Accord d'entreprise "ACCORD D ENTREPRISE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez CAMINANTE (Siège)

ENTRE :

L'ASSOCIATION CAMINANTE dont le siège social est basé à ST ANDRE DE SEIGNANX, Domaine de Broquedis, 625 RD 817,

Représentée par xxxxxxxxxxxx en sa qualité de Directrice Générale,

D’UNE PART,

ET :

Le Syndicat CFDT dont le siège local est situé 3 rue des Frênes 40100 DAX

Représenté par. xxxxxxxxxxxxx en sa qualité de Délégué Syndical,

D'AUTRE PART.

PREAMBULE

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle, les parties sont convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Association CAMINANTE pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Le système de vote électronique devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel d’une part, le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 d’autre part.

Le système de vote électronique mis en place sera par ailleurs conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25-4-2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE 2 : DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Association CAMINANTE prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.5 Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

3.6 Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Par ailleurs, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

3.7 Information et formation

L’Association CAMINANTE mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique ainsi que l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les personnels.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres élus représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Enfin, les parties conviennent que lors de chaque élection, une réunion d’information et de démonstration sera organisée pour le personnel, en collaboration avec les organisations syndicales représentatives.

ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection.

Ainsi, dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Association

Il comportera également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote, ce depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).

Les salariés seront informés, avant le premier tour et selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

4.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4.5 Suivi des opérations de vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS FINALES

5.1 Durée de l'accord — Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé, selon le dispositif prévu aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La partie souhaitant réviser l'accord devra notifier sa volonté par écrit à l'ensemble des signataires ou adhérents du présent accord. Une réunion devra alors être organisée entre les signataires ou adhérents dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de l’Association, soit par l'ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. Ladite dénonciation ne pourra être officiellement notifiée qu'après une réunion des signataires, au cours de laquelle les motifs de la dénonciation projetée seront précisés par la partie envisageant la dénonciation de l'accord.

5.2 Dépôt et publicité

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux dispositions du Code du travail, il sera déposé sur la plateforme de télétransmission des accords signés et un exemplaire sera remis au greffe du conseil de prud'hommes.

Enfin, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention en sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel qui pourra également le consulter conformément aux dispositions légales et règlementaires.

5.3 Entrée en vigueur

Le présent accord prend effet à compter de sa signature.

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Fait en 4 exemplaires originaux,

A St André de Seignanx,

Le 12 octobre 2023

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Délégué syndical CFDT Pour CAMINANTE

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

(*) Signatures précédées de la mention manuscrite “Lu et Approuvé - Bon pour Accord”, parapher les premières pages.

(**) Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et Approuvé, bon pour accord », « Bon pour accusé de réception le 12 octobre 2023 en application de l’article L 2231-5 du Code du Travail », parapher les autres pages de l’accord.