Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez VICAT FRANCE SERVICES SUPPORT (Siège)

ACCORD COLLECTIF PERMETTANT L’USAGE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

LORS DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

SOCIETE XXX

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société VICAT France Services Support SAS dont le siège social est situé 4 rue Aristide Bergès 38081 L’ISLE D’ABEAU représentée par M, agissant en qualité de Président

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société, représentées par leurs délégués syndicaux dûment mandatés à cet effet

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule :

Compte tenu de :

• L’organisation du travail en vigueur sur le site, et de l’existence d’un grand nombre de situations dans lesquelles des collaboratrices ou des collaborateurs peuvent se trouver en dehors des locaux de la société lors de l’organisation du vote des élections professionnelles,

• De la mise en place du télétravail pour un grand nombre de collaboratrices et de collaborateurs,

• Les partenaires sociaux sont convenus de se doter de la possibilité de mettre en place un système de vote électronique à l’occasion des élections professionnelles.

Les élections professionnelles pourraient donc être organisées, en concertation avec les partenaires sociaux du site par le protocole d’accord pré-électoral.

Au moment de la survenue de la crise sanitaire en 2020, et avec le constat que les réunions de CSE devraient se tenir temporairement en distanciel, par visio-conférence, la société a lancé un appel d’offre permettant le vote en distanciel des élus du CSE si cela devait être nécessaire.

L’outil retenu, nommé VOXALY, a été utilisé avec succès à plusieurs reprises par le CSE et a donné pleine satisfaction. VOXALY est reconnu en particulier comme outil de vote pour les élections professionnelles.

Pour ces raisons, les partenaires sociaux sont convenus de se doter du vote électronique par ce même outil VOXALY, grâce au présent accord, conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

Cependant, et dans l’éventualité où la recherche d’un nouveau prestataire devenait nécessaire, les partenaires sociaux conviennent que la validité du présent accord n’est pas conditionnée par le prestataire retenu.

Pour cette raison, le prestataire en charge de l’outil de vote électronique est ci-dessous désigné par le terme « prestataire ».

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique à la société VICAT FRANCE SERVICES SUPPORT.

Article 2 - Respect de la loi « Informatique et Libertés » et du Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Les mises en œuvre ou au point et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et du RGPD.

Article 3. Modalités d’organisation du vote électronique

Le détail des modalités d’organisation des élections sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral selon les dispositions réglementaires.

Les partenaires sociaux conviennent qu’une notice d’information sera envoyée par la société aux électeurs, au cours du processus électoral, pour les informer des modalités, conditions et règles de fonctionnement du vote électronique

Article 4. Transmission au prestataire des listes électorales, des listes de candidats et de la communication électorale

Article 4.1. Transmission des listes électorales

En application des dispositions du Code du travail, la société est chargée d’établir les listes :

• Des électeurs

• Des collaboratrices et des collaborateurs éligibles

Dans le respect des règles et du protocole d’accord préélectoral, et transmettra ces listes au prestataire.

Article 4.2. Transmission des listes de candidats

De même, la société VICAT FRANCE SERVICES SUPPORT transmettra au prestataire, pour intégration dans le système de vote électronique, les listes de candidats pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Article 4.3. Transmission de la communication électorale

Enfin, la société VICAT FRANCE SERVICES SUPPORT transmettra au prestataire l’éventuelle communication que les candidats destinent aux électeurs, dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Article 5. Bulletins de vote

L'élaboration du matériel de vote par le prestataire assura l'égalité de traitement entre tous les candidats participant à l'élection.

Les listes de candidats seront présentées sur les écrans informatiques dans l'ordre alphabétique des appellations, noms et/ou sigles les identifiant.

Article 6. Formation à l’utilisation du système de vote électronique

Une formation à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée par la société, dispensée par le prestataire, à l’attention des membres des bureaux de vote.

A la fin de cette formation, un test du bon fonctionnement du système sera effectué par le prestataire en présence des membres du bureau de vote.

Article 7. Expertise indépendante

Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la nomination d’un expert indépendant.

Cet expert doit, entre autres, effectuer les vérifications suivantes :

• Existence d’un accord collectif autorisant le vote électronique ;

• Existence de garanties de confidentialité et de sécurité par le système de vote électronique retenu ;

• Conditions et modalités d’accessibilité aux données et présence d’un fichier dédié ;

• Conditions et modalités de séparation du fichier des électeurs et de l’urne électronique ;

• Conditions et modalités de scellement du dispositif de vote électronique.

Le rapport de l’expert mandaté par Le Prestataire sera tenu à disposition de la CNIL et communiqué au CSE et aux organisations syndicales présentant des candidats sur demande écrite.

Article 8. Cellule d’assistance technique et tests de vérification du fonctionnement du système de vote électronique

Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Par conséquent, une cellule d’assistance technique sera mise en place par le site avec le support du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chaque test donnera lieu à la rédaction d’un compte-rendu par la cellule d’assistance technique permettant d’en démontrer la bonne réalisation.

Article 9 : Modalités de suivi

Le présent accord a donné lieu à l’information et à la consultation préalable du CSE lors de sa réunion du 21 février 2023.

Article 10 : Dispositions finales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet au lendemain de sa date de signature.

Le présent accord pourra être révisé à la demande d’une des parties dans les conditions fixées par l’article L2261-7 du Code du Travail.

Conformément au Décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le dépôt du présent accord sera effectué par l’entreprise sur la plateforme « TéléAccords » de téléprocédure du ministère du travail, et un exemplaire en sera adressé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes de Grenoble.

Le présent accord fera l'objet d'un affichage et sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Fait à L’Isle d’Abeau le 22 février 2023.

Pour l’organisation syndicale  FO Pour la société VF2S,

Annexe

Garanties apportées par le prestataire dans le vote électronique

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention des équipes du prestataire assurant la bonne organisation de chacun des votes ;

• Inscription des fichiers dans le registre des activités de traitement tenu par la société par le responsable du traitement ou son délégué à la protection des données (DPO) ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée une semaine avant le premier tour de scrutin ;

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de :

• Chiffrement et cryptage ;

• Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

Selon le cas :

• Édition de clés de chiffrement à destination des membres des bureaux de vote ;

• Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne et/ou dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail dont l’article R2314-6 (respect du principe de sécurité).