Accord d'entreprise "ACCORD FORFAIT JOURS" chez GIE LABEXA (Siège)

Accord d’Entreprise relatif au Forfait Annuel en Jours

ENTRE

Le GIE LABEXA, dont le siège social est situé 75 avenue de la Morandière, 33185 Le Haillan, Immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 838 864 536, représentée par Mme Virginie ESTIENNE, Directrice des Ressources Humaines, et ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

Ci-après dénommé « la Société »

D’une part,

ET

Les collaborateurs,

Ci-après dénommés « les collaborateurs »

D’autre part,

Préambule 3

Article 1 : Champ d’application et personnel concerné 4

1. Durée du forfait annuel en jours 5

1.1. Nombre de jours travaillés 5

1.2. Forfaits jours minorés 6

1.3. Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours d’année 6

1.4. Gestion des absences 6

2. Congés payés 6

3. Congés supplémentaires d’ancienneté 7

4. Modalités de suivi et de contrôle 7

5. Régime juridique 7

6. Garanties 7

6.1. Repos quotidien 7

6.2. Repos hebdomadaire 7

6.3. Entretien annuel 7

6.4. Dispositif d’alerte 8

6.5. Renonciation à des jours de repos 8

7. Droit à la déconnexion 8

8. Date d’effet et durée du présent accord 9

9. Dépôt de l’accord et communication 9

Préambule

La durée du travail et l’organisation du temps de travail pour les employés, au sein du GIE LABEXA, sont régies par les dispositions conventionnelles et plus particulièrement par les dispositions de l’accord du 11 octobre 1999 relatif à l’aménagement du temps de travail conclu par les partenaires sociaux au niveau de la branche.

La durée de travail et l’organisation du temps de travail des cadres sont, quant à elles, régies par les dispositions de l’annexe IV de la CCN du 1er juillet 1993, telles que modifiées par l’accord du 27 septembre 2001. Cette annexe IV prévoit la possibilité de mise en place de forfaits annuels en jour pour les cadres dit « autonome », qualification qu’elle réserve aux cadres de coefficient 600 et plus. Or cette même annexe prévoit que ce coefficient ne peut être attribué qu’aux « Médecin, pharmacien, vétérinaire, titulaires des CES ou DES ou équivalences reconnues pour exercer la fonction de directeur ou directeur adjoint de laboratoire d'analyses de biologie médicale ».

Afin de s’adapter à la transformation du secteur de la Biologie Médicale, le GIE LABEXA a créé de nouvelles fonctions d’encadrements administratifs ou techniques. Or ce personnel dispose, de par leurs fonctions et les responsabilités qui leurs sont confiées, d’une réelle autonomie dans l’organisation de leurs emplois du temps rendant impossible toute prédétermination de leurs durées de travail.

La Loi n°2016-1088 du 8 août 2016, permet désormais aux entreprises de négocier directement avec ses élus du personnel sur le thème de la durée de travail.

Aussi, la direction a souhaité mettre en place un accord adaptant le périmètre d’application du forfait annuel en jours à l’évolution des métiers du laboratoire d’analyses de biologie médicale.

Les parties conviennent qu’une telle organisation du temps de travail permettra aux salariés concernés une plus grande autonomie et ce en meilleure adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Il est convenu que la mise en œuvre de cet accord ne dégrade ni la qualité des conditions de travail ni la santé des salariés au forfait jours concernés.

Le présent accord collectif concerne les règles applicables définissant :

• La durée annuelle du travail des salariés en forfait jours ;

• Les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfaits jours

• Les caractéristiques principales de la convention de forfaits jours : principes généraux, modalités de suivi et de contrôle

Toutes mesures prévues dans le cadre de cet accord qui serait plus favorables à une convention de forfait signée précédemment par un salarié présent dans l’entreprise à la date de signature du dit accord lui serait applicable.

Article 1 : Champ d’application et personnel concerné

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’intégralité de la société.

Il vise à redéfinir les catégories susceptibles de se voir proposer un forfait annuel en jours.

Conformément aux dispositions de l’article L.3121-58 du Code du travail, le mécanisme du forfait jours sur l’année peut viser les salariés suivants :

• Personnel relevant de la catégorie des cadres et disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés.

• Personnel relevant de la catégorie des non cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

L’annexe IV de la convention collective nationale des laboratoires d’analyse médicale extrahospitaliers, article 1 définit :

• « Les cadres autonomes sont les cadres de coefficient 600 et au-delà dans la mesure où ils ne relèvent pas de l’horaire collectif de travail ».

• « Les cadres intégrés sont les cadres de coefficient 400 et au-delà occupés selon l’horaire collectif du service ou de l’équipe auxquels ils sont intégrés et pour lesquels la durée du temps de travail peut être prédéterminée ».

Il est convenu que cette classification conventionnelle vise plus spécifiquement des laboratoires de plus petite taille et n’intègre pas les spécificités de postes de travail dont doivent se doter les structures de la taille de la société.

Il est donc expressément convenu que, sont concernés par la possibilité de conclure une convention individuelle de forfaits en jours, outre les cadres tels que définis par la CCN des laboratoires de biologie médicale (à savoir les biologistes médicaux), tous les « assimilés cadres ou cadres » salariés en CDD ou CDI :

• Qui mettent en œuvre des connaissances théoriques, techniques ou administratives leurs permettant d’exercer, dans un domaine particulier, des responsabilités sur un service ou un secteur de la Société, Et

• Qui étant donné les responsabilités techniques et/ou managériales confiées, disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leurs emplois du temps, qui rend impossible toute prédétermination de leur durée de travail à l’avance par la Direction,

Et

• Qui perçoivent, en contrepartie de leurs fonctions, une rémunération annuelle brute, qui ne peut être inférieure à la rémunération mensuelle d’un salarié au coefficient 350 (hors primes d’ancienneté).

L’ensemble de ces critères, est cumulatif. Par conséquent il ne pourra pas être proposé de convention individuelle de forfaits en jours au personnel qui ne remplit pas l’intégralité de ces critères.

Ont donc vocation à être intéressés par une convention individuelle de forfaits en jour les salariés étant positionnés au moins au coefficient 350 et percevant une rémunération brute mensuelle d’au moins 2500 euros. Ces conditions étant cumulatives également.

Il est convenu que le passage sous le régime de la convention de forfait annuel en jours se fera sur proposition de la Direction à l’ensemble de la population concernée et suppose nécessairement la conclusion d’une convention individuelle de forfait avec chaque salarié concerné.

Il est convenu que ces fonctions n’étant ni des médecins, ni des pharmaciens, leur pratique professionnelle ne constitue pas un critère de changement de coefficient. Celui-ci sera apprécié lors d’entretiens individuels permettant l’évaluation de leur performance quant aux objectifs de leur périmètre de poste.

De ce fait, l’évolution automatique au bout d’un an de pratique du coefficient cadre 400 au coefficient cadre 500 ne s’appliquera pas. En effet, cette évolution ne pourra s’appréhender qu’en fonction du degré d’autonomie et de responsabilité de la personne dans sa fonction.

1. Durée du forfait annuel en jours

   1. Nombre de jours travaillés

En application du présent accord, et dans l’hypothèse d’un droit à congés payés acquis entier, le nombre maximum de jours travaillés est fixé à 213 jours, incluant la journée de solidarité.

Ce nombre étant fixé par l'accord susvisé à 213 jours par année complète d'activité et en tenant compte du nombre maximum de jours de congés défini à l'article L. 3141-3 du Code du travail

Le nombre de jours non travaillés varie en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour habituellement travaillé.

Le décompte des jours travaillés et des congés se fait sur une année civile, du 01 janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N.

Le nombre de jours non travaillés est déterminé comme suit :

• Soit N le nombre de jours calendaires sur la période de référence

• Soit RH le nombre de jours de repos hebdomadaires sur la période de référence

• Soit CP le nombre de congés payés, en jours ouvrés, dû sur la période de référence (y compris les éventuels jours conventionnels, d’ancienneté et de fractionnement).

• Soit JF le nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire sur la période de référence

• Soit F le nombre de jours de travail compris dans le forfait sur la période de référence. Le nombre de jours potentiellement travaillés (P) est déterminé comme suit : P = N – RH – CP – JF.

Exemple pour l’année 2019 :

N	365	Nb de jours calendaires 2019
RH	-104	Nb de de repos hebdomadaires 2019
CP	-25	Nb de Congés Payés 2019
JF	-10	Nb de Férié tombant un jour ouvré en 2019
P	= 226	Nb de jours potentiellement travaillés en 2019
F	213	Nb de jours au forfait
JNT	-13	Nombre de jours non travaillé en 2019

Ces jours de JNT sont posés par les salariés à leur libre convenance, en fonction de leurs activités et de la gestion de leurs emplois du temps. Ils s’assurent néanmoins que la prise de ces jours de JNT ne perturbe pas le bon fonctionnement de la Société.

Ces jours reportés sont déduits du plafond annuel de la période N+1.

2. Forfaits jours minorés

Pour n’exclure aucun salarié, visé à l’article 1, de la possibilité de bénéficier du régime du forfait jours, ou pour tenir compte de certains événements d’ordre personnel pouvant affecter la durée de travail des salariés concernés, il peut être conclu des forfaits jours minorés à la demande du salarié.

Dans ce cas le nombre de jours compris dans le forfait jours minorés est déterminé à due proportion de la durée de travail de l’intéressé selon la formule suivante :

Nbre de jours du forfait = X/100 de la durée de travail d’un salarié à temps complet X 213

Le résultat de la formule est arrondi à l’entier inférieur si le dixième se situe entre 0 et 0,5, il est arrondi à l’entier supérieur si le dixième est supérieur à 0,5.

Exemple : Un salarié au forfait jours souhaite bénéficier d’un congé parental d’éducation à temps partiel. Il demande à travailler 80%. Le nombre de jours compris dans le forfait sera de 170,4 jours (80/100 X 213), soit 170 jours.

De ce nombre de jours, est déterminé un nombre de jours de JNT, qui est communiqué au salarié.

3. Conditions de prise en compte des arrivées et départs en cours d’année

Le nombre de jours compris dans le forfait jours pour le salarié entré en cours d’année est calculé au prorata du forfait temps complet en tenant compte des principes régissant les congés payés également décrit dans le même article.

Le résultat de la formule est arrondi à l’entier inférieur si le dixième se situe entre 0 et 0,5, il est arrondi à l’entier supérieur si le dixième est supérieur à 0,5.

En cas de départ en cours d’année, le même calcul est effectué :

• Si le nombre de jours qui a été travaillé du 1er janvier à la date effective de départ est supérieur à ce que le salarié aurait dû effectuer, le nombre de jours correspondant lui est payé sur son solde tout compte. Bien souvent, il s’agit d’indemniser les jours de JNT non pris avant le départ.

• Si le nombre de jours qui a été travaillé du 1er janvier à la date effective de départ est inférieur à ce que le salarié aurait dû effectuer, le nombre de jours correspondant lui est retenu sur son solde de tout compte.

  4. Gestion des absences

Les absences, non assimilée à du temps de travail effectif, entraine une diminution proportionnelle d’une part, du nombre de jours travaillés dû par le salarié et, d’autre part, du nombre de jours non travaillés à la durée de cette absence.

2. Congés payés

Il est rappelé que la période de référence pour les salariés au forfait jours est du 1er janvier au 31 décembre de l’année N.

La période de vacances est fixée entre le 1er juin et le 31 octobre de chaque année.

Les salariés au forfait jours disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dans la prise de leurs congés en fonction des nécessités des services et des missions.

Ils sont donc à ce titre invités à prendre 4 semaines de congés payés sur la période de vacances définie ci-dessus, sauf si d’autres dates étaient imposées par l’employeur.

3. Congés supplémentaires d’ancienneté

Pour salariés au forfait jour ayant plus de 3 ans de présence, la durée des congés est portée à 33 jours ouvrables. En cas de fractionnement, ces 3 jours supplémentaires n'entreront pas en ligne de compte pour l'ouverture du droit aux suppléments prévu par le code du travail.

4. Modalités de suivi et de contrôle

Chaque salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours doit déclarer, selon les modalités déterminées par la société, les jours travaillés et les journées non travaillées.

Il est précisé que le dispositif de contrôle actuel se fait par le biais d’un badgeage de chaque salarié via l’outil gestion des temps et des activités ses jours travaillés.

L’outil de gestion des temps et des activités permet :

• De planifier les absences pour congés

• De déclarer les jours travaillés

• De déclarer les absences

• De suivre le cumul de jours travaillés sur l’année en cours

• D’attester du repos quotidien de 11 heures

Le cas échéant, il appartiendra au salarié de signaler à son supérieur hiérarchique toute difficulté qu’il rencontrerait dans l’organisation ou la charge de son travail et de solliciter un entretien auprès de lui en vue de déterminer les actions correctives appropriées, et ce sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous et s’en qu’il s’y substitue.

Les plannings des jours travaillés et non-travaillés sont établis par chaque salariés au forfait jours par trimestre en fonction de ses nécessités et de ses missions. Ils sont communiqués au responsable hiérarchique au plus tard un mois avant le début du trimestre.

5. Régime juridique

Il est rappelé que les salariés en forfait jours ne sont pas soumis, en application des dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail, à :

• La durée légale ou conventionnelle hebdomadaire du temps de travail ;

• La durée quotidienne maximale prévue à l’article L.3121-18 du Code du travail ;

• Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail.

6. Garanties

   5. Repos quotidien

En application des dispositions de l’article L. 3131-1 du Code du travail, la durée du repos quotidien est au minimum de 11 heures consécutives sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions législatives et conventionnelles en vigueur.

6. Repos hebdomadaire

En application des dispositions de l’article L. 3132-2 du Code du travail, et bien que le temps de travail peut être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, le salarié doit bénéficier d’un temps de repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures de repos quotidien ci-dessus prévues. Il est rappelé que sauf dérogations le jour de repos hebdomadaire est le dimanche.

7. Entretien annuel

Chaque année, un entretien individuel « forfait jours » aura lieu entre le salarié et son responsable hiérarchique. Cet entretien a pour but d’examiner :

• L’organisation du travail

• L’amplitude des jours travaillés

• La charge de travail

• L’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle

• Le bilan des jours travaillés

• L’adéquation de la rémunération

  8. Dispositif d’alerte

Afin de permettre au supérieur hiérarchique du salarié en forfait jours de s’assurer au mieux de la charge de travail de l’intéressé, il est mis en place un dispositif de veille via l’outil de gestion des temps.

Ce dernier consiste en une information du supérieur hiérarchique et du salarié en forfait jours dès lors que l’outil de gestion des temps :

• Fera apparaître un dépassement de l’amplitude ;

• Fera apparaître que le repos hebdomadaire n’aura pas été pris par le salarié.

Dans les 5 jours ouvrés, le supérieur hiérarchique convoquera le salarié en forfait jours concerné à un entretien, sans attendre l’entretien annuel prévu ci-dessous au 7.2., afin d’examiner avec lui l’organisation de son travail, sa charge de travail, l’amplitude de ses journées d’activité, et, le cas échéant, d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

9. Renonciation à des jours de repos

Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec l’entreprise, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de son salaire ou l’utilisation d'. L’accord entre le salarié et l’employeur est établi par écrit.

Dans cette hypothèse un avenant à la convention de forfait sera établi entre le salarié et l’entreprise. Il est précisé qu’en application des dispositions de l’article L.3121-59 du Code du travail, cet avenant est valable pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

Le taux majoration applicable à la rémunération en cas de renonciation est fixé à 10 %.

Compte tenu de la renonciation, le nombre maximal de jours travaillés par période de référence ne peut être supérieur au nombre de jours potentiellement travaillés (P) comme déterminé à l’article 2.1 ci-dessus.

7. Droit à la déconnexion

Cet article est conclu en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016. Il réaffirme l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : jour travaillé par le salarié durant lequel il est à la disposition du laboratoire, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés au forfait jours concernés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Le présent accord précise que :

• Les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail doivent être privilégiés ;

• Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées.

• Que les managers s’abstiennent, sauf urgence exceptionnelle avérée et justifiée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs journées ou demi-journées de travail ;

• Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doivent être justifiés par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

8. Date d’effet et durée du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé suite à la demande de l’une ou l’autre des parties. En cas de révision, toute modification faisant l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à la signature d’un avenant au présent accord.

9. Dépôt de l’accord et communication

Cet accord sera communiqué au personnel par voie d’affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel ainsi que par le système de gestion documentaire informatique interne.

Le présent procès-verbal d’accord sera déposé auprès de la Direction Générale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) du siège social et du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de Bordeaux.

Fait à Le Haillan, le 29 juin 2020,

Pour la société GIE LABEXA

Virginie ESTIENNE

Directrice des Ressources Humaines

Pour les Collaborateurs