Accord d’entreprise portant sur l’aménagement du temps de travail et sur le forfait annuel en jours

Entre les soussignés :

1. La société PERMAGRO,

Société par actions simplifiée à associé unique, numéro SIRET 82028063400024 dont le siège est situé à 2, place Pierre Viala, 34060 Montpellier, représentée par en qualité de , ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

d’une part,

• Et les membres du personnel suivants représentant la majorité des deux tiers du personnel

• LISTE DES MEMBRES DU PERSONNEL AYANT APPROUVE l’ACCORD en annexe

d’autre part,

il a été conclu le présent accord d'entreprise

en application des articles L2232-21 et suivants du Code du travail :

Préambule

Dans un souci d’amélioration de l’efficacité opérationnelle de la société, la Direction de la société PERMAGRO, en accord avec ses salariés a décidé de la mise en place d’un aménagement du temps de travail au travers d’un accord sur le forfait annuel en jours.

L’avenant du 1 avril 2014 conclu dans le cadre de la convention collective des Bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénieurs-conseils, et des sociétés de conseils étendu par arrêté du 26 juin 2014 prévoit les modalités de mise en place d’une convention de forfait annuel en jours.

C’est en considération de cet avenant conclu par les partenaires sociaux de la branche que la société PERMAGRO a élaboré son accord d’entreprise sur la mise en place d’un forfait annuel en jours.

L’objectif de cet accord d’entreprise est :

• D’adapter le travail du personnel ayant une autonomie d’organisation et de gestion du temps de travail à l’activité de la société ;

• De reconnaître et favoriser la responsabilisation individuelle des salariés dans la gestion du temps de travail ;

• De démontrer une réelle capacité d’adaptation à un environnement en constante évolution.

Le présent accord est conclu en application des articles L2253-3 et L3121-58 et suivants du code du travail.

Le contenu de cet accord portera sur la mise en place de convention de forfait jour (article L3121-58 du Code du travail et suivants).

Titre I - Dispositions générales

Article 1 - Champ d'application

Le présent accord est conclu dans le cadre de la loi n° 2008-789 du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et du temps de travail, de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et de l’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1385 relative au renforcement de la négociation collective.

Le présent accord s’applique au personnel exerçant des responsabilités de management élargi ou des missions commerciales, de consultant ou accomplissant des tâches de conception ou de création, de conduite ou de supervision de travaux disposant d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation ou la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

Article 2- Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de prévoir les modalités de mise place d’une convention de forfait annuel en jours.

Article 3 - Date d’application et durée de l’accord

Le présent accord a été présenté à l’intégralité du personnel lors d’une réunion de présentation en date du 7 octobre 2019 au siège.

L’accord a été remis au personnel en date du 8 octobre 2019.

Une réunion a été organisée en l’absence de l’employeur en date du 24 octobre 2019.

Lors de cette réunion les salariés ont procédé à vote à bulletin secret.

Un procès-verbal a été établit.

Le présent accord a été approuvé par deux salariés sur deux salariés consultés.

L’accord conclu sera à durée indéterminée.

Article 4 - Modalités de révision et de dénonciation

L’accord conclu pourra être révisé à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

L’accord conclu pourra être dénoncé par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Article 5 - Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’établissement qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 6 - Formalités, dépôt légal

Conformément aux articles D. 2231-4 et suivants du code du travail, le texte du présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE Occitanie – Unité départementale de l’Hérault (dont un support électronique) et du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Titre II – Forfait annuel en jours

Article 7 - Salariés concernés

Après analyse des différents emplois existants au sein de la société et des conditions d'exercice de leur fonctions en terme d'autonomie et de capacité ou non de prédéterminer l'organisation de leur temps de travail, sont considérés comme autonomes dans la réalisation de la mission qui leur est dévolue, les salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée du fait des responsabilités exercées dans le cadre de leurs fonctions, de leur expérience professionnelle reconnue et du degré d'autonomie dont ils disposent dans l'organisation de leur emploi du temps.

Il peut s’agir :

• Des collaborateurs, qui compte tenu de la nature des tâches à accomplir (responsabilité particulière d’expertise technique ou de gestion qui ne peuvent s’arrêter à heure fixe, utilisation des outils de haute technologie mis en commun, coordination de travaux effectués par des collaborateurs travaillant aux mêmes tâches…), ne peuvent suivre strictement un horaire prédéfini (collaborateur en réalisation de mission- article 3 de la convention collective Bureau d’étude technique). 

• Des collaborateurs exerçant des responsabilités de management élargi ou des missions de consultant ou accomplissant des tâches de conception ou de création, de conduite et de supervision des travaux, disposant d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiés (collaborateur en réalisation de mission avec autonomie complète – article 4 de la convention collective bureau d’étude technique). 

Les salariés ainsi concernés doivent bénéficier de dispositions adaptées en matière de durée du travail, ils sont autorisés en raison de l’autonomie dont ils disposent à dépasser ou à réduire la durée conventionnelle de travail dans le cadre du respect de la législation en vigueur.

Article 8 – Période de référence

L'année de référence retenue est l’année civile, soit du 1^er janvier au 31 décembre.

Article 9- Les modalités de la convention de forfait annuelle en jours

Article 9.1 – Conditions de mise en place

Le nombre de jours travaillés par année de référence (année civile) sera au maximum de 218 jours, incluant la Journée de solidarité, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés.

Pour le décompte des jours travaillés au titre du forfait annuel sont notamment pris en compte et considérés comme des jours effectués :

• Les absences au titre de la maladie ;

• Les absences au titre du congé maternité ou du congé paternité ;

• Les absences au titre d'un congé de présence parentale à temps plein ;

• Les absences au titre d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle ;

• Les absences rémunérées au titre des événements familiaux dans les conditions prévues par la convention collective ;

Les 218 jours travaillés sont obtenus à partir du calcul suivant :

• 365 jours dans l'année moins :

• 104 jours de repos hebdomadaires ;

• 25 jours ouvrés de congés payés ;

• 8 jours fériés tombant sur des jours habituellement travaillés ;

• 10 jours de repos.

Il s’agit d’un postulat qui sera revu chaque année en fonction du calendrier afin de tenir compte de la position, ou non, des jours fériés sur des jours habituellement travaillés.

Pour le calcul du forfait annuel en jours, le nombre de jours travaillés pour une année complète de référence s'entend des congés payés légaux et conventionnels inclus pour la totalité des droits acquis annuellement. Ainsi le forfait cité en référence ci-dessus de 218 jours est valable si l'intégralité des congés payés légaux est acquis. Le nombre de jours travaillés sera automatiquement augmenté à due proportion si les congés payés légaux ne sont pas intégralement acquis.

En cas d’année incomplète (arrivée ou départ en cours de période), le forfait sera réajusté en conséquence.

Pour la période transitoire et en cas d’arrivée ou de départ en cours de période, le nombre de jour à effectuer est calculé en fonction de la durée restant à courir jusqu'à la fin de l'année selon la formule suivante :

Exemple :

Embauche 1 août 2018

Il y a 153 jours calendaires du 1 août au 31 décembre 2018

Déduire :

• 44 jours de repos hebdomadaire

• 10 jours ouvrés de congés payés, outre les congés supplémentaires pour ancienneté

• 3 jours fériés tombant sur des jours habituellement travaillés

• 1 journée de solidarité

• 7 jours de repos (nombre variable selon les années, et notamment en fonction des jours fériés tombant un jour non habituellement travaillé) (prorata par rapport à l’année complète.

Le contrat de travail ou l’avenant à contrat fera expressément référence au forfait du nombre de jours restant à travailler jusqu’au 31 décembre.

Article 9.2 - Forfait en jours réduit

En accord avec le salarié, les conventions de forfait en jour réduit peuvent prévoir un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini au présent accord (218).

Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

Article 9.3 - Nombre de jours excédentaires - manquants

Dans l'hypothèse où le nombre de jours travaillés par le salarié serait, en fin de période de référence, supérieur au nombre de jours fixés dans la convention annuelle de forfait, les jours excédentaires devront impérativement être pris dans le courant du premier trimestre de l'année suivante de référence. Le salarié devra alors planifier la prise des jours excédentaires à l'intérieur de ce délai. À défaut de planification par le salarié, l'employeur se réserve le droit de les imposer.

Par ailleurs, dans l'hypothèse où le nombre de jours travaillés par le salarié serait, en fin de période de référence, inférieur au nombre de jours fixés dans la convention annuelle de forfait, les jours manquants devront impérativement être travaillés dans le courant du premier trimestre de l'année civile suivante de référence, sous réserve du respect des dispositions relatives à la durée maximale de travail. Le salarié devra alors planifier le travail des jours à effectuer à l'intérieur de ce délai. À défaut, les jours manquants feront l'objet d'une retenue sur salaire.

Article 9.4 - Jours de repos

Les jours de repos sont attribués par année de référence en fonction notamment des jours chômés, et en tenant compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Les jours de repos seront pris par journée entière et indivisible. Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.

Pour une meilleure prévisibilité des jours de repos, un calendrier prévisionnel de la prise de ces jours de repos sera élaboré chaque trimestre par les salariés concernés et transmis à la hiérarchie. En cas de nécessité, ce calendrier pourra être modifié par le collaborateur concerné avec un délai de prévenance de 15 jours.

Ces jours de repos pourront être cumulés. Ils pourront également être accolés aux congés payés.

Les salariés entrés ou sortis des effectifs en cours d'année, bénéficieront d'un droit à jours de repos calculé au prorata temporis.

Article 9.5 - Rachat annuel de jours de repos

En application de l'article L3121-59 du Code du travail, au terme de chaque période de référence, le collaborateur pourra, s’il le souhaite, et en accord avec sa hiérarchie, renoncer à tout ou partie de ses journées de repos et percevoir une indemnisation en contrepartie.

Le salarié pourra renoncer à des jours de repos moyennant le versement d’une majoration minimum de 20% de la rémunération jusqu’à 222 jours et 35% au-delà. Cette majoration est fixée par avenant au contrat de travail.

Ce dispositif de rachat ne pourra avoir pour conséquence de porter le nombre de jour travaillés au-delà de 230 jours.

Le collaborateur devra formuler sa demande, par écrit, au moins trois mois avant la fin de la période de référence à laquelle se rapportent les jours de repos concernés.

La Direction pourra s'opposer à ce rachat sans avoir à se justifier.

Le collaborateur pourra revenir sur sa demande à condition de prévenir son responsable hiérarchique, par écrit, dans un délai de 15 jours.

L’accord du collaborateur et de la Direction sera formalisé par voie d’avenant au contrat de travail.

Article 9.6 - Contrôle du décompte des jours travaillés et non travaillés

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’employeur, via son logiciel ERP de suivi des temps de travaux.

Un calendrier en ligne (ERP en ligne Odoo ou autre logiciel si évolution) mis en place par l’employeur faisant apparaître le nombre et la date des jours travaillés ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels ou jour de repos au titre du respect du plafond de 218 jours sera rempli par le salarié chaque mois.

Chaque collaborateur indiquera également la répartition de son temps de travail pour le mois suivant.

Le décompte mensuel ainsi établi sera systématiquement transmis au responsable hiérarchique, garant de la charge de travail des salariés autonomes.

Un exemple de ce support auto-déclaratif figure en annexe des contrats de travail.

Ce suivi a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.

Article 9.7 - Les temps de repos

Les salariés concernés par la conclusion d'une convention de forfait annuel en jours déterminent leur propre durée du travail, qu'ils font varier en fonction de leur charge de travail.

Ils ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires.

Ils bénéficient toutefois, d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives (24 heures + 11 heures). Ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

Article 9.8 - Droit à la déconnexion

Les outils de communication professionnels (messagerie, téléphone, réseaux sociaux etc.) doivent demeurer des outils de travail, et non des facteurs d’encombrement. Leur utilisation doit être raisonnable, en termes de gestion des priorités et du délai consacré à cet outil.

Cette utilisation raisonnée suppose une démarche de réflexion de la part des salariés, face à la surcharge informationnelle dont ils sont destinataires, mais aussi quelquefois émetteurs.

Il est donc recommandé aux salariés de :

• Prioriser les informations reçues.

• Pendant son temps de travail, le salarié devra s’interroger sur l’urgence ou non du courriel ou message reçu. Les messages considérés comme n’étant pas urgents seront traités ultérieurement dans la journée, voire le jour suivant, durant les cadences d’activité de moindre intensité.

• En dehors de son temps de travail, le salarié devra s’astreindre à ne répondre qu’aux courriels présentant une réelle urgence pour l’entreprise.

• Favoriser autant que faire se peut le contact physique aux autres outils de communication. Le salarié devra s’interroger sur la pertinence de l’utilisation ou non de ces outils de communication. A titre d’exemple, il est recommandé de communiquer de vive voix entre collègues plutôt que de recourir à l’envoi de courriels en interne.

• Modérer l’utilisation des fonctions « CC » ou « Cci » de la messagerie électronique professionnelle.

• Identifier un objet précis dans les courriels, afin que le destinataire puisse lui aussi identifier le contenu urgent ou non de l’information.

• S’interroger sur le moment opportun pour contacter un collaborateur, client, fournisseur sur son téléphone professionnel.

• Privilégier les envois différés de courriels s’ils sont rédigés en dehors des horaires habituels (ou tout du moins supposés) de travail.

Il est rappelé que les salariés ne sont jamais tenus de consulter ou de répondre à leur mail professionnel en dehors de leur temps de travail.

L’employeur s’engage, sauf urgence ou besoin impérieux, à ne pas contacter les salariés pendant la plage horaire de 20 heures à 07 heures, pendant les périodes de congés et période de suspension.

Les temps de repos ou de suspension du contrat doivent être respectées, tant par l’employeur, les responsables que les salariés. Selon le poste occupé par le salarié, il conviendra de désactiver totalement ou partiellement les outils de communication professionnels.

L’entreprise met un place un système d’alerte en cas d’utilisation récurrente (sous forme de connexion d’appel, de SMS…) des outils numériques pendant des plages horaires de repos ou de congé ou pouvant avoir des impacts sur la santé ou sur la vie personnelle et familiale du salarié (tard dans la nuit, très tôt le matin, le dimanche, pendant les congés payés etc…).

En cas d’alerte, l’employeur recevra le salarié concerné afin d’échanger sur cette utilisation et le sensibiliser à un usage raisonnable.

Article 9.9 - Suivi de la charge de travail et équilibre vie privée-vie professionnelle

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation vie professionnelle et vie privée, l’employeur assure le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié ainsi que sa charge de travail grâce au calendrier auto-déclaratif rempli par le salarié et transmis à sa hiérarchie tous les mois.

Cette charge de travail doit permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

Le salarié tient informé son responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

L’outil de suivi mentionné à l’article 9.6 permet de déclencher l’alerte.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail ou en cas de difficultés liées à l’isolement professionnel du salarié, ce dernier en informera son responsable hiérarchique qui le recevra dans les 8 jours. Le responsable hiérarchique formulera par écrit les mesures mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation si besoin.

Par ailleurs, si l’employeur constate que l’organisation du travail adoptée par le salarié ou sa charge de travail aboutissement à des situations anormales, il organisera un rendez-vous avec le salarié.

L’employeur transmet une fois par an aux instances représentatives du personnel, le nombre d’alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés.

Article 9.10 - Entretiens individuels

Afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et la sécurité des salariés, l’employeur convoque le salarié à un entretien individuel au minimum 2 fois par an, ainsi qu’en cas de difficulté inhabituelle.

Au cours de ces entretiens seront évoquées, dans le cadre d’un bilan :

• La charge individuelle de travail du salarié (charge constatée depuis le dernier entretien, charge de travail prévisible sur la période à venir, adaptations éventuellement nécessaires en terme d’organisation du travail) ;

• L’organisation du travail dans l'entreprise ;

• L’organisation du travail du salarié (durée des trajets professionnels, amplitude de ses journées de travail, état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens) ;

• L’articulation entre l'activité professionnelle et la vie privée du salarié ;

• La rémunération du salarié.

Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens est également transmise au préalable au salarié.

Au regard des constats effectués, le collaborateur et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc.). Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.

Le salarié et le responsable hiérarchique examinent, si possible, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d’organisation du travail.

Article 9.11 - Consultations des instances représentatives du personnel

Conformément aux dispositions légales et règlementaires, et dans le respect de la santé et de la sécurité des salariés, le comité social et économique, s’il existe, est informé et consulté chaque année sur le recours aux forfaits jours dans l’entreprise ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés.

Article 9.12 - Suivi médical

Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les collaborateurs ayant conclu une convention individuelle de forfait-jour afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale.

Article 10- Rémunération

Le personnel concerné bénéficiera d’une rémunération annuelle au moins égale à 115% du minimum conventionnel de sa catégorie sur la base d’un forfait annuel de 218 jours travaillés ou sur la base du forfait défini avec l’employeur.

Chaque année, l’employeur est tenu de vérifier que la rémunération annuelle versée au salarié est au moins égale à 115% du minimum conventionnel de son coefficient.

La rémunération mensuelle du salarié est lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois, conformément aux dispositions légales et réglementaires.

L’adoption de cette modalité de gestion du temps de travail ne peut entrainer une baisse du salaire brut en vigueur à la date de ce choix.

Article 11 – Conditions de mise en place

La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci.

L’avenant ainsi proposé au salarié explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions. Au préalable, le contenu de ses missions, ainsi que sa charge de travail auront fait l’objet d’une évaluation objective.

Ainsi la convention individuelle doit faire référence à l'accord collectif d'entreprise applicable et énumérer :

• La nature des missions justifiant le recours à cette modalité ;

• Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• La rémunération correspondante ;

• Le nombre d'entretiens ;

• La garantie que le nombre d’heures et de jours du contrat est bien respecté.

Fait à Montpellier, en trois exemplaires originaux,

Le 24 octobre 2019

Pour la société PERMAGRO