Accord d'entreprise "Accord d’entreprise relatif aux modalités du forfait jour" chez ID DEVELOPPEMENT (Siège)

Accord d’entreprise

relatif aux modalités du forfait jour

1. Pourquoi un accord d’entreprise relatif au forfait-jour ?

La société ID Développement développe et commercialise un logiciel applicatif innovant de gestion et de signature de contrats et de documents de chantiers dans le domaine du bâtiment sous le nom commercial SUBLIC.

En raison de la nature des activités et de l’organisation de l’entreprise, toutes les catégories de salariés cadres sont amenées à disposer d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne peuvent pas anticiper leurs horaires de travail. Il s’agit notamment des cadres ayant des fonctions commerciales impliquant une activité itinérante de visite et prospection de la clientèle.

La société ID Développement applique la Convention collective SYNTEC-CINOV¹. Cette convention collective prévoit la possibilité d'appliquer des conventions de forfaits en jours à certains salariés cadres et selon des conditions bien particulières. Ce cadre juridique très restrictif n’offre pas la possibilité à la société ID Développement d’appliquer ces forfaits en jours dans l’entreprise.

Elle souhaite donc par le présent accord formaliser les modalités d’une convention de forfait annuel en jours² adaptée à son mode de fonctionnement et ses moyens qu’elle pourra proposer à tous ses salariés cadres, dès lors qu’ils remplissent les conditions requises.

2. Comment fonctionne le forfait-jour ?

   1. Les salariés concernés

Le mécanisme du forfait en jours sur l'année tel que défini dans le présent accord pourra être proposé aux salariés cadres qui disposent d'une autonomie liée à leur fonction dans l'organisation de leur emploi du temps et de leur travail et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l’entreprise.

Les cadres dès le niveau 1 de la Classification conventionnelle SYNTEC-CINOV pourront conclure une convention individuelle de forfait en application du présent accord s’ils remplissent ces conditions.

Les postes de la société qui remplissent les conditions susvisées et peuvent bénéficier d'une convention de forfait en jours sur l'année, sont à la date du présent accord :

• Business Developer

• Directeur Commercial

• Lead developer

• Ingénieur d’affaires

• Chargé d’affaires

Tout autre poste susceptible d'être créé qui entrerait dans les catégories de cadres ci-dessus définies pourront bénéficier d'une convention individuelle de forfait jours.

2. Le mécanisme

Le forfait annuels en jours est un mode d’organisation du temps de travail qui permet de décompter la durée du travail en nombre de jours sur l’année, et non plus en heures sur la semaine comme le prévoit le système légal des 35 heures.

Le forfait-jour proposé par la société ID Développement est un forfait de 216 jours de travail par an. La période de référence est l’année civile, donc du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année. Ce forfait de 216 jours correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d'un droit intégral à congés payés. La journée de solidarité est incluse dans le forfait.

Ce plafond de 216 jours de travail par an génère en contrepartie l’octroi d’un certain nombre de jours non travaillés, les jours de repos, dont le nombre est calculé chaque année civile, en début de période.

La rémunération mensuelle est déconnectée du nombre de jours travaillés dans le mois. Elle est fixée pour une année complète de travail et versée par douzième. Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle forfaitaire lissée.

3. Les jours de repos

Le nombre de jours de repos est calculé chaque année civile en début de période. Il est en effet susceptible de changer d'une période annuelle de décompte à l'autre, en fonction des variations du calendrier ( notamment le nombre de jours fériés).

Le nombre de jours de repos est ainsi déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365)

• Nombre de jours ouvrés de congés payés (25 pour un droit acquis complet)

• Nombre de jours fériés chômés (peut varier en fonction des aléas du calendrier)

• Nombre de jours de repos hebdomadaires (104)

• Nombre de jours travaillés du forfait (216)

= nombre de jours de repos sur l’année

Les jours de repos s'acquièrent mensuellement à due proportion du nombre de jours de repos dus sur la période de référence.

4. Les modalités de prise des jours de repos

Les jours de repos sont pris par journée entière dans la limite de 5 jours consécutifs et non accolée aux congés payés. Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en tenant compte des besoins et des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le salarié doit déposer sa demande de jour de repos via le Système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) utilisé par la société ( PAYFIT à la date des présentes) en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

La demande est ensuite validée par le manager dans un délai de trois jours ouvrés. La société se réserve la possibilité, pour des considérations de charge de travail ponctuelle, de demander au salarié de différer la prise de des jours de repos demandés.

Les jours de repos doivent être pris sur la période de référence. Le report sur l'année suivante n’est pas possible (sauf cas légaux de report obligatoires) ; les jours de repos non pris à la fin de l’année civile sont perdus, et ne donnent pas lieu à rémunération.

Un bilan est effectué lors des entretiens de suivi semestriels sur le nombre de jours pris et le nombre de jours restant à prendre sur l’année.

5. L'incidence des absences en cours d'année

Les jours d’absences assimilés à du temps de travail effectif sont déduits du forfait de 216 jours annuel de travail. Les autres jours d’absences non rémunérés sont déduits du nombre de jours de repos annuel et sont le cas échéant susceptibles d’entraîner une retenue sur le montant mensuel de la rémunération.

6. L'incidence de l'embauche/du départ en cours d'année

En cas d'embauche ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours d’année, la convention individuelle de forfait définit le nombre de jours restant à travailler au cours de l’année civile. Il est tenu compte de l'absence de droits complets à congés payés et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.

En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu'au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris.

Dans les deux cas la méthode de calcul est la suivante : le nombre de jours de travail à effectuer sur la période restante est calculé en fonction du nombre de semaines restantes jusqu'à la fin de l'année civile :

[forfait annuel] x [nombre de semaines restantes sur l’année] / [47].

7. Le rachat de jour de repos

Le salarié peut demander à renoncer à une partie de ses jours de repos dans la limite de 5 jours par année civile. Il doit formuler sa demande par écrit, par email adressé à la Direction au plus tard le 30 novembre de chaque année. L’employeur lui apportera une réponse sous 15 jours.

En cas d’accord, un document écrit contractuel devra être signé actant du nombre de jours de repos rachetés. L'indemnisation d'un jour de repos racheté est égale à 110% du salaire journalier.

8. La convention individuelle de forfait

La mise en œuvre du forfait annuel en jours fera l'objet de la conclusion d'une convention individuelle de forfait avec chaque salarié concerné.

Cette convention individuelle :

• précisera les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse conclure une convention de forfait en jours ;

• rappellera les modalités générales de fonctionnement du forfait-jours : période de référence, nombre de jours, garanties offertes au salariés, etc.

• indiquera les caractéristiques individuelles de la convention : rémunération mensuelle, caractéristiques particulière.

3. Quels sont les avantages du forfait-jours ?

L'ensemble des mesures prévues dans le présent accord s'inscrit dans une démarche qui cherche à :

• concilier les intérêts de la société ID Développement et les aspirations des salariés quant à un équilibre de leur vie professionnelle et de leur vie personnelle ;

• prévenir les dépassements de temps de travail préjudiciable à la santé des salariés et au bon fonctionnement de l'entreprise.

Cela présente plusieurs avantages pour les salariés.

1. Plus d'autonomie

La conclusion d’une convention de forfait permet de formaliser l’autonomie octroyée au salarié dans :

• l’organisation de son temps de travail,

• le contenu de ses journées de travail,

• ses déplacements professionnels,

• ses rendez-vous commerciaux.

  2. Plus de jours de repos

Le présent accord propose un forfait de 216 jours travaillés sur l’année alors que la Convention collective SYNTEC-CINOV fixe un forfait annuel de 218 jours par an.

La société ID Développement propose donc deux jours de repos supplémentaires chaque année.

3. Plus de visibilité

Chaque salarié connaît dès le début de l’année civile :

• Le nombre de jours de repos dont il pourra disposer dans l’année

• Il sait déjà qu’il pourra demander le rachat de 5 jours de repos sur l’année et pour quelle rémunération

• Il connaît par avance le montant de sa rémunération sur chaque mois de l’année civile

4. Quelles sont les engagements du salarié soumis au forfait-jours ?

   1. Déclarer ses jours de travail/repos

Un contrôle du nombre des jours travaillés et des jours de repos est mis en place au moyen de l'outil proposé par le SIRH de la société qui est à la date des présente PAYFIT.

Ce suivi ne remet pas en cause l'autonomie dont dispose le salarié dans l'organisation de son emploi du temps, et son objet porte uniquement :

• sur le décompte des journées ou demi-journées de travail au titre du forfait ;

• sur le respect des garanties applicables au forfait annuel en jours en matière notamment de santé, de sécurité, de repos et d'articulation entre la vie professionnelle et personnelle du salarié.

Ce suivi fera apparaître :

• le nombre et la date des journées travaillées ;

• le nombre, la date et la nature des jours non travaillés (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos, absences (maladie, etc.)

Ce suivi sera analysé chaque mois par le responsable hiérarchique du salarié. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifiera le respect des repos quotidiens et hebdomadaires. Il s'assurera que l'amplitude est raisonnable. S'il constate des anomalies sur ces points, il organisera un entretien avec le salarié concerné pour lui rappeler les règles, connaître les raisons de leur non-respect et, si ces raisons en révèlent la nécessité, rechercher les mesures correctives à apporter quant à la charge de travail, sa répartition et son organisation.

2. Respecter les temps de repos obligatoires

Afin de garantir une amplitude de travail raisonnable de ses jours de travail, le salarié en forfait jours est tenu de respecter les dispositions suivantes :

• un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail ;

• un repos minimal hebdomadaire de 48 heures, de préférence le samedi et le dimanche. Si le salarié devait, pour des raisons d'impératifs commerciaux, décider de travailler un samedi, il devra en informer préalablement son manager.

• une pause minimale de 20 minutes pour toute journée de travail d'au moins 6 heures.

Les jours fériés sont en principe chômés. Si pour des raisons d'impératifs commerciaux, un salarié devait être amené à travailler un jour férié, il devra en informer préalablement son manager. Chaque jour férié travaillé sera décompté du forfait annuel, sans rémunération supplémentaire.

Dans tous les cas, le 1^er mai sera nécessairement chômé.

3. Alerter sa direction en cas de surcharge de travail

En cas de surcharge anormale de travail et/ou de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation et de charge de travail, et au delà des deux entretiens annuels de suivi du forfait jour, le salarié s’engage à alerter sa hiérarchie et pourra demander à s'entretenir avec son manager.

Il dispose par ailleurs d'un droit d'alerte auprès de la direction de l'entreprise, via l'envoi d'un mail portant l'objet "URGENT" au président et au directeur général. A réception de ce mail, la direction organisera un entretien sous 8 jours pour évoquer la charge de travail du salarié.

Cet entretien lui permettra de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l'organisation de son travail, des causes - structurelles ou conjoncturelles - pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l'organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié.

Cet entretien ayant pour objet de permettre le rétablissement d'une durée raisonnable du travail, un compte rendu sera établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.

Le salarié s’engage à ne pas abuser de ce dispositif d’alerte et à ne pas le détourner de son objectif : ce processus d’alerte ne pourra pas être utilisé pour faire valoir des griefs totalement étrangers à la charge excessive de travail.

5. Quelles sont les garanties proposées par l’entreprise ?

   4. Le suivi de la charge de travail

Deux fois par an, à la fin de chaque semestre, un entretien sera organisé entre le responsable hiérarchique et le salarié soumis à une convention de forfait-jour. Ces deux entretiens seront distincts des entretiens professionnels et individuels.

À l'occasion de cet entretien, seront abordés avec le salarié les points suivants :

• la charge de travail du salarié

• l'organisation du travail

• l'amplitude de ses journées de travail

• la durée de ses trajets professionnels

• le suivi de la prise des jours de repos et des congés

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle

• sa rémunération

Ces entretiens feront l'objet d'un compte rendu écrit faisant état des échanges intervenus et des éventuelles mesures à mettre en œuvre pour le semestre à venir.

5. Le droit à la déconnexion

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et ainsi assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

L'utilisation des outils de communication mis à disposition des salariés bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année doit respecter leur vie personnelle. Ils bénéficient d'un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l'ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l'ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail.

L’entreprise a justement choisi de mettre à disposition de ses salariés des outils numériques qui permettent la désactivation des notifications sur certaines plages horaires.

Les notifications Slack (messagerie interne) doivent être désactivées individuellement par chaque salarié sur les plages horaires suivantes : de 21h à 7h du lundi au vendredi et du vendredi 21h au lundi 7h, ainsi que pendant les journées non travaillées.

La solution de téléphonie sur IP Aircall est paramétrée pour que les salariés ne puissent pas recevoir d’appel en dehors de la plage horaire du lundi au vendredi de 9h à 18h.

L'entreprise précise que les salariés n'ont pas l'obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l'exceptionnel l'envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Par ailleurs, des actions de sensibilisation seront menées dans l’entreprise sur l’importance du respect des temps de repos pour l’ensemble des collaborateurs, ainsi que sur les bonnes pratiques de communication :

• Éviter les envois groupés et cibler au mieux les destinataires d’un mail

• Utiliser les fonctions d’envoi différés (Mail et Slack) pendant les temps de repos des interlocuteurs

• Utilisation d’un message d’absence pendant les jours de repos contenant les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence

Le salarié pourra en revanche être contacté pendant ses temps de repos dans de rares cas exceptionnels, justifiés par le cumul de ces deux conditions :

• Enjeu client particulièrement fort (Grand Compte)

• Évènement imprévu n’ayant pas pu être anticipé au moment de la dernière journée de travail, et devant être traité avant la prochaine journée de travail

6. Informations sur le présent accord

Le présent accord est soumis à la validation de l’ensemble du personnel de la société ID Développement par référendum. Il sera adopté et entrera en vigueur s’il est adopté par les deux tiers du personnel. Le vote sera organisé le 12 janvier 2022.

Il est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 14 janvier 2022. Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l'article L. 2232-29-1 du Code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l'entreprise au greffe du Conseil de Prud'hommes du ressort du siège social.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Marseille, le 1^er décembre 2021.

Président

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1. Convention collective nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 ( IDCC 1486)↩

2. Conventions de forfait annuel en jours au sens de l'article L.3121-58 du Code du travail.↩