Accord d'entreprise "accord d'entreprise relatif à la mise en oeuvre du forfait en jours" chez ELEVA CAPITAL (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du forfait en jours

La société ELEVA CAPITAL SAS, dont le siège social est sis 32 rue de Monceau 75008 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 829 373 075 représentée par Monsieur XXXXXXX

en sa qualité de Président en exercice domicilié en cette qualité audit siège

D'une part,

Et

La majorité des deux tiers du personnel selon document annexé au présent règlement dans lequel apparaît la liste d'émargement nominative de l'ensemble du personnel.

D'autre part,

Il a été conclu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet de réviser et de remplacer l’accord de mise en place de conventions de forfaits annuels en jours conclu au sein de la Société ELEVA CAPITAL en date du 15 décembre 2017, conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 et suivants du Code du travail.

Il est rappelé que l’accord d’origine détermine notamment :

• les collaborateurs qui y sont éligibles ;

• le nombre de jours compris dans le forfait et les dépassements occasionnels autorisés ;

• la période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait ;

• les modalités de fixation de la rémunération des salariés concernés ;

• les garanties permettant de préserver la santé, la sécurité et le droit au repos des intéressés ;

• les impacts, sur la rémunération, des absences et des arrivées et des départs en cours d’exercice ;

• les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;

• les modalités de suivi, de révision et de dénonciation et la durée des dispositions qu’il contient.

L’application de cette modalité d’aménagement du temps de travail vise à :

• mieux s’adapter aux spécificités de l’activité exercée par les collaborateurs concernés en fixant globalement le nombre de jours de travail qu’ils doivent effectuer chaque année ;

• tenir compte de l’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps.

Il s’inscrit dans une démarche basée sur la confiance, et la volonté de favoriser une meilleure articulation entre vie professionnelle et personnelle en offrant plus d’autonomie aux salariés en relevant.

1. Catégories de salariés

Aux termes de l’article L. 3121-58 du Code du travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l’année :

• les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;

• les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Conformément à ces dispositions d’ordre public, sont notamment concernées au sein de l’entreprise les catégories d’emplois suivantes :

• les Analystes ;

• les Traders ;

• les Sales ;

• Les équipes Risques

• Les équipes Conformité ;

• Les équipes Finance, Moyens Généraux et Ressources Humaines ;

• Les Gestionnaires de fonds ;

• Les équipes Opérations basées en France (y compris le/la Chief Operating Officer).

En effet, ces salariés restent maîtres de l’organisation de leur emploi du temps, c’est-à-dire qu’ils déterminent notamment librement :

– leurs prises de rendez -vous ;

– leurs heures d’arrivée et de sortie en tenant compte de la charge de travail afférente à leurs fonctions ;

– la répartition de leurs tâches au sein d’une journée ou d’une semaine ;

– l’organisation de leurs congés en tenant compte des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise et dans le respect des modalités de prises de congés.

La liste des fonctions éligibles au forfait en jours ci-dessus n’est pas exhaustive mais indicative et les parties conviennent que toute modification des classifications conventionnelles, toute création d’une nouvelle fonction, toute évolution du niveau de responsabilité ou d’autonomie d’une fonction, les rendra éligibles à la conclusion d’une convention de forfait en jours.

2. Période de référence du forfait

Le décompte des jours travaillés se fera dans le cadre de l’année civile.

3. Nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours compris dans le forfait annuel est de 218 jours par an, en ce compris la journée de solidarité.

Ce dernier n’intègre pas les congés supplémentaires conventionnels et légaux et les jours éventuels pour événements particuliers qui viennent s’imputer sur le plafond des jours travaillés.

Le nombre de jours de repos et de jours travaillé est déterminé selon le calcul théorique suivant :

260 jours ouvrés annuels

- 25 jours ouvrés de congés annuels

- 7 jours fériés, le lundi de Pentecôte étant la journée de solidarité travaillée

- 10 jours de repos

= 218 jours.

Le nombre de jours de repos est donc ajusté en fonction du nombre de jours fériés dans l‘année civile.

Par définition, la convention de forfait en jours sur l’année est exclusive de tout décompte du temps de travail, limitant le suivi de l’activité du salarié ayant accepté de travailler sous cette forme d’aménagement individuel du temps de travail, au nombre de jours sur la période de référence.

Toutefois il apparaît essentiel de rappeler que si les salariés sont libres d'organiser leur temps de travail, ils doivent impérativement respecter :

• la durée fixée par leur forfait individuel ;

• le temps de repos quotidien de 11 heures consécutives,

• le temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives .

Afin de garantir le droit au repos et de préserver la santé du salarié en forfait-jours, le repos hebdomadaire sera obligatoirement de 2 jours consécutifs.

Les collaborateurs doivent veiller à ne pas utiliser les moyens de communication informatique à leur disposition pendant ces temps impératifs de repos.

Par ailleurs, l'amplitude de chaque journée travaillée doit rester raisonnable.

Après échange avec sa hiérarchie, le salarié renseignera chaque jour non travaillé (jours de repos, congé etc.) dans l’outil informatique dédié.

A tout instant, en se connectant, il dispose d’un état détaillé exhaustif du nombre de jours travaillé et non travaillé sur la semaine, le mois ou l’année.

A la fin de chaque année, la direction remettra au salarié un récapitulatif des journées ou demi-journées travaillées sur la totalité de l'année, sur la base du décompte déclaratif qu'il a effectué sous le contrôle de sa hiérarchie.

4. Entrée en vigueur en cours d’année

Dans le cas où cet accord entrerait en vigueur en cours d’année civile, le nombre de jours travaillés et le nombre de jours de repos dus au titre de la réduction du temps de travail pour l’année civile en cours seront proratisés par mois civils.

5. Conditions de prise en compte des absences

En cas d’absence non assimilée légalement ou conventionnellement à du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés et impactant par conséquent le nombre de jours de congés payés acquis, le nombre de jours travaillés au titre du forfait sera augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés payés non acquis ou acquis et non pris.

La méthode de calcul sera la suivante :

➡ Calcul forfaitaire théorique, en fonction du nombre de semaines (calendaires) :

(nombre de jours du forfait – jours fériés chômés annuels – jours de congé acquis sur la période) x (nombre de semaines calendaires sur la période/52) = nombre de jours dus.

Le différentiel avec le nombre de jours ouvrés correspond au nombre de jours de repos supplémentaires proratisés.

6. Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours de période

En cas d'embauche en cours de période, ou de conclusion d'une convention individuelle en jours en cours de période, la convention individuelle de forfait définit individuellement pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler.

Une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée.

Pour cela, il sera tenu compte notamment de l'absence de droits complets à congés payés (le nombre de jours de travail étant augmenté du nombre de jours de congés auxquels le salarié ne peut prétendre) et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.

En cas de départ en cours de période, le nombre de jours à effectuer jusqu'au départ effectif est évalué en prenant en compte le nombre de congés payés acquis et pris.

Afin de déterminer le nombre de jours de travail pour le reste de l’année, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires restant à courir :

- le nombre de samedis et de dimanches ;

- le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré, à échoir avant la fin de l’année ;

- le prorata du nombre de congés supplémentaires pour l’année considérée.

Dans le cas où un salarié partant en cours d’année a pris plus de jours de repos que le nombre auquel il a droit, une régularisation du solde sera effectuée par déduction sur l’indemnité conventionnelle de licenciement.

7. Conclusion d’une convention individuelle de forfait en jours

Le dispositif instauré par le présent accord sera précisé dans une convention individuelle de forfait annuel en jours, conclue avec chacun des salariés concernés.

Les termes de cette convention devront notamment indiquer :

– la nature des missions justifiant le recours au forfait en jours ;

– le nombre précis de jours annuels travaillés en année pleine pour un droit complet à congés payés exercé sur l’année ;

– la rémunération mensuelle forfaitaire brute de base ;

– la réalisation d’entretiens semestriels avec la direction au cours desquels seront évoquées l’organisation, la charge de travail, l’articulation entre vie privée et personnelle et activité professionnelle et l’amplitude de travail de l’intéressé.

8. Modalités de prise des jours de repos

Les journées travaillées sont en principe effectuées par journées entières.

Les jours de repos sont pris pour moitié à l’initiative du collaborateur et pour moitié à l’initiative de l’employeur.

Le droit au repos et à la santé étant fondamental, les jours de repos doivent en principe être pris au cours de la période de référence, soit l’année civile.

Ils ne peuvent être ni reportés, ni payés de sorte que le jours non pris à l’issue de la période de référence seront perdus.

La direction pourra imposer la prise de jours de repos lorsqu’il apparait que le collaborateur n’a pas pris suffisamment de jours au regard de sa charge de travail. 

9. Décompte de jours de travail - évaluation et suivi régulier de la charge de travail

Chaque salarié concerné doit respecter les modalités de décompte des jours travaillés et de suivi de la charge de travail ci-dessous exposées.

Le forfait annuel en jours s’accompagne d’un décompte des journées travaillées au moyen d’un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par la Direction et à la disposition du salarié.

Le salarié doit tenir un décompte déclaratif hebdomadaire de ses journées ou demi-journées non travaillées, congés payés, congés conventionnels ou jours de repos et leur nature en utilisant l’outil dédié mis à sa disposition par l'entreprise à cet effet.

L’entreprise pourra à tout moment modifier l’outil de décompte des jours de travail ou les modalités de ce décompte, voire introduire un mécanisme de badgeuse sans que les salariés ne puissent s’y opposer.

Si le salarié en forfait jours n’est pas soumis aux durées légales hebdomadaires de travail, ainsi qu’aux durées maximales journalières et hebdomadaires de travail, il doit impérativement respecter les temps de repos obligatoire de 11 heures consécutifs par jour et 35 heures par semaine.

S'il n'a pas été en mesure de le faire, il devra alerter sa hiérarchie et préciser les circonstances ayant induit le non-respect de ces temps de repos, de manière à ce qu'un échange puisse s'établir pour pallier cette situation.

Il est rappelé que la prise des jours de repos et des congés est effectuée après échange écrit avec la hiérarchie du salarié, afin que ces prises de repos et congés soient effectives et bien réparties sur l’année.

La saisie effectuée par le salarié après accord de son N+1 est validée par le/la Responsable des Ressources Humaines qui effectuera une consolidation chaque trimestre de ce décompte et le transmettra à sa hiérarchie pour vérification et analyse de la charge de travail.

La consolidation de ce décompte sera l’occasion pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer, répartir la charge de travail et de vérifier les amplitudes de travail de l’intéressé.

S'il résultait de ce contrôle l'existence d'une charge de travail inadaptée, un entretien serait organisé avec le salarié afin de mettre en place les mesures adaptées permettant de respecter le forfait fixé.

10. Droit d’alerte du salarié

Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté portant sur ces aspects d’organisation et de charge de travail et notamment du respect du droit au repos, en cas de difficulté liée à l’isolement professionnel du salarié ou en cas de difficulté à poser les jours de congés ou les jours de repos, le salarié devra immédiatement alerter par écrit la Direction ou son représentant.

Celui-ci recevra le salarié dans un délai de huit (8) jours dans le cadre d’un entretien et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte rendu écrit et d’un suivi.

Par ailleurs, si la Direction est amenée à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutit à des situations perçues comme anormales, la Direction ou son représentant convoquera le salarié à un entretien individuel.

11. Entretien sur l'évaluation de l'adéquation du forfait-jours

Chaque semestre, le salarié sera reçu dans le cadre d'un entretien ayant pour but de dresser le bilan :

• de la charge de travail du salarié et son adaptation au forfait-jours ;

• de l'articulation entre l'activité professionnelle du salarié et sa vie personnelle ;

• de la rémunération du salarié ;

• de l'organisation du travail dans l'entreprise.

Lors de ces entretiens, le salarié et son employeur font le bilan sur les modalités d’organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date de l’entretien et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

En prévision de cet entretien, le salarié recevra un formulaire à compléter qui servira de support à l'échange. Le salarié sera notamment invité à faire part de toute difficulté rencontrée dans l'organisation de son activité professionnelle et dans l'articulation de celle-ci avec sa vie personnelle.

À l'issue de chaque entretien qu'il soit périodique ou qu'il ait lieu à la demande de l'une des parties, un formulaire d'entretien sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu'il ait porté d'éventuelles observations dans les encadrés réservés à cet effet.

En outre, si des dysfonctionnements sont évoqués, les mesures correctives permettant d'y remédier de manière efficace et en temps utile, y seront intégrées.

En dehors de cet entretien, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu'il rencontre des difficultés d'organisation ou d'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra être demandé à être reçu par son supérieur hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.

12. Droit à la déconnexion

L'entreprise a défini les modalités du droit du salarié à la déconnexion en vue d'assurer le respect effectif des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale des salariés et rappelle au salarié qu’il ne devra pas utiliser pendant le temps de repos les outils électroniques collaboratifs mis à la disposition par l’entreprise.

13. Renonciation du salarié à une partie de ses jours de repos

Les salariés concernés par le présent accord pourront exceptionnellement et ponctuellement, en accord avec leur hiérarchie, renoncer au cours d'une année donnée à une partie de leurs journées de repos et percevoir une indemnisation en contrepartie.

Cette demande sera formulée par courriel et devra recevoir l’accord de l’employeur qui sera libre de ne pas l’accepter sans devoir en justifier. L’accord ou le refus de l’employeur sera donné par courriel.

L’avenant détermine le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans qu’il puisse être inférieur à 10 %.

Le nombre maximal de jours travaillés dans l’année lorsqu’un salarié renonce à une partie de ses jours de repos est fixé à 235 jours.

14. Révision de l'accord

Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales, notamment l’article L.2232-29 du Code du travail.

15. Dénonciation de l'accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois minimum.

Dans ce cas, les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord

16. Prise d’effet, dépôt légal et informations du personnel

Après ratification par référendum, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, un sur support papier signé des Parties et un sur support électronique, à la Direction Régionale et Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS), et au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.

La direction de la société adressera, sans délai, par courrier recommandé avec demande d'avis de réception le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain de l’exécution des formalités de dépôt.

Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux de la Direction réservés à la communication avec le personnel.

Fait en 3 exemplaires à Paris, le 20/09/22

Le Président Le Personnel

(liste d’émargement)