ACCORD COLLECTIF RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société TOKIO MARINE EUROPE SA. (nom commercial TOKIO MARINE HCC), dont le siège social est sis, 33 rue Sainte Zithe - L2763, Luxembourg (LUXEMBOURG) et dont la succursale est sis, 6/8 boulevard Haussmann – 75009, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 843 295 221, représentée par , Directeur Général

D’une part,

ET :

, élus titulaires non mandatés du Comité Social et Economique, représentant la totalité des suffrages exprimés lors des élections professionnelles du 11 février 2019

D’autre part.

PREAMBULE

Les différentes Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) – email, sms, (…) – constituent des outils incontournables et importants de communication professionnelle, au même titre que les réunions ou les échanges téléphoniques.

Les parties signataires s’entendent pour reconnaitre que les outils numériques sont source de progrès et d’opportunités car ils facilitent les échanges, améliorent le partage de l’information, développent la collaboration, sécurisent la continuité du service et permettent le travail en mobilité.

Les parties signataires reconnaissent également que les outils numériques peuvent impacter les organisations et fonctionnements, les métiers, les méthodes de travail, le management des salariés, et peuvent être générateurs de risque lorsque leur usage est mal régulé (hyper connexion, pertes de temps ou d’efficacité…).

Dans ce contexte, la Direction et le Comité Social et Economique cherchent à garantir la bonne utilisation des outils numériques, et éviter les débordements liés à une accessibilité permanente des collaborateurs à leurs outils de travail.

Les parties sont conscientes que le respect du droit à la déconnexion se concrétise principalement par l’importance du bon usage des outils informatiques (ordinateurs, smartphone, messagerie électronique, SMS, logiciels, intranet…) en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre vie privée / familiale et vie professionnelle.

Les parties signataires du présent accord soulignent la nécessité de veiller à ce que leur usage :

• respecte la qualité du lien social au sein des équipes et ne devienne pas un facteur conduisant à l’isolement des collaborateurs sur leur lieu de travail ;

• garantisse le maintien d’une relation de qualité et de respect du collaborateur tant sur le fond que sur la forme de la communication ;

• ne devienne pas un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes ;

• respecte la finalité de ces outils en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée ;

• permette un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

L’application du présent accord nécessite :

• l’implication de chacun ;

• l’exemplarité de la part du management, dans l’utilisation des outils de communication, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous.

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite « loi Travail ».

1. OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de l’exercice du droit à la déconnexion.

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel Tokio Marine Europe SA - France, quels que soient leur contrat de travail (CDD, CDI, Apprentissage…), leur durée de travail contractuelle, leur niveau hiérarchique ou l’organisation de leur temps de travail.

2. MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

La déconnexion hors temps de travail

Afin de garantir l’effectivité des temps de repos et de congé, ainsi que le respect de la vie personnelle et familiale, la Direction incite les collaborateurs à limiter les communications professionnelles, notamment pendant la plage horaire 19h – 8h et les week-ends.

Dans ce cadre, la Direction recommande et incite vivement ses collaborateurs à prévoir des temps de déconnexion et à s’abstenir d’utiliser les outils de communication numériques (notamment l’email) pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et d’absence (maladie, congés payés etc.), ces outils n’ayant pas vocation à être utilisés pendant ces périodes.

Il sera notamment demandé aux collaborateurs de Tokio Marine Europe – France de ne pas solliciter d’autres collaborateurs (par courriel ou par téléphone) avant 8h et après 19h du lundi au vendredi, et les week-ends, sauf situation d’urgence.

De façon à prévenir l’usage de la messagerie professionnelle, le soir, le week-end et pendant les absences, il est rappelé qu’il n’y a pas d’obligation à répondre pendant ces périodes et qu’il est recommandé d’utiliser les fonctions d’envoi différé et de prévoir, pendant les périodes d’absence, des réponses automatiques précisant la période d’absence et redirigeant vers un autre interlocuteur.

Il est en outre rappelé qu’aucun collaborateur ne peut se voir sanctionner pour ne pas avoir répondu à des sollicitations (courriels, appels téléphoniques, …) durant les périodes considérées comme hors temps de travail.

La gestion de la connexion / déconnexion pendant le temps de travail

L’utilisation des outils numériques peut conduire à une sur-sollicitation des collaborateurs.

Chaque collaborateur est donc incité à limiter les envois de mails groupés, et à sélectionner précisément les destinataires notamment ceux en copie, sauf contre-indication de sa hiérarchie.

Dans ce cadre, les collaborateurs pourront également s’aménager des temps de déconnexion et désactiver les alertes e-mails lorsqu’ils sont en réunion.

Les collaborateurs pourront, par ailleurs, prévoir des temps de déconnexion pendant le temps de travail et en dehors des réunions afin de favoriser la concentration.

En cas de situation urgente nécessitant une réponse immédiate du collaborateur, il est préconisé de contacter directement ce dernier par téléphone et de lui laisser un message sur sa boite vocale.

Il est donc recommandé de privilégier le mode de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs (face à face, téléphone…).

Les salariés sont encouragés à la mise en œuvre de bonnes pratiques dont certaines sont exposées ci-après :

• Veiller à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs ;

• Identifier clairement les destinataires du message (veiller à une utilisation adaptée de la fonction « répondre à tous » et « copie cachée ») ;

• Éviter les réponses et les transferts de mails en cascade ;

• Eviter les copies inutiles ;

• Avoir des intitulés de mails clairs en précisant idéalement leur finalité par exemple : « pour information » ou pour le dossier « nom du dossier » ;

• Identifier le courriel en « importance haute » le cas échéant ;

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel et privilégier l’option d’envoi différé le cas échéant sauf situation de réelle nécessité ;

• Ne pas oublier en cas d’absence planifiée, de positionner une réponse automatique d’absence précisant les dates de départ/de retour. Et préciser la personne à contacter en cas d’urgence ;

• Veiller à limiter au maximum l’utilisation du téléphone, du PC et des smartphones durant les réunions, les entretiens individuels, les formations ou à l’occasion de tout autre moment d’échanges directs.

3. DEVELOPPER LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

La Direction s’engage à mettre en place des actions de sensibilisation sur le bon usage des outils numériques qui prendront les formes suivantes :

• chaque nouveau collaborateur de Tokio Marine Europe – France sera sensibilisé au droit à la déconnexion lors de son parcours d’intégration ; le présent accord sera remis à cet effet à l’embauche de chaque nouveau collaborateur ;

• des réunions de sensibilisation au droit à la déconnexion seront organisées à l’attention de l’ensemble du personnel par la Direction des Ressources Humaines ;

• une communication annuelle sera faite par la Direction des Ressources Humaines à tous les salariés pour rappeler les dispositions du présent accord.

Par ailleurs, en cas d’alerte d’un collaborateur portée à la connaissance de la Direction ou des partenaires sociaux, les parties conviennent de porter ce sujet à la réunion suivante du CSE.

4. DISPOSITIONS FINALES

Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er août 2019 sous réserve des formalités de dépôt.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Interprétation de l’accord

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties signataires s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Révision

À la demande de l’une des parties, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles
L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.

Dénonciation

Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi, et ce par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.

Pour le reste, il sera fait application des dispositions légales prévues aux articles
L 2261-9 et suivants du Code du travail.

Clause de revoyure

En cas d'évolution législative impactant fortement l’application du présent accord, les parties conviennent de se réunir de nouveau dans les meilleurs délais afin d'échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Publicité et dépôt

Le texte du présent accord, une fois signé, fera l'objet d’une publicité au sein de l’établissement.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L 2231-5 et D 2231-2 et suivants du Code du travail, à savoir dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de compétent.

Conformément au décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, une version de l’accord rendue anonyme (noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail.

Fait en 8 exemplaires originaux à Paris, le 12 juillet 2019