Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS" chez WE DRESS FAIR (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

Entre les soussignés :

L’Entreprise WE DRESS FAIR, société par actions simplifiée, au capital social de 15.000 €, inscrite sous le numéro 834 527 855 au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon, dont le siège social est sis 4 rue des Capucins, 69001 – LYON, représentée par Madame XXXX en sa qualité de Directrice Générale,

D’UNE PART,

Et

Les salariés de l’Entreprise, ayant ratifié l’accord à la majorité des deux tiers

D’AUTRE PART.

PREAMBULE

Le présent accord traduit la volonté partagée entre la Société et les salariés, d’une part, d’assurer une qualité de service irréprochable aux clients de la Société (notamment par le biais d’une organisation du travail flexible), et d’autre part, dans le même temps, d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs, en lien avec la performance collective de l’entreprise, et ses contraintes opérationnelles, de prévenir, de limiter voire d’éliminer les éventuelles sources de stress au travail.

Pour répondre aux besoins de l'entreprise et des salariés autonomes dans l'organisation de leur travail au sens du présent accord, les parties signataires ont souhaité mettre en place le forfait annuel en jours.

Les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait en jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail.

La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 3121-53 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 1 – FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE

1.1 Salariés éligibles 

Le présent accord est applicable à tous les salariés de l'entreprise, quelle que soit leur date d'embauche, remplissant les conditions ci-après définies.

Conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail et dans les conditions définies ci-après, sont le cas échéant susceptibles de conclure une convention de forfait en jours sur l’année :

• les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;

• les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Au jour de la conclusion du présent accord, sont concernés par le présent article l’ensemble des cadres de l’Entreprise, à l’exception des cadres dirigeants définis à l’article L. 3111-2 du Code du travail.

Compte tenu de la nature de leurs fonctions et des responsabilités qu’ils exercent d’une part, et de l’autonomie dont ils disposent pour organiser leur emploi du temps, d’autre part, leur temps de travail ne peut être prédéterminé.

Ainsi, la gestion du temps de travail des cadres concernés par le présent article est aménagée dans le cadre de conventions de forfait annuel en jours, dont la mise en œuvre effective est subordonnée à la conclusion de conventions individuelles écrites avec chaque salarié concerné.

1.2 Durée du travail 

La durée du travail des salariés relevant du présent article sera fixée à 218 jours sur la base d’un droit intégral à congés payés et incluant la journée de solidarité.

La période de référence correspond à celle courant du 1^er janvier au 31 décembre d’une même année.

Concernant l’année 2022, la période de référence étant incomplète, le nombre de jours à travailler devra être calculé à compter de la signature de la convention de forfait et jusqu’au 31 décembre 2022.

1.3 Jours de repos

Les salariés concernés bénéficieront de journées de repos, en sus des congés légaux et des jours fériés.

1.3.1 Acquisition

Les salariés concernés bénéficieront de journées de repos, en sus des congés légaux et des jours fériés.

Les salariés auront droit à la totalité des jours de repos dès lors qu’ils seront présents pendant toute la période de référence, à l’exception des absences pour congés payés et jours fériés.

La Direction procèdera chaque année à la détermination du nombre de jours de repos des salariés bénéficiaires d’une convention de forfait en jours sur l’année, en fonction du nombre réel de jours ouvrés sur l’année concernée.

En cas d’embauche en cours d’année, les jours de repos seront attribués au prorata de la période d’emploi sur l’année concernée.

1.3.2 Modalités de prise des jours de repos 

Les jours de repos devront être pris au fur et à mesure de leur acquisition, en cours d’année, par journées ou demi-journées, consécutives ou non.

Les jours de repos seront pris à l’initiative du salarié après accord expresse et préalable de la Direction, aux dates qu’il détermine en fonction des impératifs de fonctionnement du service et sous réserve de respecter un délai de prévenance.

Les jours de repos seront fixés selon un calendrier prévisionnel mensuel.

Chaque salarié concerné devra, mensuellement, définir les dates prévisibles de prise de ses jours de repos et les transmettre à la Direction.

Les jours de repos devront être confirmés par le salarié en respectant un délai de prévenance de 7 jours ouvrables minimum, ou d’un mois si le salarié souhaite prendre 5 jours de repos ou plus d’affilée.

Le salarié devra remplir le formulaire établi à cet effet, le cas échéant, au moyen du logiciel mis à sa disposition par l’employeur.

La Direction se réserve la possibilité, pour des raisons liées à la bonne marche des services, de modifier les dates des jours de repos initialement fixées, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 3 jours ouvrés.

Il en sera de même lorsque plusieurs salariés auront choisi de partir en congés ou de prendre leurs jours de repos supplémentaires à des dates identiques. En cas de concours de demandes de prise de congés payés et de prise de jours de repos, le report sera imposé au salarié souhaitant prendre des jours de repos.

Les jours de repos pourront être pris de manière consécutive, dans la limite de 5 jours en accord avec la Direction.

En revanche, les jours de repos supplémentaires ne pourront pas être accolés aux jours fériés et aux congés légaux, sauf accord de la Direction.

Par ailleurs, les jours de repos devront être pris par le salarié avant le 31 décembre de chaque année. Ces jours ne pourront pas être reportés d’une année sur l’autre ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice, sauf dans les cas suivants :

• en cas de rupture du contrat de travail, les jours de repos acquis mais non pris donneront lieu au versement d’une indemnité compensatrice ;

• si au terme d’une période de référence, les jours de repos n’ont pu être pris sur demande expresse de la Direction, ils feront l’objet du versement d’une indemnité compensatrice.

Dans l’hypothèse où le salarié concerné aurait pris un nombre de jours de repos supérieur au nombre de jours de repos acquis, une retenue correspondant aux jours de repos excédentaires sera opérée sur le salaire du salarié.

De même, si le salarié a pris un nombre de jours de repos supérieur à celui auquel il pouvait prétendre compte tenu de son départ en cours d’année, une retenue équivalente au nombre de jours de repos non dus sera opérée sur le dernier salaire.

1.3.3 Paiement des jours de repos

Les journées de repos prises seront rémunérées sur la base d’un maintien de salaire.

Chaque salarié concerné établira mensuellement le décompte des jours de repos pris et restant à prendre, qu’il remettra à la Direction pour permettre leur suivi sur un document annexé au bulletin de paie.

1.3.4 Renonciation à une partie des jours de repos

Le salarié pourra, en accord avec la Direction, renoncer à une partie de ses jours de repos.

Cette renonciation fera l’objet d’un avenant écrit au contrat de travail du salarié concerné, précisant le nombre annuel de jours de repos auquel le salarié renonce ainsi que le nombre de jours de repos qu’il lui reste à prendre.

En contrepartie de la renonciation à une partie de ses jours de repos, le salarié percevra un complément de salaire pour chaque jour de repos auquel il aura renoncé.

Ce complément est égal, pour chaque jour de travail supplémentaire effectué, à la valeur d’un jour de salaire réel forfaitaire convenu, majorée de 10%.

Cette renonciation ne pourra avoir pour effet de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 235 jours.

1.4 Respect du repos quotidien et du repos hebdomadaire

Par définition, la convention de forfait en jours sur l’année est exclusive de tout décompte du temps de travail, limitant le suivi de l’activité du salarié ayant accepté de travailler sous cette forme d’aménagement individuel du temps de travail, au nombre de jours sur la période de référence.

Néanmoins, l’amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés doivent rester raisonnables, et veiller à assurer une bonne répartition du temps de travail, et la conciliation harmonieuse du temps de travail et de la vie personnelle et familiale.

Dans l’exercice de leur activité professionnelle, les salariés soumis au forfait en jours s’efforceront d’organiser leur temps de travail en privilégiant le bon fonctionnement des services et en se conformant aux nécessités de leurs missions.

Ils s’engagent dans la mesure du possible à respecter les périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de la Société (réunions de travail, rendez-vous clients, sessions de formations etc…) et être physiquement présent, au moins une fois par semaine, dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés devront également, et ce en tout état de cause, respecter les règles relatives au repos quotidien et au repos hebdomadaire.

Ainsi, les salariés doivent bénéficier d’un temps de repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives.

Les salariés doivent également bénéficier d’un temps de repos hebdomadaire de 24 heures, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures.

Afin de garantir effectivement le droit au repos et de préserver la santé des salariés au forfait jours, les salariés ont interdiction de travailler plus de 6 jours par semaine.

L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance, détaillée à l’article 1.6 du présent accord.

Si le salarié estime ne pas être en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il avertit, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, sans délai son employeur afin qu’une solution alternative soit trouvée.

1.5 - Modalités de contrôle et conditions de suivi de l’organisation et de la charge de travail

Afin de s’assurer de l’adéquation des missions et des objectifs assignés aux salariés à leur durée du travail, un suivi de leur activité sera effectué selon les modalités suivantes.

1.5.1 Contrôles réguliers opérés par la Direction

Les salariés amenés à travailler sous forme de forfait en jours s’engagent en toutes circonstances à respecter une durée raisonnable de travail journalier et hebdomadaire, sous le contrôle de leur hiérarchie.

Des contrôles réguliers seront réalisés par la Direction pour apprécier l’organisation du travail, la charge et l’amplitude de travail de chacun des salariés concernés.

Cette amplitude et cette charge de travail devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps du travail de l’intéressé. Le salarié devra être en mesure de concilier sa vie professionnelle avec sa vie privée.

Le salarié devra informer sans délai son responsable hiérarchique de tout événement ou élément susceptible d’accroître de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

La Direction s’assurera du respect des durées minimales de repos et du repos quotidien.

1.5.2 Dispositif d’alerte

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel du salarié ou au respect de l’obligation de déconnexion, le salarié doit impérativement et immédiatement émettre, par écrit, une alerte auprès de l'employeur ou de son représentant qui recevra le salarié sans délai.

Cet entretien ne se substitue pas à celui mentionné à l'article 1.5.3.

Au cours de l'entretien, l'employeur ou de son représentant analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.

Les mesures mises en place feront l’objet d’un compte rendu écrit et d’un suivi.

Parallèlement, l’Entreprise pourra organiser un entretien avec le salarié si elle constate une situation anormale.

1.5.3 Entretiens individuels

Un entretien annuel individuel sera organisé par la Direction avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année.

A l’occasion de cet entretien doivent notamment être abordés avec le salarié :

• sa charge de travail ;

• l’amplitude de ses journées travaillées ;

• la répartition dans le temps de son travail ;

• l’organisation du travail dans l’entreprise ;

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

• sa rémunération ;

• les incidences des technologies de communication (smartphone…) ;

• le suivi de la prise des jours de repos supplémentaires et des congés.

Cet entretien annuel doit être conduit par le supérieur hiérarchique à la lumière des relevés mensuels établis par le salarié et du formulaire d’entretien de l’année précédente. Le supérieur hiérarchique analysera les données chiffrées révélatrices de la charge de travail de l’intéressé.

A l’issue de l’entretien, un formulaire d’entretien annuel sera rempli par le supérieur hiérarchique afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après avoir porté d’éventuelles observations relatives notamment aux mesures de prévention et de règlement des difficultés, dans les encadres réservés à cet effet.

L’entretien pourra avoir lieu dans le prolongement de l’entretien d’évaluation qui sera aussi l’occasion pour le salarié de faire le point avec son supérieur hiérarchique sur la réalisation de ses objectifs initiaux et leurs réajustements éventuels en fonction de l’activité de l’entreprise et du salarié.

La charge de travail des collaborateurs en forfait jours doit rester raisonnable et leur permettre d’assurer une bonne répartition dans le temps de leur travail.

A ce titre, chacun d’eux pourra solliciter auprès de son supérieur hiérarchique direct un entretien supplémentaire, afin de s’entretenir de sa charge de travail actuelle ou prévisible.

Le salarié a l’obligation de signaler, sans délai et à tout moment, à son supérieur hiérarchique toute organisation de travail le mettant dans l’impossibilité de respecter le repos journalier de 11 heures consécutives ainsi que le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures ou plus largement les impératifs de santé et de sécurité.

En tout état de cause, il devra être pris, à l’issue de chaque entretien, les mesures correctives éventuellement nécessaires pour mettre fin à une situation de surcharge de travail, ou corriger l’organisation ou mettre en œuvre toute mesure permettant le respect effectif des temps de repos minimum, d’assurer une charge de travail raisonnable, de limiter les amplitudes, et d’articuler vie professionnelle et vie personnelle.

1.5.4 Décompte du temps de travail 

Chaque salarié établira, sous la responsabilité de la Direction, un relevé mensuel signé et transmis à la fin de chaque mois à la Direction pour contrôle. Ce relevé fera apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées ainsi que le nombre, la date et la qualification des journées ou demi-journées non travaillées de repos effectivement prises au cours du mois (repos hebdomadaire, congés payés, repos supplémentaires…).

Ce relevé est tenu par le salarié sous la responsabilité de l’Entreprise, et servira lors de l’entretien annuel portant sur la charge de travail et l’organisation du travail du salarié. Ce suivi a pour objectif d’une part, de favoriser la conciliation des impératifs professionnels avec ceux de la vie personnelle et familiale, et d’autre part, à préserver la sécurité et la santé du salarié.

Notamment, la prise et la comptabilisation des journées de repos supplémentaire reposeront sur les enregistrements auto-déclaratifs effectués par chaque salarié concerné, sous le contrôle de son responsable hiérarchique.

Ce relevé rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail raisonnables et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.

L’élaboration mensuelle de ce document sera l’occasion pour le responsable hiérarchique, en collaboration avec le salarié, de mesurer et de répartir la charge de travail sur le mois et de vérifier l’amplitude de travail de l’intéressé. Ce suivi de l’organisation du travail permettra, le cas échéant, au supérieur hiérarchique de veiller et réagir immédiatement aux éventuelles surcharges de travail, et au respect des durées minimales de repos.

Ce document est régulièrement contrôlé, à minima mensuellement, par l’employeur qui assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail.

Ce système reposant essentiellement sur la confiance, toute fraude constatée ou manquement grave aux règles en vigueur au sein de la Société, sera constitutif d’une faute professionnelle pouvant être sanctionnée par une sanction disciplinaire.

Par ailleurs, conformément à l’article D. 3171-10 du Code du travail, un récapitulatif du nombre des jours travaillés sur l’année sera établi.

1.5.5 Rémunération

Le salarié bénéficiant d'une convention annuelle de forfait en jours perçoit une rémunération forfaitaire, en contrepartie de l'exercice de sa mission.

La rémunération sera fixée sur l'année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.

En cas d’absence, le nombre de jours correspondant aux absences indemnisées, aux congés légaux ou conventionnels (à l’exception des 25 jours ouvrés de congés payés déjà déduits), aux absences maladie est déduit du nombre annuel de jours à travailler, sur la base de 1 jour par journée d'absence.

En cas d’absence, la retenue par jour doit se faire en divisant le salaire forfaitaire annuel par 216 jours augmenté du nombre de jours de congés payés et des jours fériés chômés payés. On obtient ainsi un salaire journalier.

En cas d’arrivée ou de départ en cours de période, le salarié sera rémunéré à concurrence du nombre de jours de travail effectués sur la période de référence du forfait annuel en jours.

1.6 Droit à la déconnexion et mise en place de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques

Les technologies de l’information et de la communication font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement. Elles s’avèrent également indispensables au fonctionnement de l’entreprise et facilitent grandement les échanges et l’accès à l’information.

Néanmoins, l’utilisation de ces outils de communication doit se faire à bon escient, dans le respect des dispositions légales relatives à la durée du travail, au temps de repos et dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Les parties réaffirment l’importance d’un bon usage des outils de communication en vue d’un nécessaire respect de l’équilibre vie privée / vie professionnelle.

L’Entreprise veillera à encadrer l’attribution des outils de communication en ne les octroyant qu’aux salariés en ayant une réelle utilité et nécessité dans l’exercice de leurs fonctions.

C’est ainsi que l’Entreprise reconnaît à son personnel un droit à la déconnexion permettant notamment de concilier vie professionnelle et vie personnelle et d’assurer le respect des temps de repos et de congés.

L’effectivité du respect par les salariés des durées minimales de repos induit un droit à déconnexion mais également une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Le droit à la déconnexion est le droit de ne pas être joignable, sans interruption, pour des motifs liés à l’exécution du travail. Ce droit assure ainsi la possibilité de se couper temporairement des outils de communication permettant d’être contactés dans un cadre professionnel.

Pour ce faire, les parties sont convenues que chacun a le droit à la déconnexion ce qui se traduit comme suit :

• les outils de communication n’ont pas vocation à être utilisés à des fins professionnelles pendant les périodes de repos du salarié ;

• nul ne doit utiliser sa messagerie professionnelle et/ou son téléphone professionnel à des fins professionnelles pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire (notamment en soirée/nuit, les week-ends, les jours fériés, les congés payés et plus généralement en dehors des jours travaillés), sauf cas d’urgence ;

• nul n’est tenu de répondre aux courriels, SMS ou appels téléphoniques reçus durant ces périodes.

Il est rappelé par ailleurs que les périodes de suspension du contrat de travail (ex. congés, arrêt de travail etc.) doivent être respectées. Le salarié dont le contrat de travail est suspendu ne doit pas utiliser à des fins professionnelles les outils de communication mis à sa disposition. De même, la Direction, sa Hiérarchie ou tout autre salarié ne doivent pas le solliciter à des fins professionnelles durant la période de suspension de son contrat de travail.

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et afin que celle-ci soit efficace, elle nécessite :

• l’implication de chacun ;

• l’exemplarité de la part du management, dans leur utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.

Le droit à la déconnexion passe également par une bonne gestion de la connexion et de la déconnexion pendant le temps de travail.

Des salariés ou le management qui en ressentiraient le besoin peuvent solliciter le Directeur Général afin d’être accompagnés dans la mise en œuvre du droit mais également de leur obligation de déconnexion.

1.7 Modalités de conclusion des conventions individuelles de forfait en jours

Le dispositif instauré par le présent accord sera précisé dans une convention individuelle de forfait annuel en jours.

Il sera transmis à chaque salarié concerné une proposition de convention individuelle de forfait en jours, soit à leur embauche, soit au cours de l’exécution de leur contrat de travail par voie d’avenant à ce contrat de travail.

ARTICLE 2 – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS ET DE SUIVI

Pour assurer l’effectivité du présent avenant, les parties s’accordent sur la nécessité de procéder à des réunions permettant de suivre la mise en application du présent accord.

L’objectif de cette clause est d’assurer périodiquement un entretien entre les parties signataires pour anticiper les modifications et évolutions nécessaires.

Chaque partie pourra ainsi prendre l’initiative d’inviter la partie cocontractante au rendez-vous périodique, étant précisé qu’une périodicité annuelle semble aujourd’hui satisfaire aux objectifs visés.

En tout état de cause, l’invitation au rendez-vous périodique devra être adressée aux destinataires au moins un mois avant la date envisagée de rendez-vous.

ARTICLE 3 : REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé ou révisé conformément aux dispositions légales.

ARTICLE 4 : DUREE, EFFET ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et fera l’objet d’une publication et d’un dépôt conformément aux dispositions légales. Il prend effet à partir du lendemain de son dépôt.

Une copie du présent accord est également mis à la disposition des salariés auprès de la Direction.

Fait à Lyon, en 2 exemplaires, le 14 septembre 2022

Pour la Direction
Madame XXXX
Directrice Générale

Pour le personnel, ayant ratifié l’accord à la majorité des deux tiers

Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal qui sera annexé à l’accord à l’occasion de son dépôt.