Accord d'entreprise "REGLEMENT INTERIEUR CSE" chez BERNARD SERVICES (Siège)

1. XXXXX

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Règlement Intérieur

du Comité Social et Economique (CSE)

En sa séance constitutive du 18 juin 2018 sous la présidence de XXXXX, Directeur d’établissement XXXXX et à laquelle assistaient :

- XXXX, XXXX, XXXX, XXXX, XXXX, (membres titulaires) ;

- XXXXX, XXXXX

Le CSE de la Société XXXXX a établi et adopté à la majorité des voix le règlement intérieur suivant, pour une durée indéterminée :

Ce règlement intérieur est établi et adopté conformément à l’article L.2325-2 du Code du Travail.

1. Bureau et désignations diverses

• Présidence du CSE

Le CSE est présidé par le chef d'établissement ou son représentant, assisté éventuellement par un ou deux collaborateurs de son choix, ayant voix consultative. Le Président anime les débats et assure l’examen des questions portées à l’ordre du jour.

• Désignation des membres du bureau du CSE

Le CSE procède à la mise en place de son bureau, composé à minima d’un Secrétaire et d’un Trésorier.

Modalités de désignation des membres du bureau :

Au cours de sa première réunion, le CSE désigne tour à tour les différents membres de son bureau.

Les membres du bureau sont des membres élus de l’instance, et il est à noter que le Secrétaire doit être choisi parmi les membres titulaires.

Le vote peut se dérouler à main levée, sauf pour le Secrétaire qui doit faire l’objet d’un vote à bulletins secrets, et est réservé aux membres titulaires ainsi qu’aux membres suppléants qui remplacent des titulaires absents.

Le Président peut prendre part au vote. Le vote se fait à la majorité des voix des présents. En cas de partage des voix, le plus âgé sera déclaré élu. Les membres du bureau sont élus pour la durée du mandat du CSE.

Désignation d’un secrétaire adjoint et d’un trésorier adjoint :

Le CSE peut également désigner un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint, qui peuvent être choisis parmi les membres suppléants. Le secrétaire adjoint remplacera immédiatement le secrétaire en cas d'empêchement ou de démission de celui-ci, jusqu'à l'élection d'un nouveau secrétaire qui devra être provoquée dans les meilleurs délais. De même, le trésorier adjoint remplacera le trésorier en cas d’empêchement.

En l’absence du secrétaire (et du secrétaire-adjoint) à une réunion périodique, il sera procédé en début de réunion à la désignation d'un Secrétaire de séance à la majorité des membres présents du CSE.

• Révocation des membres du bureau du CSE

Sur décision du CSE, le Secrétaire, le Trésorier ou tout membre du bureau peut être révoqué de ses fonctions à tout moment.

La révocation des membres du bureau ne peut intervenir que par vote majoritaire à bulletins secrets et selon les mêmes modalités d’organisation que celles qui ont été suivies pour leur désignation.

Dans le cas où l'un ou l'autre des postes deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit, en cours de mandat, il serait procédé dans les meilleurs délais et si possible au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin pour la durée du mandat restant à courir.

• Rôles respectifs des membres du bureau

Rôle du Secrétaire :

Le secrétaire assure la coordination nécessaire entre le Président et le CSE pour le bon fonctionnement du comité : il fixe, conjointement avec le Président, l'ordre du jour des réunions. Il rédige le procès-verbal de chaque séance et le communique aux membres du CSE.

Il administre les affaires courantes, organise les travaux du CSE, et veille à la mise en œuvre de ses décisions. Il met en œuvre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles en fonction des décisions du CSE.

Le Secrétaire est responsable de la gestion de l’assurance responsabilité civile du CSE, notamment lorsque ce dernier organise des manifestations

Il est destinataire de toute la correspondance adressée au CSE, non décachetée. Il la communique ensuite au Président et en donne connaissance aux membres du CSE. Il signe toute la correspondance émanant du CSE et est chargé également de la conservation des archives.

Le Secrétaire reçoit délégation pour procéder, dans certains cas, à certaines opérations sur les comptes du CSE (voir ci-dessous).

Le Secrétaire adjoint remplacera de plein droit le Secrétaire en cas d’absence de ce dernier.

Rôle du trésorier :

Le trésorier établit le budget et est responsable de la tenue des comptes et livres comptables du CSE. Il gère les fonds du CSE :

• il perçoit toutes les sommes dues au CSE : s’il perçoit des fonds en numéraire, il doit le faire contre remise d’un reçu numéroté

• il procède à l’achat, à la vente, et d’une manière générale, à toutes les opérations décidées par le CSE, sous la responsabilité du Secrétaire.

Il rend compte, régulièrement, aux membres du CSE et au Président de l'utilisation des fonds. Il fait ouvrir un compte bancaire ou postal au nom du CSE et reçoit délégation générale pour procéder à tout type d'opérations sur ces comptes.

Le Trésorier établit et présente au CSE un compte rendu annuel de gestion qui comporte les recettes et les dépenses, ainsi que leur répartition entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles. A cette occasion, le CSE donne au Trésorier « quitus » de sa gestion par un vote auquel l’intéressé ne participe pas.

Il est à noter qu’une double signature (Trésorier + Trésorier adjoint OU Trésorier + Secrétaire) est nécessaire pour toute opération.

Le Trésorier adjoint remplacera de plein droit le Secrétaire en cas d’absence de ce dernier : il devra donc également recevoir délégation bancaire.

• Commissions

Il ne sera pas mis en place de commissions spécifiques.

2. Réunions du CSE

• Périodicité

Le CSE se réunit au moins six fois par an, à l'initiative de son Président, qui essayera de veiller à une régularité approximative de une fois tous les deux mois.

En cas de modification exceptionnelle d'une date prévue au calendrier, la nouvelle date est choisie en concertation avec le Secrétaire.

Le CSE peut se réunir en outre, en séance extraordinaire, à la demande du Président, ou de la majorité de ses membres.

Pendant la période estivale, et au regard des congés payés des uns et des autres, il est convenu que le CSE ne se réunira pas au mois d’août (sauf sujet important qui nécessiterait une réunion auquel cas cette dernière se déroulerait avec les seuls membres présents, et sur demande expresse de l’une ou l’autre des parties).

• Convocation

Les convocations aux réunions du CSE sont établies et expédiées par mail (boîte mail professionnelle) aux membres titulaires du CSE par le Président, avec respect du délai légal. Les convocations indiquent la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de chaque réunion. Elles sont également adressées aux éventuels Représentants syndicaux au CSE.

Il appartient au titulaire qui serait absent lors d’une séance du CSE de veiller à prévenir un suppléant et de lui faire suivre les éventuels documents nécessaires à la réunion. Il devra également en informer le Président.

Le Président peut demander l’intervention à la réunion de toute personne permettant de fournir des indications utiles sur les différentes questions à l’ordre du jour.

• Ordre du jour

L'ordre du jour est établi et arrêté conjointement par le Secrétaire et le Président.

Il est si possible annexé à la convocation, et en tout état de cause, transmis dans le respect du délai légal. Chaque membre titulaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour ; il doit alors en informer le Secrétaire 8 jours ouvrés avant la réunion. Le Président ou le Secrétaire peut en refuser l’inscription à l’ordre du jour, notamment lorsque cette question n’est pas du ressort du CSE.

Toutes les questions inscrites à l’ordre du jour devront être clairement et précisément exprimées.

Le Président ne peut lever la séance avant que l'ordre du jour soit épuisé. Le CSE a toutefois la possibilité de décider, par un vote majoritaire, de renvoyer l'examen d'une ou plusieurs questions à une date ultérieure, fixée dans la décision de renvoi.

En accord entre les membres du CSE et le Président, une question n’ayant pas été inscrite à l’ordre du jour communiqué avec la convocation peut être ajoutée à ce dernier en début de réunion. Pour autant, le Président peut s’opposer à la discussion d’une question ne figurant pas à l’ordre du jour.

• Assistance par des personnes extérieures au CSE

Le Président (ou son représentant) peut se faire assister par deux collaborateurs de la société au maximum au cours des réunions s'il le juge utile. Le CSE ne peut s'y opposer.

Sous réserve de l'accord du Président, les membres du comité peuvent décider, par un vote à la majorité simple, la présence d'une personne extérieure au CSE pendant tout ou partie de la réunion.

• Suspension de séance

Le Président ou tout membre du CSE peut demander une suspension de séance, notamment en cas de perturbations sérieuses des débats. Le procès-verbal doit mentionner cette suspension ainsi que sa durée.

• Délibérations

Les avis, résolutions et décisions portant notamment sur l'adoption du procès-verbal, prises dans le cadre des attributions économiques et les décisions relatives aux activités sociales et culturelles, l'utilisation des budgets du CSE sont adoptés, à main levée, sous forme de délibérations à la majorité des membres présents.

Les abstentions et les votes nuls ou blancs sont considérés comme des votes négatifs.

Les décisions du CSE fixant modalités de fonctionnement interne du Comité sont prises à la majorité des voix exprimées à main levée, sauf pour les membres du bureau qui sont élus par vote à bulletins secrets.

Ne peuvent participer au vote que le Président et les membres titulaires et éventuellement les suppléants remplaçant un titulaire absent.

Toutefois, le Président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du CSE en tant que délégation du personnel.

Ainsi, à titre d’exemple, le Président ne vote pas pour :

• l’utilisation de la subvention de fonctionnement et la gestion des activités sociales et culturelles ;

• la désignation d’un expert ;

• le projet de licenciement d’un salarié protégé ;

Le Président peut participer au vote notamment pour :

• la désignation des membres du bureau (Secrétaire, Trésorier…) ;

• l’adoption du règlement intérieur du Comité ;

• l’approbation des procès-verbaux des réunions du CSE.

Le vote s'effectue à main levée, sauf lorsque le vote à bulletin secret est imposé par les prescriptions légales ou lorsqu'il est demandé par un membre délibérant sur une question, et consigné dans un document d’information-consultation annexé au compte-rendu.

• Établissement et diffusion du procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion est établi par le Secrétaire dans le plus court délai possible.

En tout état de cause, il est communiqué dans un délai maximum de 15 jours calendaires suivant la réunion. Le procès-verbal donne un résumé des principales interventions, et comporte :

- le nom de toutes les personnes présentes à la réunion, ainsi que leur fonction au sein du comité, s’ils sont membres du bureau ;

- le siège occupé et le collège représenté par chacun des membres

- le résultat de tous les votes, le texte complet des décisions et recommandations adoptées au cours de la réunion ;

- les différents points discutés au cours de la réunion,

- les réponses du Président aux demandes qui lui ont été soumises au cours de la précédente réunion.

Il est communiqué à tous les membres du CSE avant la réunion suivante, pour approbation après d'éventuelles modifications en début de séance. Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire.

Un compte rendu ne contenant aucune information confidentielle peut être affiché ou diffusé parmi le personnel, après avoir été approuvé par le CSE. Il est rappelé que les membres du CSE sont tenus à une obligation de discrétion lorsque le président le leur demande expressément.

Il pourra à ce titre être décidé de l’affichage d’extraits plutôt que le procès-verbal dans son intégralité notamment pour des raisons tenant au secret professionnel, à l’obligation de discrétion et de confidentialité.

• Secret professionnel et obligation de discrétion

Les membres du CSE sont tenus au secret professionnel.

Le secret professionnel est requis pour toutes les informations à caractère stratégique : commerce, développement, résultats économiques, etc.

En outre, les membres du CSE seront avertis par le Président chaque fois que leur seront donnés des renseignements d'ordre strictement confidentiel.

Ils sont tenus, en ce qui concerne ces renseignements, à une obligation de discrétion, avec toutes conséquences de droit pouvant en découler en matière disciplinaire et en matière de responsabilité civile ou pénale.

Ces renseignements ne pourront, en aucun cas, être divulgués.

3. Moyens du CSE

• Moyens financiers

Subvention de fonctionnement :

Le CSE perçoit de la société, conformément aux dispositions de l’article L2325-43 du Code du Travail, une dotation annuelle de fonctionnement égale à 0,2 % de la masse salariale brute. Cette dotation lui est versée sous forme de 3 acomptes sur l’année en cours et le solde sur l’année suivante.

Par délibération et une fois l’exercice clos, le CSE peut décider de transférer tout ou partie de l’excédent annuel budgétaire de cette subvention de fonctionnement vers le financement des activités sociales et culturelles, dans les limites légalement définies.

Dans ce cas, le CSE doit inscrire les sommes ainsi transférées et leur modalités d’utilisation dans les comptes annuels du CSE, ainsi que dans son compte rendu annuel de gestion (voir article 17).

Subvention destinée aux activités sociales et culturelles (ASC) :

Le CSE perçoit également une subvention annuelle affectée au financement des activités sociales et culturelles. Cette subvention, de 0,40 % des salaires bruts versés par l'entreprise, tels que calculés avant déduction des contributions sociales, est versée sous forme de 3 acomptes sur l’année en cours et le solde sur l’année suivante.

• Moyens mis à la disposition du CSE

Moyens matériels :

La société met à la disposition du CSE une salle, équipée pour le moins d’une table, de chaises, d’un téléphone et d’une armoire fermant à clé. Le CSE dispose également d’un tableau d’affichage destiné à la publication des informations au personnel.

Crédit d’heures :

Les membres titulaires disposent d’un crédit de 21 heures par mois.

L'utilisation du crédit d'heures devra être saisit par le membre du CSE dans le portail RH. Cette demande d’absence ne constitue en rien une autorisation ; elle permet l’information de l’entreprise, et notamment du service paie.

L'utilisation du crédit d'heures est libre. Toutefois, et afin d'assurer la bonne marche de l'entreprise, les représentants du personnel informeront leur hiérarchie le plus tôt possible des dates et heures correspondantes. Sauf situation particulière, ils s'efforcent de respecter un délai de prévenance de 3 jours ouvrés.

Les heures de délégation seront prises en principe pendant le temps de travail et dans les limites des durées du travail autorisées. Leur prise devra respecter la législation sur les temps de travail, de conduite et de repos.

Frais de déplacement

• Les éventuels frais de déplacement des Élus occasionnés par les réunions à l’initiative de l’employeur sont à la charge de celui-ci.

L’employeur aura la possibilité de mettre à la disposition des membres CSE un véhicule que les Elus devront utiliser en priorité. Le Co voiturage sera la règle de déplacement, sauf justification à porter à la connaissance de la Direction.

Si la mise à disposition d’un véhicule s’avèrait impossible, ces frais seraient remboursés sur justificatif, sur la base du tarif du transport en commun le plus économique. A défaut, les frais de déplacement seraient remboursés sur justificatifs et en fonction du barème interne en vigueur (voir la politique déplacements).

• Les frais de déplacements des élus mandatés par le CSE dans le cadre de l’exercice d’une mission pour le Comité, sont, quant à eux, à la charge du Comité et seront remboursés, sur justificatifs, par le Trésorier du Comité.

Ils seront imputés soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des activités sociales et culturelles sous réserve que la mission ait été diligentée par le CSE.

• Formation des membres du CSE

Formation économique :

Les membres titulaires du CSE élus pour la première fois bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours.Son financement est pris en charge par le CSE et sa durée est imputée sur la durée de formation économique sociale et syndicale.

Cette formation n’a pas à être renouvelée au bout de 4 ans.

Formation en santé, sécurité et conditions de travail :

Les membres du CSE bénéficient d’un stage de formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, d’une durée maximale de 2 jours.

La formation et ses éventuels frais annexes sont pris en charge par l’employeur, dans le respect des dispositions légales. Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est donc rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

A l’issue de la formation, l’organisme délivre une attestation d’assiduité. Le stagiaire doit la remettre à son employeur lorsqu’il reprend son travail.

Il est convenu que l’employeur prendra à sa charge l’organisation de cette formation.

•  Attributions du CSE

Un accord, annexé au présent règlement intérieur, définit plus précisément ces champs de consultation et les modalités des consultations.

•  Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

Une Base de Données Economique et Sociale est mise à disposition des membres du CSE. L’actualisation des données de cette BDES vaudra communication au CSE et fera l’objet d’un mail à chaque membre du CSE.

• Compte-rendu de gestion

Au cours de la dernière réunion du Comité d’établissement précédant sa réélection, le Secrétaire soumet à l'approbation du CSE un rapport général de l'activité de celui-ci.

Au cours de la même réunion, le Trésorier présente à l'approbation du CSE un état de la gestion des fonds dont il a la charge.

En outre, un compte-rendu annuel de gestion du CSE sera présenté à l’ensemble des membres au cours d’une réunion ordinaire entre le mois de janvier et le mois de mars de l’année suivante.

4. Validité du règlement intérieur

• Durée et modification

Le présent règlement intérieur est adopté à durée indéterminée.

Fait à XXXX, le XXXX

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