Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation du vote par voie électronique des élections des membres du Comité Social et Economique" chez M6 HOSTING

ACCORD COLLECTIF RELATIF

AUX MODALITÉS D’ORGANISATION DU

VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS

DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Société CYLLENE LILLE, société par actions simplifiée au capital de 282 570 euros, dont le siège social est situé 393, rue du Général De Gaulle – 59700 Marcq-en-Barœul, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 833 951 452, représentée par M XXXX, Directrice Juridique et RH dûment habilitée,

Ci-après dénommée « la Société CYLLENE LILLE »,

D’UNE PART,

ET

Le Comité Social et Économique de la Société CYLLENE LILLE, représenté par M XXXX, membre titulaire du collège unique, élu le 16 décembre 2021,

D’AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d’application, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent être organisées par voie électronique.

Ces dispositions légales conditionnent toutefois leur mise en œuvre à la signature d’un accord collectif, ou à défaut, d’une décision unilatérale de l’employeur, nécessairement préalable, et indépendante du protocole d’accord préélectoral.

Dans ce contexte, la Direction de la Société CYLLENE LILLE a informé le Comité Social et Economique de sa volonté de mettre en place le vote par voie électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont le premier tour se déroulera le 4 juillet 2022 de 14h à 16h, et le second tour le 11 juillet 2022 de 14h à 16h.

Dès lors, le Comité Social et Economique et la Direction de la Société CYLLENE LILLE se sont réunis le 28 avril 2022 pour conclure le présent accord dont les objectifs sont de :

• donner un cadre légal au vote électronique pour les élections des membres du CSE ;

• simplifier et sécuriser l’organisation des élections des membres du CSE ;

• favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;

• participer à une démarche de développement durable ;

• rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 1 - Principe du recours à un Prestataire

Les parties conviennent de confier à une société Prestataire (ci-après dénommée « le Prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société ELIGIBILIS (ci-après dénommée « le Prestataire »), société à responsabilité limitée, immatriculée sous le n°522 244 276 au RCS de Créteil, dont le siège social se situe 300 B rue Marcel Paul – 94 500 CHAMPIGNY SUR MARNE, dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-22 du Code du Travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera l’existence du présent accord collectif.

Article 2 - Respect de la Loi informatique et libertés et du Règlement Général de Protection des Données Personnelles

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société CYLLENE LILLE sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Le traitement de ces données sera détaillé dans le Protocole d’accord préélectoral.

Article 3 - Modalités de vote

Il est décidé d'adopter un processus de vote électronique :

- pour le premier tour : le 4 juillet 2022 de 14 heures à 16 heures ;

- pour le second tour, le cas échéant : le 11 juillet 2022 de 14 heures à 16 heures.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du Prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format GIF, PNG ou JPEG.

Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 - Bulletins de vote

Le Prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 - Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera envoyée par email aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le Prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le Prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le Prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au Prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le Prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2122-61 à R.2122-71 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le Prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permettra d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduira ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, il sera procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indiquera la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Article 10 - Dispositions finales

Le présent accord collectif est applicable à la Société CYLLENE LILLE pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont le premier tour est prévu le 4 juillet 2022 de 14h à 16h et le second tour le 11 juillet 2022 de 14h à 16h.

Il est conclu pour une durée déterminée liée auxdites élections professionnelles et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-6 du Code du Travail.

Fait à Marcq-en-Barœul, le 28 avril 2022

Pour le Comité Social et Economique Pour la Société CYLLENE LILLE

de la Société CYLLENE LILLE XX

XX Directrice Juridique et RH

Membre titulaire du Collège Unique