ACCORD D’ENTREPRISE

PREVOYANT LES MODALITES DE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Préambule

La Direction de NEOMA Business School et les Délégués syndicaux ont souhaité mettre en place les élections des salariés élus au conseil d’administration par voie électronique.

L’objectif est de faciliter le vote pour l’ensemble des salariés, qui ne seront plus tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote, et de supprimer les difficultés du vote par correspondance (aléas du courrier postal, multitude de bulletins et d’enveloppes à retourner). La conjonction d’un environnement multi-campus et d’un accès aisé de l’ensemble des salariés à une connexion internet renforce l’intérêt d’un tel dispositif.

La Direction de NEOMA Business School et les Délégués syndicaux sont conscients du caractère primordial du respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales, et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Ainsi, conformément aux dispositions légales, la mise en œuvre du vote électronique est précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

La Direction et les Délégués Syndicaux ont négocié le présent accord.

Sommaire

TITRE 1. CADRE DE L’ACCORD COLLECTIF 4

Article 1.1. Champ d’application 4

Article 1.2. Durée - Dénonciation - Révision - Adhésion 4

Article 1.2.1. Durée et dénonciation 4

Article 1.2.2. Adhésion 4

Article 1.2.3. Révision et interprétation 4

Article 1.3. Communication 5

Article 1.4. Entrée en vigueur 5

Article 1.5. Notification et publicité 5

TITRE 2. MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 6

Article 2.1. Principes généraux 6

Article 2.2. Modalités de vote - Protocole préélectoral 6

Article 2.3. Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique 7

Article 2.4. Sincérité du vote électronique et stockage des données 7

Article 2.5. Sécurité 8

Article 2.6. Information et Formation 8

Article 2.7. Expertise et Déclaration auprès de la CNIL 9

CADRE DE L’ACCORD COLLECTIF

Champ d’application

Le présent accord s’applique aux élections des salariés élus au Conseil d’administration de l’EESC NEOMA Business School.

Durée - Dénonciation - Révision - Adhésion

Durée et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, avec effet au 1^er septembre 2021.

Il peut être dénoncé totalement ou partiellement dans les conditions suivantes :

L’avis de dénonciation, adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à tous les autres signataires de l’accord, devra être accompagné d’un projet d’ouverture de négociations précisant les propositions sur les points objets de la dénonciation. Les négociations devront s’engager dans un délai maximum de deux mois à compter de la réception de l’avis de dénonciation.

Le présent accord restera en vigueur jusqu’à la signature d’un nouvel accord ou, à défaut d’accord, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai légal de préavis.

Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise qui n'est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Révision et interprétation

Le présent accord est révisable à tout moment par accord des parties, et notamment en cas de dispositions réglementaires nouvelles et/ou en cas de difficultés d'interprétation.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer, à la requête de la partie la plus diligente, dans les quinze jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler toute difficulté née de l'application du présent accord.

La demande de réunion consigne l'exposé précis de la difficulté. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les quinze jours suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Communication

Après la signature du présent accord, l’ensemble du personnel sera informé de la mise en place de ce nouveau dispositif par le biais des différents outils de communication interne (intranet).

Conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera fourni au comité d'entreprise, ainsi qu'aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux puis, à l’issue de leur élection, aux membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Entrée en vigueur

L’entrée en vigueur du présent accord est fixée au 1^er septembre 2021.

Notification et publicité

Le présent accord est déposé à la DIRECCTE de Rouen et au greffe du conseil de prud'hommes de Rouen.

Conformément à l'article du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’Entreprise NEOMA Business School pour l'élection des salariés élus au Conseil d’Administration de NEOMA BS.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur les plans technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des salariés élus au Conseil d’Administration.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure,

• traitement et conservation sécurisés des données

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-8 à 21 et R. 2324-4 à 17 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif à la mise en place du vote électronique applicable pour les élections des représentants du personnel.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internent.) Un rapport d’expertise préalable mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

Modalités de vote - Protocole préélectoral

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Les données personnelles pouvant être enregistrées seront traitées et conservées dans le respect de la règlementation européenne concernant la protection des données.

A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes et les professions de foi des candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Sécurité

Le système de vote assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique pourra être scellé et permettre un fonctionnement sans faille ni risque de piratage du processus électoral.

Le système de vote électronique aura été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus, dont le rapport doit être soumis à la CNIL, autorité de contrôle du RGPD en France.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours, susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde, et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

La communication et les interfaces de l’application de vote électronique seront en français et en anglais.

En cas de mise en place d’une Hotline, la direction garantit la fourniture d’un service bilingue.

Expertise et Déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-14 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Le Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique sera transmis aux délégués syndicaux.

Fait à Mont-Saint-Aignan, le 29 juin 2021.

En cinq exemplaires originaux

Pour l’EESC NEOMA Business School

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Pour SNEPL-CFTC

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Pour FEP-CFDT

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