Accord d'entreprise "ACCORD FORFAIT JOUR" chez EXOLIS (Siège)

Accord d’entreprise

relatif aux modalités du forfait jour

Entre		Et
La société EXOLIS SIRET : 80977004300028 Siège : 575 avenue des Aires, 27 Résidence Notre Dame 13120 GARDANNEReprésentée par : Monsieur XXXXXX Directeur des Ressources Humaines		Monsieur XXXXXX Elu titulaire au Comité économique et social (CSE) de la société EXOLIS, ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des élections du CSE du 05 mai 2021

1. Pourquoi un accord d’entreprise relatif au forfait-jour ?

La société EXOLIS développe et commercialise un logiciel applicatif innovant dans le domaine de la santé, qui met à disposition des établissements médicaux et des patients un portail multiservices permettant d’améliorer les parcours de soins. Elle applique la Convention collective SYNTEC-CINOV¹.

Cette convention collective prévoit la possibilité d'appliquer des conventions de forfaits en jours à certains salariés, cadres autonomes, selon des conditions bien particulières.

Les salariés cadres de la société EXOLIS disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, compte tenu de leur niveau d’expertise et de responsabilité, et compte tenu de l’organisation même de la société. Néanmoins, le cadre juridique exigeant et les critères d’application stricts prévus par la Convention collective SYNTEC-CINOV ne permettent pas à la société EXOLIS d’appliquer ces forfaits en jours en l’état.

Les élus du Comité Social et Economique (CSE) de la société EXOLIS et la Direction de la société ont donc convenu de formaliser par le présent accord les modalités d’une convention de forfait annuel en jours² adaptée au mode de fonctionnement et des moyens de la société, qu’elle pourra proposer à tous ses salariés cadres, dès lors qu’ils remplissent les conditions requises.

2. Comment fonctionne le forfait-jour ?

   1. Les salariés concernés

Le mécanisme du forfait en jours sur l'année tel que défini dans le présent accord pourra être proposé aux salariés qui remplissent les deux conditions suivantes :

- Occuper une classification minimale de Cadre , niveau 1

- Disposer d'une autonomie liée à leur fonction dans l'organisation de leur emploi du temps et de leur travail.

Les cadres dès le niveau 1 de la Classification conventionnelle SYNTEC-CINOV pourront conclure une convention individuelle de forfait en application du présent accord.

Les postes de la société qui remplissent les conditions susvisées et peuvent bénéficier d'une convention de forfait en jours sur l'année, sont à la date du présent accord :

• Directrice/Directeur commercial

• Responsable commercial

• Responsable des opérations

• Chargés de support

• Responsable Projets

• Chef de projets

• Responsable développement

• Développeurs

• Responsable interopérabilité

• Responsable Affaires réglementaires

• Responsable Qualité

• Responsable Communication

Tout autre poste de cadre autonome susceptible d'être créé pourrait bénéficier d'une convention individuelle de forfait jours.

2. Le mécanisme

Le forfait annuels en jours est un mode d’organisation du temps de travail qui permet de décompter la durée du travail en nombre de jours sur l’année, et non plus en heures sur la semaine comme le prévoit le système légal des 35 heures.

Le forfait-jour proposé par la société EXOLIS est un forfait de 218 jours de travail par an. La période de référence est la période du 1^er juin de chaque année au 31 mai de l’année suivante. Ce forfait de 218 jours correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d'un droit intégral à congés payés. La journée de solidarité est incluse dans le forfait.

Ce plafond de 218 jours de travail par an génère en contrepartie l’octroi d’un certain nombre de jours non travaillés, les jours de repos, dont le nombre est calculé chaque année au début de la période de référence.

La rémunération mensuelle est déconnectée du nombre de jours travaillés dans le mois. Elle est fixée pour une année complète de travail et versée par douzième. Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle forfaitaire lissée.

3. Les jours de repos

Le nombre de jours de repos est calculé chaque année au début de la période de référence. Il est susceptible de changer d'une période annuelle de décompte à l'autre, en fonction des variations du calendrier ( notamment le nombre de jours fériés).

Le nombre de jours de repos est ainsi déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365)

• Nombre de jours ouvrés de congés payés (25 pour un droit acquis complet)

• Nombre de jours fériés chômés (peut varier en fonction des aléas du calendrier)

• Nombre de jours de repos hebdomadaires (104)

• Nombre de jours travaillés du forfait (218)

= nombre de jours de repos sur l’année

Les jours de repos s'acquièrent mensuellement à due proportion du nombre de jours de repos dus sur la période de référence.

4. Les modalités de prise des jours de repos

Les jours de repos sont pris par demi-journée ou par journée entière. Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en tenant compte des besoins et des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le salarié doit déposer sa demande de jour de repos via le Système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) utilisé par la société ( EURECIA à la date des présentes) en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

La demande est ensuite validée par le manager dans un délai de 8 jours calendaires. La société se réserve la possibilité, pour des considérations de charge de travail ponctuelle, de demander au salarié de différer la prise des jours de repos demandés.

Les jours de repos doivent être pris sur la période de référence. Le report sur l'année suivante n’est pas possible (sauf cas légaux de report obligatoires) ; les jours de repos non pris à la fin de l’année civile sont en principe perdus, et ne donnent pas lieu à rémunération.

Néanmoins, à titre exceptionnel, et sous réserve pour le salarié de former une demande motivée auprès de son manager qui doit être acceptée par ce dernier, un maximum de 2 jours de repos peuvent être pris après le terme de la période de référence, au plus tard le 31 août de chaque année.

Un bilan est effectué lors des entretiens de suivi semestriels sur le nombre de jours pris et le nombre de jours restant à prendre sur l’année.

5. L'incidence des absences en cours d'année

Les jours d’absences assimilés à du temps de travail effectif sont déduits du forfait de 218 jours annuel de travail. Les autres jours d’absences non rémunérés sont déduits du nombre de jours de repos annuel et sont le cas échéant susceptibles d’entraîner une retenue sur le montant mensuel de la rémunération.

6. L'incidence de l'embauche/du départ en cours d'année

En cas d'embauche ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours d’année, la convention individuelle de forfait définit le nombre de jours restant à travailler au cours de l’année civile. Il est tenu compte de l'absence de droits complets à congés payés et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.

En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu'au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris.

Dans les deux cas la méthode de calcul est la suivante. Le nombre de jours de travail à effectuer sur la période restante est calculé en fonction du nombre de semaines restantes jusqu'à la fin de l'année civile :

[forfait annuel] x [nombre de semaines restantes sur l’année] / [47].

7. Le forfait-jour réduit

Il est possible de conclure des accords de forfait en jours réduit, c’est-à-dire prévoyant un nombre de jours de travail annuel inférieur à 218 jours.

L’accès au forfait-jours réduit se fait à la demande des salariés interessés elligibles au forfait-jours et sur accord de la Direction de la société.

Il est prévu plusieurs formules de forfait-jours réduits :

• Forfait 90% correspondant à 196 jours travaillés

• Forfait 80 % correspondant à 174 jours travaillés

• Forfait 60% correspondant à 130 jours travaillés

La rémunération des salariés en forfait-jours réduit est fixée au prorata par référence au salaire d’un forfait 218 jours. La majoration de 10% prévue à l’article 3.C du présent accord est également appliquée au prorata.

Les salariés au forfait-jours réduit bénéficient d’une égalité de traitement avec les salariés au forfait 218 jours, notamment en terme d’acquisition de l’ancienneté et des éléments de rémunération calculés au prorata du temps de travail réellement accompli.

De même, dans le cadre de ce principe d’égalité de traitement, le volume d’activité confié aux salariés en forfait réduit prend en compte le nombre de jours de travail réellement accompli. Les critères de leur évolution de carrière, de rémunération et les conditions d’accès à la formation professionnelle sont identiques à ceux des salariés au forfait 218 jours.

Une convention individuelle de forfait-jours réduit sera conclue dans les mêmes conditions que celles concernant les salariés au forfait 218 jours.

8. La convention individuelle de forfait

La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention individuelle de forfait avec chaque salarié concerné.

Cette convention individuelle :

• précisera les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;

• rappellera les modalités générales de fonctionnement du forfait-jours : période de référence, nombre de jours, garanties offertes au salariés, etc.

• indiquera les caractéristiques individuelles de la convention : rémunération mensuelle, caractéristiques particulière.

3. Quels sont les avantages du forfait-jours ?

L'ensemble des mesures prévues dans le présent accord s'inscrit dans une démarche qui cherche à :

• concilier les intérêts de la société EXOLIS et les aspirations des salariés quant à un équilibre de leur vie professionnelle et de leur vie personnelle ;

• prévenir les dépassements de temps de travail préjudiciable à la santé des salariés et au bon fonctionnement de l'entreprise.

Cela présente plusieurs avantages pour les salariés.

1. Plus d'autonomie

La conclusion d’une convention de forfait permet de formaliser l’autonomie octroyée au salarié dans :

• l’organisation de son temps de travail,

• le contenu de ses journées de travail,

• ses déplacements professionnels,

• ses rendez-vous commerciaux.

  2. Plus de visibilité

Chaque salarié connaît dès le début de la période de référence le nombre de jours de repos dont il pourra disposer sur cette année et il connaît par avance le montant de sa rémunération sur chaque mois de l’année.

3. Un niveau de rémunération garanti

La société EXOLIS s’engage à rémunérer tous les salariés soumis au forfait-jours avec une majoration de 10% du salaire conventionnel minimum.

Les salariés concluant une convention de forfait en jours seront donc rémunérés, a minima, à hauteur de 110% du salaire minimum fixé par la convention collective SYNTEC-CINOV pour leur classification ( cadres, coefficients 1.1 à 3.3).

4. Quels sont les engagements du salarié soumis au forfait-jours ?

   1. Déclarer ses jours de travail/repos

Un contrôle du nombre des jours travaillés et des jours de repos est mis en place au moyen de l'outil proposé par le SIRH de la société qui est à la date des présente EURECIA.

Ce suivi ne remet pas en cause l'autonomie dont dispose le salarié dans l'organisation de son emploi du temps, et son objet porte uniquement :

• sur le décompte des journées ou demi-journées de travail au titre du forfait ;

• sur le respect des garanties applicables au forfait annuel en jours en matière notamment de santé, de sécurité, de repos et d'articulation entre la vie professionnelle et personnelle du salarié.

Ce suivi fera apparaître :

• le nombre et la date des journées travaillées ;

• le nombre, la date et la nature des jours non travaillés (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos, absences (maladie, etc.)

Les salariés soumis au forfait-jours devront remplir leur suivi d’activité chaque fin de mois. Le manager hiérarchique est en charge du suivi de ce décompte.

2. Respecter les temps de repos obligatoires

Afin de garantir une amplitude de travail raisonnable de ses jours de travail, le salarié en forfait-jours est tenu de respecter les dispositions suivantes :

• un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;

• un repos minimal hebdomadaire de 48 heures, de préférence le samedi et le dimanche. Si le salarié devait, pour des raisons d'impératifs commerciaux, décider de travailler un samedi, il devra en informer préalablement son manager.

• une pause minimale de 20 minutes pour toute journée de travail d'au moins 6 heures.

Les jours fériés sont en principe chômés. Si pour des raisons d'impératifs commerciaux, un salarié devait être amené à travailler un jour férié, il devra en informer préalablement son manager. Chaque jour férié travaillé sera décompté du forfait annuel, sans rémunération supplémentaire.

Dans tous les cas, le 1^er mai sera nécessairement chômé.

3. Alerter sa direction en cas de surcharge de travail

En cas de surcharge anormale de travail et/ou de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation et de charge de travail, et au delà des entretiens annuels de suivi du forfait-jours, le salarié s’engage à alerter sa hiérarchie et pourra demander à s'entretenir avec son manager.

Les élus du CSE peuvent également être des interlocuteurs privilégiés du salarié en cas de difficulté.

Le salarié dispose par ailleurs d'un droit d'alerte auprès de la Direction, via l'envoi d'un mail portant l'objet "URGENT- charge de travail"

A réception de ce mail, la Direction organisera un entretien sous 8 jours pour évoquer la charge de travail du salarié.

Cet entretien lui permettra de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l'organisation de son travail, des causes ‑ structurelles ou conjoncturelles ‑ pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l'organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié.

Cet entretien ayant pour objet de permettre le rétablissement d'une durée raisonnable du travail, un compte rendu sera établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.

Le salarié s’engage à ne pas abuser de ce dispositif d’alerte et à ne pas le détourner de son objectif : ce processus d’alerte ne pourra pas être utilisé pour faire valoir des griefs totalement étrangers à la charge excessive de travail.

5. Quelles sont les garanties proposées par l’entreprise ?

   4. Le suivi de la charge de travail

Deux types d’entretiens seront organisées chaque année sur la période de référence. Le premier entretien sera organisé physiquement entre le responsable hiérarchique et le salarié soumis à une convention de forfait-jours. Cet entretien sera distinct des entretiens professionnels et individuels, mais réalisé à la même période que l’entretien annuel.

À l'occasion de cet entretien, seront abordés avec le salarié les points suivants :

• la charge de travail du salarié

• l'organisation du travail

• l'amplitude de ses journées de travail

• la durée de ses trajets professionnels

• le suivi de la prise des jours de repos et des congés

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle

• sa rémunération

Cet entretien fera l'objet d'un compte rendu communiqué au salarié faisant état des échanges intervenus et des éventuelles mesures à mettre en œuvre pour les six mois à venir.

Le deuxième entretien, organisé à environ 6 mois d’intervalle du premier entretien, portera sur les mêmes sujets mais sera réalisé en asynchrone : le salarié complètera un formulaire qui lui sera adressé par e-mail, et son manager y ajoutera ses commentaires. Le salarié aura la possibilité de cocher sur le formulaire qui lui sera soumis une rubrique «  alerte à la Direction ». Un entretien sera alors organisé physiquement avec son manager dans les mêmes conditions que le premier entretien, dans un délai de 15 jours.

5. Le droit à la déconnexion

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et ainsi assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

L'utilisation des outils de communication mis à disposition des salariés bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année doit respecter leur vie personnelle. Ils bénéficient d'un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l'ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l'ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail.

L’entreprise a justement choisi de mettre à disposition de ses salariés des téléphones ou des cartes SIM dédiés à l'activité professionnelle, et des outils numériques qui permettent la désactivation des notifications sur certaines plages horaires.

Les salariés ont la possibilité d'éteindre leur téléphone professionnel ou désactiver leur SIM professionnelle en dehors de leurs horaires habituels de travail.

Par défaut, les notifications Slack (messagerie interne) devront être désactivées sur les plages horaires suivantes : de 21h à 7h du lundi au vendredi et du vendredi 21h au lundi 7h, ainsi que pendant les journées non travaillées.

Les salariés ne sont pas tenus de consulter et de répondre aux courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels pendant ces horaires, et lors de leur jours de repos. Il ne pourra donc pas leur être reproché de ne pas avoir répondu à un e-mail ou un message sur ces périodes et ils ne pourront faire l’objet d’aucune sanction à ce titre.

Il est également demandé aux salariés, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l'exceptionnel, l'envoi d’e-mails ou les appels téléphoniques. Des actions de sensibilisation seront menées dans l’entreprise sur l’importance du respect des temps de repos pour l’ensemble des collaborateurs, ainsi que sur les bonnes pratiques de communication :

• Éviter les envois groupés et cibler au mieux les destinataires d’un mail

• Utiliser les fonctions d’envoi différés (Mail et Slack) pendant les temps de repos des interlocuteurs

• Utiliser un message d’absence pendant les jours de repos contenant les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence

A titre exceptionnel, les salariés pourront être contactés sur ces temps de repos en cas d’urgence impérative dépassant le cadre de travail habituel.

6. Informations sur le présent accord

Les termes du présent accord ont été négociés et arrêtés avec Monsieur XXXXX élu au Comité Social et économique (CSE) de la société EXOLIS, lors de la réunion qui s’est tenue le 27 septembre 2022. Monsieur XXXXX est élu titulaire du CSE, et a obtenu la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui se sont tenues le 5 mai 2021.

L’accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée. Il est applicable à compter du 1er septembre 2022. Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, en respectant la procédure légale applicable. Le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure en ligne www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr³. Il sera également adressé par l'entreprise au greffe du Conseil de Prud'hommes d’Aix-en Provence et à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI) de la branche Syntec.

Il sera diffusé à tous les salariés de la société EXOLIS par email et une version papier sera également tenue à disposition dans les locaux de la société.

Fait à Marseille, le 28 septembre 2022.

Pour l’entreprise EXOLIS Monsieur XXXXX, Directeur des ressources Humaines4

Monsieur XXXXX Elu titulaire au Comité économique et social (CSE) de la société EXOLIS 5

Annexe 1 : procès-verbal des élections du CSE du 5 mai 2021

Annexe 2 : procès-verbal de la réunion du CSE du 27 septembre 2022

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1. Convention collective nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 ( IDCC 1486).↩

2. Conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L.3121-58 du Code du travail.↩

3. Conformément aux dispositions de l'article L. 2232-29-1 du Code du travail.↩

4. Signature précédée de la mention « Bon pour accord ».↩

5. Signature précédée de la mention « Bon pour accord ».↩