Accord d'entreprise "Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie electronique pour les élections des membres du comité social et économique" chez LMH SOLUTIONS (Siège)

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Entre :

La Société LMH Solutions, Société par Actions Simplifiée au capital de 3.000.000 €uros dont le siège social est à BEAUPRÉAU EN MAUGES 49600 – 1070 ZI Evre et Loire, immatriculée au RCS d’ANGERS sous le numéro 808 531 388 00011

Etablissement secondaire situé au : 4 rue Anita CONTI - 95280 JOUY LE MOUTIER immatriculé au RCS de PONTOISE sous le numéro 808 531 388 00037

Représentée par son Directeur Général, d'une part,

et le Comité Social et Économique représenté par

d’autre part.

PREAMBULE

Il a été convenu ce qui suit :

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des élus du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

Article 1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et un bulletin enregistré
• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
• La confidentialité : le secret du vote

Article 2 -EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET

La Direction et les Partenaires Sociaux ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 - MODALITÉS D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS

3.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges par collèges, selon les règles de représentativité et de parité au sein de LMH Solutions.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.2. Formation au système de vote électronique

Conformément au Code du travail, les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.3. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• De la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
• Des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
• Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

3.4. Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, ou d’une personne ayant assisté à la formation destinée aux membres du bureau de vote centralisateur, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1. Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction.

L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.

4.2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin, et ce, jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

4.3. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur, recevra par voie postale ou par voie électronique, cinq jours ouvrables avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification sur le site sécurisé des élections.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

4.4. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats, affichées de façon aléatoire lors de la connexion, et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Cet accusé de réception sera transmis de façon automatique sur l’adresse professionnelle de l’électeur à l’issue de son vote, si ce dernier dispose d’une adresse mail, à défaut, ce récépissé sera accessible, à compter de la validation de son dernier vote et ce jusqu’à la clôture du scrutin, sur le portail de vote sur le profil de l’électeur sous réserve de sa connexion avec son identifiant et son mot de passe.

La saisie du code d’accès, du mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

4.5. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 5 - CLÔTURE ET RÉSULTATS

5.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

5.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrements différents sur les trois qui doivent être éditées pour chaque membre du bureau de vote centralisateur.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que son Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellée, jusqu’à l’expiration des délais légaux de recours, et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 6 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE

6.1. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 - DURÉE DE L’ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la prochaine mandature ; il prend effet à compter de sa date de signature.

Article 8 - DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires conformément aux dispositions des articles du code du travail.

Le présent accord pourra être révisé par les parties signataires, à tout moment pendant la période d'application, dans les conditions prévues par le Code du travail.

Toutes ces demandes de révision devront être effectuées par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux parties signataires. Elle devra être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

Ces dernières feront l’objet d’un avenant conclu entre les parties dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

Article 9 - DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues par le Code du travail, à savoir un dépôt accompagné des pièces justificatives sur la plateforme de télé procédure du Ministère du travail dénommée « TéléAccords » ainsi qu’en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord.

Le présent accord sera, en outre, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes.

À Beaupréau en Mauges, le 25 juillet 2022

Pour le Comité Social et Économique, Pour LMH Solutions,

Directeur Général