Accord d'entreprise "L'ACCORD D’ENTREPRISE METTANT EN PLACE UN FORFAIT JOUR POUR LES CADRES AUTONOMES" chez MIM - MOVE IN MED (Siège)

SAS MOVE IN MED

ACCORD D’ENTREPRISE METTANT EN PLACE UN FORFAIT JOUR POUR LES CADRES AUTONOMES

ENTRE

LA SAS MOVE IN MED, sise 149 avenue du Golf – Green Park Bât. A – 34 670 BAILLARGUES

Représentée par

ET

La majorité des 2/3 des salariés de la SAS MOVE IN MED

Suite au PV de carence des élections du personnel du 17/12/2019, l’accord d’entreprise a été adopté par référendum par la majorité des 2/3 des salariés de la SAS MOVE IN MED en date du 24/06/2020.

PREAMBULE

Historiquement, la durée du travail des cadres de la Société MOVE IN MED était régie par les dispositions légales et les dispositions de la convention collective des bureaux d’études techniques -cabinets d’ingénieurs-conseils – sociétés de conseils, plus communément appelée SYNTEC, relatives à la durée et l’aménagement du temps de travail (TITRE V Rémunération et aménagement du temps de travail, et accord national du 22 juin 1999 dans sa rédaction issue de son avenant du 1^er avril 2014.

Bien que la majorité des salariés de l’entreprise, relevant du statut cadre, répondent aux conditions posées par le code du travail pour être définis comme cadres autonomes, la Société MOVE IN MED ne pouvait conclure de forfait-jour dès lors que les dispositions prévues par la convention collective limitent le recours à ce type de forfait pour les seuls salariés de niveau III ou justifiant d’une rémunération annuelle supérieure à 2 fois le plafond annuel de la sécurité sociale (pour information, ce plafond intitulé « PASS », s’élève pour l’année 2020 à la somme de 41 136 €).

En l’état d’un cadre conventionnel de référence qui ne s’avère pas adapté à la situation de terrain qui est la sienne, la Société MOVE IN MED, qui n’est pas dotée d’un CSE, suite à un procès-verbal de carence lors des dernières élections datant du 17/12/2019 a engagé des discussions avec les salariés.

Lors d’une réunion qui s’est tenue avec le personnel le 09/06/2020, l’employeur a remis aux salariés un projet d’accord d’entreprise instaurant un forfait jours adapté à la Société. Pour les salariés absents ce jour-là, le projet d’accord d’entreprise leur a été envoyé le 9 juin 2020 par mail.

L’employeur a également informé les salariés qu’un référendum se tiendrait le 24/06/2020, au terme duquel il leur sera demandé, par le biais d’un vote personnel et confidentiel, s'ils entendent approuver le projet d'accord qui leur est soumis ou le rejeter.

Le présent accord a donc été établi dans les conditions prévues par l’article L.2232-23, L 2232-22 et L 2232-22-1 du code du travail.

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES

Article 1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société relevant de la notion de cadre autonome définie par l’article 1 du Titre II du présent accord.

Article 2. Entrée en vigueur - Durée de l’accord – Révision-Dénonciation

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er juillet 2020.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera susceptible de modification ou de dénonciation dans les conditions prévues par la loi.

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être dénoncé partiellement.

Article 3.  Commission de suivi et clause de rendez-vous

Une commission est constituée en vue du suivi du présent accord.

Elle sera composée :

• Du membre du personnel chargé de la mission de gestion/direction des ressources humaines,

• De la Direction

Cette commission se réunira une fois par an, au cours du premier trimestre de chaque début d’exercice, pour examen des conditions d’application de l’accord sur l’exercice précédent et éventuelle négociation de l’adaptation de l’accord ; le premier rendez-vous est donc fixé en début d’année 2021 pour examen des conditions d’application du présent accord au cours de l’exercice 2020.

Article 4. Formalités

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE du lieu de signature en deux exemplaires dont un sur support électronique.

Un exemplaire sera adressé au Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

Un exemplaire sera également adressé à titre d’information à la commission paritaire de branche.

Cet accord sera à disposition des salariés au sein de l’entreprise dans le bureau de l’Office Manager, ce dont les salariés seront informés.

TITRE II : FORFAIT JOUR DES CADRES AUTONOMES

La SAS MOVE IN MED réaffirme son attachement aux droits à la santé, à la sécurité et au repos du salarié, et a adopté les présentes dispositions dans le respect des principes fondamentaux visés par le préambule de l’article 4 de l’accord de branche du 22 juin 1999 (dans sa rédaction issue de l’avenant du 1^er avril 2014) et aux dispositions des articles L. 3121-58 à L. 3121-62 du Code du travail définissant le recours aux conventions de forfait en jour sur l'année.

Consciente de l’importance des garanties apportées par les représentants au niveau de la branche lors de la négociation de l’article 4 de l’accord du 22 juin 1999 dans sa rédaction issue de l’accord du 1^er avril 2014, la SAS MOVE IN MED a convenu d’établir le présent accord :

• en partant du texte issu de l’accord de branche pour en conserver l’essentiel,

• mais en adaptant certaines de ces dispositions à la réalité structurelle, organisationnelle, économique et sociale de la Société MOVE IN MED.

Article 1 - Champ d'application

Peuvent être soumis au présent accord les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.

Sont notamment concernés les personnels exerçant des responsabilités d’encadrement et/ou de management élargi ou des missions commerciales, financières ou administratives, de chargé de projet, consultant ou accomplissant des tâches de conception ou de création, de conduite et de supervision de travaux, disposant d'une large autonomie, liberté et indépendance dans l'organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

Les salariés ainsi concernés doivent bénéficier de dispositions adaptées en matière de durée du travail, ils sont autorisés en raison de l'autonomie dont ils disposent à dépasser ou à réduire la durée conventionnelle de travail dans le cadre du respect de la législation en vigueur. La rémunération mensuelle du salarié n'est pas affectée par ces variations.

Pour pouvoir relever de ces modalités, les salariés concernés doivent obligatoirement disposer de la plus large autonomie d'initiative et assumer la responsabilité pleine et entière du temps qu'ils consacrent à l'accomplissement de leur mission caractérisant la mesure réelle de leur contribution à l'entreprise. Ils doivent donc disposer d'une grande latitude dans leur organisation du travail et la gestion de leur temps.

Ils relèvent au minimum de la position 1 de la grille de classification des cadres de la Convention Collective Nationale et occupent des postes impliquant les missions susvisées. A titre d’exemple et sans que cette liste ne soit limitative, il peut s’agir, les postes de directeurs, directeurs adjoints, managers, chargés de projets, etc…).

Article 2 - Conditions de mise en place

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l'objet d'un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci. L'avenant ainsi proposé au salarié explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions.

Ainsi la convention individuelle doit faire référence au présent accord d’entreprise et énumérer :

- La nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

- Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

- La rémunération correspondante ;

- Le nombre d'entretiens.

Article 3 - Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle

La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur une période de référence annuelle, avec un maximum fixé à 215 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés légaux complets.

Concernant les congés, il est précisé :

• que le forfait du salarié n’ayant pas acquis un droit complet à congés payés est augmenté d’autant.

(exemple : pour un droit à 15 jours ouvrés de congés : 215 + (25-15) = 225 jours)

• que le salarié qui ne prendrait pas l’intégralité des congés acquis au cours d’un exercice voit son nombre de jour de travail augmenté d’autant sans que le salaire ne soit impacté (exemple du salarié qui ne prend pas 3 des jours de congés auquel il a droit : il travaillera 215+3 = 218 jours sur l’exercice)

• que lorsque le report des congés sur l’exercice suivant est admis, le forfait de l’exercice considéré est réduit d’autant (exemple du salarié qui, en plus des 25 jours ouvrés dus au titre de l’exercice, prend les 3 jours qu’il n’avait pas pris sur l’exercice précédent : il travaillera 215-3 = 212 jours sur l’exercice)

• que le forfait du salarié ayant acquis des jours d'ancienneté conventionnels au titre de l'article 23 de la convention collective est réduit d’autant. Exemple : à compter de la sixième année d’ancienneté, le forfait du cadre considéré passe de 215 à 214 jours annuels.

• que les absences exceptionnelles accordées au titre de l'article 29 de la Convention Collective Nationale sont également décomptées du forfait. Exemple : le salarié qui se marie et demande à bénéficier des 4 jours conventionnels ne travaillera effectivement que 215-4 = 209 jours au titre de l’exercice considéré.

Article 3.1 – Période de référence

La période de référence (ou année complète) s'entend du 1^erjanvier au 31 décembre.

Article 3-2- Année incomplète (arrivée, départ et absence en cours d’année)

Dans le cas d'une année incomplète pour quelque cause que ce soit (arrivée, départ ou absence en cours d’année) le nombre de jour à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaine restant à courir jusqu'à la fin de l'année, et selon le nombre de congés que le salarié aura acquis/pris.

Dans ce cas l'entreprise devra déterminer le nombre de jours de repos à attribuer sur la période considérée.

Le traitement des absences en paie s’effectue dans les conditions prévues à l’article 10.

Article 4 - Jours de repos

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 215 jours de travail sur l'année pour un droit à congés payés complet), ces salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d'une année sur l'autre en fonction notamment des jours chômés.

Les salariés seront informés en chaque début d’année du nombre de jours de repos à prendre au regard du calendrier de l’exercice concerné.

Le nombre de jours non travaillés déterminé sur l’année concernée s’acquiert théoriquement mensuellement.

Il sera tenu compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant à tout autre type d'absence.

Le positionnement des jours de repos par demi-journée ou journée entière se fait au choix du salarié, après validation de la direction ou du responsable hiérarchique, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend. Il conviendra de respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires au minimum avant la date du JNT demandé, sauf cas de force majeure. De même, les JNT ne pourront pas être directement accolés aux jours de congés payés.

Est considérée comme une demi-journée de travail une intervention qui, au cours d’une même journée, se termine avant 14H ou débute au plus tôt à 14H.

Le salarié est invité à planifier les JNT de manière régulière, afin d’assurer une bonne répartition du travail dans le temps.

En accord avec leur employeur, et lorsque la situation exceptionnelle le justifie et est reconnue par l’employeur, les salariés peuvent renoncer à des jours de repos moyennant le versement d'une majoration minimum de 10 % de la rémunération correspondant à la journée de travail supplémentaire.

Ce dispositif de rachat fera l’objet d’une convention individuelle qui ne vaudra que pour la période concernée, et ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 235 jours.

Article 5 - Exemples

Exemple de forfait 215 jours pour une année complète : 01/01/2021 au 31/12/2021

Le forfait jours est ainsi calculé :

Une année compte…	365	jours
Le nombre de samedis et dimanches dans l'année	-104	jours
Le nombre de jours ouvrés de congés payés acquis et pris (droit complet)	-25	jours
Le nombre de jours fériés ne tombant pas un samedi ou un dimanche	- 7	jours
Nombre de jours travaillés dans l'année	229	jours
Rappel de la limite conventionnelle	215	jours
Nombre de jours JNT qui en découle	14	jours

Exemple de forfait 215 jours pour une année incomplète : du 01/07/2020 au 31/12/2020

Le forfait jours est ainsi calculé :

La période de référence compte	184	jours
Le nombre de samedis et dimanches dans la période	-52	jours
Le nombre de jours ouvrés de congés payés acquis et pris (droit complet)	-25	jours
Le nombre de jours fériés ne tombant pas un samedi ou un dimanche	- 3	jours
Nombre de jours théoriquement travaillés dans l'année	104	jours
Nombre de jours JNT proratisé sur la période (14/2)	7	jours
Jours effectivement travaillés sur la période	97	jours

Exemple de forfait 215 jours pour une année incomplète : du 01/07/2020 au 31/12/2020 sans congés payés acquis sur N-1 (embauche postérieure au 31 mai 2020)

Le forfait jours est ainsi calculé :

La période de référence compte	184	jours
Le nombre de samedis et dimanches dans la période	-52	jours
Le nombre de jours ouvrés de congés payés acquis et pris (droit nul)	-0	jours
Le nombre de jours fériés ne tombant pas un samedi ou un dimanche	- 3	jours
Nombre de jours théoriquement travaillés dans l'année	129	jours
Nombre de jours JNT proratisé sur la période (14/2)	7	jours
Jours effectivement travaillés sur la période	122	jours

Article 6 - Forfait en jours réduit

En accord avec le salarié, ces modalités prévoient un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini à l'article 3 du présent accord. Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

Article 7 - Contrôle du décompte des jours travaillés/non travaillés

Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées travaillées au moyen d'un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’entreprise.

L’entreprise est tenue d'établir un document qui doit faire apparaître le nombre et la date des journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos au titre du respect du plafond de 215 jours.

Ce suivi est établi par le salarié sous le contrôle de l'employeur et il a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.

Article 8 - Garanties : Temps de repos/ charge de travail/ amplitude des journées de travail/entretien annuel individuel

Article 8.1 - Temps de repos et droit à la déconnexion

Les salariés concernés ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires. Ils bénéficient d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.

Il est rappelé que ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Dans le respect du principe de conciliation vie privée et vie professionnelle les salariés veilleront à se déconnecter du réseau et à ne pas envoyer de courriel en dehors des heures habituelles de travail.

À ce titre, le salarié dispose d’un droit à la déconnexion.

Il est rappelé que les collaborateurs bénéficient déjà à ce jour d’un droit à la déconnexion et au respect de l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle, et qu’ils n’ont pas à initier ou répondre aux sollicitations professionnelles hors de leur temps de travail.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel ou d’heures de travail dites « normales » ou « raisonnables ».

En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, ...).

• Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnels hors temps de travail

Les outils numériques visés sont :

• les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,…

• les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

• pour les absences de plus de 3 jours ouvrés minimum, paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;

• pour les absences de plus de 7 jours ouvrés, prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès.

Pour garantir l'effectivité de ce droit à la déconnexion, les appels téléphoniques et les sms professionnels sont interdits pendant les périodes de suspension du contrat de travail, comme notamment et sans que cette liste ne soit exhaustive : les périodes de repos quotidien et hebdomadaires, pendant les périodes de repos tels que les JNT et pendant les congés payés.

Seule une urgence ou une circonstance exceptionnelle peut être de nature à permettre une dérogation sur ce point.

• Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :

• à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;

• à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;

• au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

• à la pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.

• Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive

Il est recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.

L’employeur préconise à ses salarié.es de prévoir des temps de non-utilisation de la messagerie électronique pendant le temps de travail, notamment pendant les réunions ou pour faciliter la concentration. 

Il est précisé que, dans ce contexte, les salariés en forfait annuel en jours, en concertation avec leur employeur, gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission.

L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Article 8.2 - Suivi de la charge de travail et de l'amplitude des journées de travail-équilibre vie privée et vie professionnelle

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, l'employeur du salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel du salarié, le salarié a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de l'employeur ou de son représentant qui recevra le salarié dans les 8 jours et formule par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Par ailleurs, si l'employeur est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutit à des situations anormales, l'employeur ou son représentant pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié.

Article 8.3 - Entretiens individuels

Afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des salariés, la Direction ou le responsable hiérarchique convoque au minimum 2 fois par an le salarié ainsi qu'en cas de difficulté inhabituelle, à un entretien individuel spécifique.

Au cours de ces entretiens seront évoquées la charge individuelle de travail du salarié, l'organisation du travail dans l'entreprise, l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié.

Lors de ces entretiens, le-la salarié-e et la direction ou le responsable hiérarchique font le bilan sur les modalités d'organisation du travail du-de la salarié-e, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l'amplitude des journées de travail, l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens est également transmise au salarié.

Au regard des constats effectués, le-la salariée et la direction ou le responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.

Le salarié et la direction ou le responsable hiérarchique examinent si possible également à l'occasion de ces entretiens, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

Article 9 - Suivi médical

Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les salariés soumis au présent accord afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.

Article 10 – Rémunération

La rémunération minimale sera au moins égale au minimum conventionnel de la catégorie base 35H.

L'adoption de cette modalité de gestion du temps de travail ne peut entraîner une baisse du salaire brut en vigueur à la date de ce choix.

Aussi, le personnel susceptible de se voir proposer le forfait conservera la rémunération brute globale qu’il percevait avant la signature de la convention individuelle de forfait jours.

Dès lors, chaque année, et à l’occasion de la commission annuelle prévue à l’article 3 du titre I du présent accord, l'employeur s’engage à communiquer une information sur le pourcentage moyen des rémunérations effectives perçues par les salariés au forfait (hors dirigeant) par rapport au minimum conventionnel.

La rémunération mensuelle du salarié est lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois, conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Lorsqu'un salarié ayant conclu une convention de forfait en jours perçoit une rémunération manifestement sans rapport avec les sujétions qui lui sont imposées, il peut, nonobstant toute clause contraire, conventionnelle ou contractuelle, saisir le juge judiciaire afin que lui soit allouée une indemnité calculée en fonction du préjudice subi, eu égard notamment au niveau du salaire pratiqué dans l'entreprise et correspondant à sa qualification conformément aux dispositions légales.

En cas d’absence, la déduction salariale au titre des jours d’absence s’effectue par référence à un nombre moyen de jours travaillés ou payés au titre des congés payés, jours fériés et repos, évalué à 21.75 jours par mois et correspondant au résultat de l’opération suivante : (365 – 104 jours de repos hebdomadaires) : 12 = 21,75.

La retenue salariale effectuée au titre d’un jour d’absence est dont égale à 21.75^ème du salaire mensuel.

Fait à Baillargues, le 16/06/2020

En 16 exemplaires

Pour la SAS MOVE IN MED