Accord d'entreprise "REGLEMENT INTERIEUR DU CSE DE HEMERIA" chez HEMERIA (Siège)
Cet accord signé entre la direction de HEMERIA et les représentants des salariés le 2020-05-15 est le résultat de la négociation sur l'exercice du droits syndical, les instances représentatives du personnel et l'expression des salariés.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T03120006951
Date de signature : 2020-05-15
Nature : Accord
Raison sociale : HEMERIA
Etablissement : 85010908300012 Siège
Droit syndical : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Droit syndical, IRP, expression des salariés
Conditions du dispositif droit syndical pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2020-05-15
Référence : RI_CSE_HEMERIA_2020 Edition : A Date d'édition: 15/05/2020 |
REGLEMENT INTERIEUR DU CSE DE HEMERIA
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Table des matières
2 PERSONNALITE CIVILE DU CSE 4
3.1.3 Elus (suppléant + titulaire) 6
3.1.4 Rôle des représentants syndicaux au CSE 7
3.2 Organisation fonctionnelle 8
3.3 Modalités de déplacement des élus 8
4 MODALITES DESIGNATION / REMPLACEMENT / REVOCATION 8
4.1 Modalités de désignation 8
4.2 Remplacement périodique du secrétariat 8
4.3 Remplacement aux autres postes 9
5.5 Présence de tiers aux réunions 10
5.6 Déroulement de la réunion et enregistrement 10
5.9 Réunions extraordinaires 11
6 DELIBERATIONS ET PROCES-VERBAUX 11
6.1 Délibération /résolution 11
6.1.1 Adoption des délibérations 11
6.2 Procès-verbaux des réunions 12
6.3 Reproduction et diffusion du procès-verbal des réunions plénières du CSE 12
6.4 Communication auprès des salariés à l’issus de la réunion du CSE 12
7.1.1 Budget de fonctionnement 13
7.1.2 Budget des activités sociales et culturelles 13
7.2.1 Mise à disposition par la Direction 13
7.2.2 Mise à disposition par le CSE 13
7.5.2 Cas particuliers des locaux sensibles 14
7.8 Base de données économiques et sociales (BDES) 15
8.1 Bénéficiaire et modalités 15
8.1.2 Modalités d’accès aux avantages du CSE 16
8.2 Choix, organisation et gestion des ASC 16
9.2 Rapport d’activité et de gestion 17
9.3 Secours et prêts sociaux accordés par le CSE. 18
10 DUREE ET MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR 18
PREAMBULE :
Au cours de la séance du 14 Mai 2020, le comité social et économique a adopté, à la majorité des membres présents, le présent règlement intérieur dans lequel il est désigné sous le terme CSE.
L’employeur en tant que Président, est également habilité à participer au scrutin pour l’adoption du présent règlement intérieur.
Le règlement intérieur ne peut pas, sauf accord de l’employeur, comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales.
PERSONNALITE CIVILE DU CSE
Le code du travail prévoit que le Comité Social et Economique est doté de la personnalité civile (Code du travail. L 2315-23).
Sur le plan pratique, cela signifie que le CSE a des droits propres distincts de ceux de ses membres. Il peut, d’une part, posséder un patrimoine et passer des contrats et, d’autre part, agir en justice en son nom. Il a corrélativement des obligations comme une personne physique.
Le Comité Social et Economique peut passer des contrats en son nom. Il s’agit de tous les contrats utiles à l’exercice de sa mission ; embaucher du personnel, conclure un bail, conclure des contrats dans le cadre de ses activités sociales et culturelles (adhésion Inter CE, chèques vacances, voyages…).
Le Comité Social et Economique peut posséder et gérer un patrimoine. Ce patrimoine comprend tous les biens propres du Comité Social et Economique : liquidités, produits financiers, terrains, immeubles, biens meubles etc. Il peut en disposer librement. Le Comité Social et Economique peut aussi recevoir des dons et des legs.
Le Comité Social et Economique peut notamment agir en justice, sous réserve de justifier d’un intérêt personnel et direct :
Pour les litiges concernant, par exemple, le calcul de ses budgets, la remise de certains documents, la consultation sur les projets qui doivent lui être soumis
Pour engager la responsabilité civile des prestataires de services avec qui il est contractuellement lié ou pour obtenir l’exécution de contrats qu’il a passé
Pour se constituer partie civile dans le cadre d’une action devant les juridictions pénales en cas de délit d’entrave. Il ne peut en revanche se constituer partie civile lors de poursuites pénales en cas, par exemple, d’abus de biens sociaux et/ou d’infraction aux règles d’hygiène et de sécurité
Contrairement aux syndicats, le Comité Social et Economique n’a pas pour mission de représenter les intérêts individuels des salariés ni des intérêts collectifs de la profession. Il ne peut donc pas:
Exercer une action en justice au nom des salariés. Cette action n’est possible que si le CSE a un mandat des salariés (Cass. Soc. 14 mars 2007, n°06-41.647).
Demander en justice l’exécution d’une décision ayant trait au paiement de certaines heures de travail prise unilatéralement par l’employeur et annoncée par celui-ci lors d’une réunion du comité (Cass. Soc., 23 octobre 1985, n°84-14.272).
Le Comité Social et Economique doit être représenté par l’un de ses membres :
Pour gérer son patrimoine, passer des contrats, agir en justice, le comité devra être représenté par l’un de ses membres, désigné à cet effet. De même, en l’absence du règlement intérieur le prévoyant, seule une délégation spéciale donnée par le Comité Social et Economique peut habiliter l’un de ses membres pour diligenter une procédure. La volonté du comité doit en effet pouvoir s’exprimer à travers la « signature » d’un de ses membres, qui agira au nom et pour le compte du Comité Social et Economique. En l’absence de délégation expresse, aucun membre du comité n’est habilité à le représenter, qu’il s’agisse du Président, ou de son représentant dûment mandaté à cet effet, du Secrétaire ou des membres du CSE et des autres salariés de l’entreprise.
Pour matérialiser la représentation du Comité Social et Economique par l’un de ses membres, il est nécessaire que les membres du comité établissent un mandat par écrit présentant certaines caractéristiques:
Il ne doit pas être obligatoirement nominatif, il est possible de désigner « le Secrétaire » sans le nommer;
Il peut être général et permanent ou spécial. Dans ce second cas, il est propre à une affaire.
ORGANISATION
Rôle
Présidence du CSE
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté à cet effet.
Il est rappelé que la Direction peut être assistée, dans toute la mesure du possible, de tout responsable en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour et jusqu’à 3 personnes.
Un ordre du jour de chaque réunion est établi par le Président et le Secrétaire du CSE, conformément à l’article 5.3 du présent règlement intérieur.
Le Président convoque les membres du CSE aux réunions, tant ordinaires qu’extraordinaires, et préside celles-ci, conformément aux dispositions des articles 5.4 du présent règlement intérieur.
Le Président du CSE ouvre et lève la réunion.
Il anime les débats et assure l’examen des questions portées à l’ordre du jour jusqu’à épuisement de celui-ci.
Au besoin, notamment en cas de perturbation sérieuse des débats, le Président peut suspendre la réunion pour un certain laps de temps.
Bureau
Secrétaire et Secrétaire adjoint (e)
Le(a) Secrétaire est chargé de rédiger, conjointement avec le Président du Comité Social et Economique, l’ordre du jour des réunions ordinaires et extraordinaires. Il se charge de la rédaction des procès-verbaux des réunions du Comité Social et Economique.
Il assure la coordination nécessaire entre le Président et le Comité Social et Economique.
Il organise le travail du comité et veille à l'exécution de ses décisions. Il reçoit toute la correspondance adressée au comité, non décachetée. Il en donne connaissance aux membres du Comité Social et Economique.
Il veille à la mise en œuvre des décisions du Comité Social et Economique.
Le(a) Secrétaire signe toute la correspondance émanant du Comité Social et Economique.
Il est aussi chargé de la conservation des archives. Les archives papier doivent être conservées pendant 10 ans pour tous les procès-verbaux et 3 ans pour la comptabilité.
Le(a) Secrétaire est habilité à exercer en justice, au nom et pour le compte du Comité, toute action nécessaire à la défense et la préservation de ses intérêts et de son patrimoine.
Le(a) Secrétaire adjoint (e) est quant à lui, charger d'assister et de suppléer le Secrétaire du Comité Social et Economique en cas d'absence.
En cas d’incapacité à exercer son mandat, le Secrétaire du Comité Social et Economique, le Secrétaire adjoint ne devient pas automatiquement Secrétaire du Comité Social et Economique. Pour la nomination du nouveau Secrétaire du Comité Social et Economique, Il est nécessaire d'organiser un nouveau vote. Le temps de l’organisation du vote, le Secrétaire adjoint fait l’intérim.
Trésorier (e) et Trésorier(e) adjoint(e)
Le(a) Trésorier(e) est responsable de la tenue des livres comptables du Comité Social et Economique. Il est responsable des fonds du Comité Social et Economique.
Il établit le budget et tient les comptes du Comité Social et Economique.
Il rend compte lors des réunions ordinaires et extraordinaires, aux membres du comité et au Président de l'utilisation des fonds (montant disponible sur les comptes et facturation du mois).
Le(a) Trésorier(e) tient la comptabilité du Comité Social et Economique selon les règles en vigueur notamment en prenant en compte les seuils définis par la loi.
Le(a) Trésorier(e) est accrédité pour faire procéder à l'ouverture d'un ou plusieurs comptes bancaires au nom du Comité Social et Economique. De ce fait il détient l’autorisation : De signer et d’encaisser les chèques rattachés aux comptes bancaires du CSE
D’utiliser la carte de crédit rattachée aux comptes bancaires du CSE
De représenter le CSE vis-à-vis des tiers (Urssaf, administration fiscale, fournisseurs, etc.) pour tout ce qui concerne les domaines financiers et budgétaires
Compte tenu des prérogatives précitées, le(a) Trésorier(e) du CSE doit obtenir, par tout moyen de communication (mail, réunion…), l’approbation effective de la majorité des membres titulaires pour tout type de dépenses que le CSE pourrait engager.
Il perçoit toutes les sommes dues au comité en accomplissant à cet effet toutes formalités nécessaires. Il ne perçoit des fonds en numéraire que contre remise d'un reçu numéroté.
Le(a) Trésorier(e) prépare, établi et présente au Comité Social et Economique un compte rendu annuel de gestion qui comporte les recettes et les dépenses, ainsi que leurs répartitions entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles.
À cette occasion, le Comité Social et Economique donne au trésorier quitus de sa gestion par un vote auquel l’intéressé ne participe pas.
A chaque renouvellement du Comité Social et Economique, le(a) Trésorier(e) prépare, établit et présente au Comité Social et Economique nouvellement élu, un compte rendu de fin de mandat et remet les documents comptables et administratifs au nouveau Comité Social et Economique.
Le(a) Trésorier(e) adjoint(e) est chargé d'assister et de suppléer le trésorier en cas d'absence de celui-ci. A la fin de chaque année, le trésorier participe à la procédure d'arrêté et d'approbation des comptes du Comité Social et Economique. En fin de mandat, il participe à l'élaboration et à la présentation du compte-rendu de fin de mandat.
En cas d’incapacité à exercer le mandat de Trésorier(e) du Comité Social et Economique, le trésorier adjoint ne devient pas automatiquement Trésorier(e) du Comité Social et Economique. Pour la nomination du nouveau trésorier du Comité Social et Economique, Il est nécessaire d'organiser un nouveau vote. Le temps de l’organisation du vote, le trésorier adjoint fait l’intérim.
Elus (suppléant + titulaire)
Le rôle des élus :
Porter la parole et les réclamations des salariés
Collecter les informations auprès des salariés
Analyser les réclamations des salariés
Instruire et présenter le dossier auprès de la Direction
Missionner des organismes extérieurs si besoin (experts)
Défendre les intérêts des salariés lors des réunions plénières
Assister aux réunions plénières
Assister le Secrétaire dans l’établissement de l’ordre du jour,
Préparer des synthèses thématiques sur des sujets particuliers
Préparer les négociations avec les délégués syndicaux
Collecter les différentes demandes et propositions des salariés
Animer des groupes de travail sur des sujets particuliers au profit des DS
Instruire le dossier qui sera porté par les Délégués Syndicaux
S’assurer de la santé, de la sécurité et des conditions de travail des personnels
Le CSE a donné mandat au CSSCT-DD en ce qui concerne la santé sécurité et conditions de travail du personnel,
Apporter son soutien matériel et financier au CSSCT-DD (si besoin)
Proposer et organiser des animations socioculturelles
Collecter les attentes des salariés
Organiser et animer les activités socioculturelles au plus près des attentes des salariés dans la limite des disponibilités financières et structurelles du CSE.
Accompagner les salariés dans les cas de litiges
Veiller à la bonne stratégie économique de la société et à ses perspectives de développement (via commission économique)
Le CSE mandate la commission économique pour examiner les documents économiques fournis par la Direction
Il est rappelé qu’un ou plusieurs salariés peuvent également saisir directement la Direction pour toutes requêtes ou questionnements qu’ils pourraient avoir.
Rôle des représentants syndicaux au CSE
Les délégués syndicaux sont chargés de représenter leur organisation syndicale représentative auprès du CSE. A ce titre, leurs prérogatives sont les suivantes :
Etre convoqués à toute réunion du CSE ainsi que du CSSCT-DD ;
Recevoir toutes les informations liées aux fonctionnements et prérogatives générales du CSE ;
Participer à toute réunion, plénière ou non, du CSE et prendre part au débat, manifester son opinion, poser des questions, proposer des avis/résolutions/décisions ;
Rapporter à l’ensemble des membres élus, les discussions concernant les accords d’entreprises.
Négocier les accords d’entreprise et les signer avec la Direction.
Organisation fonctionnelle
Les élus tiendront une permanence une à deux fois par semaine.
Cela permettra aux collaborateurs de pouvoir les rencontrer pour toutes questions ou problèmes qu’ils pourraient rencontrer. Mais aussi de pouvoir passer des commandes de places de cinéma, de billetterie ou autres.
Cela permettra également aux élus de pouvoir centraliser les demandes, afin de faire les distributions pendant les permanences.
Modalités de déplacement des élus
Les déplacements doivent être approuvés par le CSE (hors Délégués Syndicaux), a minima le(a) Secrétaire, le(a) Trésorier(e). Il n’y a pas besoin d’une signature du responsable hiérarchique sur l’ordre de mission. Les différents responsables hiérarchiques devront être prévenus à l’avance (dans le respect d’un délai de prévenance suffisant sauf urgence) du déplacement afin de pouvoir assurer la bonne continuité des activités du service. Les signatures obligatoires sont celles des élus et du service Ressources Humaines.
Les déplacements dans le cadre des réunions ordinaires et extraordinaires définies d’un commun accord sous convocations de la Direction sont pris en charge à 100% par la Direction et nécessitent un ordre de mission pour des frais éventuels. Les signatures obligatoires sont celles des élus et des RH.
Concernant les déplacements des délégués syndicaux représentatifs, le CSE peut allouer une somme identique pour chaque organisation syndicale qui devra et fournir tous les justificatifs liés à l’activité syndicale dans l’entreprise.
Communication
Les élus titulaires et suppléants ainsi que les délégués syndicaux représentatifs doivent être au même niveau d’information. A ce titre, les suppléants sont en copie de toutes les communications à destination du CSE ou émis par le CSE.
MODALITES DESIGNATION / REMPLACEMENT / REVOCATION
Désignation, remplacement et révocation du Secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints
Modalités de désignation
La désignation est effectuée par un vote à la majorité des suffrages exprimés ; (bulletins secrets). S’agissant d’une mesure d’administration, participent à ce vote les titulaires et le Président. En cas d’égalité de voix, il est procédé à un second tour de scrutin. En cas de nouvelle égalité des voix, c’est le candidat le plus âgé qui est élu.
Remplacement périodique du secrétariat
Si, pour quelque raison que ce soit, ni le(a) Secrétaire ni le(a) Secrétaire adjoint(e) ne peuvent assister à une réunion périodique du Comité Social et Economique, il est procédé en début de réunion à la désignation d’un(e) Secrétaire de séance. Si pas de volontaire, c’est l’élu le plus âgé qui est désigné Secrétaire de séance.
Remplacement aux autres postes
Au cas où le(a) Secrétaire, le(a) Trésorier(e) ou leurs adjoints cessent de faire partie du Comité Social et Economique au cours de son mandat, souhaite être déchargé de cette fonction ou est révoqué, il est procédé à son remplacement dans les mêmes formes et pour la durée du mandat restant à courir.
Révocation
Sur décision du Comité Social et Economique, le(a) Secrétaire, le(a) Trésorier(e) (ou leurs adjoints) peuvent être révoqués de leurs fonctions à tout moment.
Cette révocation doit être faite dans le respect des droits de la défense de l’intéressé.
Les révocations sont décidées à la majorité des voix exprimées à bulletin secret.
REUNIONS
Modalités
Les réunions du CSE pourront se tenir par visioconférences, la Direction et les élus s’efforceront de parvenir à un accord sur ce point. Dans l’hypothèse ou un accord ne peut être trouvé, 3 réunions par an pourront être organisées par visioconférence.
Dans l’idéal, les réunions seront réparties comme suit :
Au moins une annuelle réunion à Angoulême,
Pour les autres réunions : Toulouse
Périodicité
Le Comité Social et Economique se réunit une fois tous les deux mois en « réunion plénière » sur convocation du Président ou de son représentant.
Ordre du jour
L’ordre du jour est arrêté et signé conjointement par le(a) Secrétaire et le Président du comité. Il comporte notamment un point sur l’approbation du procès-verbal de la séance précédente.
L’ordre du jour des réunions du CSE est communiqué aux membres trois jours au moins avant la séance (article L2325-16 du Code du Travail)
Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par un accord collectif peuvent être inscrites de plein droit par l’un ou l’autre.
L’ordre du jour est communiqué par le Président aux membres du Comité Social et Economique et aux représentants syndicaux au moins 8 jours ouvrés en cas d’information-consultation avant la réunion. Il est joint à la convocation.
Il est porté à la connaissance du personnel par affichage sur les panneaux du Comité Social et Economique.
Les membres du comité qui désirent qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour doivent en informer le Secrétaire 10 jours avant la réunion.
Le Président ne peut lever la séance avant que l’ordre du jour ne soit épuisé. Toutefois, le Comité Social et Economique a la possibilité de décider, par un vote majoritaire, de renvoyer l’examen d’une ou de plusieurs questions à une date ultérieure ou de le reporter à la réunion suivante.
Avec l’accord des membres du Comité Social et Economique, le Président peut inverser l’ordre d’examen des questions inscrites à l’ordre du jour.
Convocation
Le Président du Comité Social et Economique adressera une convocation aux membres du CSE indépendamment de l’ordre du jour, le plus tôt possible avant la communication de celui-ci.
En principe, les suppléants ne sont pas invités aux réunions sauf dans le cas d’un titulaire absent. Mais pour permettre aux suppléants de se tenir informés régulièrement de la vie sociale de l’entreprise, et dans le but d’assurer une meilleure représentation, la Direction acceptera la présence de suppléants aux réunions CSE avec un maximum de 2 participants.
La désignation des 2 suppléants se fera par le(a) Secrétaire en suivant la disponibilité de chacun.
Cette convocation est adressée par courrier électronique ou remise aux intéressés au moins huit jours ouvrés avant la réunion.
Le CSE se réserve le droit d’annuler une réunion en cas de non-respect de ces règles.
Présence de tiers aux réunions
Les séances du CSE ne sont pas publiques.
Conformément aux dispositions légales, il est rappelé que la Direction peut être assistée, dans toute la mesure du possible, de tout responsable en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour et jusqu’à 3 personnes. Le CSE ne peut s’y opposer.
Le CSE peut faire appel à titre consultatif et occasionnel à toute personne de l’entreprise susceptible de fournir des indications utiles sur les questions à l’ordre du jour, compte tenu de sa compétence particulière sur un sujet.
Le Président peut, avec l’accord du comité donné par un vote à la majorité des voix exprimées, inviter à la réunion une personne extérieure à l’établissement.
Sous réserve de l’accord du Président, les membres du Comité Social et Economique peuvent décider, par un vote à la majorité de ses membres, d’inviter une personne extérieure à la structure à participer à la réunion
Après inscription de cette question à l’ordre du jour, le Comité Social et Economique doit voter puis demander à l’employeur son accord.
Déroulement de la réunion et enregistrement
Chaque réunion plénière sera enregistrée avec l’accord du Président et du comité, et sera effacée après la rédaction du compte rendu signé par les deux parties.
Toutes les réunions plénières seront enregistrées, avec la possibilité pour chacune des parties d’interrompre l’enregistrement, notamment lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et sont présentées comme telles.
Suspension de séance
Tout membre du Comité Social et Economique peut demander une suspension de séance, y compris le Président.
Le procès-verbal devra mentionner cette suspension ainsi que sa durée.
Obligation de discrétion, respect de la confidentialité des informations et secret professionnel
Les informations données au CSE pour lui permettre d’exercer sa mission, qui présentent un caractère confidentiel et sont présentées comme telles par l’employeur, impliquent le respect d’une obligation stricte de confidentialité. Ces informations de nature confidentielles ne figurent pas dans les procès-verbaux.
Les membres du CSE s’engagent, en outre, à respecter une obligation de discrétion et à s’interdire toute atteinte à la protection des données qui leur sont communiquées par l’entreprise ou ses collaborateurs dans le cadre de leur mission et notamment toutes données nominatives dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leur mandat.
Par ailleurs, les membres du CSE sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.
Certains documents comptables, tels que prévus à l’article L. 2312-25 du Code du travail et ceux communiqués au CSE dans le cadre de la procédure d’alerte économique, ont par nature un caractère confidentiel.
Ces obligations concernent l’ensemble des participants aux réunions ou aux travaux du CSE.
Tout manquement à ses obligations pourra entraîner une sanction disciplinaire, voire pénale.
Réunions extraordinaires
La majorité des membres du Comité Social et Economique peut demander l’organisation d’une réunion extraordinaire entre deux réunions périodiques.
L’employeur peut également en prendre l’initiative.
Les questions à porter obligatoirement à l’ordre du jour de cette réunion sont annexées à la demande.
Le Président convoque le Comité Social et Economique dans les meilleurs délais.
DELIBERATIONS ET PROCES-VERBAUX
Délibération /résolution
Adoption des délibérations
Le CSE ne peut délibérer valablement qu’en présence de son Président. Toutefois, ce dernier ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus en tant que délégation du personnel.
Seuls les membres élus du CSE ayant voix délibérative peuvent participer au vote.
Les délibérations peuvent être valablement adoptées quel que soit le nombre de membres présents.
Modalités du vote
Les votes ont en principe lieu à main levée.
Toutefois, le scrutin a lieu à bulletin secret chaque fois que la loi l’impose.
Règles de majorité
Les avis, décisions et résolutions du CSE sont pris à la majorité des membres présents.
Ainsi, un avis, une décision ou une résolution n’est adoptée que si au moins la moitié + une voix des membres présents ayant voix délibérative, votent « pour » (les votes nuls ou blancs et les abstentions étant assimilés à des votes « contre »).
L’élection ou la révocation des membres du bureau du CSE a lieu à la majorité des voix exprimées ; les votes blancs ou nuls et les abstentions ne comptent pas.
Procès-verbaux des réunions
Le procès-verbal de la réunion est rédigé par le(a) Secrétaire du CSE dans le respect de l’obligation de discrétion, de respect de la confidentialité des informations et de secret professionnel prévue à l’article 5.8 du présent règlement intérieur.
Il mentionne :
la date de la réunion, les noms et qualités des personnes présentes, les heures de début et de fin de séance et, le cas échéant, celles des suspensions de séance ;
un résumé des discussions (ou, si le Secrétaire du CSE l’estime utile, la reproduction intégrale de certaines interventions) ;
les avis émis dans le cadre des consultations obligatoires ainsi que le texte des décisions et recommandations adoptées au cours de la réunion ;
les réponses motivées du Président aux demandes qui lui ont été soumises au cours de la précédente réunion ;
le résultat des votes ;
les observations faites, avant son adoption, sur le procès-verbal de la précédente réunion.
Le(a) Secrétaire, ou son adjoint, communique le projet de procès-verbal à tous les membres des élus pour approbation, puis à la Direction pour approbation et validation.
Le procès-verbal est validé sous un délai de 2 semaines (moyennant un temps minimum de validation pour la Direction de 3 jours).
Une fois approuvé le PV est signé par le(a) Secrétaire ou à défaut par le(a) Secrétaire adjoint(e) et le Président. Il peut ensuite être affiché ou diffusé au personnel à l’initiative du Secrétaire.
Reproduction et diffusion du procès-verbal des réunions plénières du CSE
Postérieurement à sa signature, chaque procès-verbal de réunion plénière du CSE est conservé en original par la Direction.
Un exemplaire est conservé par le CSE aux fins d’archivage.
Toute diffusion ou communication externe aux locaux de l’entreprise de tout ou partie du contenu du procès-verbal des réunions plénières du CSE est interdite
Communication auprès des salariés à l’issus de la réunion du CSE
Sous réserve du respect des obligations de discrétion et de confidentialité, immédiatement après la réunion plénière du CSE, afin d’informer l’ensemble des salariés le plus rapidement possible, le Secrétaire ou à défaut le(a) Secrétaire adjoint(e) peut décider de rédiger et afficher une communication écrite reprenant les informations essentielles qu’ils souhaitent porter à la connaissance des salariés. Il en informe au préalable les autres membres du CSE.
MOYENS DU CSE
Budget
Les montants des subventions sont précisés dans l’accord CSE en date du 03 décembre 2019
Budget de fonctionnement
Conformément à la législation en vigueur, une dotation de fonctionnement est versée sous forme de virement chaque année au comité.
La contribution patronale est versée selon les modalités suivantes : au début de chaque trimestre de l’année civile sur la base de la masse salariale de l’année en cours.
Sous réserve d’un vote du CSE une allocation du budget est allouée à chaque organisation syndicale pour son fonctionnement (déplacement, flyers).
Budget des activités sociales et culturelles
Le Comité Social et Economique perçoit une subvention annuelle affectée au financement des activités sociales et culturelles.
Moyens matériels
Les moyens mis en place par le CSE ou la Direction ne sont pas propriété des élus. Ceux-ci devront être rendus à la fin des mandats.
Mise à disposition par la Direction
L’employeur met à disposition du CSE un local aménagé et équipé du matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions
Une salle au rez-de-chaussée pour le stockage du matériel appartenant au CSE.
Une armoire fermant à clé et du mobilier de bureau suffisant pour permettre au CSE de tenir ses réunions préparatoires et d’assurer ses permanences
Une ligne téléphonique et une ligne internet déconnectées de l’autocommutateur de l’entreprise, d’un ordinateur et d’une imprimante
Les moyens informatiques et de communications tiennent compte des évolutions technologiques et de l’évolution de ceux utilisés par l’entreprise
Tout membre du CSE a libre accès au local (à définir avec la Direction et l’officier de sécurité)
Le(a) Secrétaire et le(a) Trésorier(e) possèdent une clé du bureau
Concernant les organisations syndicales représentatives et étant un établissement de moins de 200 salariés, l’employeur met à disposition un local commun avec armoire qui ferme à clé convenant à l’exercice de leur mission.
Les locaux mis à disposition par la Direction pour le CSE HEMERIA, devront être nettoyés régulièrement.
Mise à disposition par le CSE
Le CSE finance au travers du budget de fonctionnement :
Un téléphone mobile avec une connexion internet indépendant de la société,
Le CSE se réserve le droit de mettre à disposition des heures de délégation (dans la limite de 5h par mois par non-élu) pour l’entretien des moyens (outillages, machines de sport, etc...) qui seraient mis à la disposition des salariés.
Personnalité civile
Le Comité Social et Economique est doté de la personnalité civile.
Le(a) Secrétaire et le(a) Trésorier(e) sont seuls habilités à représenter le comité et passer des actes en son nom. En cas d’indisponibilité du Secrétaire et du(de la) Trésorier(e), le(a) Secrétaire adjoint(e) et le(a) Trésorier(e) adjoint(e) les remplacent valablement dans les mêmes conditions.
Le Comité Social et Economique peut en outre décider par un vote majoritaire de donner mandat à un de ses membres nommément désigné pour le représenter dans le cadre d’une mission spécifique.
Assurance
Le Comité Social et Economique souscrit une assurance responsabilité civile avec assistance juridique auprès de l’assureur de son choix.
L’employeur rembourse les primes d'assurance dues par le Comité Social et Economique pour couvrir sa responsabilité civile.
Cette assurance doit couvrir :
L’ensemble des salariés de HEMERIA dans le cadre de la réalisation ou la préparation des activités organisées par le CSE,
L’ensemble des biens stockés par le CSE dans ses locaux et coffres.
L’utilisation d’appareils sportifs qui seraient mis à disposition des salariés
Le matériel de prêt mis à disposition des salariés
Accès aux sites
Cas général
Les membres du Comité Social et Economique titulaires et suppléants auront accès au local mis à disposition par la Direction durant la mandature.
Cas particuliers des locaux sensibles
Les membres du CSE ne possèdent pas de badge leur permettant d’accéder librement aux locaux sensibles.
Les membres du CSE ayant accès de droit à tous les locaux de HEMERIA, l’employeur s’engage à mettre en œuvre les mesures nécessaires afin que, sur demande, un élu puisse pénétrer dans les plus brefs délais dans un local sensible. Toute personne refusant l’accès à un élu à un local sensible commet un délit répréhensible pénalement.
Expertises
Le CSE peut, le cas échéant sur propositions des commissions constituées en son sein, décider de recourir à un cabinet d’expertise ou à un expert agréé dans les conditions et selon les modalités fixées par le code du travail.
Le choix du cabinet d’expertise est laissé à l’appréciation du CSE. Il est voté à la majorité par les élus titulaires présents à ce moment-là. Des recours de l’employeur sont toutefois possibles lorsqu’il conteste le choix du cabinet d’expertise, son coût ou l’opportunité de l’expertise.
Le CSE peut également faire appel à tout type d’expertise rémunérée par ses soins pour la préparation de ses travaux.
Commissions
L’accord CSE de l’entreprise du 03 décembre 2019 prévoit la mise en place de 3 commissions :
La commission Santé, Sécurité, Condition de Travail et Développement durable (CSSCT-DD)
La commission Formation professionnelle, Emploi et aide au logement, Egalité professionnelle Homme/Femme
La commission Economique et Sociale
Le rôle ainsi que son fonctionnement de ces trois commissions sont définies dans l’accord CSE du 03 décembre 2019
Chaque membre de la commission Santé, Sécurité, Condition de Travail et Développement Durable (CSSCT-DD) bénéficiera des actions de formations nécessaires au plein exercice de ses attributions dans les conditions prévues aux articles L.2315-18 et L.2315-9 et suivants du code du travail.
Base de données économiques et sociales (BDES)
Conformément aux dispositions du code du travail, l’entreprise met en place et met à jour une Base de Données Economiques et Sociales (BDES).
Cette base regroupe toutes les informations récurrentes dont le CSE ainsi que les délégués syndicaux représentatifs sont destinataires au titre de leurs prérogatives économiques, financières et sociales.
La base de données se présente sous la forme informatique.
Les données sont mises à jour régulièrement par l’entreprise et selon les périodicités prévues par le code du travail pour, d’une part garantir le caractère récurrent et pertinent des informations dont le CSE est destinataire au titre de ses prérogatives économiques, financières et sociales, d’autre part, assurer et permettre la bonne fin de ses consultations et l’émission de ses avis à ce titre.
A ce titre, ils sont tenus aux obligations de discrétion et de confidentialité. Ils ne peuvent, par ailleurs, communiquer à un tiers leur code d’accès personnel à la BDES
En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, le CSE peut prendre les dispositions légales pour obtenir les informations manquantes.
BENEFICIAIRES DU CSE
Bénéficiaire et modalités
Bénéficiaires
Les bénéficiaires du CSE sont :
Tous les salariés d’HEMERIA en CDI, CDD et apprentis avec une condition d’ancienneté de 3 mois pour toutes les ASC subventionnées par le CSE.
Les salariés en CDI, CDD, apprentis de moins de 3 mois ainsi que les stagiaires, intérimaires et prestataires pourront bénéficier de toutes les ASC non subventionnées.
Les ayants-droits des salariés pourront bénéficier de certaines ASC subventionnées sous conditions déterminées par le CSE pour chacune d’elles. Ou définition d’un coefficient standard (exemple : l’ayant droit paie 1,2 fois le prix du salarié).
Modalités d’accès aux avantages du CSE
Le salarié devra faire partie de la société au moment où l’activité est mise en place
Des personnes étrangères à la société (anciens salariés, famille des salaries ou autres) pourront participer à des ASC sans aucune subvention du CSE et sous conditions déterminées par le CSE pour chacune d’elles.
Les ayants-droits sont répartis en 2 niveaux :
Niveau 1 : les conjoints reconnus : par mariage, par pacs, par concubinage ou par une déclaration sur l’honneur
Niveau 2 : les enfants à charge : du salarié, du conjoint, dans les cas de séparation si le membre n’a pas la garde, un document attestant de la parenté
Non bénéficiaires
Les salariés se trouvant dans les cas définis ci-après ne peuvent plus accéder aux subventions du CSE:
Congé parental
Congé sabbatique
CPF de Transition (aussi appelé Projet de transition professionnelle)
Congé sans solde
Congé création d'entreprise
Choix, organisation et gestion des ASC
Choix des activités
Le choix des ASC à proposer aux salariés se fera en réunion interne entre élus du CSE et la décision sera prise à la majorité des élus titulaires.
Les ASC choisies seront classées par section :
Sport
Culture
Loisirs
Famille
Événements
Fêtes de fin d’année
Autre
Organisation
Les ASC seront divisées en plusieurs groupes :
ASC sans subvention CSE : ce sont toutes les ASC pour lesquelles le CSE ne sert que d’intermédiaire avec des prestataires (par exemple : billetterie, locations, commandes groupées, etc..) et peut proposer sous conditions des paiements échelonnés aux salariés.
ASC entièrement subventionnées par le CSE : ce sont toutes les ASC proposées aux salariés sans participation de leur part (par exemple : arbre de noël, soirée festive, colis gourmand, etc..).
ASC partiellement subventionnées par le CSE : ce sont toutes les ASC proposées aux salariés dont une partie est subventionnée par le CSE et l’autre partie reste à la charge du salarié (par exemple : chèques vacances, sorties culturelles, sorties sportives, voyages, etc..). Le montant de la subvention et les conditions seront déterminées par le CSE pour chacune d’entre elles.
Gestion
La liste des ASC proposées aux salariés, sera communiquée aux salariés et mise à jour au fur et à mesure.
Les ASC seront gérées physiquement par les élus désignés par le CSE et pour chacune d’entre elles.
Ceux-ci devront suivre les conditions définies pour chaque ASC et seront en charge de la communication auprès des salariés.
Les subventions pour chaque ASC seront définies lors de la mise en place de celles-ci :
Soit une subvention fixe et identique pour tous les salariés
Soit une subvention basée sur le QF, le calcul de ce QF se fera sur présentation de l’avis d’imposition (les modalités de ce calcul seront définies par le CSE, le tableau en résultant sera consultable par tous les salariés et sera révisé tous les ans). Les salariés ne désirant pas fournir leur avis d’imposition se verront attribuer le QF minimum.
Les subventions, en fonction des ASC, pourront être différentes entre le salarié et les ayant-droits
Pour les ASC où le nombre de places serait limité, un ordre de priorité sera défini par le CSE lors de la mise en place de celles-ci.
COMPTABILITE DU CSE
Tenue des comptes
Tous les membres du bureau ont accès aux comptes.
Un rapport de gestion sera présenté chaque année par le trésorier et le trésorier adjoint à la fin de chaque exercice. A cette occasion, un PV spécifique sera rédigé par le Secrétaire du CSE.
Ce rapport détaillera toutes les dépenses engagées au cours de l’année par le CSE, les transactions significatives, les créances et les dettes à la clôture de l’exercice.
Le trésorier fournira toutes les explications et justificatifs utiles sur les transactions effectuées.
Une fois approuvé, le rapport de gestion du trésorier du CSE sera présenté et consultable pour information et par voie d’affichage aux salariés de l’entreprise (ou/et voie électronique) (Conformément à l’article L.2315-72 du code du travail).
Les comptes annuels et les autres pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auxquels ils se rapportent.
A la fin de chaque exercice comptable, il sera possible de transférer l’excédent annuel du budget de fonctionnement au budget ASC (conformément à l’ordonnance n° 2017-1386 du 22/09/17) => 10% de l’excédent / an
Délais d’approbation des comptes => 30 jours après la fin de l’année civile
Rapport d’activité et de gestion
Le trésorier établira un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du CSE.
Ce rapport sera présenté lors d’une réunion extraordinaire en fin d’exercice.
Le rapport sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage et par voie électronique aux salariés de l’entreprise.
Secours et prêts sociaux accordés par le CSE.
Le CSE peut accorder, sous sa seule responsabilité et après délibération dont mention sera faite au procès-verbal, des secours ou des prêts à caractère social.
Dans ces hypothèses le CSE devra porter une attention particulière à la situation qui lui est soumise et devra vérifier préalablement et selon les règles de l’URSSAF que l’avantage consenti ne puisse pas être assujetti à cotisations sociales.
Une procédure portant sur l’octroi desdites aides devra préalablement être prise et validée par le CSE. Le CSE assure un suivi particulier relatif au versement et au remboursement par le bénéficiaire desdites aides. Celle-ci fixera notamment les actions que le CSE prendra en cas de non remboursement par le bénéficiaire des prêts à caractère social.
DUREE ET MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement est adopté pour la durée du mandat.
Les modifications éventuelles feront l’objet d’une réunion extraordinaire du CSE déclenchée par le Président ou le Secrétaire du CSE. Le Règlement Intérieur pourra ainsi être modifié ou complété par un avis à la majorité des membres présents. Le PV de la réunion précisera la date d’entrée en vigueur de la ou les modifications ainsi adoptées. Une telle délibération ne saurait imposer à l’employeur, sans l’accord de celui-ci, des charges ou dispositions nouvelles, au-delà de ses obligations légales, conventionnelles et réglementaires en la matière.
Dans le cas du renouvellement du CSE, il sera décidé du maintien total ou partiel, ou du changement des conditions figurant dans le Règlement Intérieur.
DEPOT LEGAL
Ce règlement intérieur du CSE sera déposé, à la diligence de l’employeur, en deux exemplaires dont une version sur support informatique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE de Toulouse)
Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse
Fait à TOULOUSE, le 15/05/2020
Directeur Général Délégué, Président du CSE
Membres élus du CSE :
(Elu titulaire CGT & FO et DS FO) (Elu Suppléante CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO et DS CGT) (Elu Suppléant)
(Elu titulaire CFE-CGC et DS CFE-CGC) (Elu Suppléant CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO) (Elu Suppléante CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO)) (Elu Suppléant CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO) (Elu Suppléant CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO) (Elu Suppléant CGT & FO)
(Elu titulaire CGT & FO) (Elu Suppléant CGT & FO)
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