ACCORD D’ENTREPRISE sur LA MISE EN PLACE du VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La société MG-VALDUNES SAS, au capital de 110 200 000,00 Euros, dont le siège social est situé rue Gustave Delory à TRITH SAINT LEGER (59125), inscrite au RCS de Valenciennes sous le numéro 802 319 103 000 23, représentée aux présentes par Monsieur, en sa qualité de Directeur Général, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée la « Société »’

D’UNE PART,

ET :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat CFDT, représenté par

• Le Syndicat CGT, représenté par

Ci-après dénommés les « Organisations syndicales représentatives »’

D’AUTRE PART.

La Société et les Organisations syndicales représentatives sont ci-après individuellement ou collectivement désignés la(es) « Partie(s) ».

Sommaire

PREAMBULE : 3

IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT : 3

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION 3

PARTIE 1 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 3

ARTICLE 2 - PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE 3

ARTICLE 3 - Garantie des exigences techniques 5

ARTICLE 4 - Mise en place d’une cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 5 - INFORMATION ET FORMATION 6

ARTICLE 6 - Respect de la loi informatique et libertés 6

ARTICLE 7 - Modalités de vote 6

ARTICLE 8 - Communication des listes électorales et des listes de candidats 7

ARTICLE 9 - Bulletins de vote 7

ARTICLE 10 - Déroulement des opérations de vote 8

ARTICLE 11 - Modalités d'accès au serveur de vote 8

ARTICLE 12 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 9

ARTICLE 13 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats 9

PARTIE 2 : DISPOSITIONS FINALES 10

ARTICLE 14 - ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 10

ARTICLE 15 - SUIVI DE L’ACCORD 10

ARTICLE 16 - REVISION DE L’ACCORD 10

ARTICLE 17 - DENONCIATION DE L’ACCORD 10

ARTICLE 18 - PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD 11

PREAMBULE :

La loi pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les Parties constatent que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter l’accès au vote notamment pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les Parties se sont réunies le 26 Septembre 2019 pour la négociation du présent accord.

En conséquence, les Parties ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT :

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

PARTIE 1 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après désigné le « Prestataire »), mandaté par le Société, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le Prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 à et suivants du code du travail.

Ce cahier des charges, établi dans le cadre de l’accord, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’entreprise.

Le Prestataire qui sera retenue par le Société pour la conception et la mise en place du système de vote électronique devra respecter les caractéristiques suivantes :

• Etre spécialisé et expert reconnu dans l’organisation et le pilotage d’élections par vote électronique

• Etre capable de prendre en charge l’ensemble du processus de gestion des élections

• Garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

  • la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

  • l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

  • l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

  • la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

• Assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

• Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale :

• listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les organisations syndicales représentatives, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.

Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences technique du dispositif, le dispositif de vote sera, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et règlementaire et notamment des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales présentant des candidats ainsi qu’un représentant du Prestataire.

La cellule d'assistance technique aura notamment pour mission de .

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens serons mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera communiquée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation dispensée par le Prestataire sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précèdera l’ouverture du vote.

Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Modalités de vote

Le vote sera réalisé par connexion à un site internet, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins, à travers l’utilisation de la plateforme mise en place par le Prestataire.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet et/ou intranet via un lien direct avec le site du Prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du Prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le Prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 1 MO sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format carré dont les dimensions seront déterminées par le prestataire.

Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le Prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le Prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le Prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le Prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le Prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le vote électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

PARTIE 2 : DISPOSITIONS FINALES

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu à durée indéterminée.

Le présent accord met fin aux stipulations conventionnelles, usages et engagements unilatéraux ayant le même objet ou la même cause.

SUIVI DE L’ACCORD

En application des dispositions de l’article L. 2222-5-1 du code du travail, les Parties conviennent qu’elles se réuniront le cas échéant, durant la période d’application du présent accord, pour faire le point sur son application, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’une des organisations syndicales signataires.

REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Cette demande de révision devra être notifiée aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement.

Dans un délai de 3 mois suivant la réception de la lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre partie avec un préavis de trois mois.

La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception

La dénonciation prendra effet après un préavis de 3 mois à compter de la notification de ladite lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales en vigueur.

PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera communiqué à l’ensemble du personnel par tout moyen.

Le présent accord sera déposé par la Société en deux exemplaires dont une version originale sur support papier signé et une version électronique à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi compétente. Un exemplaire original de l’accord sera également déposé au secrétariat du greffe du Conseil des prud’hommes compétent.

Le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires afin de remise à chacune des Parties et des organismes administratifs.

Fait à Trith-Saint-Léger, le ________, en 6 exemplaires originaux.

Signataires

	Directeur Général
La Direction	M.

	Délégués Syndicaux Centraux
CFDT	M.
CGT	M.