ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE HELEXIA

ENTRE

L’UES HELEXIA

Composée des sociétés :

• HELEXIA DEVELOPPEMENT, société par actions simplifiée, inscrite au RCS de Lille Métropole sous le numéro SIREN 524 102 670, dont le siège social est situé au sis 38, allée Vauban – 59110 La Madeleine ;

• HELEXIA CORPORATE, société par actions simplifiée unipersonnelle, inscrite au RCS de Lille Métropole sous le numéro SIREN 821 491 859, dont le siège social est situé au sis 38, allée Vauban – 59110 La Madeleine.

Représentées par Madame XXXXXXXX, en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines Groupe, dûment mandatée par les représentants légaux desdites sociétés,

D’une part,

ET

Les membres titulaires du Comité Social et Economique de l’UES HELEXIA, statuant à la majorité selon procès-verbal de la réunion du 16 septembre 2022 porté en annexe, représenté par Monsieur XXXX, en sa qualité de secrétaire du CSE,

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

PREAMBULE 3

Article 1 – Objet 3

Article 2 – Champ d’application 3

Article 3 – Le recours à la visioconférence 3

3.1. – Cadre juridique 3

3.2. – Réunions concernées 3

3.3 – Information des représentants du personnel 4

3.4 – Moyens techniques 4

3.5 – Modalités de vote 4

3.6 – Suspension de la séance 5

3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique 5

Article 4 — Application de l'accord 6

4.1 – Entrée en vigueur et publicité 6

4.2 – Conditions de révision 6

4.3 – Publicité 6

PREAMBULE

L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions du CSE au cours de la crise sanitaire due à l’épidémie de coronavirus a amené la Direction et les membres du CSE à engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable.

A cet égard, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les membres du CSE que pour les sociétés composant l’UES, s’agissant notamment de :

• La réduction des temps de trajets entre les différents sites des sociétés de l’UES ;

• De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;

• La réduction des frais liés à ces déplacements ;

• L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.

Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :

Article 1 – Objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de l’UES HELEXIA.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de l’UES disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.

Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.

Article 3 – Le recours à la visioconférence

3.1. – Cadre juridique

L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. »

Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.

3.2. – Réunions concernées

Il est décidé de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.

En tout état de cause, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions :

• Soit en présentiel ;

• Soit en visioconférence.

Les réunions se tiendront en mode dit hybride.

3.3 – Information des représentants du personnel

L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire.

Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion.

3.4 – Moyens techniques

La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams ». Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.

En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal.

Le choix du dispositif de visioconférence, à savoir « Teams », pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.

3.5 – Modalités de vote

• Vote à main levée

Les votes ont lieu habituellement à main levée.

Le recueil d’avis pourra se faire :

• Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;

• Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.

• Vote à bulletin secret

Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles.

Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.

Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret.

Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.

3.6 – Suspension de la séance

Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.

Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion

Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.

3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique

Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence.

Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Article 4 — Application de l'accord

4.1 – Entrée en vigueur et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du mandat en cours.

Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes.

4.2 – Conditions de révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.

4.3 – Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail par XXXXX, représentant légal de l'entreprise.

Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de LILLE.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise.

Fait à La Madeleine, en 3 exemplaires, le 28 septembre 2022

Pour l’UES HELEXIA

Madame XXXXXX

Pour le CSE de l’UES HELEXIA

Monsieur XXXXX