Accord sur le recours au vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) de la Société DOPHARMA FRANCE

ENTRE

La Société DOPHARMA FRANCE, dont le siège social est situé 23 rue du Prieuré – Saint Herblon - 44150 VAIR SUR LOIRE immatriculée au RCS du Greffe du Tribunal de Commerce de Nantes sous le numéro 845 292 416

Représentée par ……, agissant en qualité de Directeur Général.

Ci-après dénommée « la Société ».

D’une part

ET

Les organisations syndicales représentatives :

• Force Ouvrière, représentée par …., Délégué syndical, dûment mandaté et habilité,

• CFE-CGC, représentée par …., Déléguée syndicale, dûment mandatée et habilitée,

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales ».

D’autre part

La Société et les Organisations Syndicales sont ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

Un Comité Social et Economique (ci-après « CSE ») va être mis en place au sein de la Société avant la fin de l’année 2019.

Dans le cadre de l’imminence de ces élections, les Parties sont convenu de négocier le recours au vote électronique.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées le 10 septembre 2019 sur le sujet.

Dans le cadre de leurs discussions, les Parties ont convenu du présent accord, qui aura vocation à s’appliquer pour les prochaines élections professionnelles des membres du CSE à mettre en place en 2019, ainsi que pour toutes éventuelles élections professionnelles ultérieures organisées au sein de l’entreprise au cours du cycle électoral en cours. 

Les Parties rappellent que les modalités de mise en œuvre du vote électronique sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Cela étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :

Article 1 – Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser et organiser le recours au vote électronique en vue des élections des membres du CSE à mettre en place en 2019, ainsi que pour toutes éventuelles élections professionnelles ultérieures organisées au sein de l’entreprise au cours du cycle électoral en cours. 

Le présent accord sera le cas échéant annexé au protocole d'accord préélectoral à venir.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 2.1 – Notion

Les Parties précisent que lorsqu’il est fait référence dans le présent accord au « protocole d'accord préélectoral », il s’agit du protocole d'accord préélectoral lié aux élections des membres du CSE à mettre en place en 2019, ainsi qu’à toutes éventuelles élections professionnelles ultérieures organisées au sein de l’entreprise au cours du cycle électoral en cours.

Article 2.2 – Principe du recours

Les Parties conviennent d’adopter un processus de vote électronique en vue des élections professionnelles à venir.

Les Parties conviennent que le recours au vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2.3 – Prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges constitué par le présent accord et son annexe « cahier des charges » et des dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail, le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés au service Ressources Humaines de l’entreprise.

Article 2.4 – Caractéristiques du dispositif de vote électronique

Article 2.4.1 – Principes généraux

Le prestataire organisera le scrutin par vote électronique dans le respect des principes de confidentialité et de sécurité fixés notamment par la réglementation applicable. Il veillera à respecter les recommandations de la Cnil relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le dispositif de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, et notamment :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• la sécurité de l’émargement ;

• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le dispositif doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du dispositif ;

• le dispositif de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts.

En outre, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place par la Société. Cette cellule comprendra au moins en partie des représentants du prestataire. La Société déterminera le nombre et la qualité des autres membres de cette cellule.

Article 2.4.2 – Existence de deux fichiers distincts

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électrique »

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les Parties rappellent que l’employeur reste tenu d’établir les listes électorales. Le prestataire contrôle la conformité des listes importées sur le dispositif de vote électronique avec celles transmises par l’employeur.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le terminal de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 2.4.3 – Expertise indépendante

Le dispositif de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect de l’ensemble des exigences nécessaires à la confidentialité du dispositif. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Article 2.5 – Information du personnel

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se familiariser avec le dispositif, une période de test sera ouverte au moins quinze jours avant le premier tour des élections.

Les moyens d'authentification (pouvant être par exemple des codes d’accès personnels) sont envoyés à chaque salarié selon des modalités garantissant leur confidentialité.

Article 2.6 – Déroulement du vote électronique

Article 2.6.1 – Rôle de la cellule d’assistance

Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique procède aux vérifications nécessaires en présence des représentants des listes de candidats. Elle teste le système de vote électronique et de dépouillement et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Une fois les opérations de vote clôturées et avant le dépouillement des votes, la cellule d’assistance technique contrôle que le système est bien scellé

Article 2.6.2 – Ouverture et fermeture du scrutin

Pour chaque tour de scrutin, une période délimitée est prévue pour le vote électronique. Cette période sera en principe fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales peuvent contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.

Un dispositif de secours, offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal, est mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système de vote électronique principal.

En cas de dysfonctionnement informatique (par exemple via une attaque du système par un tiers ou une défaillance technique), et après avis des représentants du prestataire, le bureau de vote peut prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.6.3 – Opérations de vote

Lors des élections, la Société s’assurera que les salariés bénéficient d’un accès à un ordinateur (ou, le cas échéant, à tout autre terminal informatique ou téléphonique permettant de procéder au vote électronique) équipé d’une connexion interne. A défaut, il sera mis à disposition de l’ensemble du personnel concerné au moins un poste informatique en libre-service.

Chaque électeur peut se connecter au dispositif de vote par le moyen d’authentification qui lui a été préalablement communiqué, et peut ainsi voter sur place ou à distance.

Une fois connecté, l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote de manière anonyme.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes de candidats.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. Une fois le vote validé, le vote devient définitif. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit qu’il votera une seule fois. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

Article 2.6.4 – Dépouillement du scrutin

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société, qui pourra le communiquer aux organisations syndicales intéressées par le scrutin.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fait alors en utilisant des clés de chiffrement, étant précisé que l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de chiffrement éditées est nécessaire pour permettre le dépouillement des votes. La génération de ces clés avant l’ouverture du vote est publique. Seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés, à l’exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé pour garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats postérieurement à la décision de clôture du dépouillement.

Article 2.7 – Stockage des données

Le prestataire retenu conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi par la Société pour mettre en place le dispositif de vote électronique.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Durée de l’Accord

Le présent accord conclu sans limitation de durée pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois. Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans ce cas, la Direction et les Organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 5 – Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Par ailleurs, une fois signé, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales disposant d’une section syndicale dans l’entreprise.

Fait à Saint Herblon, le 16 septembre 2019 en 4 exemplaires

Pour la Société DOPHARMA FRANCE

…., agissant en qualité de Directeur Général 

Pour les organisations syndicales représentatives :

• Force Ouvrière, représentée par …, Délégué syndical, dûment mandaté et habilité

• CFE CGC, représentée par …, Déléguée syndicale, dûment mandatée et habilitée

Annexe : Cahier des charges