Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion" chez PLACESHAKER (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS ET AU DROIT A LA DÉCONNEXION

ENTRE :

La société PlaceShaker, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 825 191 760, dont le siège social est situé 70, rue Jean Bleuzen – 92170 Vanves, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Président,

Ci-après désignée la « Société »,

D’une part,

ET,

Le Personnel de l’entreprise, consulté dans les conditions prévues à l’article L. 2232-21 du Code du travail et ayant, à la majorité des 2/3, approuvé l’accord, selon le procès-verbal joint au présent accord,

D’autre part,

Ensemble désignés les « Parties »,

Table des matières

Préambule 4

Article 1 – Objet de l’accord 4

Article 2 – Champ d’application de l’accord 4

Article 3 – Conditions de mise en place 5

Article 4 – Période de référence du forfait et nombre de jours travaillés au titre du forfait 5

4.1. Période de référence du forfait 5

4.2. Nombre de jours travaillés 5

4.3. Forfait jours réduit 5

4.4. Renonciation à des jours non travaillés (JNT) 6

Article 5 – Jours non travaillés (JNT) 6

5.1 – Modalités d’attribution des JNT 6

5.2 – Modalités de fixation des JNT 7

Article 6 – Contrôle de la durée du travail et suivi de la charge de travail 9

6.1. – Contrôle du décompte des jours travaillés et non travaillés 9

6.2. – Temps de repos quotidien et hebdomadaire 9

6.3. – Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail 9

6.4. – Entretien annuel 10

6.5. – Droit à la déconnexion 10

Article 7 – Conditions de prise en compte des absences et des arrivées et départs en cours d’année 11

7.1. – Conditions de prise en compte des absences 11

7.2. – Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours d’année 11

Article 8 – Rémunération forfaitaire 11

Article 9 – Dispositions finales 11

9.1. – Durée de l’accord 11

9.2. – Suivi de l’accord et règlement des différends 11

9.3. – Révision de l’accord 12

9.4. – Dénonciation de l’accord 12

9.5. – Publicité et dépôt de l’accord 12

9.6. – Entrée en vigueur de l’accord 12

Annexe 1 – Procès-verbal de la consultation du personnel 14

Annexe 2 – Formulaire de demande de renonciation par le salarié à des journées non travaillées (JNT) en application de l’accord collectif d’entreprise du 29 juin 2022 relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion 15

Annexe 3 – Annexe relative au droit à la déconnexion 16

Préambule

La Société emploie à ce jour 9 salariés, et ne dispose pas, compte tenu de son effectif, de représentation élue du personnel ni de délégué syndical.

Afin de répondre aux besoins de la Société et des salariés cadres autonomes dans l’organisation de leur travail, la Société a décidé de soumettre à son personnel, dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail, le présent accord.

Le projet d’accord a été présenté au personnel lors d’une réunion qui s’est tenue le 9 Juin 2022, au cours de laquelle chaque salarié de la Société s’est vu remettre une copie du projet d’accord.

A la suite de cette réunion, une consultation du personnel a été organisée dans les conditions prévues aux articles R. 2232-10 et suivants du Code du travail, le 29 juin 2022.

Au terme de cette consultation, le présent accord a été valablement adopté.

Article 1 – Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de mettre en place un dispositif de forfait annuel en jours pour les salariés cadres autonomes, d’une part, et de définir les dispositions relatives au droit à la déconnexion de ces salariés, d’autre part.

Il se substitue définitivement et intégralement à l’ensemble des dispositions, usages et engagements unilatéraux ayant le même objet en vigueur au sein de la Société à la date d’adoption du présent accord, en ce compris les dispositions de la convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs conseils et sociétés de conseil, dite Syntec (n°3018 - IDCC 1486) (la « Convention Collective Syntec ») applicable au sein de la Société et portant sur le même objet.

Article 2 – Champ d’application de l’accord

Les salariés concernés par cet accord sont les cadres autonomes qui, du fait de leurs missions, disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne leur permet pas de les soumettre à un horaire collectif.

Ainsi, les salariés de la Société relevant de la classification Cadre au sens de la Convention Collective Syntec, sont concernés par le présent accord, quel que soit leurs position et coefficient¹.

Article 3 – Conditions de mise en place

La mise en place d’un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion d’une convention individuelle de forfait avec les salariés relevant du champ d’application de cet accord, tels que visés à l’article 2.

La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l’objet d’un écrit signé, qu’il s’agisse d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci, entre la Société et les salariés concernés.

La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer :

• la catégorie professionnelle à laquelle appartient le salarié ;

• la nature des fonctions occupées par le salarié ainsi que les raisons pour lesquelles ce dernier est autonome ;

• le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• la rémunération correspondante ;

• les moyens mis en œuvre pour assurer le suivi de la charge de travail du salarié et son équilibre vie personnelle/vie professionnelle

Article 4 – Période de référence du forfait et nombre de jours travaillés au titre du forfait

4.1. Période de référence du forfait

Le forfait annuel en jours consiste à décompter le temps de travail en jours de travail effectif sur une période de référence annuelle.

Il est précisé que l’année complète s’entend du 1^er janvier au 31 décembre. Les termes « année » ou « an » dans le présent accord correspondent à cette période de référence.

4.2. Nombre de jours travaillés

Le nombre maximal de jours travaillés est fixé à 216 jours par an, hors journée de solidarité (soit 217 jours par an, journée de solidarité incluse). Il s’entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d’activité et pour les salariés justifiant d’un droit complet à congés payés.

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu de 216 jours de travail (hors journée de solidarité) sur l’année pour un droit complet à congés payés, les salariés au forfait-jours bénéficient de jours de repos (dits jours non travaillés, « JNT ») dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre, en fonction du calendrier et des jours fériés.

4.3. Forfait jours réduit

La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l’attribution de JNT supplémentaires.

Le salarié sera alors rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

4.4. Renonciation à des jours non travaillés (JNT)

Les cadres autonomes ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours peuvent, sur la base du volontariat et en accord avec la Société, renoncer à une partie de leurs JNT en contrepartie d’une rémunération majorée, selon les modalités qui suivent.

4.4.1. Nombre maximal de jours travaillés

Le salarié disposera de la faculté de renoncer à une partie de ses JNT, dans la limite de 5 (cinq) par an, sous réserve d’obtenir l’accord préalable de la Société.

Ainsi, le nombre maximal de jours travaillés dans l’année est de 221 jours (hors journée de solidarité), incluant les 5 JNT auxquels le salarié aura éventuellement renoncé. La renonciation à des jours de repos ne peut en aucun cas permettre au salarié concerné de travailler au-delà de ce plafond.

4.4.2. Rémunération afférente à la renonciation à des jours non travaillés (JNT)

Les JNT auxquels le salarié aura renoncé feront l’objet d’une rémunération majorée de 10%.

4.4.3. Formalisation de la renonciation à des jours non travaillés (JNT)

L’éventuelle renonciation par le salarié à une partie de ses JNT, dans les conditions précitées, sera formalisée par le biais du formulaire figurant en Annexe 2.

Article 5 – Jours non travaillés (JNT)

5.1 – Modalités d’attribution des JNT

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu de 216 jours (hors journée de solidarité) de travail sur l’année pour un droit complet à congés payés, les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours bénéficient de JNT dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre, en fonction du calendrier et des jours fériés.

Les Parties conviennent que le calcul théorique du nombre de JNT sera effectué en début d’année selon les modalités suivantes :

365 jours (ou 366 jours dans le cas d’années bissextiles) – 104 (samedis/dimanches) – 25 jours ouvrés de congés payés – nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré – 217 jours travaillés (journée de solidarité incluse) = nombre de JNT

A titre d’exemple :

• Le calcul pour l’année 2022² est le suivant : 365 jours calendaires – 104 (samedis/dimanches) – 25 jours ouvrés de congés payés – 7 jours fériés chômés tombant un jour ouvré – 217 jours travaillés = 12 JNT ;

• Le calcul pour l’année 2023 est le suivant : 365 jours calendaires – 104 (samedis/dimanches) – 25 jours ouvrés de congés payés – 9 jours fériés chômés tombant un jour ouvré – 217 jours travaillés = 10 JNT ;

• Le calcul pour l’année 2024 est le suivant : 366 jours calendaires (année bissextile) – 104 (samedis/dimanches) – 25 jours ouvrés de congés payés – 10 jours fériés chômés tombant un jour ouvré – 217 jours travaillés = 10 JNT.

Les salariés et, s’ils existent, les membres du comité social et économique, seront informés du nombre de JNT attribués pour l’année à venir en début d’année.

Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d’ancienneté, congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou de paternité, etc.), lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.

5.2 – Modalités de fixation des JNT

Les dates de prise des JNT sont fixées par le salarié, après accord de la Société.

• Période de prise des JNT

Ces JNT doivent être pris au cours de l’année civile au titre de laquelle ils sont acquis.

Aucun report de JNT non pris au-delà de l’année civile à laquelle ils se réfèrent ne pourra être effectué.

A titre exceptionnel, en cas de circonstance particulière et après l’accord préalable de la Société, un report des JNT non pris au cours de l’année considéré pourra être effectué sur le mois de janvier de l’année suivant la période d’acquisition, dans la limite de 1 (un) JNT.

• Modalités de prise des JNT

Les JNT peuvent être utilisés, à la convenance des salariés, par demi-journée ou par journée entière.

Les JNT peuvent être accolés aux jours de congés payés. Lorsque c’est le cas, ils doivent être utilisés en début ou en fin de la période de congés payés.

Le salarié ne peut pas poser plus de 5 JNT consécutifs.

Hors situation exceptionnelle et/ou d’urgence, les dates de JNT devront être communiquées au supérieur hiérarchique au moins 10 jours calendaires à l’avance.

Il est de la responsabilité du cadre autonome de fixer ses dates de JNT en considération de l’organisation de l’activité et/ou de l’absence simultanée d’un ou plusieurs autres salariés dont il aurait connaissance, raisons qui pourront exceptionnellement conduire le supérieur hiérarchique du salarié à demander le changement des dates de prise des JNT envisagées.

En outre, le supérieur hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de JNT s’il constate que le nombre de journées de repos prises est insuffisant pour permettre de respecter en fin d’année le nombre maximum de journées travaillées.

• Monétisation des JNT

Hors le cas de la renonciation à une partie des JNT telle que prévue par le présent accord, aucune compensation financière, autrement appelée monétisation, des JNT non pris par un salarié au cours d’une année civile ne pourra être effectuée.

Ainsi, tout JNT non pris au terme de la période de référence, pour quelque cause que ce soit, est un JNT perdu.

De même, en cas de départ du salarié de la Société, pour quelque cause que ce soit, les JNT, le cas échéant déterminés prorata temporis, qui n’auraient pas été pris par le salarié ne feront l’objet d’aucune compensation financière.

Article 6 – Contrôle de la durée du travail et suivi de la charge de travail

6.1. – Contrôle du décompte des jours travaillés et non travaillés

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable qui a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.

A cette fin, les cadres autonomes doivent impérativement remplir le document mensuel de contrôle élaboré à cet effet par la Société et l’adresser à la Direction.

Dans le cadre de ce document mensuel de contrôle, figurent :

• le nombre et la date des journées travaillées ;

• le nombre et la date des journées de repos prises. Pour ces dernières, la qualification devra impérativement être précisée : congés payés, congés pour évènements exceptionnels, repos hebdomadaire, JNT, …

6.2. – Temps de repos quotidien et hebdomadaire

En application des dispositions légales et réglementaires, les cadres autonomes soumis à une convention de forfait en jours bénéficient d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d’un repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures).

Ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

La Direction et le supérieur hiérarchique de chaque cadre autonome, de même que le cadre autonome lui-même, veilleront au respect de ces dispositions.

Si un cadre autonome en forfait annuel en jours constate qu’il n’est pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il devra en avertir sans délai son supérieur hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

6.3. – Suivi de la charge de travail et de l’amplitude des journées de travail

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation entre vie professionnelle et vie privée, le supérieur hiérarchique de chaque cadre autonome assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé, de sa charge de travail et de l’amplitude de ses journées de travail. L’amplitude des journées travaillées et la charge de travail des salariés en forfait jours devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps du travail des intéressés.

Le salarié tient informé son supérieur hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail, le salarié a la possibilité d’émettre, par écrit, une alerte auprès de son supérieur hiérarchique ou de la Direction.

Il sera alors reçu dans les 15 jours et un compte-rendu formulera, le cas échéant, les mesures mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation.

En outre, la Direction envoie une fois par an un courriel au supérieur hiérarchique de chaque cadre autonome ainsi qu’au cadre autonome concerné afin de leur demander s’ils jugent nécessaires de prévoir un entretien ponctuel, qui vient s’ajouter à l’entretien annuel prévu à l’article 6.4.

6.4. – Entretien annuel

Afin de se conformer aux dispositions légales et de veiller à la santé et la sécurité des cadres autonomes en forfait jours, la Société convoque au minimum une fois par an chaque cadre autonome, outre les entretiens ponctuels qui peuvent avoir lieu en cas de difficultés inhabituelles.

L’entretien annuel est organisé avec le supérieur hiérarchique de l’intéressé ou la Direction.

Au cours de cet entretien, sont évoqués la charge individuelle de travail du salarié, l’organisation du travail au sein de la Société, la durée des trajets professionnels, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle du salarié, l’amplitude des journées de travail, la rémunération du salarié et l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date de l’entretien.

Au regard des constats effectués, des mesures de prévention et de règlement des difficultés sont arrêtées. Sont également examinées, si possible, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d’organisation du travail.

6.5. – Droit à la déconnexion

L’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos visées à l’article 6.2 implique pour ce dernier un droit à la déconnexion des outils de communication à distance durant ses temps de repos.

La Direction veillera à ce que l’effectivité de ce droit à la déconnexion soit garantie aux salariés selon les principes définis ci-dessous à l’Annexe 3.

Article 7 – Conditions de prise en compte des absences et des arrivées et départs en cours d’année

7.1. – Conditions de prise en compte des absences

Les absences justifiées et/ou autorisées par la Société seront déduites du nombre annuel de jours à travailler fixés par la convention individuelle de forfait.

Ces absences n’auront aucune incidence sur le nombre de JNT.

7.2. – Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours d’année

En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, la rémunération qui est due au salarié au titre de la convention de forfait en jours est calculée au strict prorata du nombre de jours de travail effectués au cours de l’année.

En outre, dans la pareille situation, le nombre de jours travaillés et de JNT est également calculé au prorata temporis, comme suit :

• S’agissant du nombre de jours travaillés : Nombre de semaines restant au cours de l’année civile en cours * 217 / 47 semaines ;

• S’agissant du nombre de JNT : nombre de JNT théorique pour l’année civile considérée en cas d’année pleine * nombre de jours travaillés prorata temporis / 217.

Exemple : en cas d’entrée du salarié le 1er septembre 2022 dans l’entreprise ou dans le dispositif de forfait jours :

• Nombre de jours devant être travaillés en 2022 : 18 * 217 / 47 = 83 jours ;

• Nombre de JNT en 2022 : 11 * 83,5 / 217 = 4 jours

Article 8 – Rémunération forfaitaire

La rémunération mensuelle du salarié est lissée sur la période annuelle de référence quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois.

Le bulletin de paie des salariés mentionne la rémunération forfaitaire et l’application du forfait jours, sans référence horaire.

Article 9 – Dispositions finales

9.1. – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

9.2. – Suivi de l’accord et règlement des différends

A l’initiative de la Société, une réunion avec le personnel pourra être organisée chaque année pour faire le point sur la mise en œuvre du présent accord. Dans le cas où l’effectif de la Société augmenterait de sorte que serait mis en place un comité social et économique, la réunion de suivi aura lieu avec la délégation du personnel au sein du comité économique et social.

9.3. – Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé, dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

9.4. – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé, dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.

9.5. – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés. A cet effet, il sera affiché sur les lieux de travail.

Le présent accord sera par ailleurs déposé par la Société :

• En un exemplaire, auprès de la DREETS, par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• En un exemplaire, auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt ;

• En un exemplaire à la Commission Paritaire Permanente de négociation et d’interprétation de la Branche, par voie électronique à l’adresse suivante : secretariatcppni@ccn-betic.fr.

9.6. – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord sera applicable à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.

Fait à Vanves, en 4 exemplaires, dont un pour les formalités de dépôt le 29 juin 2022.

Pour la Société

Monsieur X

Président

Annexe 1 – Procès-verbal de la consultation du personnel

Le 29 Juin 2022, à Vanves

Objet : Résultat de la consultation organisée le 29 juin 2022 en vue de l'approbation de l'accord collectif d’entreprise relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion

Les salariés étaient invités à répondre par « Oui » ou par « Non » à la question suivante :

« Approuvez-vous l'accord collectif d’entreprise relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion ? » 

Le scrutin a été ouvert de 09h00 à 09h30.

Le dépouillement du scrutin a donné les résultats suivants :

• Nombre de participants inscrits : …8………………….

• Nombre de votants : ……7…………………………...

• Nombre de bulletins : ……7…………………………..

• Bulletins blancs ou enveloppes vides : 0………………..

• Bulletins considérés comme nuls : ……0……………….

• Suffrages valablement exprimés : …7……….

OUI : 7

NON : 0

Nombre de suffrage « oui » requis pour approuver l’accord : 6

L’accord est approuvé.

Annexe 2 – Formulaire de demande de renonciation par le salarié à des journées non travaillées (JNT) en application de l’accord collectif d’entreprise du 29 juin 2022] relatif au forfait annuel en jours et au droit à la déconnexion

Formulaire de demande de renonciation à des JNT

Je soussigné(e) …………………………………………………………………………………, occupant les fonctions de ………………………………………………………………, soumis à une convention individuelle de forfait en jours sur l’année, sollicite par la présente la renonciation, pour la période de référence (année civile) en cours, à une partie de mes journées non travaillées (JNT) en application de l’accord collectif d’entreprise relatif au régime de forfait-jours et au droit à la déconnexion conclu le 29 juin 2022, comme suit :

• Nombre de JNT concernés par la demande de renonciation : …………………………

Je reconnais être informé(e), qu’en conséquence, et sous réserve de l’accord de la Société, le nombre de jours maximal travaillé au cours de l’année civile concernée par cette renonciation s’élèvera à …………………… jours.

Le………………………………………………………….

Signature

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Encart réservé à la Direction

A la suite de la demande de ………………………………………………………..……………, je soussigné(e)…………………………..……., agissant en qualité de…………………………….., fait état de la décision suivante à ce titre :

• Acceptation de la demande de renonciation du Salarié à une partie de ses JNT pour l’année civile en cours

• Refus de la demande de renonciation du Salarié à une partie de ses JNT pour l’année civile en cours

En cas d’acceptation, en application de l’accord collectif d’entreprise relatif au régime de forfait-jours et au droit à la déconnexion conclu le 29 juin 2022, la rémunération des JNT auxquels le Salarié a renoncé sera majorée de 10% par rapport au taux habituel.

Le………………………………………………………….

Signature

Annexe 3 – Annexe relative au droit à la déconnexion

Conformément à l’article L. 3121-64 du Code du travail, la présente annexe a pour objectif de définir les modalités selon lesquelles les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours peuvent exercer leur droit à la déconnexion.

Ces modalités valent également pour l’ensemble des salariés de la Société.

Article 1 – Définitions

Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit pour les salariés de la Société de ne pas se connecter à leurs outils numériques professionnels et de ne pas être sollicités en dehors de leur temps de travail habituel, sauf circonstances exceptionnelles.

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de la Société, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à ses occupations personnelles. En sont donc exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.

Le droit à la déconnexion est également de la responsabilité de chaque salarié qui doit en assurer l’effectivité.

Les outils numériques renvoient aux outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, Smartphones, réseaux filaires, etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet, etc.).

Article 2 – Objectifs du droit à la déconnexion

A travers les préconisations formulées au sein de la présente annexe, la Société souhaite affirmer son attachement à l’équilibre entre la vie privée et familiale et la vie professionnelle de ses salariés ainsi qu’au respect du droit au repos quotidien et hebdomadaire, lesquels impliquent un bon usage des outils informatiques.

Article 3 – Règles relatives à l’utilisation des outils informatiques

Afin d’assurer l’efficience du droit à la déconnexion au sein de la Société, les préconisations suivantes doivent être respectées lors de l’utilisation de la messagerie électronique :

Les salariés doivent s’interroger sur la pertinence du média utilisé avant l’envoi d’un e-mail, et notamment envisager d’autres modes de communication : appel téléphonique, visite physique dans le bureau du correspondant, courrier interne, etc… 

Dans la mesure du possible, un e-mail doit être concis afin de permettre une prise de connaissance aisée, y compris en situation de mobilité. En ce sens, un e-mail ne saurait remplacer l’établissement d’une note exposant le résultat d’une analyse complexe, un objet doit toujours être mentionné afin de permettre une appréhension rapide du contenu, le degré d’urgence doit être précisé, l’envoi de pièces jointes doit être réfléchi, etc.

Il est préconisé de prêter une attention accrue au moment le plus opportun de l’envoi d’un e-mail afin d’éviter le sentiment d’urgence pouvant être induit à sa réception. Il est également conseillé de préciser la date à laquelle une réponse est attendue, grâce notamment aux indicateurs d’urgence intégrés aux logiciels de messagerie. Il est précisé que l’urgence ne doit pas être une habitude.

Les salariés doivent également s’interroger sur la pertinence des destinataires des e-mails et éviter notamment de faire usage de la fonction « répondre à tous » lorsque cela n’est pas nécessaire afin de limiter le flux d’e-mails.

Des règles similaires peuvent être respectées concernant l’utilisation des appels téléphoniques et des SMS.

Article 4 – Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail

Il est rappelé que chaque salarié doit agir de sorte que le droit à la déconnexion de chacun en dehors de son temps de travail soit respecté.

Ainsi, afin que les durées minimales de repos définies par le Code du travail soient respectées, la Société insiste sur la nécessité, pour l’ensemble des salariés disposant d’outils de communication à distance, d’appliquer les principes suivants :

L’utilisation des outils de communication à distance mis à disposition des salariés (messagerie et téléphone professionnels) s’effectue en principe sur le temps de travail, c’est-à-dire du lundi au vendredi entre 9h et 20 heures.

Il est demandé aux salariés de limiter, dans la mesure du possible, l’envoi d’e-mails et les appels téléphoniques en dehors de cette période, afin de respecter la vie personnelle et familiale de chacun.

Il est notamment préconisé d’utiliser les fonctions d’envoi différé des e-mails et d’activer le mode silencieux ou d’éteindre les outils de communication à distance en dehors des périodes de temps de travail.

En cas de circonstances particulières, nées de l’urgence ou de la gravité de la situation (justifiée par exemple par la nécessité d’obtenir une réponse ou une information dans les 24 heures) et de l’importance singulière des sujets traités (client, montant en cause, etc.), des exceptions à ce principe sont possibles.

Ainsi, il est rappelé que les salariés ne sont pas tenus de répondre aux e-mails ou appels téléphoniques dont ils sont destinataires en dehors de leur temps de travail. Toutefois, dans l’hypothèse d’une circonstance exceptionnelle, il sera clairement indiqué au salarié le caractère singulier de cette communication. Pour ce faire, l’entreprise recommande aux managers et à leurs collaborateurs de convenir au préalable d’un mode d’alerte (sms urgent, identification des sujets à risque…).

L’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence » pendant les périodes d’absence est vivement conseillée. En outre, l’indication des coordonnées d’un(e) collègue en mesure de traiter la demande lors de l’absence du salarié permet d’éviter à ce dernier d’être submergé d’e-mails en attente de traitement à son retour de congés. Le manager et le salarié pourront convenir ensemble de la personne la plus appropriée à indiquer.

Article 5 – Alertes

Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n’est pas respecté peuvent se rapprocher d’un membre de la Direction de la Société.

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1. A la date des présentes, la classification Cadre de la Convention Collective Syntec prévoit huit positions (1.1 ; 1.2 ; 2.1 ; 2.2 ; 2.3 ; 3.1 ;3.2 ; 3.3).↩

2. Ce calcul s’entend pour l’année 2022 en son entier.↩