Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE D'UN FORFAIT ANNUEL EN JOURS AU SEIN DE LA SOCIETE ORPHALAN SAS DU 7 DECEMBRE 2020" chez ORPHALAN SAS (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE SUR LA MISE EN PLACE D'UN FORFAIT ANNUEL EN JOURS AU SEIN DE LA SOCIETE DU 7 DECEMBRE 2020

Préambule

La Direction de la société a souhaité doter les personnels remplissant les conditions légales rappelées ci-dessous d’un mode d’aménagement du temps de travail correspondant à la fois à l’exercice de leur mission au sein de la Société, ainsi qu’à leurs aspirations.

Le présent accord d'entreprise a pour objet de définir les modalités d'aménagement et d'organisation du temps de travail des salariés disposant d’une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée.

Le présent accord permet donc de mettre en place un aménagement du temps de travail spécifique pour ces salariés dont le temps de travail fait l'objet d'un décompte annuel en journées ou demi-journées de travail effectif, appelé « Forfait Jours sur l'année ».

L'ensemble des mesures prévues dans le présent accord s'inscrit dans une démarche qui cherche à :

• concilier les intérêts de la société et les aspirations des salariés quant à un équilibre de leur vie professionnelle et de leur vie personnelle ;

• prévenir les dépassements de temps de travail préjudiciable à la santé des salariés et au bon fonctionnement de l'entreprise.

Le présent accord vise ainsi à garantir le respect du droit à la santé et au repos des salariés en forfait jours. Il prévoit notamment les modalités de recours au forfait annuel en jours dans le respect du cadre légal, ainsi que des mécanismes de contrôle et de suivi permettant de garantir que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurent une bonne répartition du travail dans le temps.

II a été arrêté et convenu le présent accord.

Article 1 : Champ d'application et salariés concernés

Conformément à l’article L.3121-58 du Code du travail, les dispositions du présent accord ont vocation à s’appliquer exclusivement :

• aux cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif de travail applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés,

• aux salariés dits « autonomes » dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Les salariés non-cadres en forfait jours devront relever d'un groupe de classification à partir du groupe 4 au sens de la Convention Collective Nationale de l’Industrie Pharmaceutique (IDCC 176).

Article 2 : Période de référence

Le décompte des jours et demi-jours travaillés sera réalisé sur la période de référence annuelle suivante : du 01/01/N au 31/12/N.

Article 3 : Caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait jours

La mise en place d'un dispositif de forfait jours fera l'objet d'une convention individuelle avec chaque salarié concerné laquelle sera insérée au contrat de travail ou prévue par voie d’avenant. Cette convention stipulera notamment :

• l'appartenance à la catégorie définie dans le présent accord ;

• le présent accord collectif d’entreprise ;

• l’autonomie dont dispose le salarié pour l’exécution de sa mission ;

• la période de référence du forfait ;

• le nombre de jours travaillés dans la période ;

• le plafond de jours travaillés compris dans ce forfait ;

• la rémunération contractuelle correspondant au forfait ;

• les modalités de décompte des jours et de contrôle de la charge de travail du salarié ;

• le nombre minimum d'entretiens ;

• un rappel des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;

• les règles du droit à la déconnexion.

Le refus de signer une convention individuelle de forfait en jours sur l'année ne remet pas en cause le contrat du salarié et n'est pas constitutif d'une faute.

Article 4 : Nombre de jours devant être travaillés

Les parties s'accordent sur un plafond légal de 218 jours travaillés ou 436 demi-journées par an comprenant la journée de solidarité.

À ce titre, est réputée une demi-journée travaillée, tout travail accompli avant 13h30 ou débutant après 13h30.

Ce forfait correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d'un droit intégral à congés payés.

Lors de chaque embauche, sera défini individuellement, pour la période d'activité en cours, le nombre de jours, ou demi-journées, devant être travaillés.

Article 5 : Forfait jours réduit

Si des salariés étaient amenés à travailler un nombre de jours inférieurs au forfait défini pour les salariés à temps plein, un avenant spécifique serait alors mis en place en accord avec les intéressés.

Le forfait jour sera recalculé proportionnellement à la durée du travail de l'intéressé. Le nombre de jours non travaillés sera recalculé en conséquence.

Exemple de calcul avec un forfait réduit à 80 % de 218 jours travaillés :

218 jours × 80 % = 174 jours

Calcul des jours non travaillés :

366 jours pour 2020 [à vérifier selon les années] – 25 jours de congés payés – 9 jours fériés [à vérifier selon les années] – 104 samedis et dimanche [à vérifier selon les années] =

=228 jours

Les jours non travaillés = 228 jours – 174 jours = 54 jours

La rémunération est lissée et correspond à 80 % de la rémunération à temps plein.

Article 6 : Jours non travaillés (JRTT)

6.1. Nombre de jours de non travaillés

L'organisation du temps de travail génère au cours de chaque période annuelle de décompte, l'attribution d'un nombre de jours non travaillés appelés « JRTT » (autrement appelés « jours de repos »).

Le nombre de JRTT est calculé chaque année. Il est en effet susceptible de changer d'une période annuelle de décompte à l'autre, en fonction des variations du calendrier.

Sous réserve des stipulations prévues aux articles 8 et 9, le nombre de jours, ou de demi-journées, de repos sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur la période de référence, selon la méthode de calcul suivante :

Exemple de calcul au titre de la période de référence du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020 :

Nombre de jours calendaires sur la période de référence (366) auxquels il faut soustraire :

– 9 jours fériés tombant un jour habituellement travaillé

– 104 samedis et dimanches

– 25 jours de congés payés

= 10 jours non travaillés

Tous les éventuels jours de congés supplémentaires légaux ou prévus, le cas échéant, par accord collectif, ne peuvent être déduits du nombre de jours de repos ainsi calculé. Ces congés supplémentaires viennent réduire à due concurrence le forfait annuel.

Les JRTT s'acquièrent mensuellement à due proportion du nombre de JRTT due sur la période de référence.

6.2. Modalités de prise des jours de repos (JRTT)

Les JRTT accordés aux salariés sont pris par journée entière ou par demi-journée :

• dans la limite de 2 jours de JRTT consécutifs ;

• et non accolés aux congés payés.

Est considéré comme demi-journée tout travail accompli avant 13h30 ou débutant après 13h30.

Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en tenant compte des besoins et des impératifs liés au bon fonctionnement des services, de l'entrepôt et des boutiques.

Le salarié devra faire sa demande 15 jours calendaires avant la date souhaitée auprès de la Direction.

La Direction se réserve la possibilité pour des considérations de charge de travail ponctuelle de demander aux salariés de différer la prise de certains JRTT posés.

L'ensemble des jours de repos doit être pris sur la période de référence :

• aucun report sur l'année suivante ne sera accordé (sauf cas légaux de report obligatoires) ;

• aucun paiement des jours non pris ne sera effectué.

Article 7. Rémunération

La rémunération mensuelle des salariés est forfaitaire, elle est la contrepartie de l'exercice de leur mission. Celle-ci est donc indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paie considérée.

Chaque salarié percevra une rémunération annuelle au moins égale à 115 % du minimum conventionnel calculé à l'année et correspondant à sa qualification conventionnelle. Tous les éléments de salaire versés (salaire de base, prime, commission, etc.) seront pris en compte dans l'appréciation de cette garantie.

Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

Article 8. Dépassement du forfait jours

Les salariés concernés ne sont pas tenus de travailler au-delà du plafond de 218 jours, mais ils pourront renoncer, au cours de chaque période de référence, à leurs jours non travaillés définis à l'article 6 du présent accord.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée sera majorée de 10 % par référence à l'horaire moyen journalier défini à l'article 9 du présent accord.

L'indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculée de la façon suivante : (salaire journalier majoré × nombre de jours rachetés).

Les salariés intéressés feront connaître leur intention par écrit à la Direction au plus tard avant la fin du dernier trimestre de la période de référence. Ce courrier indiquera le nombre de jours que le salarié souhaite travailler en plus du forfait et les raisons de ce dépassement.

La Direction fera connaître sa décision dans les 15 jours suivants la réception de la demande formulée par le salarié. En l'absence de réponse, cette demande est réputée rejetée. En revanche, en cas de réponse favorable par l'employeur, un avenant annuel à la convention de forfait sera conclu entre le salarié et l'entreprise.

Article 9 : Conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période

En cas d’entrée et/ou de sortie en cours de période, la rémunération annuelle est calculée au prorata de la présence dans l’entreprise au cours de cette période.

Il est précisé que les règles d'arrondis mathématiques s'appliqueront à la demi-journée inférieure pour les jours de travail et à la demi-journée supérieure pour les jours de repos.

9.1. Arrivée en cours de période de référence :

Le nombre de jours, ou demi-journées, de travail à effectuer, jusqu'à la fin de la période de référence retenu, est calculée en soustrayant au nombre de jours calendaires restant à courir :

• le nombre de samedis et de dimanches ;

• le nombre de jours fériés coïncidant avec un jour ouvré à échoir avant la fin de la période de référence ;

• le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

À titre d'exemple, pour un salarié entrant le 25 février 2020 :

Nombre de jours calendaires jusqu'à la fin de la période de référence : 366 - 55 = 311

• Repos hebdomadaires restant : 88 (samedis et dimanches)

• Jours fériés coïncidant avec un jour, autre que le samedi ou dimanche, à échoir jusqu'à la fin de la période de référence : 8

• Prorata des jours de repos supplémentaires : (nombre de JRTT pour une période complète = 10 jours en 2020) x (311/366) = 8,59

= 206,41 jours

Le salarié devra travailler 206,41 jours d'ici la fin de la période de référence retenue, soit jusqu'au 31 décembre 2020. S'il venait à prendre les jours de CP acquis sur la période du 25 février 2020 au 31 décembre 2020, alors le forfait sera réduit d'autant de jours.

Si le jour d'embauche ne coïncide pas avec le 1er jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire une somme correspondant au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

9.2. Départ en cours de période de référence

Le nombre de jours, ou demi-journées, qui aurait dû être travaillé est déterminé en soustrayant au nombre de jours calendaires écoulés depuis le début de la période de référence considérée avant le départ :

• le nombre de samedis et de dimanches ;

• les jours fériés coïncidant avec un jour ouvrés depuis le début de la période de référence ;

• le prorata du nombre de repos supplémentaires pour la période de référence considérée.

À titre d'exemple, pour un salarié partant le 25 février 2018 au soir :

Nombre de jours calendaires écoulé depuis le début de la période de référence soit depuis le 1er janvier 2020 : 56

• nombre de samedis et dimanches écoulés : 16

• jours fériés coïncidant avec un jour, autre que le samedi ou dimanche, depuis le début de la période de référence : 1

• prorata des jours de repos supplémentaires : (Nombre de JRTT pour une période complète = 10 jours en 2020) x (56/365) = 0,15

= 38,85 jours

Le salarié doit avoir travaillé, à la date de son départ, 38,85 jours. En cas de dépassement, une régularisation de sa rémunération interviendra sur son solde de tout compte.

Si le jour de départ ne coïncide pas avec le dernier jour du mois, la paie du mois sera proratisée en déduisant de la rémunération mensuelle forfaitaire la paie une somme correspondant au salaire mensuel divisé par le nombre de jours ouvrés du mois considéré multiplié par le nombre de jours non travaillés.

9.3. Traitement des absences

Il est rappelé que les périodes d'absence assimilées à du temps de travail effectif n'ont aucune incidence sur les droits à jours de repos forfaitaire. Il en va ainsi notamment pour :

• les jours de congés payés légaux et conventionnels ;

• les jours fériés ;

• les jours de repos eux-mêmes ;

• les repos compensateurs ;

• les jours de formation professionnelle ;

• les jours enfant malade ;

• les heures de délégation des représentants du personnel et délégués syndicaux ;

• les congés de formation économique, sociale et syndicale.

Toutes les autres périodes d'absence (exemple : maladie, congé sans solde…) du salarié pour quelque motif que ce soit entraîneront une réduction d'autant du nombre jours restant à travailler du forfait en jours. Le nombre de jours de repos sera recalculé en conséquence.

Chaque journée d'absence non rémunérée donnera lieu à une retenue proportionnelle sur le montant mensuel de la rémunération.

Cette retenue sera calculée sur la base du salaire journalier correspondant au salaire annuel divisé par le nombre de jours de travail, fixé par la convention individuelle de forfait, augmenté des congés payés et des jours fériés chômés.

Les absences ne donnent pas lieu à récupération.

Article 10 : Modalités de décompte et de suivi des jours de travail/repos et de la charge de travail

10.1. Sur l'obligation d'observer des temps de repos

Afin de garantir une amplitude de travail raisonnable de ses jours de travail, le salarié en forfait jours est tenu de respecter la durée minimale cumulée du repos hebdomadaire est fixée à 35 heures :

• un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Ainsi, l'amplitude de travail ne peut dépasser 13 heures par jour ;

• un repos minimal hebdomadaire de 24 heures consécutives.

• toute journée de travail d'au moins 6 heures devra obligatoirement être coupée par une pause minimale de 20 minutes.

Le salarié doit en conséquence organiser son activité afin qu'elle s'inscrive dans ces limites.

L'effectivité du respect par le salarié des durées de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion aux outils de communication à distance conformément à l'article 11 du présent accord.

10.2. Sur l'obligation de bénéficier des jours fériés

Si pour des raisons d'impératifs commerciaux, techniques ou de sécurité, un salarié devait être amené à travailler un jour férié, il devra en informer préalablement son manager.

Chaque jour, ou demi-journée, férié travaillé sera décompté du nombre de jours, ou demi-journées, prévu à la convention individuelle de forfait jours. Aucune contrepartie ne sera due.

En tout état de cause, le 1er mai sera nécessairement chômé.

10.3. Décompte mensuel des jours de travail/repos et suivi de la charge de travail

Afin de garantir au salarié le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l’articulation entre sa vie professionnelle et sa vie privée, la Direction assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail.

Le décompte des journées et demi-journées travaillées se fait sur la base d’un dispositif mis en place par la société.

Ce dispositif est fondé sur un système auto-déclaratif, au moyen d’un document de suivi individuel établi par la société et renseigné toutes les semaines par le salarié.

Ce document de suivi individuel hebdomadaire fait apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que la qualification des journées ou demi-journées non travaillées (notamment en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos liés au plafond de la convention individuelle de forfait en jours…).

Le document de suivi individuel permet également au salarié d’indiquer :

• s’il a respecté les dispositions légales et conventionnelles en matière de repos ;

• le cas échéant, toute difficulté liée à sa charge de travail et/ou à la répartition dans le temps de son travail et/ou à l’amplitude de ses journées de travail.

Ce document de suivi individuel sera transmis toutes les semaines, par le salarié et par tout moyen, à la Direction ou à son supérieur hiérarchique.

Il est contresigné et contrôlé par la Direction ou le supérieur hiérarchique afin de s’assurer notamment que la charge de travail du salarié est raisonnable et qu’elle permet une bonne répartition dans le temps de son travail.

La Direction procède en tout état de cause à une analyse de la situation et prend toutes mesures appropriées pour y remédier.

10.4. Entretiens annuels

En outre, pour chaque période de référence, le salarié ayant conclu une convention de forfait jours devra bénéficier chaque année de deux entretiens avec son supérieur hiérarchique ou la Direction distincts de l’entretien annuel d’évaluation, et au cours desquels seront évoquées :

• sa charge de travail ;

• l'amplitude de ses journées travaillées ;

• la répartition dans le temps de sa charge de travail ;

• l'organisation du travail dans l'entreprise et l'organisation des déplacements professionnels ;

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

• sa rémunération ;

• les incidences des technologies de communication ;

• le suivi de la prise des JRTT et des congés.

Dans la mesure du possible, au cours de ces 2 entretiens individuels annuels, la Direction ou le supérieur hiérarchique et le salarié examinent la charge de travail prévisible sur la période de référence à venir.

A l'issue de cet entretien, un compte rendu sera établi lequel fera état des échanges intervenus et des éventuelles mesures à mettre en œuvre pour la période de référence à venir.

10.5. Dispositif d'alerte

En cas de surcharge anormale de travail et de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation et de charge de travail, reposant sur des éléments objectifs, matériellement vérifiables et se prolongeant dans le temps, le salarié pourra, s'entretenir avec son responsable hiérarchique et/ou la Direction.

En pareille situation, un entretien sera organisé à brève échéance afin de discuter de sa surcharge de travail ou des difficultés dans l'organisation de son travail, des causes – structurelles ou conjoncturelles – pouvant expliquer celle-ci et de définir, le cas échéant, un ajustement de l'organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié.

Cet entretien ayant pour objet de permettre le rétablissement d'une durée raisonnable du travail, un compte rendu sera établi pour consigner les causes identifiées de la surcharge de travail et des mesures qui ont été décidées afin de remédier à celle-ci.

Article 11 : Les modalités d'exercice du droit à déconnexion

Afin de garantir un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié et par là-même assurer une protection de la santé de celui-ci, il est nécessaire que la charge de travail confiée par l'entreprise et que l'organisation autonome par le salarié de son emploi du temps soient réalisées dans des limites raisonnables.

11.1. Equilibre vie professionnelle et vie personnelle et familiale

L'utilisation des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) mis à disposition des salariés bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année doit respecter leur vie personnelle. A cet égard, ils bénéficient d'un droit à déconnexion les soirs, les weekends et pendant leurs congés, ainsi que l'ensemble des périodes de suspension de leur contrat de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Ce droit à la déconnexion consiste à éteindre et/ou désactiver les outils de communication mis à leur disposition comme le téléphone portable, l'ordinateur portable et la messagerie électronique professionnelle en dehors des heures habituelles de travail. Les salariés pourront même durant leurs temps de repos laisser ces outils au sein de l'entreprise en ayant informé parallèlement leur responsable hiérarchique.

L'entreprise précise que les salariés n'ont pas l'obligation, hors plages de travail habituelles, en particulier, en soirée, les week-ends et lors de leurs congés, de répondre aux courriels et appels téléphoniques qui leur sont adressés. Il leur est demandé également, pendant ces périodes, de limiter au strict nécessaire et à l'exceptionnel l'envoi de courriels ou les appels téléphoniques.

Sont considérées comme des heures habituelles de travail, les plages horaires habituelles entre 8h et 20h, du lundi au vendredi.

11.2. Contrôle de l'effectivité du droit à déconnexion

Sans attendre la tenue des entretiens annuels, si par rapport aux principes de droit à déconnexion édictés dans le présent accord, un salarié estimait que sa charge de travail ou son amplitude de travail pourrait l'amener à ne pas respecter les règles applicables en matière de durées maximales de travail ou de repos minimum, il devra alerter, si possible préalablement, son responsable hiérarchique, selon les modalités du dispositif d'alerte prévu à l'article 10.5.

11.3. Mesures/actions de Prévention

Une charte relative au droit à la déconnexion a été établie le 7 décembre 2020 afin de sensibiliser tous les salariés, dont ceux bénéficiant d'une convention de forfait en jours sur l'année, ainsi que leurs managers, sur l'utilisation raisonnable des outils de communication à distance.

Cette charte fera l'objet, chaque année, d'une éventuelle mise à jour en concertation avec les membres du CSE le cas échéant.

Article 12 : Dispositions relatives à l'accord

12.1. Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur au 1^er janvier 2021.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

12.2. Rendez-vous

Les parties au présent accord seront tenues de se réunir sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d'entreprise ou de son représentant, chaque année, dans le mois qui suit le jour anniversaire de l'entrée en vigueur du présent accord, afin de discuter de l'opportunité de réviser ce dernier.

12.3. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l'article L 2232-29-1 du code du travail.

Le présent accord sera également adressé par l'entreprise au greffe du Conseil de Prud'hommes du ressort du siège social.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

A Paris, le 7 décembre 2020

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Pour la Société