Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ GALERIES LAFAYETTE CHAMPS-ÉLYSEES" chez GALERIES LAFAYETTE CHAMPS ELYSEES (GALERIES LAFAYETTE)

ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ GALERIES LAFAYETTE CHAMPS-ELYSÉES

Entre :

GALERIES LAFAYETTE CHAMPS-ELYSÉES, SARL dont le siège social est situé 27, rue de la Chaussée d’Antin – 75009 PARIS

Représenté par [...], Directeur de l'établissement Galeries Lafayette Champs Elysées, dûment mandaté à cet effet,

D’une part,

Et 

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes :

• Le Syndicat Interdépartemental du Commerce CFDT - S.I.CO-CFDT - 7/9 rue Euryale-Dehaynin 75009 PARIS, représenté par [...], dûment mandatée à cet effet,

D’autre part,

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Les objectifs de la présente décision unilatérale sont de :

-donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres du CSE,

-simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

-favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

-supprimer les votes nuls,

-sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

-participer à une démarche de développement durable,

-mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu du présent accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Article 1 - Objet et champ d'application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société Galeries Lafayette Champs Elysées (ci-après dénommée « GLCE »), ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition appelés à voter au sein de notre entreprise.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, y compris le vote par correspondance.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
• la sécurité de l'émargement ;
• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin;
• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 3.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote ainsi que les délégués de liste bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.4 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour la mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.5 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 4 - Dispositions finales

Article 4.1 - Conditions de validité

La validité du présent accord collectif est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE de la société Galeries Lafayette Champs-Elysées.

Article 4.2 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée prendra effet le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt.

Il est conclu pour les seules élections professionnelles partielles relatives à l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique au sein de la société GLCE.

Article 4.3 - Révision de l’accord

Les dispositions du présent accord pourront être révisées par les parties selon les modalités prévues par les dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Article 4.4 - Publicité et formalités de dépôt

Le présent accord est déposé selon les modalités fixées par les articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail.

L’accord collectif ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés sur la plateforme de téléprocédure mise en ligne par le ministère du Travail. Un exemplaire est également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Le dépôt comporte une version signée par les parties et une copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la procédure de signature.

Fait à Paris, le ______________ 2021, en 4 exemplaires originaux.

Pour la société Galeries Lafayette Champs Elysées :

Pour le S.I.CO-CFDT :

VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

POUR L'ÉLECTION DES MEMBRES DU CSE

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,
• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,
• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres du bureau de vote ainsi que les délégués de liste bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.