ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES

DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

DE LA SOCIETE DDM

SOMMAIRE

DEFINITION DES PARTIES 3

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION 5

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

ARTICLE 3 – PRINCIPES GENERAUX 5

ARTICLE 4 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 5

ARTICLE 5 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 5

ARTICLE 5.1 - FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE 5

ARTICLE 5.2 - EXPERTISE INDEPENDANTE 6

ARTICLE 5.3 - RGPD 6

ARTICLE 5.4 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 6

ARTICLE 6 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 7

ARTICLE 6.1 - ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES ET TRANSMISSION 7

ARTICLE 6.2 - LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN 7

ARTICLE 6.3 - MODALITES D’ACCES AU SITE DU VOTE 8

ARTICLE 6.4 - DEROULEMENT DU VOTE 9

ARTICLE 6.5 - PROGRAMMATION DU SITE 9

ARTICLE 7 – CLÔTURE ET RESULTATS 9

ARTICLE 7.1 - CLÔTURE 9

ARTICLE 7.2 - DECOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIEGES 10

ARTICLE 7.3 - DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES 10

ARTICILE 8 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE 10

ATTICLE 8.1 - ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES 10

ARTICLE 8.2 - LE DISPOSITIF DE SECOURS 11

ARTICLE 9 – DUREE ET PUBLICITE DE L’ACCORD 11

ARTICLE 10 – REVISION DE L’ACCORD 11

ARTICLE 11 – DENONCIATION DE L’ACCORD 11

ARTICLE 12 – INTERPRETATION DE L’ACCORD 12

ARTICLE 13 – PRISE D’EFFET ET FORMALITES : PUBLICITE ET DEPOT 12

ARTICLE 13.1 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD 12

ARTICLE 13.2 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 12

DEFINITION DES PARTIES

Le présent accord collectif est conclu :

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société DDM

dont le siège social est situé : Le Vieux Chêne 35270 BONNEMAIN et, représentées aux fins des présentes par XXX.

ci-après désigné « l’Employeur »,

D’UNE PART,

ET :

L’Organisation Syndicale de salariés représentative au niveau de l’entreprise, CFE-CGC, représentée par XXX.

ci-après désignées le « Syndicat »

D’AUTRE PART,

L’Employeur et le Syndicat étant désignées ci-après conjointement par « les parties ».

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, il sera fait recours à un système de vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel de la société DDM.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et de favoriser la participation des salariés, le système de vote par voie électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable, puisqu’il permet la réduction des consommations de papier.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin des élections professionnelles 2023 de la société DDM.

ARTICLE 2 – MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique sera confiée à la société « DOCAPOSTE » (ci-après dénommée « le prestataire ») au-travers de leur solution « VOXALY » (ci-après dénommée « la solution »).

Le prestataire est spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux et a été choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du Travail.

Le cahier des charges figurera en annexe du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut de la décision unilatérale de l’employeur, concernant l’organisation de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 3 – PRINCIPES GENERAUX

La solution retenue repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, qui sont :

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

ARTICLE 4 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Le recours au vote électronique est exclusif. Il n’y aura donc pas recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 5 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

ARTICLE 5.1 - FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les membres du bureau de vote, le Délégué Syndical, la délégation du personnel actuelle et les représentants de liste bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu, assurée par le prestataire.

L’objectif est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

ARTICLE 5.2 - EXPERTISE INDEPENDANTE

Préalablement à la mise en place, ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• De la délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• Des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictées par la CNIL et le Code du travail.

La solution retenue est régulièrement expertisée par des experts indépendants ayant suivis la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

De même, la solution est déclarée à la CNIL, qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité de la solution ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise réalisés.

ARTICLE 5.3 - RGPD

La solution prend en compte les nouvelles exigences du RGPD. Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l’article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

Le système a fait l’objet d’une analyse d’impact relative à la protection des données ainsi que d’une inscription au registre des traitements de données personnelles conformément à la réglementation RGPD.

ARTICLE 5.4 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance technique, comprenant le Chef de projet du prestataire, est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Avant que le vote ne soit ouvert, la cellule d’assistance technique procède :

• A un test du système de vote électronique. Elle vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• A un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le constat du scellement des urnes est opéré par les membres du bureau de vote, les organisateurs et les représentants de liste qui souhaitent y assister.

Avant l’ouverture du vote, la génération de clés de déchiffrement est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Ces clés devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultat.

ARTICLE 6 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

ARTICLE 6.1 - ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES ET TRANSMISSION

Afin de garantir la parfaite intégrité et la confidentialité des échanges, ainsi que l’authentification des personnes lors des échanges entre le prestataire et l’employeur, le prestataire propose l’utilisation d’une plateforme sécurisée d’échanges (VOXADOC) pour la transmission des informations confidentielles et volumineuses.

La plateforme sécurisée d’échange VOXADOC permet :

• Le dépôt et la récupération d’informations sans limitation de volume ;

• L’authentification des utilisateurs ;

• La garantie de l’intégrité des données lors des transferts ;

• La confidentialité des échanges.

Ainsi, l’employeur sera amené à déposer sur la plateforme VOXADOC les fichiers nécessaires aux opérations électorales, notamment la liste des électeurs, la liste des candidats, etc. qui permettront l’intégration des informations dans le système de vote électronique.

ARTICLE 6.2 - LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Le service de vote est accessible sur tous les supports (ordinateur, smartphone et tablette), 24H/24, pendant la période d’ouverture du scrutin. Ainsi, les électeurs ont la possibilité de voter depuis leur lieu de travail, leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Par ailleurs, l’entreprise équipera un espace dédié avec une connexion Internet sécurisée pour accéder au site des élections. Cet espace sera dédié notamment :

• Aux salariés n’étant pas équipés d’ordinateur professionnel ;

• Aux salariés absents de leur poste de travail au moment du scrutin et n’étant pas équipés personnellement d’un support permettant une connexion internet sécurisée.

La configuration des ordinateurs permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de ceux-ci.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut quant à lui, être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l’entreprise et affichée sur le site afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

ARTICLE 6.3 - MODALITES D’ACCES AU SITE DU VOTE

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et son code d’accès, accompagnés d’un mode opératoire :

• Sur l’adresse mail professionnelle pour les salariés munis d’une adresse mail professionnelle ;

• Par courrier postal pour les salariés non munis d’une adresse mail professionnelle.

Le message comportera les informations suivantes :

• L’adresse du site Internet de vote ;

• Les modalités de connexion ;

• Le numéro de téléphone de l’assistance ;

• Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote ;

• Au verso du courrier, des captures d’écran du dispositif de vote.

L’authentification s’effectue en trois étapes :

• L’identification, grâce à la saisie du code d’accès, présent sur le courrier ou le mail envoyé, et d’informations complémentaires de sécurité (exemple : date de naissance, matricule, code de sécurité, etc.) ;

• Le choix du canal d’envoi d’un code d’activation (par SMS ou par message vocal) ;

• La saisie du code d’activation pour accéder au vote.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisée des élections.

Les identifiants de connexion fonctionneront pour toute la durée du scrutin.

En cas de perte ou d’oubli des codes, l’électeur a la possibilité de demande un renvoi de ses codes via le site internet ou via l’assistance téléphonique.

ARTICLE 6.4 - DEROULEMENT DU VOTE

Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Une fois connecté, l’électeur accède aux listes de candidats, correspondant à son collège, et peut exprimer son vote. Son choix apparaît clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

A réception du vote, la saisie d’un code défi (exemple : clé numéro sécurité sociale, numéro de département de naissance, etc.) par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Les électeurs ont à leur disposition une assistance téléphonique gratuite accessible pendant le scrutin 24H/24, 7jours/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

ARTICLE 6.5 - PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats 

• Les listes seront présentées de la même manière sur le site internet ;

• Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.

ARTICLE 7 – CLÔTURE ET RESULTATS

ARTICLE 7.1 - CLÔTURE

A l’heure de clôture du scrutin, le vote n’est plus accessible aux électeurs.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

ARTICLE 7.2 - DECOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIEGES

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du Président(e) du bureau de vote, et n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote.

Cette action déclenche le déchiffrement des suffrages et la génération automatique des procès-verbaux des élections. Il convient alors aux membres du bureau de vote de valider et de signer ces documents.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir, si nécessaire, être déroulée de nouveau.

Les procès-verbaux issus du système de vote sont télétransmis par le prestataire au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP). Une fois cette action réalisée, l’employeur est invité à retourner les procès-verbaux signés auprès du CTEP dans les quinze jours suivant la tenue des élections.

ARTICLE 7.3 - DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICILE 8 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE

ATTICLE 8.1 - ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

ARTICLE 8.2 - LE DISPOSITIF DE SECOURS

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 9 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles 2023 de la délégation du personnel de la société DDM. Il cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

ARTICLE 10 – REVISION DE L’ACCORD

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée ou des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties susvisées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à conclusion d’un nouvel accord.

La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L. 2231-6 du Code du travail.

ARTICLE 11 – DENONCIATION DE L’ACCORD

L’accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, et selon les modalités suivantes.

La dénonciation est notifiée à chacune des autres parties signataires et doit donner lieu à dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et L. 2261-1 du Code du travail.

C’est la date de dépôt de la dénonciation qui fait courir le délai de préavis.

La dénonciation prend effet au terme d’un préavis de trois mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un an, sauf application d’un accord de substitution.

En cas de dénonciation du présent accord collectif et en l’absence de conclusion d’un nouvel accord, dans le délai requis, le présent accord cessera de produire effet.

L’employeur et les signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.

ARTICLE 12 – INTERPRETATION DE L’ACCORD

Les représentants de chaque parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les jours suivants la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend.

ARTICLE 13 – PRISE D’EFFET ET FORMALITES : PUBLICITE ET DEPOT

ARTICLE 13.1 – PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 à D.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera déposé :

• par voie électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail dénommée « TéléAccords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Seront déposés une version complète (paraphée et signée) sur un fichier PDF et une version anonymisée au format Docx ;

• auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

L’ensemble des salariés pourra consulter le présent accord sur l’Intranet de l’entreprise, ainsi que sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet.

ARTICLE 13.2 – ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

L’accord prendra effet à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.

Fait à REVIN, le 15 mai 2023, en 3 exemplaires originaux.

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