Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez SONY EUROPE B.V. (SONY FRANCE)

ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES au sein de XXXXXX

Entre :

XXXXXX, succursale de XXXXXX, située XXXXXX, immatriculée au RCS Nanterre sous le numéro XXXXXX, représentée par Madame XXXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « la Société » ou « XXXXXX »,

D’une part,

Et :

L’Organisation Syndicale Représentative au sein de XXXXXX, représentée par Madame XXXXXX en sa qualité de Déléguée Syndicale XXXXXX

Ci-après dénommée « l’Organisation Syndicale représentative »,

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

L’article L. 2314-6 du Code du travail autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

• De simplifier le vote pour les collaborateurs notamment pour ceux basés en région, en télétravail ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés, proclamés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement conformément à la politique du XXXXXX qui a mis en œuvre un plan à long terme appelé "Road to Zero", qui vise à réduire notre empreinte environnementale à zéro d'ici 2050 et de répondre aux objectifs environnementaux à moyen terme "Green Management 2025" qui prendront effet de l'exercice 2021 à l'exercice 2025.

En conséquence, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de XXXXXX d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, qui visent à permettre à tous les électeurs de voter où et quand ils le souhaitent, aux dates et selon les modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de façon sécurisée et depuis tout poste informatique connecté à internet.

XXXXXX s’engage au respect et à la garantie des principes fondamentaux régissant les opérations électorales. Elle prend les dispositions nécessaires pour assurer les conditions matérielles du vote.

XXXXXX et l’Organisation Syndicale Représentative définiront dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges entre les collèges.

Il a été convenu et arrête ce qui suit :

Article 1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique aux collaborateurs de XXXXXX, en contrat à durée indéterminée et déterminée travaillant depuis 3 mois au moins dans l’entreprise à la date du 01^er tour de scrutin ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de XXXXXX ayant fait le choix de voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote, à l’exclusion de tout autre procédé et du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3. Principe du recours à un prestataire et conformité du système de vote

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, le prestataire externe est désigné sur la base des dispositions du présent accord et d'un cahier des charges. La Direction de XXXXXX veille à ce que le prestataire choisi respecte les prescriptions réglementaires relatives au vote électronique, notamment énoncées aux articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Préalablement à sa mise en place, à toute modification substantielle de sa conception ou à chaque scrutin, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, visant à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment :

• L’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires, qui est tenu à la disposition des électeurs auprès de la Direction des Ressources Humaines et sur l’intranet de la Société;

• La confidentialité et la sécurité du dispositif ;

• L’accessibilité aux données et la présence de deux fichiers distincts et dédiés respectivement aux listes électorales et au contenu de l’urne électronique ;

• Les scellements du dispositif.

Le prestataire devra donc être en mesure de fournir un rapport d’expertise informatique indépendante de moins de 6 mois.

Ce rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

• Le caractère personnel du vote : par la vérification de l’identité des électeurs grâce à un système détaillé par le protocole d’accord préélectoral.

Article 4. Respect de la loi informatique et libertés et de la réglementation relative à la protection des
données à caractère personnel

Dans le cadre des élections professionnelles, XXXXXX est amené à traiter respectivement les données à caractère personnelles des collaborateurs (électeurs, candidats et élus), en tant que responsable du traitement des données.

Les données personnelles des collaborateurs de XXXXXX qui seront traitées dans le cadre des opérations électorales sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : numéro de matricule (GID), civilité, nom et prénom des inscrits, date de naissance, collège électoral, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour le fichier des électeurs : numéro de matricule (GID), civilité, nom et prénom, date de naissance, collège électoral, date d’entrée dans l’entreprise, et pour les moyens d’authentification : code postal d’habitation, numéro de Sécurité Sociale ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, ordre d’apparition des candidats ;

• Pour les listes d’émargement : numéro de matricule (GID), civilité, nom et prénom des électeurs, date et heure d’émargement, collège électoral ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège électoral.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales le cas échéant, Direction des Ressources Humaines, société prestataire ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, société prestataire ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats qui seront représentés, Direction des Ressources Humaines, société prestataire ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, délégués de liste, Direction des Ressources Humaines, société prestataire ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats qui seront représentés, Direction des Ressources Humaines, société prestataire.

Ces données personnelles seront traitées pour les finalités suivantes :

• La préparation et l’établissement des listes électorales ;

• L’envoi des éléments permettant aux collaborateurs de voter ;

• La mise en œuvre des opérations de vote ;

• La gestion de l’authentification de l’électeur ;

• La gestion et la vérification des résultats de vote ;

• La gestion de toute opposition aux résultats de vote.

Pour les seules nécessités des finalités citées ci-dessus, XXXXXX est amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel qui seront sécurisés conformément à la réglementation RGPD. Dès l'accomplissement de ces formalités, l’Organisation Syndicale Représentative en sera informée.

Toutes les données seront traitées en France métropolitaine.

Les données ne seront traitées pour ces finalités que pour la durée nécessaire à la mise en œuvre des opérations électorales, y compris pour la durée pendant laquelle les résultats peuvent être contestés et en cas de contestation, pour la durée nécessaire à la validation des résultats.

Conformément à la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel, les collaborateurs de XXXXXX peuvent :

• Demander une copie des données à caractère personnel traitées et des informations sur le traitement des données ;

• Demander la rectification des données à caractère personnel.

Article 5. Modalités de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour et, le cas échéant, pour le second tour des élections professionnelles de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Les dates et horaires de ces tours, ainsi que les modalités de déroulement des opérations électorales et d’organisation du vote électronique seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral, dans le respect des principes généraux du droit électoral. Il précisera, en outre, le nom du prestataire choisi et le nom de l’expert et/ou de la société d’expertise indépendante.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet sécurisé via un lien direct avec le site du prestataire (PC, Smartphone, tablette …), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège grâce au chiffrage des données tout au long du processus de vote.

Article 6. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le formalisme des professions de foi (format du fichier, poids maximal, couleurs, logos, etc.) devra respecter les dispositions prévues par le protocole préélectoral.

Article 7. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8. Modalités d’accès au serveur de vote

Sur la base de la liste électorale consolidée, chaque électeur recevra avant le vote un code d’accès unique transmis par le prestataire. Cet identifiant unique est généré de façon aléatoire pour assurer l’anonymat des électeurs. Il est envoyé par courrier électronique sur l’adresse électronique professionnelle dont l’accès est subordonné à un mot de passe défini par le salarié.

Les collaborateurs en congé de reclassement lors du 1^er tour de scrutin et du 2^ème tour de scrutin pourront également avoir accès au vote électronique en utilisant leur adresse email personnelle.

L’électeur est invité à s’authentifier sur le dispositif de vote en cliquant sur le lien qui lui aura été transmis et après authentification de sa part avec le mot de passe fournit par le prestataire.

L’électeur ne génère pas son mot de passe, il le reçoit par email.

Un mécanisme est mis en place pour que les mots de passe ne puissent être devinés, en bloquant toute tentative de recherches multiples. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Chaque saisie de code identifiant et de mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement dès enregistrement du vote.

Article 9. Cellule d’assistance technique

La Société mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistante technique sera composée des personnes suivantes :

• Des représentants du prestataire,

• Des membres de la délégation du personnel,

• Des membres du bureau de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistante technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 10. Assistance électeurs

En cas de non-réception, d’oubli, de vol ou perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou en contactant directement l’assistance téléphonique ouverte par le prestataire. Dans ce cas, les moyens d’authentification non-reçus, oubliés, volés ou perdus ne seront plus utilisables.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants : matricule (GID), nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, numéro de Sécurité Sociale de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article 11. Déroulement des opérations de vote

Une notice d'information détaillée, précisant le déroulement des opérations électorales ainsi que les conditions, les règles de fonctionnement du vote électronique et le respect de la réglementation sur les données personnelles, est communiquée aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle est également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

L’urne sera scellée à J-1 avant la date du 1^er tour de scrutin.

De même, avant la date du 1^er tour de scrutin, le prestataire assure une formation des membres du bureau de vote et des membres de la délégation du personnel sur le système de vote électronique. Le kit de vote sera transmis par le prestataire au référent vote qui sera désigné lors de la contractualisation du contrat avec le prestataire.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée par email décrit à l’article 8. Le vote est possible pendant toute la durée d’ouverture du scrutin, fixée par le protocole d’accord préélectoral.

En cas de panne, le rétablissement du service dans les plus brefs délais est contractuellement garanti par le prestataire.

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le déroulement des élections est le suivant :

• L’électeur pourra accéder au site de vote pendant toute la période prévue dans le protocole préélectoral, gratuitement et à partir de tout terminal connecté à internet ;

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les bulletins de vote correspondant au collège auquel l’électeur appartient et est autorisé à participer ;

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique ;

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur ;

• L’électeur peut :

  • Choisir une liste complète ;

  • Sélectionner des candidats ou désélectionner des candidats ;

  • Voter blanc.

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier ;

• L’électeur confirme son vote après avoir éventuellement saisi une information personnelle d’authentification ;

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote qui vaut émargement.

Article 12. Garanties de confidentialité du vote et du stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail et aux recommandations de la CNIL, le secret du vote et la sincérité des opérations électorales sont garantis.

Quand un vote est confirmé, l’ensemble du traitement de celui-ci est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De ce fait, aucune référence nominative ou technique n’apparait dans le bulletin de vote inséré dans l’urne. Cet ordonnancement séquentiel permet, en outre, de garantir l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés, empêchant qu’un même électeur puisse voter deux fois simultanément.

Pour garantir la confidentialité, les bulletins sont donc chiffrés tout au long du parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans interruption. A cette fin, la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL. Ce mécanisme permet également de garantir l’intégrité des votes : ils ne peuvent être altérés ni lors de leur saisie ni entre leur saisie et le dépouillement final.

Cette architecture permet de se conformer aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Par ailleurs, les documents liés au vote électronique sont à récupérer à la suite du dépouillement dans un délai maximum de 15 jours après le dernier tour des élections. A l’issue de ces délais, l’ensemble de ces fichiers seront détruits.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Les membres des bureaux de vote, la Direction des Ressources Humaines pourront consulter le taux de participation et contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.

Article 13. Clôture – dépouillement – procès-verbaux - résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le site de vote n'est alors plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité des membres du bureau de vote, avec la présence obligatoire du président du bureau, des assesseurs, et de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote ;

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote ;

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges ;

• Téléchargement des listes d’émargement accessibles uniquement aux membres du bureau de vote, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité ;

• Impression et signature des procès-verbaux ;

• Proclamation des résultats.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 14. Entrée en vigueur - durée

Le présent accord entrera en vigueur à la date de signature du présent accord et par anticipation aux formalités de dépôt.

Il est conclu pour une durée déterminée correspondant exclusivement à la prochaine élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de XXXXXX.

Cet accord s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres du comité social et économique ainsi élus.

Le présent accord remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de tout autre politique en vigueur au sein de XXXXXX portant sur le même objet.

Article 15. Clause de rendez-vous et révision de l’accord

En cas de modifications des dispositions légales ou règlementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai, pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

Chacune des Parties signataires pourra demander la révision du présent accord.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des Parties signataires.

Elle devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.

Article 16. Dépôt et publicité

Le présent accord sera notifié à l’Organisation Syndicale Représentative.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé en :

• Deux exemplaires en version électronique sur la plateforme de Téléprocédure du Ministère du travail, https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/ dont une version intégrale signée par les Parties au format « .pdf » et une version publiable au format « Word » de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques ;

• Un exemplaire auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Le texte de l’accord sera tenu à la disposition des collaborateurs qui pourront en prendre connaissance sur le site intranet de XXXXXX

Fait à Puteaux, le 15/04/2022

En 5 (cinq) exemplaires,

Pour la XXXXXX Pour XXXXXX

XXXXXX XXXXXX

Déléguée Syndicale mandatée Directrice des Ressources Humaines

RECEPISSE DE REMISE DE L’ACCORD COLLECTIF

AUX PARTIES SIGNATAIRES

Objet : Notification de l’Accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles au sein de XXXXXX

ORGANISATION SYNDICALE REPRESENTATIVE	NOM	DATE DE REMISE	SIGNATURE
XXXXXX	XXXXXX	15/04/2022