Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du forfait annuel en jours" chez AIME INC. (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS SUR L’ANNEE

Entre

La SAS AIME INC dont le siège social est situé 3 rue du Pont au Choux - 75003 Paris, représentée par Madame XXXXXXX en sa qualité de Présidente, et ci-après dénommée l’Employeur,

Et

Les salariés de l’entreprise ayant approuvé le projet d’accord à la majorité des deux tiers.

Le procès-verbal de consultation des salariés et la liste d’émargement du personnel sont joints au présent accord.

d'autre part,

Préambule :

La convention collective du 6 février 2001 du Commerce à distance ne prévoyant aucune disposition en matière de forfait annuel en jours, la mise en place au sein de l’entreprise de ce type de forfait nécessite la conclusion d’un accord d’entreprise.

L’article L2232-21 du Code du travail permet à l’employeur, dans les entreprises dépourvues de délégué syndical et dont l'effectif habituel est inférieur à onze salariés, de proposer un projet d'accord ou un avenant de révision aux salariés, qui porte sur l'ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective d'entreprise. La consultation du personnel est organisée à l'issue d'un délai minimum permettant à chaque salarié de prendre connaissance du projet d'accord.

Certains collaborateurs de l’entreprise disposant, de par leurs fonctions et leurs responsabilités d’une large autonomie travaillant en totale indépendance et de façon parfaitement autonome sur différents projets, il est apparu indispensable de leur permettre de réaliser leurs missions en décompte de temps de travail en journée associé à des jours de repos pris à l’année.

L’objet du présent accord est de permettre l’application de cette dérogation en fonction des populations en application des dispositions des articles L3121-53 et suivants, et notamment des articles L3121-63 et suivants du Code du Travail.

Des discussions ont été entreprises sur cette thématique de décompte de temps de travail permettant d’aboutir à un projet commun mis en place par accord.

Il a en conséquence été convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE I - FORFAIT ANNUEL EN JOURS SUR L’ANNEE

1. Population concernée et nombre de jours travaillés dans l’année

1. Salariés concernés

Le présent article et dispositif s’applique aux cadres soumis à une durée du travail qui ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Le présent accord s’applique aussi aux salariés pour lesquels, sans être cadres, leur durée de travail n’est pas prédéterminée, disposant d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités confiées; cela vise donc les salariés qui n’apparaissent pas sous le contrôle horaire constant de l’entreprise et qui donc exercent leurs missions pour partie au moins, à l’extérieur des locaux de l’entreprise donc du contrôle de l’employeur.

Les catégories de salariés concernées sont :

-Les cadres, quelle que soit leur position (catégorie F, G et H) ;

-Le(s) salarié(s) occupant le poste d’assistante de développement produit.

2. Période de référence et plafond annuel de jours travaillés et jours de repos supplémentaires

La période de référence pour le calcul des jours travaillés est l’année civile soit du 1^er janvier au 31 décembre de l’année N.

La base du forfait du présent accord est de 218 jours de travail par période de référence incluant la journée de solidarité. Le forfait de jours de repos se calcule par différence entre le nombre de jours sur la période, les deux jours de repos hebdomadaires, et le nombre de jours de congés payés et jours fériés chômés.

Le contrat de travail peut prévoir un forfait jours de travail réduit eu égard au forfait ci-dessus. Annuellement, les parties peuvent aussi décider du rachat des jours de repos inclus dans la convention de forfait jours et ce, conformément aux dispositions de l’article L 3121-59 du code du travail.

Les absences non récupérables (liées, par exemple, à la maladie, à la maternité, à la paternité, etc.), réduiront à due proportion le nombre de jours de repos ci-dessus défini.

Exemple : en cas d’absence maladie de 10 mois sur les 12 mois de la période, le nombre de jours de repos dont aurait bénéficié le salarié s’il n’avait pas été absent sera réduit de 10/12^ème.

Les autres jours de congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d'ancienneté conventionnels, congés exceptionnels liés notamment à des événements familiaux, ...), viendront en déduction du forfait contractuel du salarié concerné.

Ces congés supplémentaires viennent réduire à due concurrence le forfait annuel de 218 jours.

3. Situations particulières

En cas d'arrivée ou de départ du salarié en cours d'année, une règle de proratisation concernant le plafond annuel de jours travaillés est appliquée.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d'un congé annuel complet ou ne prenant pas tous leurs congés sur la période de référence, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre.

4. Arrivée en cours de période de référence

Afin de déterminer le nombre de jours de travail pour le reste de l'année, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires restant à courir :

• le nombre de samedis et de dimanches,

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de l'année

• le prorata du nombre de congés supplémentaires pour l'année considérée.

Exemple

Pour un salarié arrivant le 4 mai 2020, le nombre de jours de travail à effectuer jusqu’au 31 décembre 2020 sera le suivant :

- nombre de jours calendaires : 242

- nombre de samedis et dimanches : 68

- nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré : 6

- nombre de jours de repos (RTT) : 6.5

____

Nombre maximum de jours à travailler sur la période 161,5

5. Départ en cours de période de référence

Afin de déterminer le nombre de jours travaillés de référence, il conviendra de soustraire au nombre de jours calendaires écoulés dans l'année considérée avant le départ :

• le nombre de samedis et de dimanches,

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré depuis le début d'année,

• le prorata du nombre de congés supplémentaires pour l'année considérée.

Exemple

Pour un salarié quittant l’entreprise le 30 avril 2020 au soir, le nombre de jours travaillés de référence sera le suivant :

- nombre de jours calendaires : 121

- nombre de samedis et dimanches : 34

- nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré : 2

- nombre de jours de repos (RTT) : 3.5

____

Nombre de jours travaillés de référence 81.5

1. Garanties d'un équilibre entre vie professionnelle et vie privé

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome du salarié générant son emploi du temps, respectent les différents seuils définis ci-dessous et restent dans les limites acceptables et raisonnables.

Il est précisé que ces seuils n'ont pas d'autre but que de garantir au salarié une durée raisonnable de travail conformément à la Charte sociale européenne et la Charte communautaire des droits sociaux fondamentaux des travailleurs et en conséquence, qu'ils ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie dans l'organisation de son emploi du temps et/ou remettre en cause l'absence de prévisibilité de sa durée du travail.

Les parties rappellent que la mise à disposition d’outils s’apparentant à de Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) exige de l’entreprise le respect de la vie personnelle de chaque utilisateur. Ainsi, chaque salarié bénéficie d’un droit à déconnexion le soir (au plus tard à compter de 20h30), le matin (avant 7h30), les weekends et jours fériés ainsi que pendant les congés et l’ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail (sauf circonstances exceptionnelles).

Les parties réaffirment que les salariés n’ont pas l’obligation de lire et répondre aux courriels, d’écouter et répondre aux appels téléphoniques qui leur sont adressés durant ces plages de déconnexion, et leur demandent également de limiter à l’exceptionnel l’envoi de courriels ou d’appel téléphonique hors plages de travail usuelles (en particulier nuit, week-end et congés).

Est remis à chaque salarié au forfait jours qui bénéficient de la mise à disposition d’un téléphone mobile, smartphone, ou ordinateur portable, une note informative sur les bonnes pratiques à respecter afin de préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle (possibilité de refuser l’attribution d’un smartphone, désactivation de la fonctionnalité Outlook en dehors des heures habituelles de travail….).

2. Repos hebdomadaire

En application des dispositions de l'article L. 3132-2 du code du travail, et bien que le temps de travail puisse être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journée de travail, le salarié doit bénéficier du temps de repos hebdomadaire prévu par l'article L. 3132-2 du code du travail (24 heures + 11 heures consécutives).

Il est préconisé - au regard des particularités du forfait jours - que la durée du repos hebdomadaire soit de 2 jours par semaine, le second jour étant pris à l’initiative du salarié selon son organisation propre et ses missions et planifications de travail.

3. Organisation des jours de travail

Les salariés concernés organisent de manière parfaitement autonome leur emploi du temps, en fonction de la charge de travail qui leur est confiée et des périodes d'activités de leur projet.

Le temps de travail peut être réparti sur certains ou sur tous les jours ouvrables de la semaine, en journée de travail.

Est assimilée à une journée de travail, la présence au travail du salarié avant 12h et après 14h.

Le salarié informera, préalablement et dans un délai suffisant (8 jours calendaires à minima) son supérieur hiérarchique de la prise de ses jours de repos.

4. Suivi de l'organisation du travail du salarié et de sa charge de travail

L’entreprise veillera à prendre toutes dispositions afin que la charge de travail, le temps de travail effectif, les jours travaillés et les amplitudes des journées de travail demeurent adaptés et raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés. Elle s’assurera du bon respect des temps de pause, de repos quotidien et hebdomadaire.

Pour ce faire, et avec l'appui du salarié, l’entreprise devra adopter les mécanismes de suivi et de contrôle ci-après définis. Il est expressément entendu que ces modalités de suivi et de contrôle n’ont pour objectifs que de concourir à préserver la santé du salarié et ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie.

5. Suivi régulier par le supérieur hiérarchique

Le responsable hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait défini en jours, ou l’un des mandataires sociaux, assureront le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé et de sa charge de travail ainsi que de l'adéquation entre les objectifs et les missions assignés au salarié avec les moyens dont il dispose.

Ce suivi donne lieu à des entretiens périodiques, notamment lorsqu’il est constaté par le supérieur hiérarchique que l’emploi du temps du salarié laisse apparaître une charge de travail importante ; la périodicité pourrait être trimestrielle.

6. Entretien annuel

Chaque année, un entretien formel doit être organisé par l'employeur avec le salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait jours. À l'occasion de cet entretien - qui peut être indépendant ou juxtaposé avec le dernier des entretiens trimestriels - doivent être abordés avec le salarié, au-delà de la synthèse des entretiens trimestriels et des mesures correctives prises lors de ces derniers:

-  sa charge de travail,

-  l'amplitude de ses journées travaillées, et sa justification,

-  la répartition dans le temps de son travail,

-  l'organisation du travail dans l'entreprise et de l'organisation des éventuels déplacements professionnels,

-  l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,

-  sa rémunération,

-  les incidences des technologies de communication (Smartphone,...),

-  le suivi de la prise des jours de repos supplémentaires et des congés,

- les mesures correctives qui pourraient être prises ou prises.

7. Contrôle du nombre de jours de travail

Le forfait jours s'accompagne d'un contrôle du nombre de jours travaillés.

L'employeur est tenu d'établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées et non travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification de ces journées (jour de repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou autres congés, jours de repos supplémentaires...).

Afin de permettre à l'employeur d'établir ce décompte, le salarié renseignera mensuellement ces informations sur un support défini au sein de l'entreprise (formulaire papier, déclaration sur un intranet ou d'une manière général sur tout support pouvant remplir cette fonction). Le support permettra au salarié d’indiquer ses éventuelles difficultés en termes de charge de travail ou d'organisation du temps de travail. Les entretiens trimestriels et annuel seront aussi des espaces temps consacrés à évoquer ces difficultés éventuelles.

Ce suivi pourra notamment être fait via le compte rendu d’activité mensuel complété par le salarié en forfait jours et validé par son responsable hiérarchique.

8. Dispositif d'alerte par le salarié en complément des mécanismes de suivi et de contrôle

Au regard de la bonne foi présumée de l'employeur et du salarié quant à la mise en œuvre du forfait jours et de l'autonomie dont bénéficie le salarié dans l'organisation du temps de travail, le salarié doit pouvoir exprimer ses difficultés en cas de surcharge de travail et alerter son entreprise. Pour se faire, le salarié utilisera le support visé à l'article précédent.

En cas d'alerte, un rendez-vous entre le salarié et l'employeur ou son représentant sera programmé afin de discuter de la surcharge de travail du salarié, des causes - structurelles ou conjoncturelles - pouvant expliquer celle-ci et de pouvoir convenir d'un commun accord à une organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié qui permette une durée raisonnable de travail.

En cas de désaccord, le salarié pourra prendre contact avec la Direction.

Par ailleurs, si l'employeur est amené à constater que l'organisation du travail adopté par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, l'employeur ou son représentant pourra également déclencher un rendez-vous avec le salarié.

9. Rémunération

La rémunération doit tenir compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction, des contraintes liées à son forfait ainsi que des sujétions qui lui sont imposées.

La rémunération forfaitaire mensuelle est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paie considérée, du fait d’un décompte en jours.

Pendant les périodes où le salarié est tenu de fournir la prestation de travail correspondant à la mission qui lui a été confiée, aucune suspension du contrat de travail inférieure à une journée entière, selon la répartition existant, ne peut entraîner une retenue sur salaire.

Concernant l’éventualité où des représentants du personnel venaient à être élus et qu’ils seraient bénéficiaires d’un forfait jours, les parties signataires conviennent que chaque fois qu'il sera nécessaire de faire référence à un horaire journalier, le calcul sera fait sur la base de l'horaire hebdomadaire collectif pratiqué.

Le bulletin de paie doit faire apparaître que la rémunération est calculée selon un nombre annuel de jours de travail, en précisant ce nombre.

10. Caractéristiques de la convention individuelle de forfait

Le forfait annuel en jours nécessite l’existence et la conclusion d’une disposition en la matière dans le contrat de travail ou par avenant audit contrat.

Qu’il s’agisse du contrat ou d’un avenant, le contrat indique le nombre de jours travaillés par année civile et renvoi aux dispositions du présent accord concernant les modalités d’application du forfait.

ARTICLE II - DUREE -REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il est révisable au gré des parties. Toute demande de révision par l’une des parties signataires est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le (ou les) articles soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge, à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. Les articles révisés donnent lieu à des avenants.

ARTICLE III - INTERPRETATION – SUIVI – RENDEZ-VOUS

1. Interprétation

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants :

- un membre de la société volontaire non lié par un lien de filiation à l’employeur. En cas de pluralité de candidats, le salarié sera désigné à la plus forte moyenne.

- l’employeur.

Cette saisine sera formulée par écrit et adressée à toutes les parties à l’accord de révision.

Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble du personnel ainsi qu’à la direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion mensuelle des délégués du personnel suivante la plus proche pour être débattue.

2. Suivi

Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres suivants :

- un membre de la société volontaire non lié par un lien de filiation à l’employeur. En cas de pluralité de candidats, le salarié sera désigné à la plus forte moyenne.

- l’employeur.

Cette commission de suivi se réunira à l’initiative de l’une des parties.

Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la direction. Une fois adopté par les membres de la commission, il pourra être publié sur les panneaux prévus à cet effet.

3. Rendez-vous

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant, chaque année, dans le mois qui suit le jour anniversaire de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier.

ARTICLE IV - FORMALITES

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Il est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Il entrera en vigueur le mardi 2 Juin 2020.

Fait à Reims , le 27 mai 2020

En 2 exemplaires

Les membres du bureau de vote Pour la Société

XXXXXXX

PJ :

Procès-verbal de la consultation

Liste d’émargement du personnel

Liste d’émargement lors de la consultation

LISTE D’EMARGEMENT LORS DU VOTE ORGANISE LE 2 juin 2020

Nom et prénom	Reconnaît avoir voté (signature)
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX

Les membres du bureau de vote, le 2 juin 2020

Signature

Procès-verbal de vote du personnel

Lors d'une réunion du personnel qui s'est tenue le 26 mai 2020, la Direction a exposé les grandes lignes de l’accord relatif à l’accord de forfait cadre qui a été préalablement mis pour étude à la disposition du personnel.

Il a été procédé à un vote à bulletin secret le 2 juin 2020.

XXXXXXX et XXXXXXX ont été désignés pour constituer le bureau de vote.

La question suivante a été posée au personnel :

Êtes-vous favorable au projet d’accord relatif à l’accord de forfait cadre ?

A cette question, il a été répondu de la façon suivante :

7 voix OUI

0 voix NON

0 voix ABSTENTION

La majorité des deux tiers du personnel ayant été obtenue, l'accord relatif à l’accord de forfait cadre est approuvé par le personnel.

Le présent procès‑verbal sera joint à titre d'annexe à l'accord relatif à l’accord de forfait cadre.

Le 2 juin 2020

Nom / Signature des membres du bureau de vote

Pour l’entreprise

XXXXXXX

XXXXXXX