Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du vote électronique pour les élections des membres du CSE" chez SEYFERT CHAMPAGNE SAS (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Économique

de la société Seyfert Champagne

Entre les soussignés ;

La société Seyfert Champagne, représentée par M. XXXXX, Directeur Général, dûment mandaté à cet effet,

ET

La CGT, organisation syndicale représentative au sein de la Société Seyfert Champagne, représentée par Monsieur XXXXX, en qualité de Délégué Syndical,

La FO, organisation syndicale représentative au sein de la Société Seyfert Champagne, représentée par Monsieur XXXXX, en qualité de Délégué Syndical,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social Economique du personnel, et comme le propose la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004), la Direction de la société Seyfert Champagne en collaboration avec les partenaires sociaux conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société Seyfert Champagne a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du Comité Social et Economique.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, KERCIA Solutions, éditrice du logiciel de votre électronique AlphaVote, choisi par la société sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

• la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet,

• les dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société Seyfert Champagne.

1.2 SECURITE DES VOTES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer :

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postale et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

• Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple). La société a procédé aux déclarations auprès de la CNIL d’un tel système de vote

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, et suivants du Code du travail.

1.3 MODALITES DES ELECTIONS

Établissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Le fichier des électeurs susmentionné enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Ce fichier a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

La Direction met à disposition des salariés une salle équipée d’un terminal informatique, accessible pendant les heures de travail.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les observateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du Service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.4 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.5 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes: collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises au Service des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée au service Ressources Humaines. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, préalablement au scrutin, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote par internet et l’identifiant généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. Il sera envoyé par SMS.

Pour se connecter à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaitre par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une question défi, qui sera le matricule de l’électeur.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est procédé à un traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.

A l’ouverture et à la fermeture du scrutin, le système sera totalement scellé.

ARTICLE 3 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 LANGUE, ORDRE DES INSTANCES ET AFFICHAGE INITIAL DES LISTES

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Délégation du personnel au comité social et économique titulaires et suppléants).

L’électeur peut choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.

3.2 ORDRE DE PRESENTATION DES LISTES

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique,

3.3 PROTOCOLE DE RESTITUTION DES CLEFS DE VOTE

En cas de perte ou de non réception du courrier postal contenant les identifiants de vote, l'électeur peut contacter la cellule d’assistance téléphonique qui se tiendra à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

La procédure est la suivante :

- l’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21
- lui seront demandés : Nom, Prénom, date de naissance.

Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur son adresse e-mail personnelle ;

2) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

3.4 SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION (ARTICLES R2314-15 ET R2324-11 DU CODE DU TRAVAIL)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet (directement en séance avec le bureau de vote). Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web formation.

La réunion de scellement sera animée par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote sera publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession.

Seuls les membres du bureau de vote, et les représentants du personnel qui le souhaitent auront accès à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Pendant le déroulement des opérations électorales, il sera totalement impossible d’avoir accès à des résultats partiels.

3.5 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

3.6 ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Le service Ressources Humaines sera à disposition des électeurs pendant la période de scrutin pour tout accompagnement nécessaire.

Tout électeur atteint d’une difficulté le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

3.7 INTERVENTION DU PRESTATAIRE EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement/déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent pas être accessibles, de même que la liste d'émargement, sauf aux fins de contrôle de l'effectivité de l'émargement des électeurs.

Le prestataire peut recevoir automatiquement des informations techniques sur le fonctionnement du système de vote pendant tout le déroulement du scrutin. Le prestataire ne doit intervenir sur le système de vote qu’en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données. Un dispositif technique doit garantir que le bureau de vote est informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plate-forme de vote. Le prestataire doit informer le bureau de vote de toutes les mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté.

Toutes les actions effectuées sur le serveur de vote ainsi que celles concernant le déroulement du scrutin doivent faire l'objet d'une journalisation.

La présente décision est prise pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

4 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré électoral, lié aux prochaines élections professionnelles

Le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale de l’Economie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

Fait à Reims, le

En 3 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.

Pour la société Seyfert Champagne

XXXXX – Directeur Général

Pour les Organisations Syndicales

CGT, représentée par XXXXX FO, représentée par XXXXX