ACCORD COLLECTIF

RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE

ENTRE :

La Société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE, représentée par Madame XXX en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

D’une part,

ET :

Monsieur XXX en qualité de Délégué Syndical, STRAMP CFDT, au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE.

D’autre part.

Sommaire

PREAMBULE 3

Article 1 – Principes généraux du vote électronique 3

Article 2 – Prestataire spécialisé extérieur 4

Article 3 – Elaboration des fichiers par établissement distinct 4

Article 4 – Période du scrutin électronique 5

Article 5 – Cahier des charges & déroulement des opérations de vote 5

5.1 – Information et assistance des salariés sur le système de vote 5

5.2 – Modalités d’accès au serveur de vote 5

Article 6 − Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

Article 7 − Opérations de dépouillement 6

Article 8 − Dispositif de secours 6

Article 9 – Conservation des données 6

Article 10 − Modalités d’organisation des opérations électorales locales 6

Article 11 – Clauses finales 7

11.1 – Durée et entrée en vigueur 7

11.2 – Mise en place d’une commission de suivi et clause de rendez-vous 7

11.3 – Conditions de publicité 7

11.4 – Révision 8

11.5 – Dénonciation 8

PREAMBULE 10

1. Missions du prestataire 10

2. Sécurité du système de vote 10

3. Confidentialité des données transmises 10

4. Cellule d’assistance technique 11

5. Les fichiers 11

6. Contenu des fichiers 12

7. Listes électorales 12

8. Bureaux de vote et pilotage centralisé 13

9. Test - Scellement du Paramétrage 13

Test - Objectifs et Période des tests 13

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc » 13

Étapes de la phase de test « à blanc » 13

Moyens 13

10. Communication des identifiants et mots de passe 14

11. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant 14

12. Le vote 14

13. Clôture et dépouillement 14

14. Conservation des données 15

PREAMBULE

Dans le contexte de la mise en place des CSE, la Direction et les Organisations Syndicales signataires ont choisi d’avoir recours au vote électronique au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE.

Ce choix repose sur la conviction que le vote électronique renforce la participation des salariés aux élections. Il s’appuie également sur les constats suivants :

• Le vote électronique a fait l’objet d’une généralisation progressive au sein des grandes entreprises, notamment impulsée par l’évolution des textes légaux depuis 2016 ;

• Le vote électronique s’intègre pleinement dans le cadre d’une politique orientée vers la digitalisation.

Le présent accord se substitue à tout accord ayant le même objet au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE, notamment à l’accord collectif 26 aout 2015.

Les parties entendent par « vote électronique » :

• Le recours au vote par internet à distance sur n’importe quel terminal privé ou professionnel pendant la période de scrutin électronique (« vote par internet à distance ») ;

• Le cas échéant, en complément du « vote par internet à distance », le recours au vote physique par internet au sein d’un bureau de vote physique, aux moyens de matériel de vote connecté par internet mis à disposition des électeurs (« vote par internet physique »).

Les discussions ont abouti au présent accord qui a pour objet de mettre en œuvre une utilisation exclusive du vote électronique au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE dans un cadre simplifié et sécurisé ou chaque électeur est un acteur responsable :

• Il prévoit qu’il sera recouru de manière exclusive au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales à venir au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE.

• Il définit les modalités de recours au vote qui sont renvoyées à la négociation du protocole d’accord préélectoral ;

• Il rappelle les conditions essentielles de recours au vote.

Cet accord est conforme aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail.

Conformément à l’article R. 2314-11 du code du travail, l’employeur informera les organisations syndicales représentatives des formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Article 1 – Principes généraux du vote électronique

Les parties rappellent que le système retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui gouvernent les opérations électorales, à savoir :

• L'intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;

• Le caractère personnel, libre et anonyme, et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis, interdiction de faire voter un tiers et interdiction de diffuser ses codes ou identifiants strictement personnels ;

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;

• La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote personnellement et sans pression extérieure ;

• Et, le cas échéant, le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

Les parties conviennent que le cahier des charges annexé fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif du vote électronique aux différents stades du processus électoral et respecte les dispositions légales ou règlementaires et les recommandations de la CNIL.

Il est rappelé que :

• Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ;

• Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

• Les fraudes électorales peuvent donner lieu, en fonction de leur nature, à des poursuites judiciaires poursuites (ex : faux, y compris usage de faux ; usurpation d'identité; abus de confiance...)

Article 2 – Prestataire spécialisé extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire unique, mandaté pour ce faire par la Direction.

Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R.2314-5, R. 2314-8 et suivants, R23424-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la Direction de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE le rapport d’expertise correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection.

Le prestataire animera au bénéfice des membres du/des bureau(x) de vote et des représentants des organisations syndicales intéressées, une formation sur le système de vote électronique retenu, pouvant avoir lieu à distance et pouvant être mutualisée au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE.

Article 3 – Elaboration des fichiers par établissement distinct

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 4 – Période du scrutin électronique

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une durée maximale de plusieurs jours calendaires, la durée effective devant être définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur de travail et/ou à distance.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraine aucune réduction de salaire.

Article 5 – Cahier des charges & déroulement des opérations de vote

5.1 – Information et assistance des salariés sur le système de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, une note explicative sera établie, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la Direction et/ou le prestataire de vote électronique (hotline) afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

5.2 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections à son domicile par voie postale − ou le cas échéant, sur sa boite mail professionnelle ou personnelle (en cas de communication de cette dernière par l’électeur), un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe (par pli ou envoi séparé). Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels seront changés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Ainsi, l’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité et l’anonymat.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Article 6 − Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Sauf dispositions contraires prévues par le protocole préélectoral, les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.

Article 7 − Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les procès-verbaux sont édités et le Président de chaque bureau de vote proclame les résultats.

Article 8 − Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote à compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 9 – Conservation des données

L’ensemble des données liées au vote électronique sont conservées par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours et, si une action contentieuse est engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

Au terme des délais précités, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 10 − Modalités d’organisation des opérations électorales locales

Le protocole d’accord préélectoral se conformera aux présentes dispositions. Il précisera également :

• Les sites de l’établissement sur lesquels il sera recouru, le cas échéant, au vote par internet physique, dans l’hypothèse ou les électeurs n’auraient pas accès à un poste informatique individuel, et en complément du vote par internet à distance ;

• Pour les établissements qui opteraient pour le vote physique par internet, les modalités spécifiques d’organisation du vote par internet physique, à savoir notamment :

  • Le nombre de bureaux de vote physiques par établissement

  • Le matériel (type d’outil, nombre d’outils, isoloirs) qui serait mis à disposition pour voter par internet physiquement sur site ;

  • Les horaires de mise à disposition de ce matériel et donc d’ouverture du/des bureau(x) de vote ;

  • La (les) salle(s) qui logera (-ont) le matériel de vote par internet

Article 11 – Clauses finales

11.1 – Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

Le cadre de mise en place du vote électronique au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront à l’issue de la mandature actuelle, ainsi qu’aux élections suivantes.

11.2 – Mise en place d’une commission de suivi et clause de rendez-vous

Une commission composée de représentants de la Direction et de deux représentants, maximum, de chaque organisation syndicale représentative signataire ou adhérente du présent accord, assurera le suivi du présent accord.

Cette commission pourra se réunir à la fin de chaque mandature à la demande de l’une des organisations syndicales signataires du présent accord afin de vérifier la correcte application de ses dispositions.

En cas de difficultés, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des parties.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, à l’initiative de la partie la plus diligence.

11.3 – Conditions de publicité

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, est remis à chaque Organisation Syndicale représentative au niveau de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées par la Direction dans les conditions de l’article L. 2261-1 du Code du travail :

• Un exemplaire sera déposé auprès au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• Deux exemplaires, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE de Paris.

En outre, un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

En application des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel et sur l’intranet du Groupe.

Le présent accord fera également l’objet d’une publication anonymisée sur la base de données nationale.

11.4 – Révision

Cet accord pourra, le cas échéant, être révisé en tout ou partie conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail :

• Si la demande de révision émane de la Direction, la demande devra être adressée aux Organisations Syndicales représentatives au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE à la date à laquelle le processus est engagé ;

• Si la demande de révision émane d’une ou plusieurs Organisations Syndicale représentatives, la demande devra être adressée à la Direction. Dans cette dernière hypothèse, la Direction portera la demande de révision reçue à la connaissance des autres Organisations Syndicales représentatives au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE.

La copie de l’accord ou de l’avenant portant révision devra être déposée à l’autorité administrative compétente et au Conseil de prud’hommes compétent dans les conditions de forme définies ci-avant.

11.5 – Dénonciation

L’accord pourra être dénoncé en totalité ou partiellement, par la Direction ou la totalité des signataires ou adhérents salariés, et selon les modalités suivantes :

Conformément à l’article L. 2261-10 du Code du travail, dès lors qu’une des Organisations Syndicales de salariés signataires de la présente convention perdrait la qualité d’organisation représentative, la dénonciation de la présente convention n’emporterait d’effets que si elle émane d’une ou plusieurs Organisations Syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au 1er tour des élections du comité social et économique.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DIRECCTE compétente et du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

• Elle comportera obligatoirement une proposition de rédaction nouvelle et entraînera l’obligation pour toutes les parties signataires ou adhérentes de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard à l’issue d’un délai de préavis de douze mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

• Durant le délai de préavis susvisé, l’accord restera applicable sans aucun changement.

• Un nouvel accord pourra entrer en vigueur à l’issue des négociations, y compris avant l’expiration du délai de préavis. Ce document signé par les parties en présence, fera l’objet d’un dépôt dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

• Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En l’absence d’accord de substitution, le présent accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une durée de 12 (douze) mois à compter de l’expiration du délai de préavis mentionné ci-dessus, dans les conditions prévues par les articles L.2261-10 et suivants du Code du travail.

A Paris

Le 20 décembre 2018

En 4 exemplaires originaux

Pour

Pour la Direction de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE

Pour les Organisations Syndicales représentatives au sein de la société PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE

ANNEXE A L’ACCORD COLLECTIF

RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PARROT FAURECIA AUTOMOTIVE

PREAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres des délégations du personnel au Comité Social et Economique, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité recourir au vote électronique.

La mise en œuvre du vote électronique conformément au présent cahier des charges est confiée à un prestataire unique qui sera désigné dans le Protocole d’accord préélectoral.

1. Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisés par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires, en veillant strictement au respect des principes généraux du droit électoral.

2. Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

3. Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

4. Cellule d’assistance technique

Pour chaque bureau de vote, l’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres du bureau de vote, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

5. Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6. Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège, coordonnées postales, lieu de naissance et un moyen d’authentification défini dans le protocole d’accord préélectoral;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, Organisations Syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, Organisations Syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, Organisations Syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

7. Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

8. Bureaux de vote et pilotage centralisé 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Chaque bureau de vote est composé selon les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

9. Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus.

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

10. Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise et par envois séparés :

• L’adresse du site de vote et une note d’information sur l’utilisation du dispositif;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

11. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs selon les modalités qui seront fixés dans le Protocole d’accord préélectoral afin de garantir la sécurité du dispositif et de veiller plus particulièrement au caractère personnel et anonyme du vote.

12. Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres des bureaux de vote peuvent consulter les listes d’émargement, sauf disposition contraire fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par ordre alphabétique.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

13. Clôture et dépouillement

Trois clés par bureau de vote, destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Sauf disposition contraire prévue dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie par la Direction. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

14. Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.