueur

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour une durée déterminée pendant la durée des élections partielles des nouveaux membres du Comité Social et Economique en 2021.

3.2 Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord est déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure "Télé@ccords" : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il est également transmis par courrier au greffe du Conseil des Prud’hommes dont dépend l’agence.

Les collaborateurs seront informés de l’existence du présent accord dans l’outil collaboratif en vigueur au sein de l’agence.

Un exemplaire original est remis à chacune des parties signataires du présent accord.

Le présent accord sera signé par le système de signature électronique actuellement en vigueur au sein de l’agence.

Fait à Paris, le

En 4 exemplaires

Pour « La Direction » Pour « La SMA-CFDT »

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE

Le présent document énonce les règles légales devant être obligatoirement respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de CHOOSE PARIS REGION.

Les règles énoncées ci-après sont issues des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection partielle des nouveaux membres du Comité Social et Economique en 2021.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des collaborateurs sur l’outil collaboratif en vigueur au sein de CHOOSE PARIS REGION.

Caractéristiques du système de vote électronique

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Contrôle de la mise en œuvre du système

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Cellule d’assistance technique interne

La Direction met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Système de secours

Le système de vote électronique retenu comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Incident ou erreur du prestataire en cours de vote électronique

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dispositions propres au protocole d’accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l’accord collectif autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par la Direction des Ressources Humaines de l’agence. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines de l’agence. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Séparation des données nominatives des électeurs et des votes

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés différemment.

Le traitement lié au fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier lié au contenu de l'urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Ces fichiers seront nommés conformément aux procédures internes de nommage de l’agence.

Données à enregistrer et destinataires de ces données

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement du système de vote : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs (le cas échéant), membre de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, membre de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, membre de la Direction des Ressources Humaines ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, membre de la Direction des Ressources Humaines.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge compétent.

Formation spécifique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Clés de chiffrement

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du membre de la Direction des Ressources Humaines chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d'accord dans le protocole d’accord préélectoral, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier relatif au contenu de l'urne électronique. La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Information des électeurs

La Direction communiquera auprès des collaborateurs sur le déroulement des opérations électorales.

Période de vote électronique

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Opérations de vote électronique par l’électeur

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis par le prestataire, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier relatif au contenu de l'urne électronique. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Contrôle des heures du scrutin

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Résultats en cours de vote électronique

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si la Direction ou l'accord de mise en œuvre du vote électronique le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Scellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Clôture du scrutin et dépouillement des votes

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Accès aux données

Lors de l'élection par voie électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Conservation et archivage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.