126 Rue du Faubourg Saint Denis

75010 PARIS

Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique au sein de THI FACTORY France

Version 2 du 23 juin 2022

Applicable dès réception

RH-DI-F-00030-A

Emetteur : Direction des Ressources Humaines

Sommaire

Table of Contents

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX 5

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 7

2.1 Le protocole préélectoral 8

2.2 Déclaration auprès de la CNIL 8

2.3 Formation au système de vote électronique 8

2.4 Expertise indépendante 8

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 9

3.1 Assistance technique 10

3.2 Etablissement et transmission des listes électorales 10

3.3 Lieu et durée du scrutin 10

3.4 Modalités d’accès au site de vote 11

3.5 Déroulement du vote 11

ARTICLE 4 : CLOTURE ET RESULTATS 12

4.1 Clôture 13

4.2 Résultats 13

4.3 Délais de recours et destruction des données 13

ARTICLE 5 : SECURITE ET CONFIDENTIALITE 14

5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages 15

5.2 Existence et contenu des fichiers 15

5.3 Le dispositif de secours 16

ARTICLE 6 : APPLICATION ET REVISION DE L’ACCORD 17

ARTICLE 7 : DEPÔT DE L’ACCORD 19

Fiche d’identification 21

Identification du texte 21

Approbation 21

Mise à disposition 22

Distribution 22

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des collaborateurs, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel de THI FACTORY France, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article L. 2314-26 du Code du travail issu de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales

Ainsi et afin de s’assurer de la bonne tenue des élections, les Parties conviennent de confier systématiquement la mise en place du vote électronique à un prestataire externe spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, ci-après dénommé « le Prestataire », sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail issus du décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu par THI FACTORY doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, qui sont :

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

Le protocole préélectoral

Dans le cadre de ce scrutin, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, le cahier des charges fourni par le Prestataire.

Déclaration auprès de la CNIL

Les formalités déclaratives préalables seront accomplies auprès de la CNIL.

Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification de sa conception, le Prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

• D’autre part du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité du personnel des systèmes de vote d’entreprise.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté du 25 avril 2007.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Notamment, THI FACTORY fournira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Assistance technique

THI FACTORY mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprendra des représentants de l’entreprise et des représentants du Prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  2. Etablissement et transmission des listes électorales

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectuées dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise au sujet des candidats.

Lieu et durée du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel terminal, depuis leur lieu de travail, leur domicile ou autre lieu, en se connectant via internet sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote :

• Le nombre de votants peut être révélé ;

• Aucun résultat partiel n’est accessible.

  4. Modalités d’accès au site de vote

La délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 prévoit que l’envoi de l’identifiant et le mot de passe doit se faire via deux canaux séparés.

Afin de respecter cette recommandation, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, son identifiant personnel ainsi qu’un lien permettant d’accéder à la page web d’obtention du mot de passe. Les modalités d’envoi des codes d’accès et d’obtention du mot de passe seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site (ce qui lui permet de se familiariser avec cet environnement), mais ne pourra voter qu’une seule fois : la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.

Les salariés qui le souhaitent, pour des raisons de choix personnel ou pour une aide à la connexion, pourront voter par voie électronique au service RH, sur un ordinateur mis à leur disposition dans un isoloir.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 4 : CLOTURE ET RESULTATS

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement des membres du bureau de vote.

Résultats

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Un procès-verbal de clôture des votes électroniques est généré automatiquement par le Prestataire.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant, le Prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 : SECURITE ET CONFIDENTIALITE

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs », distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Afin de répondre aux exigences imposées par les articles R. 2314-7 et suivants du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, moyen d’authentification (matricule), coordonnées (adresses, mails) ;

• Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services RH ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services RH ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services RH ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

  3. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 : APPLICATION ET REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, pour les futures élections professionnelles du Comité Social et Economique ainsi que pour les élections partielles qui pourraient se dérouler au cours du mandat de ses membres.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

ARTICLE 7 : DEPÔT DE L’ACCORD

Dès notification du présent accord aux Organisations Syndicales représentatives au sein de la branche du ferroviaire, celles-ci disposeront, selon l’article L 2232-12 du code du travail, d’un délai de 8 jours pour exercer leur éventuel droit d’opposition. Cette opposition notifiée aux signataires devra être exprimée par écrit, motivée et préciser les points de désaccord.

Après la fin du présent délai et conformément à l’article L2232-28 du Code du travail, l’accord ne pourra entrer en application qu'après son dépôt auprès du conseil des prud’hommes de Paris et de la DRIEETS, dans les conditions prévues par la réglementation.

Par ailleurs, et conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, l’accord sera publié sur la base de données nationale du Ministère.

Fiche d’identification

Identification du texte

Titre	Accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique au sein de THI FACTORY France
Référence	RH-DI-F-00030-A
Emetteur	Human Resources

Version actuelle
Numéro	Date	Incidence sur la sécurité	Changement significatif Oui/non	Commentaires
2	23.06.2022	Non	Non

Versions antérieures
Numéro	Date	Incidence sur la sécurité	Changement significatif Oui/non	Commentaires
1	29.08.2019	Non	Non

Approbation

Rédacteur	Vérificateur	Approbateur
HR Manager		THI FACTORY France Director ad interim		CEO

Mise à disposition

Thalyspace 

Distribution 

 

Gestionnaire documentaire de la direction RH	Original signé
Administrateur de la gestion documentaire (Safety Documentation Officer)	1 ex
Délégués Syndicaux	1 ex
UTP	1 ex
Conseil des Prud’hommes	1 ex
DRIEETS	1 ex

 

Fait à Paris, le 23/06/2022

	Signature
Directeur De THI FACTORY France ad interim
Délégué Syndical Force Ouvrière
Délégué Syndical SUD-Rail	La Direction Thalys n'ayant pas acté une journée de vote physique, nous ne signons pas cet accord.