Accord d'entreprise "Accord de protocole préélectoral relatif aux élections 2019 des membres du CSE" chez PROTECTLINE (PROTECTLINE)

Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections 2019 des membres du Comité Social et Economique de Protectline

Entre

La société Protectline, Sise au 5 avenue des frères Lumière, 94350 Villiers sur marne représentée par, Responsable Ressources Humaines, dûment mandatée pour conclure le présent protocole d’accord préélectoral,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales désignées ci-dessous,

Le syndicat CFE-CGC représenté par,

Le syndicat FO représenté par

Le syndicat CGT représenté par

d’autre part,

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le cadre de la décision unilatérale de l’employeur de recourir au vote électronique du Mardi 15 Janvier 2019 Les parties signataires conviennent de l’adoption du vote électronique dans le cadre de l’élection, conformément à la décision unilatérale prévue à cet effet.

Article 1 – Objet

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection du comité social et économique.

La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique sera de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.

Il est attribué à chaque membre titulaire du Comité social et économique de Protectline, pour l’exercice de ses missions en tant que membre du Comité social et économique, un crédit d’heures de 24 heures, incluant les crédits d’heures légalement prévus.

Les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique se dérouleront pour le 1^er tour pour l’ensemble des collèges du lundi 18 mars 2019 à 10h00 au lundi 25 mars 2019 à 14h00.

Le cas échéant, le 2^nd tour se tiendra du lundi 1^er avril 2019 à 10h00 au lundi 8 avril à 14h00.

Article 2 – Etablissement

Compte tenu de l’autonomie de gestion du responsable de l’établissement, notamment en matière de gestion du personnel, et conformément à l’article L. 2313-4 du code du travail, l’employeur fixe le nombre d’établissement à 1.

Cet établissement est le suivant :

Etablissement de Villiers situé 5 avenue des frères Lumière - 94350 Villiers sur marne, dont le n° de SIRET est 833 468 036 00029.

Il regroupe l’établissement de :

Bischheim situé 9 rue de l’Atome - 67800 Bischheim, dont le n° de SIRET est 833 468 036 00037.

Article 3 –Effectifs

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’élection sont les effectifs au 18 Mars 2019. Ils sont établis conformément à l’article L 1111-2 du code du travail. Conformément à l’article L. 2314-11 du code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :

- par le collège des ouvriers et employés,

- par le collège des techniciens*, agents de maîtrise et assimilés et ingénieurs et cadres

*Le terme technicien correspond au statut défini par le code du travail, et non au métier de technicien (ce dernier étant rattaché au collège des « ouvriers et employés »).

Les dispositions légales de l’article L. 2314-11 du code du travail prévoient que pour les établissements et entreprises où le nombre des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement de l’instance, ces catégories constituent un 3^ème collège.

L’effectif global pris en compte pour la répartition des sièges est le suivant :

Collège électoral	Effectif
Ouvriers et Employés	70
Techniciens, Agents de maîtrise, ingénieurs et cadres	62
Total	132

Article 4 -Répartition des sièges par collège et représentativité femmes / hommes

L’effectif total de Protectline est de : 132 ETP

Selon l’article R. 2314-1 du code du travail, le nombre de membre de la délégation du personnel du comité social et économique à élire est de : 7 Titulaires et 7 suppléants.

Conformément à l’article L. 2314-13 du code du travail, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés à l’article 3 est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège. Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 du code du travail qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. Il est précisé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste.

Collège	Titulaires	Suppléants
	Femmes	Hommes	Nombre de sièges	Femmes	Hommes	Nombre de sièges
	Nb	%	Nb	%		Nb	%	Nb	%
1er collège	1	33%	3	67%	4	1	33%	3	67%	4
2ème collège	1	35%	2	65%	3	1	35%	2	65%	3

Cette répartition est donnée à titre indicatif et devra éventuellement être modifiée en application des règles légales décrites ci-dessus, si la proportion d’hommes et de femmes inscrits sur les listes électorales évolue au jour de la publication des listes électorales, soit le Vendredi 8 Mars 2019. En cas de modification de la répartition, la Direction informera les organisations syndicales dès le Lundi 11 Mars 2019. Si en application de ces règles, la liste devait être modifiée, l’organisation syndicale en informera la Direction au plus tard le Jeudi 14 Mars2019.

Article 5 Electorat, éligibilité et listes électorales

5.1 Electorat et éligibilité des salariés de Protectline

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que définit en préambule et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 18 mars 2019) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise ou dans d’autres filiales du Groupe en cas de reprise d’ancienneté,

• Avoir la capacité électorale,

• Ne pas représenter l’employeur.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 18 mars 2019) :

• Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans l’entreprise ou dans d’autres filiales du Groupe en cas de reprise d’ancienneté,

• Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

5.2 Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de Protectline

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (soit le 18 mars 2019) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 moins continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément à l’article L2314-23 du code du travail, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

5.3 Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur et affichée sur les panneaux d’information au plus tard le lundi 25 février 2019.

Figurent sur ces listes le nom et le prénom de l’électeur, sa date de naissance, son ancienneté, son collège électoral ainsi que la mention de son éligibilité (électeur, éligibilité).

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser par courriel à Alice ROFFAT, Responsable Ressources Humaines, au plus tard le jeudi 28 février 2019.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 6 Information du personnel

Le jeudi 17 janvier 2019 le personnel sera informé de la tenue des élections par voie d’affichage sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction sur les établissements de Villiers sur marne et Bischheim, ainsi que par courriel.

Cet affichage et courriel constituent, en outre, un appel à candidatures.

Article 7 Listes de candidats

Il est rappelé que le 1^er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres au 2^nd tour.

7.1 Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1^er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. Ou à défaut que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanche admises.

Les listes de candidats doivent être établies par collège et en distinguant titulaires et suppléants. Elles devront enregistrer les données suivantes : nom et prénom des candidats, collège et établissement d’appartenance, titulaire ou suppléant, et le cas échéant, le syndicat d’appartenance. L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

7.2 Dépôt des listes

Au 1^er tour, à partir du jour d’affichage de l’extinction du délai de réclamations concernant les listes électorales au plus tard le jeudi 28 février 2019 et jusqu’au jeudi 7 mars 2019 les organisations syndicales concernées sont invitées à déposer leurs listes de candidats à Alice ROFFAT, Responsable Ressources Humaines :

• en main propre contre récépissé,

• par e-mail à alice.roffat@protectline.fr contre accusé de réception,

• par courrier recommandé avec avis de réception, Protectline - à l’attention d’Alice ROFFAT, 5 avenue des frères Lumière, 94350 Villiers sur marne.

Si un 2^nd tour est nécessaire, les listes déposées au 1^er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de l’employeur dans les mêmes conditions que pour le 1^er tour avant le mercredi 27 mars 2019.

Pour le 1^er, comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction sur les établissements de Villiers sur marne et Bischheim, ainsi que par courriel au lendemain de la date limite de dépôt.

7.3 Propagande électorale et logos des listes de candidats

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée Voxaly (prestataire retenu pour la fourniture d’un site de vote en ligne). Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• format PDF de 2 Mo au maximum,

• 1 page A4 recto verso,

• Couleur ou Noir et Blanc.

Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :

• Format png,

• Taille de 200 pixels x 200 pixels.

Professions de foi et logos doivent être déposés auprès d’Alice ROFFAT, Responsable Ressources Humaines par courriel avant le jeudi 7 mars 2019 pour le 1^er tour et avant le mercredi 27 mars 2019 pour le 2^nd tour.

Article 8 Le vote électronique

L’employeur a fixé (par DUE en date du Mardi 15 Janvier 2019), le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages.

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique, le présent protocole comporte en annexe :

-la description détaillée du déroulement des opérations électorales ;

-la description détaillée du fonctionnement du Système de vote.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe à ce protocole. La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société Voxaly.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Article 9 Bureau de vote

Il y a un bureau de vote pour l’ensemble des opérations électorales relatives à l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique. Dans la mesure du possible, le même bureau de vote est établi pour les deux tours.

Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les électeurs volontaires. Le bureau de vote sera composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune concernés acceptant d’être membre du Bureau de vote, la présidence revenant au plus âgé.

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation le bureau de vote générera trois clés de dépouillement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement en possession des membres du bureau de vote sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Article 10 Matériel de vote

Le matériel de vote est envoyé à chaque salarié par e-mail sur sa messagerie professionnelle nominative.

Ce matériel est constitué d’un e-mail appelant à voter et qui comporte une adresse internet à joindre pour obtenir des codes de connexion par e-mail ou SMS.

En cas de perte de l’identifiant ou du mot de passe, l’électeur devra effectuer une demande de nouveaux codes de connexion en ligne, directement depuis le site de vote.

Article 11 Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans l’e-mail décrit dans l’article :

https://[Societe].votes.voxaly.com

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• l’électeur devra répondre à un ensemble de questions personnelles, afin de pouvoir recevoir ses codes de connexion personnels sur l’adresse e-mail ou le n° de téléphone mobile de son choix,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Article 12 Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le lundi 25 mars 2019 à partir de 14h30. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour il se tiendra le lundi 8 avril 2019 à partir de 14h30.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote sera proclamé en séance publique.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats par le président du bureau de vote.

Article 13 Procès-verbaux et formalités de dépôt

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur.

Chaque liste ayant présenté des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction au sein des établissements de Villiers sur marne et Bischheim, ainsi que par courriel. Une communication de deux exemplaires

en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Article 14 Durée du protocole d’accord

Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus.

Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).

Article 15 Affichage

Le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction au sein des établissements de Villiers sur marne et Bischheim, ainsi que par courriel dès sa signature.

Fait à Villiers sur marne, le jeudi 7 février 2019,

Pour Protectline, Pour les représentants des organisations syndicales,

Responsable Ressources Humaines, Le Syndicat CFE-CGC représenté par :

Le Syndicat FO représenté par :

Le syndicat CGT représenté par :

Annexe 1

ANNEXE AU PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ET DU DEROULEMENT DES OPERATIONS ÉLECTORALES

La Société a décidé de recourir, pour l’élection du Comité Social et Economique, à la solution de vote par Internet proposée par la Société VOXALY.

Conformément à l’article R. 2314-13 du Code du travail, sont décrits ci-après :

• le fonctionnement du système de vote VOXALY ;

• le déroulement des opérations électorales.

1. Caractéristiques générales du système de vote VOXALY

La solution de vote VOXALY présente toutes les garanties d’anonymat, de fiabilité, de sincérité et de confidentialité requises par la réglementation en vigueur.

1. Sécurité du vote

   1. Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

A partir des listes électorales constituées par l’entreprise, VOXALY attribue à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques. Ces codes d’accès sont générés de façon aléatoire et non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne électronique recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces de stockage totalement distincts, sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence à l’électeur (référence nominative ou référence technique : aucun nom, aucune adresse, aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur).

Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture du scrutin. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements. L’anonymat est ainsi toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/SSL (V3 niveau 128 minimum).

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture répond ainsi aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité des votes

L’application de vote VOXALY assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne peut pas voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est par ailleurs conçue pour garantir :

• l’absence d’altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• l’absence d’altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Le site de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et, dans le cas contraire, de détecter toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, le système de vote électronique VOXALY a fait l’objet de plusieurs expertises qui ont toutes mis en évidence son adéquation avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

La dernière expertise en date a été réalisée en janvier 2018.

Par ailleurs, le prestataire transmet à la RRH de Protectline un contrat d’application ainsi que le rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique correspondant à la Solution utilisée pour chaque Vote.

4. Respect des recommandations CNIL et du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD)

La solution de vote VOXALY est déclarée à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité et des rapports d’expertise de VOXALY.

Par ailleurs, elle prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel à la libre circulation de ces données.

2. Déroulement des opérations électorales

1. Préparation de l’élection

   1. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont fournies à VOXALY par l’entreprise sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ».

Le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (périmètre de représentation de proximité),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse email professionnelle de l’électeur.

  2. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  3. Confidentialité du « fichier électeurs »

VOXALY s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, VOXALY s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », VOXALY assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées ci-après.

Les procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettent de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur de renseigner sa date de naissance.

Envoi des moyens d’authentification

Les codes d’accès au vote électronique (code identifiant et code secret) sont adressés par VOXALY par courrier au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, VOXALY invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, en s’assurant de l’identité de l’électeur.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre leur vérification, VOXALY fournit à l’entreprise, à l’issue de la génération et de la transmission des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises à VOXALY par la Direction des Ressources Humaines en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants, collège)

• L’appartenance syndicale, le cas échéant, et le logo correspondant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats sur la liste.

2. Phase de test et de recette du système de vote électronique

2. 1. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, VOXALY organise un vote test en présence des membres des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, VOXALY communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) de chaque bureau de vote et à ses deux assesseurs.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par VOXALY dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote.

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

4. Scénario de vote électronique

Le site de vote est accessible à partir de l’adresse personnalisée suivante : https://nomclient.voxintime.com, à partir de n’importe quel navigateur internet.

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• une étape de présentation des listes de candidats en présence ; les listes de candidats seront présentées par ordre aléatoire ;

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité de rayer des candidats figurant sur la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ; durant leur vote, les électeurs ont la possibilité de revenir sur leur choix.

• la confirmation par l’électeur du choix effectué ; une fois le choix définitivement validé par l’électeur, il ne sera plus possible de le modifier ;

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Une aide en ligne est accessible à partir de chaque page du site

5. Procédure de clôture du vote

La clôture du vote est paramétrée par VOXALY dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote. Le vote est clos automatiquement à l’heure prévue.

La procédure de clôture du vote comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

6. Dépouillement des urnes électroniques

Les opérations de dépouillement sont effectuées par le bureau de vote.

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement des urnes ;

• Le lancement du dépouillement en cliquant le bouton « dépouiller » ; cette action déclenche le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections.

• L’accès à la liste des émargements Internet ;

• L’accès aux résultats des élections.

• L’édition automatique des procès-verbaux au format CERFA

• Le calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.

Le bureau de vote procède ensuite à la signature des procès-verbaux.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et par la Direction des Ressources Humaines. Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Un représentant désigné par organisation syndicale et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation.

8. Assistance technique

Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon déroulement du processus de vote électronique.

VOXALY assurera la formation des membres de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié de VOXALY se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Disponibilité du système de vote électronique et dispositifs de secours

VOXALY assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

VOXALY met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture. A cet effet, le système de vote électronique VOXALY est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

10. Conservation des données

VOXALY conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l’entreprise ou, le cas échéant, VOXALY procède à la destruction des fichiers supports.

Annexe 2

Calendrier des opérations

Déroulement des scrutins	Dates
Annonce de l’élection	Jeudi 17 janvier 2019
Diffusion de la note d’information des salariés	Jeudi 17 janvier 2019
Réunion 1 de négociation du protocole Réunion 2 de négociation du protocole	1er février 2019 7 février 2019
Date limite d’affichage des listes électorales et publication des listes électorales	Lundi 25 février 2019
Date limite de contestation des listes électorales	Jeudi 28 février 2019
Date de désignation des membres du bureau de vote	Jeudi 7 mars 2019
Formation des membres du bureau de vote	Vendredi 8 mars
Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi	Jeudi 7 mars 2019
Appel à candidatures	17 janvier 2019
Date limite de dépôt de candidatures	Jeudi 7 mars 2019
Affichage et envoi des listes de candidats	Vendredi 8 mars
Envoi d’un email pour rappeler la date du scrutin et les modalités de connexion (par Voxaly)	Vendredi 15 mars 2019
Ouverture du Scrutin	Lundi 18 mars 2019
Fermeture du scrutin	Lundi 25 mars 2019
Dépouillement du scrutin	Lundi 25 mars 2019