Accord d'entreprise "MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ" chez DIGITAL MEDICAL SUPPLY FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE LA SOCIÉTÉ DMS

Entre les soussignés,

La société Digital Medical Supply France, SARL au capital de 15 000 €, inscrite au RCS de Paris sous le n° 830 543 088 dont le siège social est sis 52 rue de la Verrerie 75 004 Paris,

Représentée par, dûment habilitée aux fins des présentes

D’une part

Et

Le Comité Social et Économique – accord signé par le membre du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles en la personne de

D’autre part

SOMMAIRE

Préambule 2

Article 1 La composition du CSE 3

Article 2 Les moyens du CSE 4

Article 2.1 Les heures de délégation 4

2.1.1 Le nombre d’heures de délégation 4

2.1.2 Le suivi des heures de délégation 4

Article 2.2 Les budgets du CSE 4

Article 2.3 Local, affichage et BDESE 4

Article 3 Le fonctionnement du CSE 5

Article 3.1 Les réunions 5

Article 3.2 La visioconférence 6

Article 4 Les attributions du CSE 6

Article 4.1 Les consultations obligatoires et récurrentes du CSE 6

Article 4.2 Le recours à l’expertise dans le cadre des consultations obligatoires récurrentes 7

Article 4.3 Consultation du CSE ponctuelle : possibilité de rendre un avis en une réunion 7

Article 5 Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord 8

Article 6 Suivi – Révision et Dénonciation 8

Article 7 Publicité et formalités de dépôt 8

Préambule

L’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, permet aux partenaires sociaux de construire par la voie de la négociation, leur propre cadre de référence et d’adapter les modalités du dialogue social.

C’est dans ce contexte, que les parties se sont rapprochées afin de déterminer les principes devant présider dans leurs relations au fonctionnement du Comité Social et Économique (CSE) de la Société Digital Medical Supply France.

Des rencontres se sont tenues au cours de 3 réunions et c’est au terme d’échanges qui ont su démontrer la volonté de mener à bien un dialogue social de qualité dans l’entreprise, que les parties sont parvenues à un accord équilibré prenant en compte les attentes des représentants du personnel, des salariés et les contraintes de l’entreprise.

Le présent accord a pour objet de définir les moyens, le fonctionnement et les attributions du CSE de la Société Digital Medical Supply France. Il tient également lieu de règlement intérieur du CSE.

Enfin, les parties conviennent que les éléments qui ne seraient pas prévus au présent accord relèvent des dispositions légales et/ou réglementaires applicables.

Article 1 La composition du CSE

Le nombre de membres titulaires et suppléants est déterminé par application des dispositions légales, soit à la date de signature du présent accord, établi comme suit :

Nombre de titulaires	1
Nombre de suppléants	1

Ce nombre devra être recalculé lors de chaque négociation de protocole d’accord préélectoral conformément aux textes en vigueur.

La répartition des sièges par collèges électoraux sera définie dans le protocole d’accord préélectoral selon les mêmes modalités.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant assisté éventuellement de 2 collaborateurs avec voix consultative et pouvant intervenir indifféremment en français ou en anglais.

Le CSE désigne lors de la première réunion suivant son élection : un secrétaire et éventuellement un trésorier.

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sera désigné par le CSE parmi ses membres conformément aux dispositions de l’article L. 2314-1 du Code du travail.

Article 2 Les moyens du CSE

Article 2.1 Les heures de délégation

2.1.1 Le nombre d’heures de délégation

Chaque membre titulaire du CSE bénéficie chaque mois et pendant toute la durée du mandat, d’un crédit d’heure spécifique pour l’exercice de ses attributions, d’une durée de 10 heures à la date de signature du présent accord, en application des dispositions légales en vigueur.

A titre dérogatoire, et jusqu’à la fin du mandat en cours soit jusqu’au 11/03/2023 inclus, le secrétaire du CSE dispose de 15 heures de délégations. Ces heures ne sont pas cumulables avec les heures de délégation légales.

2.1.2 Le suivi des heures de délégation

Dans le respect des articles L2315-7 et suivants du Code du travail, les heures de délégation utilisées par les membres du CSE devront faire l’objet d’une information préalable de l’employeur donnant lieu à la saisie des heures de délégation dans un tableau dédié au sein de la BDESE. Il sera indiqué le mandat, la date, l’heure de début et de fin de la délégation.

Le membre du CSE informera son manager et la RH via les chaînes Slack au moins 24h avant l’heure de début de la délégation.

Article 2.2 Les budgets du CSE

La contribution aux activités sociales et culturelles (ASC) est de 0,8% de la masse salariale de l’année N-1 en deux versements :

• fin janvier année N pour la masse salariale correspondant à la période de janvier à octobre de l’année N-1

• seconde quinzaine d’avril pour les mois de Novembre et décembre de l’année N-1.

Le budget de fonctionnement du CSE est fixé selon les dispositions légales. A la date de signature du présent accord, il est de 0,20 % de la masse salariale brute. Les modalités de versement seront les mêmes que celles des ASC.

Un arrondi à la dizaine supérieure sera appliqué pour les 2 budgets. A titre d’exemple pour le budget ACS de l’année 2022

Article 2.3 Local, affichage et BDESE

Les parties conviennent que le local destiné à assurer une permanence n'a pas lieu d'être dès lors qu'il n'y a pas de bureau individuel.

Le CSE pourra utiliser à sa convenance une salle de réunion pendant 1 heure par semaine (sauf la plage pendant les repas) et sous réserve que les salles de réunion soient disponibles.

Pour ses communications, le CSE disposera d’un panneau d’affichage et d’un slack channel dédié.

Une BDESE est accessible sous «  » laquelle sera alimentée par la Direction. Les parties conviennent que ces documents seront indifféremment en anglais ou en français.

Le BDESE contiendra :

• les PV des élections

• les PV des réunions

• les documents utilisés lors des réunions CSE, ordinaires ou extraordinaires

rangés par date de réunion.

Le tableau de suivi des heures de délégation sera également intégré sur ce .

Article 3 Le fonctionnement du CSE

Article 3.1 Les réunions

Le CSE se réunit en session ordinaire 4 fois par an (une par trimestre).

Lors de chacune de ces 4 réunions, au moins un point spécifique en matière de santé, sécurité et conditions de travail sera fixé à l’ordre du jour.

Par ailleurs, et conformément aux dispositions de l’article L.2315-27 du code du travail, le CSE est en outre, réuni en réunion extraordinaire :

• à la demande du Président du CSE ou de la majorité de ses élus titulaires ;

• à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;

• en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ;

• à la demande motivée de 2 de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Lorsque seront abordés les points relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail ainsi que dans les situations visées à l’article L2315.27 al2, les personnes extérieures visées à l’article L2314-3 du code du travail seront convoquées.

Assistent aux réunions du CSE les membres titulaires et les membres suppléants lorsqu’ils remplacent un membre titulaire.

Les réunions ont lieu le 3^ème mercredi du mois concerné sur chaque trimestre.

L’ordre du jour de la réunion est fixé conjointement par la direction et le secrétaire.

En pratique, le CSE adresse des questions à la direction via le slack channel au moins 1 semaine avant la réunion prévue. Une réunion est fixée avec le secrétaire et la direction afin de valider l’ordre du jour.

L’ordre du jour et la convocation à la réunion sont adressés par email et ou via le slack channel 3 jours ouvrables avant la réunion, par la Direction et déposé sur le .

Le procès-verbal de la réunion sera établi par le secrétaire à l'issue de la réunion et approuvé en fin de séance. En cas d’impossibilité, il sera établi par le secrétaire dans les 7 jours suivants la réunion et adressé à l’ensemble des membres (titulaires et suppléants) et à la Direction. Il fera l’objet d’une approbation à la réunion suivante. Une réunion extraordinaire peut être fixée pour approuver le procès-verbal en cas de manque de temps lors de la réunion ordinaire.

Le secrétaire du CSE diffuse le procès-verbal à l’ensemble des salariés dans les 7 jours de son approbation, via le slack channel .

Quel que soit le temps passé en réunion du CSE, celui-ci ne sera pas imputé sur les heures de délégations. En revanche, il est convenu que l’ensemble des sujets mentionnés à l’ordre du jour devra être traité le jour même de la réunion, sans report possible sur la réunion du trimestre suivant.

Article 3.2 La visioconférence

Les parties conviennent que les réunions du CSE se tiendront en visioconférence.

Les votes éventuels auront lieu à main levée en visioconférence.

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, les réunions se tiendront nécessairement physiquement, sauf si un dispositif électronique permet la garantie de la confidentialité du vote.

Article 4 Les attributions du CSE

Le CSE dispose de toutes les attributions que lui confèrent les dispositions légales et réglementaires en vigueur, notamment la présentation des réclamations individuelles et collectives, les attributions consultatives et de recours à l’expertise en matière de santé sécurité et conditions de travail, les consultations ponctuelles et le recours à l’expertise éventuelle au titre de ses attributions générales.

Article 4.1 Les consultations obligatoires et récurrentes du CSE

Le CSE sera consulté sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale en application des dispositions légales en vigueur à la date de signature du présent accord.

La consultation sur la situation économique et financière et sur les orientations stratégiques auront lieu tous les 3 ans et la consultation sur la politique sociale tous les 2 ans, par roulement comme suit :

• 2022 : Consultation sur la politique sociale sous réserve des informations disponibles compatibles avec l’exercice paie

• 2023 : Consultation sur la situation économique et financière 

• 2024 : Consultation sur les orientations stratégiques et sur la politique sociale 

• 2025 : Aucune consultation

• 2026 : Consultation sur la situation économique et financière et sur la politique sociale 

• 2027 : Consultation sur les orientations stratégiques 

• 2028 : Consultation sur la politique sociale 

• 2029 : Consultation sur la situation économique et financière 

…..Et ainsi de suite.

Les éléments d’information relatifs à ces 3 consultations obligatoires seront transmis aux élus par mise à disposition dans la BDESE.

Il est rappelé que la Direction communique régulièrement à l’ensemble des salariés les données économiques, stratégiques et sociales.

Article 4.2 Le recours à l’expertise dans le cadre des consultations obligatoires récurrentes

Dans l’hypothèse d’un recours à l’expertise, le rapport d’expertise sera adressé conjointement aux membres du CSE et à la direction au moins 1 semaine avant la date prévue pour la restitution de l’avis.

Le CSE prendra à sa charge au titre de son budget de fonctionnement 100% des frais liés à ces expertises (par roulement – cf article 4.1), à l’exception de l’expertise relative à la situation économique et financière où l’entreprise prendra à sa charge 80% du coût de l’expertise dans la limite de 20 000 euros HT. Cette disposition ne fait pas obstacle à un éventuel recours visant à contester le coût de l’expertise, conformément aux dispositions légales.

Article 4.3 Consultation du CSE ponctuelle : possibilité de rendre un avis en une réunion

Selon les sujets soumis à la consultation, le CSE pourra rendre un avis en une seule réunion.

Article 5 Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet à compter du 1/01/2022

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Article 6 Suivi – Révision et Dénonciation

A la fin de l’année 2022, le CSE et la Direction échangeront sur le suivi de l’accord.

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé conformément aux dispositions légales.

Article 7 Publicité et formalités de dépôt

Conformément à l’article L. 2261-1, du code le présent accord produira ses effets à l’issue de la réalisation par la Direction des formalités de publicité et de dépôt dans les conditions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail :

• un exemplaire sera déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (http://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire de cet accord, signé par les parties, est remis à chaque signataire, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Les parties conviennent que l’accord sera publié en version anonymisée.

Fait à Paris, le 14 décembre 2021

En 3 exemplaires originaux.

Pour la Société Digital Medical Supply France

Pour le Comité Social et Économique