Accord d’Entreprise relatif au vote électronique

Entre,

NEHS Digital, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 844 938 506, dont le siège social est situé 1 rue Augustine Variot – 92 240 MALAKOFF, représentée par XXX XXX , en sa qualité de Directeur Général , dûment habilité

D’une part,

Et,

Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de NEHS Digital à savoir :

La CFTC représentée par XXX XXXXX

D’autre part,

SOMMAIRE

1 SOMMAIRE 1

2 PrÉambule 2

3 prestataire 2

4 PRINCIPES GÉNÉRAUX 2

5 Expertise indÉpendante 2

6 traitement des DonnÉes 2

7 Principe d’exclusivitÉ du vote Électronique 3

8 ModalitÉs d’organisation du vote 3

8.1 transmission des documents au prestataire 3

8.2 DÉroulement de l’opÉration de vote 3

8.3 Garantie de confidentialitÉ pendant la durÉe de scrutin 4

8.4 DÉpouillement et rÉsultats 4

8.5 dÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES 5

8.6 cellule d’Assistance technique 5

8.7 Dispositif de secours 5

9 Information 5

10 DurÉe, RÉvision ET DÉNONCIATION de l’accord 6

11 DÉpôt de l’accord 6

ANNEXE 1 7

PrÉcisions concernant la Communication des listes Électorales et des listes de candidats 7

PrÉambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres des instances représentatives du personnel, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique et le règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les parties signataires ont convenu par conséquent, pour les prochaines élections des instances représentatives du personnel, d'intégrer le vote électronique parmi les alternatives possibles concernant le mode d'organisation des scrutins.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise ayant fait le choix de participer aux élections de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des instances représentatives du personnel.

prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société NEHS DIGITAL.

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Le système retenu par la société NEHS Digital doit reposer sur les principes généraux du droit électoral qui sont :

• l’anonymat (impossibilité de relier le vote émis à l’électeur) ;

• l’intégrité du vote (identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré) ;

• l’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin) ;

• la confidentialité et le secret du vote ;

• la publicité du scrutin.

Expertise indÉpendante

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

traitement des DonnÉes

Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel s’inscrit, en conséquence, dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Principe d’exclusivitÉ du vote Électronique

La Direction et les organisations syndicales représentatives ont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité d’expression du vote (vote physique ou vote par correspondance).

ModalitÉs d’organisation du vote

transmission des documents au prestataire

Les documents nécessaires au Prestataire pour réaliser les opérations de vote électronique lui sont communiqués par la Direction de l'entreprise aux dates prévues par le Protocole d’accord préélectoral ou par le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant :

• liste électorale,

• listes des candidats,

• professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates, qui seront accessibles sur le site de vote, devront respectées les prérequis communiqués par le prestataire concernant le format (PDF...) et le poids.

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement) et dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

DÉroulement de l’opÉration de vote

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote en ligne, sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur recevra également un courrier postal et/ou un courriel contenant ses informations de connexion et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Ces informations seront valables pour les deux tours de chaque élection si nécessaire.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral ou dans le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal compatible avec le système de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

L’électeur se connecte et vote grâce à ses identifiants reçus par un courrier postal et/ou un courriel.

La saisie des critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance dans l’Entreprise. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Garantie de confidentialitÉ pendant la durÉe de scrutin

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification conformément à l’article R2314-6 du code du travail.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote de l’électeur. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Les membres du bureau de vote et les représentants de l’Entreprise désignés au protocole préélectoral, ou dans le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant, peuvent consulter grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

DÉpouillement et rÉsultats

A l’heure définie dans le protocole préélectoral, ou dans le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les opérations de dépouillement seront effectuées, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le dépouillement s’effectue, dans un premier temps, pour les membres titulaires et, dans un second temps, pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral et/ou aux modalités retenues pour l’organisation du scrutin dans les conditions prévues par les règles en vigueur.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ils sont portés sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Le système de vote électronique sera bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

dÉLAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNÉES

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (délai réglementaire) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécuté de nouveau.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

cellule d’Assistance technique

L'entreprise met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire fournira une assistance par courriel et/ou par téléphone pendant le vote aux électeurs qui rencontreraient d'éventuels problèmes techniques. Un système pour traiter les situations de perte d’identifiant et/ou de codes d’authentification sera mis en place par le prestataire.

Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Information

Le personnel est informé de cet accord par voie d'affichage dans l’Entreprise et sur l’Intranet de l’Entreprise.

DurÉe, RÉvision ET DÉNONCIATION de l’accord

Conformément à l’article L. 2222-4 du Code du travail, ce présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter de sa date de signature.

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé dans le respect des dispositions prévues par les articles L2261-7 et L2261-8 du Code du travail.

La procédure de révision du présent accord pourra ainsi être engagée par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord et signataires ou adhérentes de cette convention ou de cet accord.

Les parties conviennent que cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par lettre remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.

L’avenant éventuel se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie dès lors qu’il aura été conclu conformément aux dispositions légales.

Les parties signataires du présent accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.

Le présent accord pourra être dénoncé, totalement ou partiellement, par l'une des parties signataires ou adhérentes, par lettre recommandée avec accusé de réception et/ou par lettre remise en main propre contre décharge aux autres Parties signataires.

La dénonciation doit être déposée conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Elle précisera obligatoirement, dans l'hypothèse d'une dénonciation partielle, le ou les articles qui feront l'objet de cette dénonciation.

DÉpôt de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord est notifié par la société à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes compétent ;

• un dépôt de l’accord dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires sera réalisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, accompagné des pièces visées à l’article D2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire sera également envoyé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective (OPNC) pour enregistrement et conservation.

Fait à MALAKOFF le 20 octobre 2020

En exemplaires

Pour la CFTC Pour la Direction de l’entreprise NESH Digital

XXX XXXX XXX XXXX

ANNEXE 1

PrÉcisions concernant la Communication des listes Électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont celles arrêtées dans le Protocole d’accord préélectoral ou dans le document définissant les modalités du processus électoral le cas échéant. Elles contiennent généralement les données suivantes, à titre indicatif :

• Pour les listes électorales : Nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement.

• Pour le fichier d’émargement : Collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote.

• Pour les listes des candidats : établissement, collège, nom, prénom, sexe et matricule des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale

• Pour les résultats : nom, prénom et sexe des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale, établissement, collège, titulaires ou suppléants.

Les destinataires de ces informations sont généralement les suivants :

• Pour les listes électorales : Electeurs, organisations syndicales ou représentants de liste, salariés concernés de la Direction des Ressources Humaines.

• Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, salariés concernés de la Direction des Ressources Humaines.

• Pour les listes des candidats : Electeurs, syndicats, salariés concernés de la Direction des Ressources Humaines.

• Pour les listes des résultats : Electeurs, services du ministère du travail, syndicats, employeur ou salariés concernés de la Direction des Ressources Humaines.