Accord d'entreprise "Accord collectif sur le forfait annuel en jours" chez HAWK FRANCE

ACCORD COLLECTIF SUR LE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Entre les soussignés :

La Société HAWK FRANCE, Société par actions simplifiée unipersonnelle, au capital de 1 018 608 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 834 306 102 dont le siège social est situé au 24 rue du Moulin des Prés, 75013 Paris,

Etablissement situé 2 rue de Clichy, 75009 PARIS – Siret : 83430610200023 - N°URSSAF 117000001562946457,

représentée par Monsieur xxxxxxx, agissant en qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes :

D’une part,

Et

Le Comité Social et Economique de la société, représenté par son membre titulaire et Secrétaire, Monsieur X, selon délibération adoptée à la majorité en date du 03/02/2022,

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord collectif sur le forfait annuel en jours.

PREAMBULE :

Les parties signataires ont souhaité mettre en place le forfait annuel en jours pour répondre aux besoins de la société HAWK FRANCE et des salariés autonomes dans l'organisation de leur travail au sens du présent accord, étant rappelé que la convention collective de branche applicable au sein de la société (Convention collective nationale de travail des cadres, techniciens et employés de la publicité française du 22 avril 1955. Étendue par arrêté du 29 juillet 1955 JORF 19 août 1955, IDCC 86) ne contient aucune disposition sur ce sujet.

Les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.

ARTICLE 1 - Objet de l'accord

Le présent accord a pour objet la mise en place des conventions de forfait annuel en jours au sein de la société.

Il a été conclu dans le cadre des articles L 3121-58 et suivants du Code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours.

Il se substitue à tous les accords et usages antérieurs en vigueur au sein de la société ayant le même objet.

ARTICLE 2 - Salariés concernés

Le présent accord est applicable à tous les salariés de la société HAWK FRANCE, quelle que soit leur date d'embauche, remplissant les conditions ci-après définies.

ARTICLE 2-1 - Les cadres

Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ou à laquelle ils sont intégrés peuvent conclure une convention de forfait en jours.

Tel est le cas des catégories de salariés suivantes à la date de signature du présent accord :

• L’équipe commerciale « Sales » :

Postes concernés: sales manager, directeur de clientèle, Saas specialist, Managing Director, head of sales, agency lead, account specialist, sales executive, industry manager, administration des ventes.

• L’équipe Studio :

Postes concernés : directeur artistique, head of studio, head of design, graphiste, développeur front.

• L’équipe administrative et financière :

Postes concernés : Directeur administratif et financier, Finance manager, responsable administratif et financier, contrôleur de gestion, responsable recouvrement, comptable général, comptable client, comptable fournisseur, comptable international, auditeur interne, Directeur juridique, responsable juridique, juriste.

• L’équipe des ressources humaines :

Postes concernés : Directeur des ressources humaines, Responsable des ressources humaines, chargé de ressources humaines, responsable de l'administration du personnel, Talent acquisition, chargé/responsable recrutement, gestionnaire de paie, chargé/responsable de formation, chargé/responsable du développement RH, chargé/responsable relations sociales, responsable RSE.

• L’équipe Ad Operations (Adops) :

Postes concernés : technical account manager, media trader, data analyst, head of Ad operations, Vice President Operations, product owner business-wise

• L’équipe Publisher :

Postes concernés : Publisher Director, head of Publisher, account manager publisher, publisher manager, chef de projet partnership…

• L’équipe Customer success :

Postes concernés : customer success manager, customer success executive, head of customer success…

• L’équipe Marketing et communication :

Postes concernés : Vice president Marketing et communication, marketing manager, Content Manager & Growth Specialist, Marketing & Communication Coordinator…

• L’équipe recherche et développement (« Tech ») :

Postes concernés :

• Développeur : Développeur / Software Engineer

• Données : Ingénieur Big Data / Data-Engineer, Data Scientist, Data Analyst

• Ops/Infra : Ingénieur DevOps / DevOps Engineer, Ingénieur Cloud / Cloud Engineer, Site Reliability Engineer, Ingénieur SecOps / SecOps Engineer, Ingénieur FinOps / FinOps Engineer, Chaos Engineer

• Product Management : Product Owner, Product Manager, Quality Assurance Engineer / Ingénieur Assurance Qualité, Director of Product, Head of Product, Business Analyst

• Support : Technical Support Specialist, Customer Success Manager

• Design : UX Designer / UX Research, UI Designer, UX/UI Designer, Product Designer

• Technical Middle Management : Tech Lead, Lead Developer, Principal Engineer, Staff Engineer, Head of Data

• Middle Management : Engineering Manager, Engineering Director

• Information Security : Responsable Sécurité des Systèmes d'Information / Chief Information Security Officer, Gestionnaire de parc informatique, Ingénieur CyberSécurité / Security Engineer, Information Security Risk Manager

• Top Management : Head of IT, Operations, Deputy Chief Technical Officer, Chief Technical Officer, Vice President Engineering, Executive Vice President Engineering, Vice President Product, Chief Product Officer

Cette liste pourra être modifiée par un avenant au présent accord en cas de mise à jour de la classification des emplois ou de création de nouvel emploi.

ARTICLE 2-2 - Les salariés non-cadres

Les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées peuvent conclure une convention de forfait en jours.

Tel est le cas des catégories de salariés suivantes à la date de signature du présent accord :

• L’équipe studio :

Postes concernés : graphic designer, motion designer

• L’équipe Office management/assistanat de Direction :

Postes concernés : office manager, assistante de Direction

• L’équipe Marketing et communication :

Postes concernés : assistant marketing, assistant de communication

Cette liste pourra être modifiée par un avenant au présent accord en cas de mise à jour de la classification des emplois ou de création de nouvel emploi.

ARTICLE 3 - Caractéristiques des conventions individuelles de forfait en jours

ARTICLE 3-1 - Conditions de mise en place

La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait.

La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre la société HAWK FRANCE et les salariés concernés.

La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer expressément :

• La catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;

• Le nombre de jours travaillés dans l'année ;

• La rémunération correspondante.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait en jours sur l'année ne constitue pas un motif de rupture du contrat de travail du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.

ARTICLE 3-2 - Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait

Le nombre de jours travaillés est fixé à hauteur de 218 jours par an. Il s'entend du nombre de jours travaillés pour une année complète d'activité et pour les salariés justifiant d'un droit complet aux congés payés.

La période de référence annuelle de décompte des jours travaillés est fixée du 1er janvier au 31 décembre. Le terme « année » dans le présent accord correspond à la période de référence telle que déterminée ci-dessus.

ARTICLE 3-3 - Décompte du temps de travail

Le temps de travail des salariés en forfait en jours est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.

Les salariés organisent librement leur temps de travail. Ils sont toutefois tenus de respecter :

• Un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;

• Un repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les heures consécutives de repos quotidien, soit 35 heures au total.

Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, de repos ainsi que le bénéfice des repos hebdomadaires sont déclarés par les salariés selon la procédure prévue à l'article 4.1.1.

ARTICLE 3-4 - Nombre de jours de repos

Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévu dans la convention individuelle de forfait en jours.

La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante :

Nombre de jours calendaires auquel il convient de soustraire :

- Nombre de jours de repos hebdomadaire (le samedi et le dimanche) :

- Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré

- Nombre de jours de congés payés octroyés par la société HAWK FRANCE

- Nombre de jours travaillés

= Nombre de jours de repos par an.

Ce calcul ne comprend pas les congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés pour évènements familiaux, congé de maternité ou paternité, etc.) lesquels se déduisent du nombre de jours travaillés.

Le nombre de jours de repos de l’année N sera communiqué au mois de décembre N-1 aux salariés et aux représentants du personnel.

Les jours d’astreinte ne sont pas comptabilisés car ils donnent lieu à récupération.

ARTICLE 3-5 - Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année

ARTICLE 3-5-1 - Prise en compte des entrées en cours d'année

En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de jours restant à travailler pour le salarié en forfait en jours et le nombre de jours de repos sont déterminés par les méthodes de calcul suivantes :

• Nombre de jours restant à travailler dans l'année = nombre de jours travaillés prévus dans la convention de forfait + nombre de jours de congés payés non acquis x nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés de l'année (sans les jours fériés)

• Nombre de jours de repos restant dans l'année = nombre de jours ouvrés restant dans l'année pouvant être travaillés - nombre de jours restant à travailler dans l'année

Le nombre de jours ouvrés restant dans l'année pouvant être travaillés est déterminé en soustrayant aux jours calendaires restant dans l'année les jours de repos hebdomadaire restant dans l'année, les congés payés acquis et les jours fériés restant dans l'année tombant un jour ouvré.

ARTICLE 3-5-2 - Prise en compte des absences

3 5 2 1 Incidence des absences sur les jours de repos

Les absences d'un ou plusieurs jours (maladie, congés maternité et paternité, exercice du droit de grève, etc.) n'ont aucune incidence sur le nombre de jours de repos. Les journées d'absence sont déduites du nombre de jours annuels à travailler prévu par la convention individuelle de forfait.

3 5 2 2 Valorisation des absences

Toute journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours de travail prévu dans la convention de forfait.

Elle est déterminée par le calcul suivant : [(rémunération brute mensuelle de base x 12) / nombre de jours travaillés prévus dans la convention de forfait] x nombre de jours d'absence.

ARTICLE 3-5-3 - Prise en compte des sorties en cours d'année

Le nombre de jours travaillés est réduit proportionnellement en cas de sortie du salarié en cours d’année.

ARTICLE 3-5-4 – Application du forfait en cours de période de référence

Lorsque la convention de forfait est appliquée en cours de période de référence à des salariés déjà présents au sein de la société HAWK FRANCE et bénéficiant d’un droit intégral à congés payés, le nombre de jours à travailler pendant la première année d’application du forfait est fixé dans la convention individuelle en déduisant du volume annuel habituel visé à l’article 3-2 du présent accord le nombre de jours déjà travaillés au début de l’exercice ainsi que les arrêts médicaux justifiés intervenus pendant cette période le cas échéant.

En cas de départ du salarié au cours de la période de référence, le nombre de jours travaillés est réduit proportionnellement.

ARTICLE 3-6 - Prise des jours de repos

La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées.

Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos pris est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.

Règles concernant la prise des jours de repos

• Le salarié ne peut pas prendre plus de 2 jours de repos par mois.

• Les jours de repos peuvent être accolés à un ou plusieurs jours de congés payés ou toute autre absence.

• Le délai de prévenance pour la pause des jours de repos est de 48h minimum

• Les jours de repos non pris au 31 décembre ne seront pas reportés sur l’année suivante.

• Pour les forfaits en jours réduit, la prise des jours de repos acquis en supplément, en raison de la réduction du nombre de jours de travail, pourra déroger aux règles ci-dessus. La prise de ces jours sera validée en amont avec l’employeur, lors de la conclusion du forfait en jours réduit, en fonction de la cause du forfait réduit (congé parental, forfait réduit pour raisons familiales (vacances scolaires).

ARTICLE 3-7 - Forfait en jours réduit

La convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par l'attribution de jours de repos supplémentaires.

Le salarié est rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait. La charge de travail doit tenir compte de la réduction convenue.

Ce forfait réduit pourra être concédé aux salariés souhaitant bénéficier d’un congé parental d’éducation ou d’un forfait réduit pour raison familiale (vacances scolaires) ou toute autre demande d’adaptation du temps de travail prévue par la loi et la convention collective applicable.

ARTICLE 3-8 - Rémunération

Les salariés en forfait en jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire.

La rémunération est fixée sur l'année et versée mensuellement indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

ARTICLE 4 - Suivi de la charge de travail, entretien individuel et droit à la déconnexion

Une définition claire et précise des missions, des objectifs et des moyens sera effectuée lors de la signature de chaque convention de forfait en jours.

ARTICLE 4-1 - Suivi de la charge de travail

ARTICLE 4-1-1 - Relevé déclaratif des journées ou demi-journées de travail

Le salarié concerné par une convention individuelle de forfait en jours déclare sur le logiciel RH utilisé par la société (actuellement le SIRH Lucca – suite Figgo) :

• Le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ;

• Le nombre, la date et la nature des jours ou demi-journées de repos (congés payés, repos supplémentaires ou autres congés/repos) ;

• L’indication de la prise ou non du repos hebdomadaire

Les demandes de repos sont ensuite transmises au manager via la plateforme. La décision du manager de valider ou non les jours de repos demandés est transmise au salarié et est consultable par le service RH. A cette occasion, le service RH contrôle le respect des repos hebdomadaires et s'assure que la charge de travail et l'amplitude des journées d'activité du salarié sont raisonnables.

S'il constate des anomalies, le service RH informe le responsable hiérarchique qui organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.

Ces entretiens doivent faire l’objet d’un compte-rendu dont un exemplaire est remis au salarié.

Ce document est également communiqué sans délai à la Direction.

ARTICLE 4-1-2 - Dispositif d'alerte

Le salarié peut alerter par écrit et par tout moyen son responsable hiérarchique sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.

Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours. Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 4.2.

Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.

Ces entretiens doivent faire l’objet d’un compte-rendu dont un exemplaire est remis au salarié.

Ce document est également communiqué sans délai au service RH qui en informe immédiatement la Direction.

En cas de surcharge de travail reposant sur des éléments objectifs, matériellement vérifiables et se prolongeant pendant plus de 2 semaines, le salarié peut, après s’être entretenu avec son supérieur hiérarchique, demander un entretien avec la Direction.

ARTICLE 4-2 - Entretien individuel

Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien annuel avec son responsable hiérarchique.

Au cours de cet entretien, sont évoquées :

• La charge de travail du salarié ;

• L’organisation du travail dans l'entreprise ;

• L’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;

• Et sa rémunération.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.

Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

ARTICLE 4-3 - Exercice du droit à la déconnexion

Le salarié en forfait en jours n'est pas tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.

Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires d’ouverture des bureaux, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Ce droit à la déconnection est rappelé dans la convention de forfait jours. La société HAWK FRANCE invite les managers et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 20h00 et 8h00 ainsi que le week-end. La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence, cas de force majeure ou astreinte, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate. Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre (notamment dans le cadre des périodes d’astreintes prévues dans certains cas au contrat de travail).

ARTICLE 5 - Dispositions finales

ARTICLE 5-1 - Champ d'application de l'accord

L'accord s'applique à l'ensemble des salariés de la société HAWK FRANCE.

ARTICLE 5-2 - Durée d'application

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s'applique à compter du 01/03/2022.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles L 2261-9, L 2261-10, L 2261-11 et L 2261-13 du Code du travail.

ARTICLE 5-3 - Suivi de l'application de l'accord

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux représentants : un membre du Comité Social et Economique et un représentant de la Direction. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunit une fois par an en fin d'année civile pendant toute la durée de l'accord.

ARTICLE 5-4 - Rendez-vous

Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles conventionnelles, légales ou réglementaires impactant significativement les termes du présent accord.

ARTICLE 5-5 - Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans le respect des dispositions légales.

Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes :

Envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre à la Direction ou représentant de la Direction au CSE.

Adresse postale : HAWK FRANCE - 81 rue des archives, 75003 PARIS

Ce courrier devra indiquer quelles sont les dispositions dont la révision est demandée.

ARTICLE 5-6 - Notification et dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure Télé Accords et adressé au greffe du conseil de prud'hommes de Paris : 27 RUE LOUIS BLANC, 75484 PARIS CEDEX 10

Il sera également diffusé par mail et sur le SIRH LUCCA, sur lequel il restera consultable pendant toute la durée du présent accord.

Chacun des exemplaires sera accompagné des documents listés à l'article D 2231-7 du Code du travail.

Fait à Paris, le 03/02/2022.

En 7 exemplaires

Pour la société HAWK FRANCE

xxxxxxx,

Président

Pour le Comité Social et Economique

Monsieur X

Secrétaire et titulaire