Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique X

Entre la Société :

X, ayant son siège social à Châteaulin (29150), Zone industrielle de Lospars

Représentée par X, Président, dûment habilité aux fins des présentes

D’une part,

Et

L’Organisation syndicale représentative des salariés :

• Force Ouvrière (FO)

Représentée par X, Délégué syndical, dûment mandaté

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit, étant précisé que l’Organisation syndicale signataire du présent accord satisfait aux conditions de majorité requises par l’article L2232-12 du code du travail, pour la validité des accords d’entreprise :

Sommaire

PRÉAMBULE 3

ARTICLE 1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX 3

ARTICLE 2 - EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE 3

ARTICLE 3 - MODALITÉ D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS 4

SECTION 3.I - Protocole d’accord préélectoral 4

SECTION 3.II - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 3.III - Expertise indépendante 4

SECTION 3.IV - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 4 - DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE 5

SECTION 4.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 4.II - Lieu et temps du scrutin 5

SECTION 4.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 4.IV - Déroulement du vote 6

SECTION 4.V - Programmation du site 7

ARTICLE 5 - CLÔTURE ET RÉSULTATS 7

SECTION 5.I - Clôture 7

SECTION 5.II - Décompte et attribution des sièges 7

SECTION 5.III - Délais de recours et destruction des données 7

ARTICLE 6 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ 8

SECTION 6.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

SECTION 6.II - Existence et contenu des fichiers 8

SECTION 6.III - Le dispositif de secours 9

ARTICLE 7 - APPLICATION DE L’ACCORD 9

ARTICLE 8 - RÉVISION 9

ARTICLE 9 - DÉNONCIATION 9

ARTICLE 10 - PUBLICITÉ DE L’ACCORD 10

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, de favoriser la participation des salariés et ainsi d’accroître la légitimité des élus au comité, la Direction et l’Organisation syndicale représentative ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la « confiance dans l’économie numérique » du 21 juin 2004, de la loi relative au « travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels » du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au « Comité social et économique » et pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la « nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.

Afin que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu par X doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

La Direction et l’Organisation syndicale sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

MODALITÉ D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS

Protocole d’accord préélectoral

Les parties discuteront des termes du protocole d’accord préélectoral afin de définir notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique¹

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• De la Délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• Des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux « conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise » modifié par décret n° 2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au « Comité social et économique » pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la « nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ».

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.

Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. ²

En pratique, la cellule d’assistance technique est constituée par les membres du bureau du vote, un ou deux représentants de la direction ainsi que, le cas échéant, un représentant du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique³ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁴, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin⁵ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Le taux de participation peut être révélé au cours du scrutin par la Direction uniquement.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

À l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. À réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

CLÔTURE ET RÉSULTATS

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour l’entreprise.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège

• Pour le fichier des électeurs : X, X, X, X, X, X, X, X

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités du Service des Ressources Humaines

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations qui les concernent

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du Service des Ressources Humaines

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités du Service des Ressources Humaines.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

À l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

RÉVISION

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

DÉNONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l’accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois.

Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.

À l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet soit la date qui en aura été expressément convenue, soit, à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Le présent accord est établi en autant d’exemplaires qu’il est nécessaire pour remise à chaque délégation signataire.

Il sera déposé, dès sa conclusion, par les soins de l’entreprise aux autorités compétentes, selon les modalités de dépôt en vigueur.

Par ailleurs, un exemplaire de l’accord sera tenu à la disposition des Salariés.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique

Fait à Châteaulin, le 10 avril 2019

Pour la Direction :	Pour l’Organisation syndicale représentative :
X, Président	X, pour le syndicat FO

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1. Article R2314-12 du code du travail↩

2. Article R2314-10 du code du travail↩

3. Article R2314-15 du code du travail↩

4. Article R2314-14 du code du travail↩

5. Article R2314-8 du code du travail↩